3 moduri în care agențiile pot evita sfera de aplicare și cum să o gestioneze dacă se instalează

Credeți că vă gestionați proiectele în mod eficient, dar întinderea scopurilor încă se instalează. Ce faceți dacă nu obțineți un profit cât ar trebui sau dacă aveți de-a face cu clienți nemulțumiți?

Dacă proiectele dvs. scapă de sub control din cauza clienților care solicită o muncă suplimentară sau poate că proiectele necesită mai multă muncă decât ați crezut inițial, reputația agenției dvs. ar putea fi în pericol, mai ales dacă vă luptați pentru a respecta termenele limită.

Deci, ce este creep-ul scopului și cum poate fi gestionat cu succes?

În articolul de astăzi, veți afla ce este sfâșierea domeniului de aplicare, cum să o preveniți și să o gestionați și veți găsi exemple specifice agenției de infiltrare a sferei de aplicare.

Ce este creep-ul scopului?

Scopul sferei, cunoscut și sub numele de sindromul chiuvetei de bucătărie sau creepul cerințelor, se referă la gestionarea proiectului și la modificările unui proiect, provocând o extindere a obiectivelor inițiale.

În subestimarea creepului domeniului, este esențial să se ia în considerare ceea ce este implicat în domeniul proiectului. Domeniul de aplicare al proiectului include procesul de planificare, incluzând:

• Obiective specifice
• Livrabile trebuie finalizate
• Repere și termene pentru fiecare livrabil
• Costurile proiectului
• Membrii echipei care îndeplinesc fiecare sarcină
• Resurse externe necesare

Orice lucru care se întâmplă în afara scopului proiectului poate duce la scurgerea scopului.

Potrivit PMI, aproape 50% din proiecte se confruntă cu o creștere a domeniului de aplicare, în timp ce aproape 40% din agenții își depășesc bugetul proiectului din cauza acestuia.

Scurgerea domeniului poate include modificări subtile, cum ar fi mici modificări și ajustări de către client, ceea ce duce la muncă suplimentară, termenele ratate și proiectele care durează mai mult decât este necesar. Dacă modificările nu conduc la ore sau cheltuieli suplimentare de lucru, atunci acesta nu va fi scurs.

Principalele cauze ale infiltrării domeniului în agenții includ:

• Clienții nu înțeleg importanța rolului lor atunci când creează un brief
• Clienții nu reușesc să înțeleagă complexitatea scopului proiectului
• Agenția subestimează complexitatea proiectului
• Lipsa acordului clientului
• Problemele neașteptate apar din partea clientului, provocând modificări ale proiectului
• Domeniul de aplicare al proiectului nu este definit cu exactitate
• Comunicare greșită între membrii echipei și client
• Lipsa de implicare cu clientul
• Feedback-ul asupra etapelor / livrabilelor este întârziat
• Timp greșit din partea agenției
• Lipsa prioritizării
• Agenția nu înțelege de ce se fac noi cereri / modificări

Modul în care influența scopului vă afectează agenția

Când apare creep-ul scopului, estimările generale ale costului proiectului trebuie refăcute, iar profiturile dvs. vor avea probabil un succes. Munca, orele și resursele suplimentare necesită finanțare suplimentară din bugetul dvs., deoarece costul proiectului începe să crească.

Dacă ați estimat un anumit număr de ore pentru un proiect, atunci ore suplimentare vor consuma timpul pe care l-ați aranjat pentru alte proiecte client.

Orele suplimentare de proiect pot însemna, de asemenea, că adăugați mai multe ore facturabile la factură - lucru cu care probabil clientul dvs. nu va fi mulțumit.

Termenele lipsă din cauza creepului domeniului de aplicare pot duce la clienți nemulțumiți și pot afecta reputația agenției dvs.

Exemple de creep ale domeniului agenției

Scenariul 1

O agenție digitală își asumă un proiect de proiectare a unui pliant și oferă prima etapă la timp.

Clientul solicită modificări la pliant. Modificările sunt făcute și clientul solicită modificări suplimentare în afara documentului de proiect. Aceste modificări necesită timp suplimentar și resurse de personal în afara contractului convenit.

Scenariul 2

O agenție de design web care lucrează la un nou site web pentru un client, trece la implementarea noului design, dar realizează că platforma pe care o folosește clientul trebuie să fie remediată înainte ca proiectarea să poată fi difuzată (de exemplu, CMS este depășit sau nu funcționează corect din cauza conflictelor de temă sau plugin). Acest lucru are ca rezultat timp suplimentar și resurse necesare.

Scurgerea domeniului este frustrantă, dar este, de asemenea, o apariție naturală, mai ales atunci când schimbările se întâmplă din cauza circumstanțelor care nu sunt controlate de client. Dar, dacă scurgerea domeniului apare frecvent și provoacă perturbări agenției dvs., trebuie să stabiliți cum să o evitați și să o gestionați odată ce se instalează.

Cum pot agențiile să evite / să prevină strecurarea scopului?

Știind cum să preveniți scurgerea scopului vă va permite să evitați întârzierile în activitatea de proiect, asigurându-vă că agenția dvs. obține profit, livrează munca la timp și vă menține clienții fericiți.

Iată câteva modalități prin care puteți evita fluirea scopului:

1. Furnizați un document privind domeniul de aplicare al proiectului

Un document clar privind domeniul de aplicare al proiectului ar trebui să enumere tot ceea ce este detaliat în etapa de planificare, incluzând un rezumat clar, livrabile, repere, costuri, termene, resurse și sarcini:

Acest document ar trebui, de asemenea, să precizeze scenarii care sunt considerate a fi în afara proiectului inițial și modul în care aceste noi cereri vor fi gestionate de către agenție.

