用于潜在客户生成的专业电子邮件模板

电子邮件是全球商务人士最重要的沟通方式。 电子邮件已经存在了几十年，但其全球渗透率和使用率只会上升。 如果您和大多数办公室工作人员一样，您将大约三分之一的时间（28%）用于管理电子邮件。 这在您的日常工作效率中占有相当大的比例。

专业的电子邮件模板是减少这种情况并更有效地管理通信的好方法。 我们发送的大多数专业电子邮件都具有有限数量的目的之一。 专业的电子邮件模板允许您将特定于上下文的信息插入到预先编写的标准化消息中，而不是每次都浪费时间从头开始编写新消息。 节省时间的好处是显而易见的。

专业的电子邮件模板对于内部和外部沟通都是非常宝贵的。 它们将使您的生活更轻松，无论您是：

• 寻找一份新的工作，

• 雇用或解雇，

• 组织活动，

• 协调贵公司内部的运作，

• 与供应商、销售或客户支持打交道

专业的电子邮件模板也是任何电子邮件营销策略的宝贵工具。 最实用的模板只是带有标记的文本文件，必须在其中输入个性化信息。

如果您正在与潜在或已建立的客户或客户打交道，您应该考虑为您的电子邮件提供额外的 HTML 格式。 这会添加诸如颜色、背景、列和图像之类的内容，以使您的消息更加流行。 HTML 可以使您的电子邮件类似于小型网页，旨在将读者的注意力吸引到您想要的地方并将其引导到您想要的地方。

无论您使用纯文本还是 HTML 专业电子邮件模板，都应遵循一些撰写邮件的基本准则。 商业电子邮件与发送它们的人和公司一样多种多样，但总有一些最佳实践可供遵循。 不要错过 Anyleads 关于制作理想销售电子邮件模板细节的指南。

在准备专业的电子邮件模板时，您必须包括：

1. 一个主题行

2. 适当且最好是个性化的称呼

3. 正文

4. 签收

5. 一个签名

另外，不要从 [email protected] 之类的地址发送专业电子邮件。 理想情况下，使用您的姓名或首字母缩写，以句点分隔，后跟公司网站的域名。 它应该看起来像 [email protected]。

主题行

主题行应该简洁但具有描述性。 唯一比忘记包含主题行更糟糕的事情是包含一个单词或短语，而这些单词或短语几乎没有给读者提供任何信息，例如，“紧急”、“主要问题”、“早上好”或“请回复”。 如果您要发送有关 SAAS 产品重大更新的消息，请考虑诸如“（给定服务）的重大更新，立即采取行动”之类的消息。 选择主题行时：

• 简明扼要地总结邮件的信息

• 反映电子邮件正文的第一行

• 将每个主要单词大写以提高打开率

• 激发好奇心

• 独一无二

• 不要使用表情符号、短信缩写、问候语或感叹号

有关更深入的信息，请查看 Anyleads 的指南，了解如何撰写最佳的冷电子邮件主题行和最佳的网络电子邮件主题行。

为专业的电子邮件模板制作最好的开场白

您的开场致辞对于消除您的电子邮件的任何垃圾邮件感觉很重要。 “Dear Jane Doe：”仍然是专业电子邮件问候的黄金标准。 如果您不知道收件人的姓名，请尽一切努力找到它。

检查他们的公司网站，通过您的网络寻求帮助或致电他们公司的接待员并询问。 Anyleads 提供了一个漂亮的工具来检索有关公司所有员工的信息。 您只需输入一个域名列表，几分钟后，您将拥有一个包含 40 个数据点的 Excel 文件。 如果您找不到收件人的姓名，那么接下来最好的方法是选择“亲爱的”，然后是他们的职位头衔。

开头问候语的一个常见错误是标题案例，这意味着将每个主要单词都大写。 正确的形式是使用句子大小写，仅大写第一个单词和任何专有名词。 请注意，职位名称不是专有名词。 用冒号而不是逗号将其全部舍入。

