Modèles d'e-mails professionnels pour la génération de leads

Le courrier électronique est le moyen de communication le plus important pour les gens d'affaires du monde entier. Le courrier électronique existe depuis des décennies, mais sa pénétration mondiale et ses taux d'utilisation ne font qu'augmenter. Si vous êtes comme la plupart des employés de bureau, vous passez environ un tiers de votre temps au travail, dont 28 %, à gérer vos e-mails. C'est une proportion considérable de votre productivité quotidienne.

Les modèles d'e-mails professionnels sont un excellent moyen de réduire cela et de gérer la communication plus efficacement. La plupart des e-mails professionnels que nous envoyons partagent un nombre limité d'objectifs. Plutôt que de perdre du temps à composer un nouveau message à partir de zéro à chaque fois, les modèles d'e-mails professionnels vous permettent d'intégrer des informations spécifiques au contexte dans un message standardisé pré-composé. Les gains de temps sont évidents.

Les modèles d'e-mails professionnels sont inestimables pour la communication interne et externe. Ils vous faciliteront grandement la vie, que vous soyez :

• À la recherche d'un nouvel emploi,

• embaucher ou licencier,

• organiser un événement,

• coordonner les opérations au sein de votre entreprise,

• traiter avec les fournisseurs, les ventes ou le support client

Les modèles d'e-mails professionnels sont également un outil précieux pour toute stratégie de marketing par e-mail. Les modèles les plus utilitaires sont simplement des fichiers texte avec des marqueurs où des informations personnalisées doivent être saisies.

Si vous traitez avec des clients ou des clients potentiels ou établis, vous devriez envisager de donner à vos e-mails la touche supplémentaire de formatage HTML. Cela ajoute des éléments tels que la couleur, les arrière-plans, les colonnes et les images pour donner à vos messages une touche supplémentaire. Le HTML peut faire en sorte que vos e-mails ressemblent à de petites pages Web conçues pour attirer et diriger l'attention de vos lecteurs là où vous le souhaitez.

Que vous travailliez avec des modèles d'e-mails professionnels en texte brut ou HTML, vous devez suivre quelques directives de base pour composer des messages. Les e-mails professionnels sont aussi variés que les personnes et les entreprises qui les envoient, mais il y a toujours les meilleures pratiques à suivre. Ne manquez pas le guide d'Anyleads sur les spécificités de la création du modèle d'e-mail de vente idéal.

Lors de la préparation d'un modèle d'e-mail professionnel, vous devez inclure :

1. une ligne d'objet

2. une salutation appropriée et de préférence personnalisée

3. un corps de texte

4. une signature

5. une signature

De plus, n'envoyez pas d'e-mails professionnels à partir d'une adresse comme [email protected]. Idéalement, utilisez votre nom ou vos initiales séparés par un point suivi du nom de domaine du site Web de votre entreprise. Il devrait ressembler à quelque chose comme [email protected].

La ligne d'objet

La ligne d'objet doit être concise mais descriptive . La seule chose pire que d'oublier d'inclure une ligne d'objet est de contenir un seul mot ou une seule phrase qui donne au lecteur peu ou pas d'informations, par exemple, « Urgent », « Problème majeur », « Bonjour » ou « Répondez s'il vous plaît ». Si vous envoyez un message concernant une mise à jour majeure d'une offre SAAS, envisagez quelque chose comme « Mise à jour majeure pour (service donné), agissez maintenant ». Lorsque vous choisissez une ligne d'objet :

• Résumez de manière concise le message de l'e-mail

• Refléter la première ligne du corps de l'e-mail

• Capitalisez chaque mot majeur pour augmenter votre taux d'ouverture

• Inciter à la curiosité

• Soyez unique

• N'utilisez pas d'émojis, d'abréviations de SMS, de salutations ou de points d'exclamation

Pour des informations plus détaillées, consultez les guides d'Anyleads sur la façon de composer la meilleure ligne d'objet d'e-mail froid et la meilleure ligne d'objet d'e-mail de mise en réseau.

Faire la meilleure salutation d'ouverture pour un modèle d'e-mail professionnel

Votre salutation d'ouverture est importante pour annuler toute sensation de spam dans votre e-mail. « Dear Jane Doe : » est toujours la norme de référence pour les salutations professionnelles par e-mail. Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, faites tout votre possible pour le retrouver.

