3 Cara Agen Dapat Menghindari Scope Creep & Cara Mengelolanya Jika Sudah Masuk

Anda pikir Anda sedang mengelola proyek Anda secara efisien, tetapi ruang lingkup masih tetap masuk. Apa yang Anda lakukan jika Anda tidak mendapatkan keuntungan sebanyak yang seharusnya atau berurusan dengan klien yang tidak puas?

Jika proyek Anda tumbuh di luar kendali karena klien meminta pekerjaan tambahan, atau mungkin proyek tersebut membutuhkan lebih banyak pekerjaan daripada yang Anda duga, reputasi agensi Anda bisa terancam, terutama jika Anda berjuang untuk memenuhi tenggat waktu.

Jadi, apa itu scope creep dan bagaimana cara mengelolanya dengan sukses?

Dalam artikel hari ini, Anda akan mempelajari apa itu scope creep, bagaimana mencegah dan mengelolanya, dan menemukan contoh scope creep khusus agensi.

Apa itu scope creep?

Scope creep, alias kitchen sink syndrome atau requirement creep, berkaitan dengan manajemen proyek dan perubahan dalam suatu proyek, yang menyebabkan perluasan tujuan awal.

Dalam mengecilkan ruang lingkup creep, penting untuk mempertimbangkan apa yang terlibat dalam ruang lingkup proyek. Lingkup proyek menggabungkan proses perencanaan, termasuk:

• Tujuan khusus
• Kiriman untuk diselesaikan
• Tonggak sejarah dan tenggat waktu untuk setiap kiriman
• Biaya proyek
• Anggota tim melakukan setiap tugas
• Sumber daya eksternal diperlukan

Apa pun yang terjadi di luar lingkup proyek dapat menyebabkan creep lingkup.

Menurut PMI, hampir 50% proyek mengalami scope creep, sementara hampir 40% agensi melampaui anggaran proyek mereka karenanya.

Scope creep dapat mencakup perubahan halus, seperti perubahan kecil dan penyesuaian oleh klien, yang mengarah ke pekerjaan ekstra, tenggat waktu yang terlewat, dan proyek yang memakan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan. Jika modifikasi tidak menghasilkan jam kerja atau biaya tambahan, maka itu bukan scope creep.

Penyebab utama scope creep di agensi meliputi:

• Klien tidak memahami pentingnya peran mereka saat membuat brief
• Klien gagal memahami kompleksitas ruang lingkup proyek
• Agensi meremehkan kompleksitas proyek
• Kurangnya persetujuan klien
• Masalah tak terduga muncul di sisi klien, menyebabkan perubahan dalam proyek yang akan dibuat
• Lingkup proyek tidak didefinisikan secara akurat
• Komunikasi yang salah urus antara anggota tim dan klien
• Kurangnya keterlibatan dengan klien
• Umpan balik tentang pencapaian/hasil tertunda
• Waktu yang salah urus di pihak agensi
• Kurangnya prioritas
• Agensi tidak memahami mengapa permintaan/perubahan baru dibuat

Bagaimana scope creep memengaruhi agensi Anda

Ketika scope creep muncul, perkiraan biaya proyek Anda secara keseluruhan harus dikerjakan ulang, dan keuntungan Anda kemungkinan akan terpukul. Kerja ekstra, jam, dan sumber daya memerlukan dana tambahan dari anggaran Anda karena biaya proyek mulai meningkat.

Jika Anda telah memperkirakan jumlah jam tertentu untuk sebuah proyek, maka jam tambahan akan memakan waktu yang telah Anda atur untuk proyek klien lainnya.

Jam proyek tambahan juga dapat berarti bahwa Anda menambahkan lebih banyak jam yang dapat ditagih ke faktur Anda — sesuatu yang kemungkinan besar tidak akan disukai oleh klien Anda.

Tenggat waktu yang hilang karena scope creep dapat menyebabkan pelanggan tidak puas dan berpotensi merusak reputasi biro iklan Anda.

Contoh creep lingkup agensi

skenario 1

Agensi digital mengambil proyek untuk merancang selebaran dan memberikan pencapaian pertama tepat waktu.

Klien meminta perubahan pada pamflet. Perubahan dibuat dan klien meminta perubahan lebih lanjut di luar ringkasan proyek. Perubahan ini membutuhkan waktu ekstra dan sumber daya staf di luar kontrak yang disepakati.

Skenario 2

Agen desain web yang mengerjakan situs web baru untuk klien, bergerak untuk mengimplementasikan desain baru tetapi menyadari bahwa platform yang digunakan klien harus diperbaiki sebelum desain dapat ditayangkan (misalnya, CMS sudah ketinggalan zaman atau tidak berfungsi dengan baik karena konflik tema atau plugin). Ini menghasilkan waktu dan sumber daya tambahan yang dibutuhkan.

Scope creep memang membuat frustrasi tetapi juga merupakan kejadian alami, terutama ketika perubahan terjadi karena keadaan di luar kendali klien. Namun, jika scope creep sering terjadi dan menyebabkan gangguan pada agensi Anda, Anda perlu menentukan cara untuk menghindari dan mengelolanya setelah terjadi.

Bagaimana agensi dapat menghindari/mencegah scope creep?

Mengetahui cara mencegah scope creep akan memungkinkan Anda menghindari penundaan dalam pekerjaan proyek, memastikan agensi Anda menghasilkan keuntungan, memberikan pekerjaan tepat waktu, dan membuat klien Anda senang.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat menghindari scope creep:

1. Berikan dokumen ruang lingkup proyek

Dokumen ruang lingkup proyek yang jelas harus mencantumkan semua yang terperinci dalam tahap perencanaan, termasuk ringkasan yang jelas, hasil, pencapaian, biaya, tenggat waktu, sumber daya, dan tugas:

Dokumen ini juga harus menyatakan skenario yang dianggap berada di luar proyek awal dan bagaimana permintaan baru ini akan dikelola oleh agensi.