“它可能关心的人”是一个选项，但听起来很木讷，可能会让收件人的眼睛呆滞。 如果您几乎没有任何关于您要联系的人的信息，请尝试简单的“问候”或“早上好”。 当然，您与收件人越熟悉，或者电子邮件链越长，您就越不需要拘泥于礼节。 在这里使用您的常识。

最佳电子邮件问候排名：

1. 亲爱的简·多伊：

2. 亲爱的史密斯先生：

3. 尊敬的人力资源经理：

4. 问候：/早上好：

5. 嗨克拉拉：

如何撰写专业电子邮件模板的主体

在整个业务实践中，有无数用例可以保证撰写专业的电子邮件模板。 尽管如此，仍然有一些关键的指导方针可以使您的模板主体尽可能有效和专业。

如上所述，简洁始终是商务沟通中的一种美德。 尽量将正文的正文减少到最多三个短段落。 商务沟通是一种艺术形式。 请记住，您是在与人类交流，而情感在任何互动中始终扮演着重要角色。 研究表明，就像第一印象一样，您的电子邮件只有七秒钟才能吸引收件人的注意力。

简洁的危险在于你的信息可能会显得粗鲁无礼。 收件人倾向于阅读可能有意使用较粗调的电子邮件。 书面文字没有伴随口语的微妙语调。 如果该消息仍然咄咄逼人或自以为是，那么在消息中加上请和谢谢实际上会使它更令人反感。 “请在你的办公桌前准备好在上午 9 点前工作”并不是最外交的语言使用，即使有一个真正的问题。

添加“请”和“谢谢”是营造适当、专业语气的有效方法。 “九尖到会”听起来咄咄逼人，“请九尖到会”则简洁而有礼貌。 通过减少形式来管理电子邮件的语气可能会令人反感。 想象一下，将上面示例中的“请”替换为“嗨”。 与其给这句话带来亲切的语气，不如说它听起来不诚实。

专业电子邮件中的一个常见问题是使用“这个”这个词，例如，“这需要尽快处理”。 最糟糕的是，当这样的句子出现在电子邮件的开头时，收件人就会想知道你在说什么。 由于其灵活性，在专业电子邮件模板中使用像“this”这样的模糊结构可能很诱人。 然而，简洁不应以牺牲清晰度为代价。

也有可能浪费言语使自己听起来过于恭顺。 很多时候，尤其是在冷邮件发送时，我们会感到不自信或不舒服地发送手头的信息。 这并不意味着我们需要展示它。 您想以谦虚而坚定的信心代表您自己和您的公司。

因此，没有必要用诸如“我只是想让你知道”或“我写信告诉你”之类的短语失去收件人的注意力。这些短语主要来自西非小皇室成员的电子邮件，有提款问题。使用这样的短语通常是出于一种自我意识的害羞，以寻求接收者的注意。要大胆，避免不必要的自我参照，专注于手头的事情。在商业和生活中，冷静的自信会吸引尊重和兴趣。

较短、较简单的句子比冗长的句子更容易吸引读者的注意力。 形成后者的一个主要罪魁祸首是逗号拼接的使用。 这是当两个完整的句子用逗号连接在一起而不是用句号分隔时。 例如，“请仔细检查 3 月份的工资单，我不确定新员工是否在系统中。” 你最好在一段时间内交易那个逗号。 事实上，不要害怕使用要点作为以清晰、引人注目的方式传达信息的一种方式。

您试图在电子邮件中传达的信息应该值得记住。 否则，发送它根本没有意义。 保持记忆的关键是重复。 一封专业邮件的重点应该至少在三个不同的地方重复，主题行，邮件正文的第一行和结论。 除了帮助读者记住关键点之外，无论收件人是在查看收件箱，还是滚动到电子邮件的顶部或底部，这都有助于将关键点保持在视野范围内。