Consultez le site Web de leur entreprise, demandez de l'aide via votre réseau ou appelez la réceptionniste de leur entreprise et demandez-leur. Anyleads propose un outil astucieux pour récupérer des informations sur tous les employés d'une entreprise . Il vous suffit de saisir une liste de noms de domaine, et en quelques minutes, vous aurez un fichier Excel avec 40 points de données. Si vous ne trouvez pas le nom de votre destinataire, la meilleure chose à faire est d'utiliser Dear suivi du titre de son poste.

Une erreur courante dans l'ouverture des salutations consiste à utiliser la casse du titre, ce qui signifie mettre en majuscule chaque mot majeur. La forme correcte est d'utiliser la casse de la phrase, en mettant en majuscule uniquement le premier mot et tous les noms propres. Notez qu'un titre de poste n'est pas un nom propre. Arrondissez le tout avec deux points plutôt qu'une virgule.

«À qui de droit» est une option, mais sonne si boisé que cela fera probablement briller les yeux de votre destinataire. Si vous n'avez pratiquement aucune information sur la personne à qui vous vous adressez, essayez un simple « Salutations » ou « Bonjour ». Bien sûr, plus vous êtes familier avec le destinataire, ou plus la chaîne d'e-mails est longue, moins vous avez besoin de vous tenir debout sur la cérémonie. Utilisez votre bon sens ici.

Les meilleures salutations par e-mail classées :

1. Chère Jane Doe :

2. Cher Mr Smith:

3. Cher responsable RH :

4. Salutations :/Bonjour :

5. Salut Clara :

Comment composer le corps principal de votre modèle d'e-mail professionnel

Il existe d'innombrables cas d'utilisation dans tout l'éventail des pratiques commerciales qui garantissent la composition d'un modèle d'e-mail professionnel. Néanmoins, il existe encore des directives clés pour rendre le corps principal de votre modèle aussi efficace et professionnel que possible.

Comme indiqué ci-dessus, la concision est toujours une vertu dans la communication d'entreprise. Essayez de limiter le corps du texte à trois courts paragraphes au maximum. La communication d'entreprise est une sorte d'art. N'oubliez pas que vous communiquez avec des êtres humains et que les émotions jouent toujours un rôle dans toute interaction. Des études montrent que, tout comme pour les premières impressions, votre e-mail n'a que sept secondes pour attirer l'attention du destinataire.

Le danger de la concision est que votre message peut paraître brutal et grossier. Les destinataires ont tendance à lire un e-mail avec un ton plus grossier qui aurait pu être voulu. La parole écrite ne s'accompagne pas des subtilités de ton qui accompagnent la parole. Mettre s'il vous plaît et merci dans un message peut en fait le rendre plus rebutant si ce message est toujours arrogant ou présomptueux. "S'il vous plaît, soyez à votre bureau et prêt à travailler avant 9 heures précises" n'est pas l'usage le plus diplomatique du langage, même s'il y a un réel problème.

Ajouter s'il vous plaît et merci est un moyen efficace de créer un ton adéquat et professionnel. Là où « arrivez à la réunion avant neuf dièses » semble agressif, « veuillez arriver à la réunion avant neuf dièses » est concis et poli. Gérer le ton d'un e-mail en réduisant la formalité peut être rebutant. Imaginez remplacer « s'il vous plaît » dans l'exemple ci-dessus par « Salut ». Au lieu de donner à la phrase un ton cordial, cela semblerait fallacieux.

Un problème courant dans les e-mails professionnels est d'utiliser le mot « ceci » , par exemple, « cela doit être réglé dès que possible ». Le pire, c'est lorsque des phrases comme celle-ci arrivent au début de l'e-mail et que le destinataire se demande de quoi vous parlez. Il peut être tentant d'utiliser des constructions vagues comme « ceci » dans les modèles d'e-mails professionnels grâce à leur flexibilité. Cependant, la concision ne doit pas se faire au détriment de la clarté.

