3 façons dont les agences peuvent éviter le fluage de la portée et comment le gérer s'il s'installe

Vous pensez que vous gérez vos projets efficacement, mais la dérive de la portée s'installe toujours. Que faites-vous si vous ne faites pas autant de bénéfices que vous le devriez ou si vous traitez avec des clients insatisfaits ?

Si vos projets deviennent incontrôlables en raison de clients qui demandent du travail supplémentaire, ou peut-être que les projets nécessitent plus de travail que vous ne le pensiez au départ, la réputation de votre agence pourrait être menacée, surtout si vous avez du mal à respecter les délais.

Alors, qu'est-ce que le fluage de portée et comment peut-il être géré avec succès ?

Dans l'article d'aujourd'hui, vous apprendrez ce qu'est la dérive de portée, comment la prévenir et la gérer, et trouver des exemples de dérive de portée spécifiques à une agence.

Qu'est-ce que le fluage de portée ?

Le fluage de la portée, alias syndrome de l'évier de cuisine ou fluage des exigences, se rapporte à la gestion de projet et aux changements dans un projet, provoquant une expansion des objectifs initiaux.

Pour sous-estimer la dérive de la portée, il est essentiel de considérer ce qui est impliqué dans la portée du projet. La portée du projet intègre le processus de planification, notamment :

• Objectifs spécifiques
• Livrables à compléter
• Jalons et échéances pour chaque livrable
• Coûts du projet
• Les membres de l'équipe entreprennent chaque tâche
• Ressources externes requises

Tout ce qui se produit en dehors de la portée du projet peut entraîner un glissement de la portée.

Selon PMI, près de 50 % des projets sont confrontés à une dérive de la portée, tandis que près de 40 % des agences dépassent le budget de leur projet à cause de cela.

La dérive de la portée peut inclure des changements subtils, tels que de petites modifications et ajustements par le client, entraînant un travail supplémentaire, des délais non respectés et des projets prenant plus de temps que nécessaire. Si les modifications n'entraînent pas d'heures de travail ou de dépenses supplémentaires, il ne s'agit pas d'un glissement de portée.

Les principales causes de la dérive du champ d'application dans les agences sont les suivantes :

• Les clients ne comprennent pas l'importance de leur rôle lors de la création d'un brief
• Les clients ne comprennent pas la complexité de la portée du projet
• L'agence sous-estime la complexité du projet
• Absence d'accord client
• Des problèmes inattendus surviennent du côté du client, entraînant des changements dans le projet
• La portée du projet n'est pas définie avec précision
• Communication mal gérée entre les membres de l'équipe et le client
• Manque d'implication avec le client
• Les commentaires sur les jalons/livrables sont retardés
• Temps mal géré de la part de l'agence
• Manque de priorisation
• L'agence ne comprend pas pourquoi de nouvelles demandes/modifications sont apportées

Comment le fluage du champ d'application affecte votre agence

En cas de dérive de la portée, vos estimations globales des coûts du projet doivent être retravaillées et vos bénéfices en pâtiront probablement. Le travail, les heures et les ressources supplémentaires nécessitent un financement supplémentaire de votre budget à mesure que le coût du projet commence à augmenter.

Si vous avez estimé un nombre spécifique d'heures pour un projet, les heures supplémentaires viendront gruger le temps que vous avez prévu pour d'autres projets clients.

Des heures de projet supplémentaires peuvent également signifier que vous ajoutez plus d'heures facturables à votre facture, ce dont votre client ne sera probablement pas satisfait.

Le non-respect des délais en raison d'une dérive de la portée peut conduire à des clients insatisfaits et potentiellement nuire à la réputation de votre agence.

Exemples de dérive de la portée de l'agence

Scénario 1

Une agence numérique entreprend un projet de conception d'un dépliant et livre le premier jalon à temps.

Le client demande des modifications au dépliant. Les modifications sont apportées et le client demande d'autres modifications en dehors du descriptif du projet. Ces changements nécessitent du temps et des ressources en personnel supplémentaires en dehors du contrat convenu.

Scénario 2

Une agence de conception Web travaillant sur un nouveau site Web pour un client, se déplace pour mettre en œuvre la nouvelle conception mais réalise que la plate-forme utilisée par le client doit être corrigée avant que la conception puisse être mise en ligne (par exemple, le CMS est obsolète ou ne fonctionne pas correctement en raison de conflits de thèmes ou de plugins). Il en résulte un temps et des ressources supplémentaires nécessaires.

Le fluage de la portée est frustrant, mais c'est aussi un phénomène naturel, en particulier lorsque des changements surviennent en raison de circonstances indépendantes de la volonté du client. Mais, si la dérive de la portée se produit fréquemment et provoque des perturbations pour votre agence, vous devez déterminer comment l'éviter et la gérer une fois qu'elle s'installe.

Comment les agences peuvent-elles éviter/prévenir le fluage de la portée ?

Savoir comment éviter la dérive de la portée vous permettra d'éviter les retards dans le travail du projet, de garantir que votre agence réalise des bénéfices, livre le travail à temps et garde vos clients satisfaits.