如何为您的专业电子邮件模板写出最好的签字

签核可以自动化或个性化，每种方法都有其自身的优点和缺点：

自动签核	个性化签收
好处	好处
省时	更高水平的个性化
更容易遵守公司政策	不太可能类似于垃圾邮件
缺点	缺点
可能对接收者感到没有人情味	需要更多时间
为您提供更少的自定义选项	甚至可能过于非正式或包含错别字

在电子邮件的正文之后，最好加上一串客套话来留下好印象。 无论您是要求还是指示接收者采取特定行动，亲切的签字都可以与相关任务产生积极的联系。 诸如“非常感谢您抽出宝贵时间”之类的内容是一个永远不会过时的经典选项。 “谢谢你，如果我还能为你做些什么，请告诉我”是另一个可靠的选择。 其他出色的签收包括：

• 我知道你很忙，我感谢你在这方面的帮助

• 我希望你能在你的日程安排中找到一些时间开会

• 期待尽快与您交谈

• 我希望这有帮助

• 如果您有任何问题，请告诉我

• 谢谢您的考虑

• 感谢您的辛勤劳动

俄罗斯娃娃：在您的专业电子邮件模板中使用电子邮件签名模板

任何专业的电子邮件都不应该没有精心设计的签名。 如果您还没有，请查看 Anyleads 的指南，以制作出色的电子邮件签名模板。 这是正确的。 您应该有一个可自定义的电子邮件签名模板，您可以自定义并插入到所有专业电子邮件模板中。

与电子邮件模板的任何其他部分相比，签名更能代表您、您的公司及其品牌形象。 强烈推荐上面链接的指南，但简而言之，需要遵循一些经验法则。

1. 包括您的姓名、职位、公司和公司 URL

2. 使用专业且引人入胜的彩色头像

3. 加入一些指向您的专业社交媒体帐户的链接

4. 保持简单，尽量不要超过四行

5. 限制使用颜色、字体、分隔线和其他设计特征

6. 如果合适，包括行动号召或奖项图标。

公司可能有关于如何撰写电子邮件签名模板的指南。 可能必须包含品牌指南或法律信息。 您不需要在签名中包含您的电子邮件地址，因为它总是随电子邮件一起提供。

将签收与签名模板分开，可以更轻松地为给定收件人个性化签收。 签名模板也可以根据不同的电子邮件目的进行调整。

提示和最佳实践

黄金法则是越个性化越好。 同样，你必须在这里平衡你的语气。 如果一封电子邮件看起来像是已发送给数百万其他人，则收件人会拒之门外。 同时，如果你听起来过于熟悉和愉快，那真的很令人反感。 如果您在最后发出令人不快的推销或告诉他们他们的抵押贷款已被取消抵押品赎回权，则尤其如此。

没有什么可以分散读者对您的信息和电子邮件内容的注意力。 拼写、语法、语气或格式上的错误会让你受到尊重。 使用全大写字母、像 lol 或 emojis 这样的文本说话也是如此。

在一次性电子邮件中出现错字已经够糟糕的了，想象一下如果您的专业电子邮件模板中的错字被发送到数十个甚至数千个收件人，您会有什么感受。 没有理由不使用实时拼写和语法检查器，即使在您的手机上也是如此。

图片来源：mailgun

但是仔细编辑和校对，该软件不一定会发现“那里”、“他们”和“他们”之间的差异。 理想情况下，在点击发送按钮之前，休息一下，喝杯咖啡，清醒一下头脑，并用新鲜的眼光校对您的专业电子邮件模板。

现在是时候考虑附件了。 专业的电子邮件模板可以带有默认附件。 再一次，您永远不想成为发送数十或数千封“抱歉，可以在此处找到上一封电子邮件的附件”电子邮件的人。

如果您正在设计或选择使用 HTML 格式的专业电子邮件模板，那么您的模板必须设计为在移动平台上看起来不错。 Smart Insights 指出，大约一半的商务电子邮件是在平板电脑或智能手机上打开的。 仅设计为在标准浏览器上看起来不错的 HTML 要么在移动设备上看起来像狗的早餐，要么文字太小而无法轻松阅读。