Il est également possible de gaspiller des mots en vous faisant paraître excessivement déférent. Il arrive souvent, en particulier lors d'un e-mail à froid, que nous nous sentions peu confiants ou mal à l'aise d'envoyer le message à portée de main. Cela ne veut pas dire que nous devons le montrer. Vous voulez vous représenter vous-même et votre entreprise avec un air de confiance modeste mais solide.

En tant que tel, il n'est pas nécessaire de perdre l'attention de votre destinataire avec des phrases telles que "Je voulais juste vous faire savoir" ou "Je vous écris pour vous dire". Ces phrases appartiennent principalement aux e-mails de la famille royale ouest-africaine ayant des problèmes de retrait d'argent. L'utilisation de telles phrases est généralement motivée par une timidité consciente de demander l'attention du destinataire. Soyez audacieux, évitez les autoréférences inutiles et concentrez-vous sur le sujet en question. Dans les affaires comme dans la vie, une confiance calme attire le respect et l'intérêt.

Des phrases plus courtes et plus simples retiendront plus facilement l'attention du lecteur que de longues phrases sinueuses . Un coupable majeur dans la formation de ce dernier est l'utilisation de l'épissure virgule. C'est lorsque deux phrases complètes sont jointes par une virgule plutôt que séparées par un point. Prenez, par exemple, "Veuillez vérifier les paies pour mars, je ne suis pas sûr que les nouveaux employés soient encore dans le système." Vous feriez bien mieux d'échanger cette virgule pendant une période. En fait, n'ayez pas peur d'utiliser des puces pour faire passer le message de manière claire et accrocheuse.

Le message que vous essayez de faire passer dans votre e-mail mérite d'être rappelé. Sinon, il ne sert à rien de l'envoyer. La clé de la rétention de la mémoire est la répétition. Le point clé d'un e-mail professionnel doit être répété à au moins trois endroits différents, la ligne d'objet, la première ligne du corps de l'e-mail et la conclusion . En plus d'aider le lecteur à se souvenir du point clé, cela aide à garder le point clé à portée de vue, peu importe si le destinataire regarde sa boîte de réception ou a fait défiler l'e-mail vers le haut ou vers le bas.

Comment rédiger la meilleure signature pour votre modèle d'e-mail professionnel

Les signatures peuvent être automatisées ou personnalisées, et chaque approche a ses propres avantages et inconvénients :

Signature automatisée	Signature personnalisée
Avantages	Avantages
Gain de temps	Un plus grand niveau de personnalisation
Plus facile d'adhérer à la politique de l'entreprise	Moins susceptible de ressembler à du spam
Désavantages	Désavantages
Peut sembler impersonnel pour le destinataire	Nécessite plus de temps
Vous offre moins d'options de personnalisation	Peut même être trop informel ou contenir des fautes de frappe

Après le corps principal de votre e-mail, c'est une bonne idée de jeter une ligne de plaisanteries pour laisser une bonne impression. Que vous demandiez ou demandiez au destinataire de prendre une mesure particulière, une signature cordiale peut laisser une association positive avec la tâche en question. Quelque chose comme « merci beaucoup pour votre temps » est une option classique qui ne se démode jamais. « Merci et faites-moi savoir s'il y a quelque chose de plus que je peux faire pour vous » est une autre option solide. D'autres signatures intéressantes incluent :

• Je sais que vous êtes occupé et j'apprécie votre aide avec ceci

• J'espère que vous trouverez du temps dans votre emploi du temps pour une réunion

• Au plaisir de parler avec vous bientôt

• J'espère que ça aide

• Faites moi savoir si vous avez des questions

• Merci pour votre considération

• Merci pour tout votre travail acharné

Poupées russes : utilisez un modèle de signature d'e-mail dans votre modèle d'e-mail professionnel

Aucun e-mail professionnel ne devrait être sans signature bien conçue. Si vous ne l'avez pas déjà fait, consultez le guide d'Anyleads pour créer un modèle de signature de courrier électronique exceptionnel. C'est exact. Vous devriez avoir un modèle de signature de courrier électronique personnalisable que vous personnalisez et insérez dans tous vos modèles de courrier électronique professionnels.