Ini juga merupakan ide yang baik bagi klien untuk menandatangani kontrak agensi, untuk mendokumentasikan bahwa kedua belah pihak menyetujui ruang lingkup proyek.

Jika persyaratan tambahan dibuat di luar dokumen lingkup proyek, agensi Anda dapat mengingatkan klien bahwa jam tambahan dapat ditagih dan akan membutuhkan lebih banyak waktu.

2. Kelola harapan

Bersikaplah transparan dengan klien Anda sebelum Anda memulai sebuah proyek. Ajukan pertanyaan sebanyak mungkin untuk mendapatkan pemahaman tentang proyek secara keseluruhan. Jika Anda merasa proyek akan memakan waktu lebih lama dari yang dibutuhkan klien, maka penting untuk memberi tahu mereka sebelum memulai.

Contoh
Manajer proyek digital freelance Suzanna Haworth menderita scope creep ketika mengerjakan proyek desain web yang dikelola oleh dua agensi.

Proyek awal tampak sederhana. Suzanna akan mendesain front-end website, sedangkan agensi lain akan menangani back-end. Namun, agensi lain tidak memperhitungkan untuk membangun front-end baru di atas kode usang, yang menambah waktu dan upaya untuk membuat perubahan baru.

Hasilnya adalah tenggat waktu yang tertunda selama dua bulan, klien yang tidak senang, dan tim yang kehilangan motivasi, tidak ada yang salah dari agensi atau klien.

Haworth menyadari, bahwa dalam hal ini, agensi seharusnya pada awalnya mengidentifikasi ketergantungan proyek pada pihak ketiga dan bagaimana hal ini dapat memengaruhi ruang lingkup proyek. Perencanaan risiko ini dapat didiskusikan dengan klien, sehingga mereka memahami dampak keterlibatan pihak ketiga terhadap sebuah proyek.

3. Kelola tenggat waktu secara efektif

Prioritaskan beban kerja tim Anda untuk memastikan pencapaian dan tenggat waktu terpenuhi. Akan selalu ada aspek yang ingin Anda tambahkan, tetapi tetap berpegang pada cakupan proyek saat menyelesaikan tugas.

Manajemen tim yang baik sangat penting saat memenuhi tenggat waktu, jadi lacak kemajuan tugas dan buat pencapaian untuk menyelesaikan tugas yang lebih kecil guna memastikan semua orang sesuai jadwal. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek akan membantu Anda melacak anggota tim dan kemajuan setiap proyek, seperti penawaran Trello atau Wrike:

Contoh
Jawfish Digital melacak semuanya secara internal untuk proyek tertentu meskipun itu bukan proyek per jam:

Agensi juga mengetahui biaya untuk sumber daya eksternal seperti membayar penulis kontrak atau desainer grafis. Dalam memahami berapa lama proyek serupa di masa lalu, Jawfish Digital dapat memberikan penawaran yang akurat dan tetap menghasilkan keuntungan dengan menghindari scope creep.

Bagaimana agensi dapat mengelola scope creep jika dan kapan itu terjadi?

Mengelola creep lingkup sangat penting untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan menghasilkan keuntungan. Ada beberapa cara untuk mengelola scope creep:

Tanyakan kepada klien apakah mereka menginginkan perkiraan untuk perubahan

Penting untuk mempertimbangkan jenis proyek dan memilih metode perhitungan yang mempertimbangkan skala proyek. Jika Anda telah menghitung proyeksi Anda dengan akurat (dan menyelesaikan dokumen lingkup proyek), Anda akan dapat menyelesaikan pekerjaan/jam tambahan sesuai anggaran proyek.

Misalnya, jika Anda beroperasi di bawah metode penagihan pendekatan sumber daya dan waktu, penting untuk mendiskusikan perubahan dengan klien Anda, jika diminta. Dengan cara ini, mereka tahu bahwa perubahan tambahan memerlukan waktu dan kerja ekstra, dan ditagih secara terpisah.

Bicaralah dengan tim Anda

Sebuah proyek yang mengalami scope creep kemungkinan akan menyebabkan banyak sakit kepala bagi tim Anda. Memberi pengarahan kepada tim Anda sehingga mereka tahu persis apa yang terjadi dan membantu mereka menghilangkan stres akan meningkatkan motivasi. Hindari menyalahkan orang lain atau klien. Semua situasi creep lingkup adalah peluang belajar, membantu Anda menghindari skenario serupa di masa depan.

Bicaralah dengan klien Anda

Berkomunikasi dengan klien Anda di setiap langkah perjalanan proyek. Tunjukkan pada mereka kemajuan yang telah Anda buat dan buat mereka menyadari setiap masalah yang muncul. Keberhasilan agensi bergantung pada keterbukaan dengan klien untuk meningkatkan kepercayaan dan memastikan mereka senang dengan proyek yang telah selesai.

Mencegah dan mengelola creep lingkup

Menghindari scope creep selalu menjadi tantangan. Proyek secara alami berubah sepanjang perjalanannya, dan masalah tak terduga muncul.

Namun, menggunakan strategi untuk mencegahnya, seperti menghitung masalah dalam biaya proyek, atau menyediakan dokumen lingkup proyek akan memungkinkan Anda untuk mengelola creep lingkup secara efektif jika muncul.

Mempelajari cara mencegah dan mengelola scope creep hanyalah salah satu aspek dalam membangun agensi yang sukses. Untuk menemukan lebih banyak cara untuk mengembangkan agensi Anda, daftar untuk demo Instapage Enterprise di sini.