使用 Anyleads 制作出色的电子邮件模板

如果您想设计和编辑自己的专业电子邮件模板但不知道从哪里开始，Anyleads 已为您提供了电子邮件模板编辑器。 它具有适用于 HTML 或纯文本的自定义宏。

您可以添加自定义宏来个性化电子邮件的主题和内容。 您可以将其设置为接收有关哪些模板对您的电子邮件营销活动或其他目的最有效的统计信息。

出色的专业电子邮件模板示例

这是来自 Productivity Theory 的纯文本电子邮件模板的优雅简单示例。 它的简洁是一种美。 此模板的用例是当您收到来自客户的杂乱无章的电子邮件并且您不知道他们想要什么时。 我们都去过那里。

该模板通过以“你好”而不是“亲爱的”开头来假定一定程度的熟悉。 注意变量是如何使用方括号分开的。 Anyleads 等模板编辑器可以快速轻松地填写这些内容。 通过编辑器运行它，在这个坏男孩身上贴上一个好的电子邮件签名模板，你就可以开始了。

这是使用mailshot中的HTML的专业电子邮件通讯模板的一个很好的例子。 请注意它的格式如何看起来像一个网页，带有横幅和带有内容链接的侧边栏。 格式和设计特征、颜色和圆角与品牌相匹配。

左侧有一个狡猾的链接，邀请收件人将时事通讯转发给他们的朋友并增加订阅者的数量。 两篇文章显示的主要内容足以激发读者的好奇心并让他们点击。 考虑到可以阅读电子邮件的非标准设备和应用程序的多样性，顶部的链接是一个很好的故障保护。

这是纯文本电子邮件模板的另一个示例，这次是由 Entrepreneur.com 设计的，用于接触有影响力的人。 您会注意到，长度正好适合包含三个短段落和签名的专业电子邮件。 与上面的示例一样，变量用方括号分开，以便使用 Anyleads 的模板编辑器进行自动定制。

像这样的简洁变量标签更容易使用。 使用您自己的判断力来确定“嗨”在给定的上下文中是否过于不专业。 同样，不要忘记为这样的模板添加签名。 不要害怕将 HTML 签名模板与纯文本电子邮件模板一起使用。

最后，这里有一个来自 Sendinblue 的职业电子邮件模板的好例子。 这是一个设计精美的模板，具有吸引人的配色方案和醒目的文字。 此优惠券优惠在所有正确的地方都有所有正确的东西。 您会立即被在模板中占据主导地位的大胆、三个字长的提议所震撼。

有两个恰当的号召性用语和三个明确、简洁的原因，收件人应该点击。 所有这些关键信息都在前面和中间，并以图像为后盾。

请注意，虽然这看起来不像传统的电子邮件，但它仍然具有签名。 签名包括社交媒体图标和足够的联系信息和法律术语，可以在不妨碍工作的情况下完成工作。 顶部的“在浏览器中查看”链接允许收件人继续翻阅她的收件箱，而不会丢失和忘记优惠券。

结论

创建专业的电子邮件模板并不像看起来那么复杂。 上面列出的大多数指南都基于常识。 当然，在为您面临的上下文创建专业电子邮件模板时，您应该使用自己的判断。 Anyleads 的模板编辑器是帮助您入门的完美工具。 请记住，无论您的用例是什么，都要尽量保持模板简洁，不要忘记仔细校对。

电子邮件是商务沟通的主要形式，看起来将在未来很长一段时间内保持其统治地位。 从长远来看，花时间掌握专业电子邮件模板的设计将为您节省时间，如果使用得当，还可以帮助您建立受人尊敬的品牌形象。