用於潛在客戶生成的專業電子郵件模板

電子郵件是全球商務人士最重要的溝通方式。 電子郵件已經存在了幾十年，但其全球滲透率和使用率只會上升。 如果您和大多數辦公室工作人員一樣，您將大約三分之一的時間（28%）用於管理電子郵件。 這在您的日常工作效率中佔有相當大的比例。

專業的電子郵件模板是減少這種情況並更有效地管理通信的好方法。 我們發送的大多數專業電子郵件都具有有限數量的目的之一。 專業的電子郵件模板允許您將特定於上下文的信息插入到預先編寫的標準化消息中，而不是每次都浪費時間從頭開始編寫新消息。 節省時間的好處是顯而易見的。

專業的電子郵件模闆對於內部和外部溝通都是非常寶貴的。 它們將使您的生活更輕鬆，無論您是：

• 尋找一份新的工作，

• 僱用或解僱，

• 組織活動，

• 協調貴公司內部的運作，

• 與供應商、銷售或客戶支持打交道

專業的電子郵件模板也是任何電子郵件營銷策略的寶貴工具。 最實用的模板只是帶有標記的文本文件，必須在其中輸入個性化信息。

如果您正在與潛在或已建立的客戶或客戶打交道，您應該考慮為您的電子郵件提供額外的 HTML 格式。 這會添加諸如顏色、背景、列和圖像之類的內容，以使您的消息更加流行。 HTML 可以使您的電子郵件類似於小型網頁，旨在將讀者的注意力吸引到您想要的地方並將其引導到您想要的地方。

無論您使用純文本還是 HTML 專業電子郵件模板，都應遵循一些撰寫郵件的基本準則。 商業電子郵件與發送它們的人和公司一樣多種多樣，但總有一些最佳實踐可供遵循。 不要錯過 Anyleads 關於製作理想銷售電子郵件模板細節的指南。

在準備專業的電子郵件模板時，您必須包括：

1. 一個主題行

2. 適當且最好是個性化的稱呼

3. 正文

4. 簽收

5. 一個簽名

另外，不要從 [email protected] 之類的地址發送專業電子郵件。 理想情況下，使用您的姓名或首字母縮寫，以句點分隔，後跟公司網站的域名。 它應該看起來像 [email protected]。

主題行

主題行應該簡潔但具有描述性。 唯一比忘記包含主題行更糟糕的事情是包含一個單詞或短語，而這些單詞或短語幾乎沒有給讀者提供任何信息，例如，“緊急”、“主要問題”、“早上好”或“請回复”。 如果您要發送有關 SAAS 產品重大更新的消息，請考慮諸如“（給定服務）的重大更新，立即採取行動”之類的消息。 選擇主題行時：

• 簡明扼要地總結郵件的信息

• 反映電子郵件正文的第一行

• 將每個主要單詞大寫以提高打開率

• 激發好奇心

• 獨一無二

• 不要使用表情符號、短信縮寫、問候語或感嘆號

有關更深入的信息，請查看 Anyleads 的指南，了解如何撰寫最佳的冷電子郵件主題行和最佳的網絡電子郵件主題行。

為專業的電子郵件模板製作最好的開場白

您的開場致辭對於消除電子郵件中的任何垃圾郵件感覺很重要。 “Dear Jane Doe：”仍然是專業電子郵件問候的黃金標準。 如果您不知道收件人的姓名，請盡一切努力找到它。

檢查他們的公司網站，通過您的網絡尋求幫助或致電他們公司的接待員並詢問。 Anyleads 提供了一個漂亮的工具來檢索有關公司所有員工的信息。 您所做的只是輸入一個域名列表，幾分鐘後，您將擁有一個包含 40 個數據點的 Excel 文件。 如果您找不到收件人的姓名，那麼接下來最好的方法是選擇“親愛的”，然後是他們的職位頭銜。

開頭問候語的一個常見錯誤是標題案例，這意味著將每個主要單詞都大寫。 正確的形式是使用句子大小寫，僅大寫第一個單詞和任何專有名詞。 請注意，職位名稱不是專有名詞。 用冒號而不是逗號將其全部舍入。

“它可能關心的人”是一個選項，但聽起來很木訥，可能會讓收件人的眼睛呆滯。 如果您幾乎沒有任何關於您的對象的信息，請嘗試簡單的“問候”或“早上好”。 當然，您與收件人越熟悉，或者電子郵件鏈越長，您就越不需要拘泥於禮節。 在這裡使用您的常識。