Plus que toute autre partie de votre modèle d'e-mail, la signature représente vous, votre entreprise et son image de marque. Le guide lié ci-dessus est fortement recommandé, mais en bref, il y a quelques règles à suivre.

1. Incluez votre nom, votre poste, votre entreprise et l'URL de l'entreprise

2. Utilisez un portrait en couleur professionnel et attrayant

3. Ajoutez des liens vers vos comptes de médias sociaux professionnels

4. Restez simple, essayez de ne pas dépasser quatre lignes

5. Faites un usage restreint de la couleur, des polices, des séparateurs et d'autres caractéristiques de conception

6. Incluez un appel à l'action ou des icônes de récompenses, le cas échéant.

Les entreprises peuvent avoir des directives sur la façon de composer un modèle de signature électronique. Il peut y avoir des directives de marque ou des informations juridiques qui doivent être incluses. Vous n'avez pas besoin d'inclure votre adresse e-mail dans la signature car elle accompagne invariablement l'e-mail.

Séparer votre signature de votre modèle de signature facilite la personnalisation de votre signature pour un destinataire donné. Les modèles de signature peuvent également être modifiés pour être adaptés à différents objectifs de courrier électronique.

Conseils et bonnes pratiques

La règle d'or est que plus de personnalisation est meilleure. Encore une fois, vous devez équilibrer votre ton ici. Les destinataires ignoreront si un e-mail semble avoir été envoyé à des millions d'autres personnes. En même temps, si vous semblez trop familier et jovial, cela peut être vraiment rebutant. C'est particulièrement le cas si vous lancez un argumentaire de vente à la fin ou si vous leur dites que leur hypothèque a été saisie.

Rien ne doit distraire le lecteur de votre message, du contenu de l'email. Les erreurs d'orthographe, de grammaire, de ton ou de mise en forme vous coûteront du respect. La même chose peut être dite pour l'utilisation des majuscules, des textes comme lol ou des emojis.

C'est déjà assez grave quand une faute de frappe se glisse dans un e-mail ponctuel, imaginez ce que vous ressentiriez si une faute de frappe dans votre modèle d'e-mail professionnel parvenait à des dizaines, voire des milliers de destinataires. Il n'y a aucune excuse pour ne pas utiliser le vérificateur d'orthographe et de grammaire en temps réel, même sur votre téléphone.

Source de l'image: mailgun

Cependant, modifiez et relisez attentivement, le logiciel ne détectera pas nécessairement des différences comme celles entre « là », « ils sont » et « leur ». Idéalement, faites une pause, prenez un café, videz-vous la tête et relisez votre modèle d'e-mail professionnel avec un regard neuf avant d'appuyer sur le bouton d'envoi.

C'est à peu près le moment où vous voudrez penser aux pièces jointes. Un modèle d'e-mail professionnel peut être accompagné d'une pièce jointe par défaut. Encore une fois, vous ne voulez jamais être celui qui envoie des dizaines ou des milliers d'e-mails « avec excuses, la pièce jointe destinée à l'e-mail précédent se trouve ici ».

Si vous concevez ou sélectionnez un modèle d'e-mail professionnel qui utilise le formatage HTML, il est absolument essentiel que votre modèle soit conçu pour bien paraître sur les plates-formes mobiles. Smart Insights note qu'environ la moitié de tous les e-mails professionnels sont ouverts sur des tablettes ou des smartphones. Le HTML qui n'est conçu que pour bien paraître sur un navigateur standard ressemblera soit à un petit-déjeuner de chien sur mobile, soit l'écriture sera trop petite pour être lu confortablement.

Créez des modèles d'e-mails exceptionnels avec Anyleads

Si vous souhaitez concevoir et modifier vos propres modèles d'e-mails professionnels mais que vous ne savez pas par où commencer, Anyleads vous propose son éditeur de modèles d'e-mails. Il a des macros personnalisées qui fonctionnent avec du HTML ou du texte brut.

Vous pouvez ajouter vos macros personnalisées pour personnaliser le sujet et le contenu de vos e-mails. Vous pouvez le configurer pour recevoir des statistiques sur les modèles les plus efficaces pour vos campagnes de marketing par e-mail ou à d'autres fins.