Este, de asemenea, o idee bună pentru clienți să semneze un contract de agenție, pentru a documenta că ambele părți sunt de acord cu scopul proiectului.

Dacă sunt făcute cerințe suplimentare în afara documentului privind domeniul de aplicare al proiectului, agenția dvs. poate reaminti clientului că orele suplimentare sunt facturabile și vor necesita mai mult timp.

2. Gestionați așteptările

Fii transparent cu clienții tăi înainte de a începe un proiect. Puneți cât mai multe întrebări posibil pentru a înțelege proiectul în întregime. Dacă credeți că un proiect va dura mai mult decât necesită clientul, atunci este important să îl anunțați înainte de a începe.

Exemplu
Managerul de proiect digital independent Suzanna Haworth a suferit de creepul scopului atunci când lucra la un proiect de web design care a fost administrat de două agenții.

Proiectul inițial părea simplu. Suzanna ar proiecta front-end-ul site-ului, în timp ce cealaltă agenție s-ar ocupa de back-end. Cu toate acestea, cealaltă agenție nu a luat în calcul crearea unui nou front-end pe lângă codul învechit, care a adăugat timp și efort pentru a face noi modificări.

Rezultatul a fost un termen de întârziere de două luni, un client nemulțumit și o echipă demotivată, care nu a fost din vina agenției sau a clientului.

Haworth a recunoscut că, în acest caz, agenția ar fi trebuit să identifice inițial dependențele de proiecte față de terți și cum acestea ar putea afecta domeniul de aplicare al proiectului. Această planificare a riscurilor poate fi discutată cu clientul, astfel încât acesta să înțeleagă impactul pe care îl poate avea implicarea terților asupra unui proiect.

3. Gestionați termenele în mod eficient

Dați prioritate sarcinii de lucru a echipei dvs. pentru a vă asigura că sunt îndeplinite etapele și termenele limită. Vor exista întotdeauna aspecte pe care doriți să le adăugați, dar respectați domeniul de aplicare al proiectului atunci când finalizați sarcinile.

O bună gestionare a echipei este esențială atunci când respectați termenele limită, astfel încât să urmăriți progresul sarcinii și să creați repere pentru îndeplinirea sarcinilor mai mici, pentru a vă asigura că toată lumea este în termen. Utilizarea software-ului de gestionare a proiectelor vă va ajuta să urmăriți membrii echipei și progresul fiecărui proiect, cum ar fi oferta Trello sau Wrike:

Exemplu
Jawfish Digital urmărește totul intern pentru un anumit proiect, chiar dacă nu este un proiect orar:

Agenția își cunoaște, de asemenea, costurile pentru resurse externe, cum ar fi plătirea contractorilor sau a graficienilor. Înțelegând cât durează proiecte similare din trecut, Jawfish Digital poate oferi o ofertă exactă și poate obține în continuare un profit evitând fluirea scopului.

Cum pot gestiona agențiile fluxul de scopuri dacă și când se instalează?

Gestionarea creepului domeniului este vital pentru a vă asigura că finalizați un proiect la timp și că obțineți profit. Există mai multe moduri de a gestiona fluirea scopului:

Întrebați clienții dacă doresc o estimare pentru modificări

Este important să luați în considerare tipul de proiect și să alegeți o metodă de calcul care să ia în considerare scala proiectului. Dacă ați calculat proiecțiile cu acuratețe (și ați completat un document privind domeniul de aplicare al proiectului), veți putea finaliza lucrări / ore suplimentare în limita bugetului proiectului.

De exemplu, dacă operați sub o metodă de facturare a resurselor și a timpului, este important să discutați modificările cu clientul dvs., dacă vi se solicită. În acest fel, ei știu că modificările suplimentare necesită timp și muncă suplimentare și sunt facturate separat.

Vorbește cu echipa ta

Un proiect care se confruntă cu creep-ul scopului poate provoca multe dureri de cap pentru echipa ta. Informarea echipei dvs., astfel încât să fie conștienți de exact ce se întâmplă și ajutându-i să se streseze va îmbunătăți motivația. Evitați să dați vina pe alții sau pe client. Toate situațiile de creep ale domeniului sunt oportunități de învățare, ajutându-vă să evitați scenarii similare în viitor.

Vorbește cu clientul tău

Comunicați cu clientul dvs. la fiecare pas al călătoriei proiectului. Arătați-le progresele pe care le-ați făcut și faceți-i conștienți de orice probleme apărute. Succesul agenției depinde de transparența cu clienții pentru a spori încrederea și a se asigura că sunt mulțumiți de proiectul finalizat.

Prevenirea și gestionarea fluidei domeniului

Evitarea fluării scopului va fi întotdeauna o provocare. Proiectele se schimbă în mod natural pe tot parcursul lor și apar probleme neașteptate.

Cu toate acestea, utilizarea unor strategii pentru prevenirea acestuia, cum ar fi contabilizarea problemelor legate de costul proiectului sau furnizarea unui document privind domeniul de aplicare al proiectului vă va permite să gestionați în mod eficient fluxul de domeniu, dacă acesta apare.

Învățarea modului de prevenire și gestionare a fluidei domeniului de aplicare este doar un aspect al construirii unei agenții de succes. Pentru a descoperi mai multe modalități de a vă dezvolta agenția, înscrieți-vă aici pentru o demonstrație Instapage Enterprise.