最佳電子郵件問候排名：

1. 親愛的簡·多伊：

2. 親愛的史密斯先生：

3. 尊敬的人力資源經理：

4. 問候：/早上好：

5. 嗨克拉拉：

如何撰寫專業電子郵件模板的主體

在整個業務實踐中，有無數用例可以保證撰寫專業的電子郵件模板。 儘管如此，仍然有一些關鍵的指導方針可以使您的模板主體盡可能有效和專業。

如上所述，簡潔始終是商務溝通中的一種美德。 盡量將正文的正文減少到最多三個短段落。 商務溝通是一種藝術形式。 請記住，您是在與人類交流，而情感在任何互動中始終扮演著重要角色。 研究表明，就像第一印像一樣，您的電子郵件只有七秒鐘才能吸引收件人的注意力。

簡潔的危險在於你的信息可能會顯得粗魯無禮。 收件人傾向於閱讀可能有意使用較粗​​調的電子郵件。 書面文字沒有伴隨口語的微妙語調。 如果該消息仍然咄咄逼人或自以為是，那麼在消息中加上請和謝謝實際上會使它更令人反感。 “請在你的辦公桌前準備好在上午 9 點前工作”並不是最外交的語言使用，即使有一個真正的問題。

添加“請”和“謝謝”是營造適當、專業語氣的有效方法。 “九尖到會”聽起來咄咄逼人，“請九尖到會”則簡潔而有禮貌。 通過減少形式來管理電子郵件的語氣可能會令人反感。 想像一下，將上面示例中的“請”替換為“嗨”。 與其給這句話帶來親切的語氣，不如說它聽起來不誠實。

專業電子郵件中的一個常見問題是使用“這個”這個詞，例如，“這需要盡快處理”。 最糟糕的是，當這樣的句子出現在電子郵件的開頭時，收件人就會想知道你在說什麼。 由於其靈活性，在專業電子郵件模板中使用像“this”這樣的模糊結構可能很誘人。 然而，簡潔不應以犧牲清晰度為代價。

也有可能浪費言語使自己聽起來過於恭順。 很多時候，尤其是在冷郵件發送時，我們會感到不自信或不舒服地發送手頭的信息。 這並不意味著我們需要展示它。 您想以謙虛而堅定的信心代表您自己和您的公司。

因此，沒有必要用“我只是想讓你知道”或“我寫信告訴你”之類的短語失去收件人的注意力。這些短語主要來自西非小皇室成員的電子郵件，有提現問題。使用這樣的短語通常是出於一種自我意識的害羞，以尋求接收者的注意。要大膽，避免不必要的自我參照，專注於手頭的事情。在商業和生活中，冷靜的自信會吸引尊重和興趣。

較短、較簡單的句子比冗長的句子更容易吸引讀者的注意力。 形成後者的一個主要罪魁禍首是逗號拼接的使用。 這是當兩個完整的句子用逗號連接在一起而不是用句號分隔時。 例如，“請仔細檢查 3 月份的工資單，我不確定新員工是否在系統中。” 你最好在一段時間內交易那個逗號。 事實上，不要害怕使用要點作為以清晰、引人注目的方式傳達信息的一種方式。

您試圖在電子郵件中傳達的信息應該值得記住。 否則，發送它根本沒有意義。 保持記憶的關鍵是重複。 一封專業郵件的重點應該至少在三個不同的地方重複，主題行，郵件正文的第一行和結論。 除了幫助讀者記住關鍵點之外，無論收件人是在查看收件箱，還是滾動到電子郵件的頂部或底部，這都有助於將關鍵點保持在視野範圍內。

如何為您的專業電子郵件模板寫出最好的簽字

簽核可以自動化或個性化，每種方法都有其自身的優點和缺點：

自動簽核	個性化簽收
好處	好處
省時	更高水平的個性化
更容易遵守公司政策	不太可能類似於垃圾郵件
缺點	缺點
可能對接收者感到沒有人情味	需要更多時間
為您提供更少的自定義選項	甚至可能過於非正式或包含錯別字

在電子郵件的正文之後，最好加上一串客套話來留下好印象。 無論您是要求還是指示接收者採取特定行動，親切的簽字都可以與相關任務產生積極的聯繫。 諸如“非常感謝您抽出寶貴時間”之類的東西是一個永遠不會過時的經典選項。 “謝謝你，如果我還能為你做些什麼，請告訴我”是另一個可靠的選擇。 其他出色的簽收包括：