Voici quelques façons d'éviter le fluage de la portée :

1. Fournir un document sur la portée du projet

Un document de portée de projet clairement défini doit répertorier tout ce qui est détaillé dans la phase de planification, y compris un brief clair, les livrables, les jalons, les coûts, les délais, les ressources et les tâches :

Ce document devra également préciser les scénarios considérés comme extérieurs au projet initial et comment ces nouvelles demandes seront gérées par l'agence.

C'est aussi une bonne idée pour les clients de signer un contrat d'agence, pour documenter que les deux parties sont d'accord sur la portée du projet.

Si des exigences supplémentaires sont faites en dehors du document de portée du projet, votre agence peut rappeler au client que les heures supplémentaires sont facturables et nécessiteront plus de temps.

2. Gérer les attentes

Soyez transparent avec vos clients avant de commencer un projet. Posez un maximum de questions pour comprendre le projet dans son intégralité. Si vous pensez qu'un projet prendra plus de temps que ne l'exige le client, il est important de le lui faire savoir avant de commencer.

Exemple
Suzanna Haworth, chef de projet numérique indépendante, a souffert d'un manque de visibilité lorsqu'elle travaillait sur un projet de conception Web géré par deux agences.

Le projet initial semblait simple. Suzanna concevrait le front-end du site Web, tandis que l'autre agence s'occuperait du back-end. Cependant, l'autre agence n'a pas tenu compte de la création d'un nouveau frontal au-dessus du code obsolète, ce qui a ajouté du temps et des efforts pour apporter de nouvelles modifications.

Le résultat a été un délai de deux mois retardé, un client mécontent et une équipe démotivée, dont aucun n'était la faute de l'agence ou du client.

Haworth a reconnu que dans ce cas, l'agence aurait dû initialement identifier les dépendances du projet vis-à-vis de tiers et comment celles-ci pourraient affecter la portée du projet. Cette planification des risques peut être discutée avec le client, afin qu'il comprenne l'impact que la participation de tiers peut avoir sur un projet.

3. Gérer efficacement les délais

Priorisez la charge de travail de votre équipe pour vous assurer que les jalons et les délais sont respectés. Il y aura toujours des aspects que vous voudrez ajouter, mais respectez la portée du projet lors de l'exécution des tâches.

Une bonne gestion d'équipe est essentielle pour respecter les délais, alors suivez l'avancement des tâches et créez des jalons pour accomplir des tâches plus petites afin de vous assurer que tout le monde est dans les temps. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet vous aidera à suivre les membres de l'équipe et l'avancement de chaque projet, comme l'offre Trello ou Wrike :

Exemple
Jawfish Digital suit tout en interne pour un projet donné même s'il ne s'agit pas d'un projet horaire :

L'agence connaît également ses coûts pour les ressources externes comme la rémunération des rédacteurs contractuels ou des graphistes. En comprenant combien de temps prennent des projets antérieurs similaires, Jawfish Digital peut fournir un devis précis tout en réalisant un profit en évitant le fluage de la portée.

Comment les agences peuvent-elles gérer la dérive de la portée si et quand elle s'installe ?

La gestion du fluage de la portée est vitale pour vous assurer de terminer un projet à temps et de générer des bénéfices. Il existe plusieurs façons de gérer le fluage de portée :

Demandez aux clients s'ils souhaitent un devis pour les retouches

Il est important de considérer le type de projet et de choisir une méthode de calcul qui tient compte de l'échelle du projet. Si vous avez calculé vos projections avec précision (et rempli un document sur la portée du projet), vous serez en mesure d'effectuer du travail/des heures supplémentaires dans les limites du budget du projet.

Par exemple, si vous utilisez une méthode de facturation basée sur les ressources et le temps, il est important de discuter des changements avec votre client, si nécessaire. De cette façon, ils savent que les modifications supplémentaires nécessitent du temps et du travail supplémentaires et sont facturées séparément.

Parlez à votre équipe

Un projet connaissant une dérive de portée est susceptible de causer de nombreux maux de tête à votre équipe. Informer votre équipe pour qu'elle soit au courant de ce qui se passe exactement et l'aider à se détendre améliorera la motivation. Évitez de blâmer les autres ou le client. Toutes les situations de dérive de portée sont des opportunités d'apprentissage, vous aidant à éviter des scénarios similaires à l'avenir.

Parlez à votre client

Communiquez avec votre client à chaque étape du parcours du projet. Montrez-leur les progrès que vous avez accomplis et informez-les de tout problème survenant. Le succès de l'agence dépend de la transparence avec les clients pour renforcer la confiance et s'assurer qu'ils sont satisfaits du projet achevé.

Prévenir et gérer le fluage de portée

Éviter le fluage de la portée sera toujours un défi. Les projets changent naturellement tout au long de leur parcours et des problèmes inattendus surviennent.

Cependant, l'utilisation de stratégies pour l'éviter, telles que la comptabilisation des problèmes de coût du projet ou la fourniture d'un document sur la portée du projet, vous permettra de gérer efficacement le glissement de la portée s'il se produit.

Apprendre à prévenir et à gérer la dérive de la portée n'est qu'un aspect de la création d'une agence réussie. Pour découvrir d'autres façons de développer votre agence, inscrivez-vous pour une démo Instapage Enterprise ici.