Exemples de modèles d'e-mails professionnels fantastiques

Il s'agit d'un exemple élégamment simple d'un modèle d'e-mail en texte brut uniquement de Productivity Theory. La concision avec laquelle il est composé est de toute beauté. Le cas d'utilisation de ce modèle est lorsque vous recevez un e-mail décousu et peu clair d'un client et que vous n'avez aucune idée de ce qu'il veut. Nous y avons tous été.

Ce modèle suppose un certain niveau de familiarité en s'ouvrant avec « Bonjour » plutôt que « Cher ». Notez comment les variables sont séparées par des crochets. Les éditeurs de modèles comme Anyleads peuvent faciliter et accélérer leur remplissage. Exécutez-le dans l'éditeur, appliquez un bon modèle de signature de courrier électronique à ce mauvais garçon et vous êtes prêt à partir.

Voici un excellent exemple de modèle de newsletter professionnelle utilisant le HTML à partir d'un mailing. Notez comment il est formaté pour ressembler à une page Web, avec une bannière et une barre latérale avec des liens vers le contenu. Les caractéristiques de mise en forme et de conception, les couleurs et les coins arrondis correspondent à la marque.

Il y a un lien astucieux sur la gauche invitant les destinataires à transmettre la newsletter à leurs amis et à augmenter le nombre d'abonnés. Le contenu principal, les deux articles présentés, donnent au lecteur juste assez pour éveiller sa curiosité et l'inciter à cliquer. Le lien en haut est une bonne sécurité compte tenu de la diversité des appareils et des applications non standard sur lesquels l'e-mail peut être lu.

Ceci est un autre exemple de modèle d'e-mail en texte brut, cette fois conçu par Entrepreneur.com pour contacter les influenceurs. Vous remarquerez que la longueur est idéale pour les e-mails professionnels de trois courts paragraphes plus une approbation. Comme dans l'exemple ci-dessus, les variables sont séparées par des crochets pour une personnalisation automatisée avec l'éditeur de modèles d'Anyleads.

Les balises variables concises comme celles-ci sont plus faciles à utiliser. Utilisez votre propre discrétion pour déterminer si « Salut » est une salutation trop peu professionnelle dans un contexte donné. Encore une fois, n'oubliez pas d'ajouter une signature à un modèle comme celui-ci. N'ayez pas peur d'utiliser un modèle de signature HTML avec un modèle d'e-mail en texte brut.

Enfin, voici un excellent exemple de modèle d'e-mail professionnel de Sendinblue. Il s'agit d'un modèle très bien conçu avec une palette de couleurs attrayante et un texte accrocheur. Cette offre de coupons contient toutes les bonnes choses aux bons endroits. Vous êtes immédiatement frappé par l'offre audacieuse de trois mots qui occupe une place de choix dans le modèle.

Il y a deux appels à l'action bien placés et trois raisons claires et concises pour lesquelles le destinataire doit cliquer. Toutes ces informations clés sont au premier plan et soutenues par des images.

Notez que bien que cela ne ressemble en rien à un e-mail traditionnel, il a toujours une signature. La signature comprend des icônes de réseaux sociaux et juste assez d'informations de contact et de jargon juridique pour faire le travail sans gêner. Le lien « afficher dans le navigateur » en haut permet au destinataire de continuer à fouiller dans sa boîte de réception sans laisser l'offre de coupon se perdre et oublier.

Conclusion

La création de modèles d'e-mails professionnels n'est pas aussi compliqué que cela puisse paraître. La plupart des directives énumérées ci-dessus sont basées sur le bon sens. Bien sûr, vous devez utiliser votre propre jugement lors de la création de modèles d'e-mails professionnels pour les contextes auxquels vous êtes confronté. L'éditeur de modèles d'Anyleads est l'outil parfait pour vous aider à démarrer . N'oubliez pas que quel que soit votre cas d'utilisation, essayez de garder votre modèle concis et n'oubliez pas de le relire attentivement.

L'e-mail est la principale forme de communication d'entreprise et devrait conserver son règne pendant longtemps. Prendre le temps de maîtriser la conception de modèles d'e-mails professionnels vous fera gagner du temps à long terme et, s'il est utilisé correctement, vous aidera à construire une image de marque respectée.