• 我知道你很忙，我感謝你在這方面的幫助

• 我希望你能在你的日程安排中找到一些時間開會

• 期待盡快與您交談

• 我希望這有幫助

• 如果您有任何問題，請告訴我

• 謝謝您的考慮

• 感謝您的辛勤勞動

俄羅斯娃娃：在您的專業電子郵件模板中使用電子郵件簽名模板

任何專業電子郵件都不應該沒有精心設計的簽名。 如果您還沒有，請查看 Anyleads 的指南，以製作出色的電子郵件簽名模板。 這是正確的。 您應該有一個可自定義的電子郵件簽名模板，您可以自定義並插入到所有專業電子郵件模板中。

與電子郵件模板的任何其他部分相比，簽名更能代表您、您的公司及其品牌形象。 強烈推薦上面鏈接的指南，但簡而言之，需要遵循一些經驗法則。

1. 包括您的姓名、職位、公司和公司 URL

2. 使用專業且引人入勝的彩色頭像

3. 加入一些指向您的專業社交媒體帳戶的鏈接

4. 保持簡單，盡量不要超過四行

5. 限制使用顏色、字體、分隔線和其他設計特徵

6. 如果合適，包括號召性用語或獎項圖標。

公司可能有關於如何撰寫電子郵件簽名模板的指南。 可能必須包含品牌指南或法律信息。 您不需要在簽名中包含您的電子郵件地址，因為它總是隨電子郵件一起提供。

將簽收與簽名模板分開，可以更輕鬆地為給定收件人個性化簽收。 簽名模板也可以根據不同的電子郵件目的進行調整。

提示和最佳實踐

黃金法則是越個性化越好。 同樣，你必須在這里平衡你的語氣。 如果一封電子郵件看起來像是已發送給數百萬其他人，則收件人會拒之門外。 同時，如果你聽起來過於熟悉和愉快，那真的很令人反感。 如果您在最後發出令人不快的推銷或告訴他們他們的抵押貸款已被取消抵押品贖回權，則尤其如此。

沒有什麼可以分散讀者對您的信息和電子郵件內容的注意力。 拼寫、語法、語氣或格式上的錯誤會讓你受到尊重。 使用全大寫字母、像 lol 或 emojis 這樣的文本說話也是如此。

當一次性電子郵件中出現錯字時，這已經夠糟糕了，想像一下如果您的專業電子郵件模板中的錯字被發送到數十個甚至數千個收件人，您會有什麼感受。 沒有理由不使用實時拼寫和語法檢查器，即使在您的手機上也是如此。

圖片來源：mailgun

但是仔細編輯和校對，該軟件不一定會發現“那裡”、“他們”和“他們”之間的差異。 理想情況下，在點擊發送按鈕之前，休息一下，喝杯咖啡，清醒一下頭腦，並用新鮮的眼光校對您的專業電子郵件模板。

現在是時候考慮附件了。 專業的電子郵件模板可以帶有默認附件。 再一次，您永遠不想成為發送數十或數千封“抱歉，可以在此處找到上一封電子郵件的附件”電子郵件的人。

如果您正在設計或選擇使用 HTML 格式的專業電子郵件模板，那麼您的模板必須設計為在移動平台上看起來不錯。 Smart Insights 指出，大約一半的商務電子郵件是在平板電腦或智能手機上打開的。 僅設計為在標準瀏覽器上看起來不錯的 HTML 要么在移動設備上看起來像狗的早餐，要么文字太小而無法輕鬆閱讀。

使用 Anyleads 製作出色的電子郵件模板

如果您想設計和編輯自己的專業電子郵件模板但不知道從哪裡開始，Anyleads 已為您提供了電子郵件模板編輯器。 它具有適用於 HTML 或純文本的自定義宏。

您可以添加自定義宏來個性化電子郵件的主題和內容。 您可以將其設置為接收有關哪些模闆對您的電子郵件營銷活動或其他目的最有效的統計信息。

出色的專業電子郵件模板示例

這是來自 Productivity Theory 的純文本電子郵件模板的優雅簡單示例。 它的簡潔是一種美。 此模板的用例是當您收到來自客戶的雜亂無章的電子郵件並且您不知道他們想要什麼時。 我們都去過那裡。

該模板通過以“你好”而不是“親愛的”開頭來假定一定程度的熟悉。 注意變量是如何使用方括號分開的。 Anyleads 等模板編輯器可以快速輕鬆地填寫這些內容。 通過編輯器運行它，在這個壞男孩身上貼上一個好的電子郵件簽名模板，你就可以開始了。

這是使用mailshot中的HTML的專業電子郵件通訊模板的一個很好的例子。 請注意它的格式如何看起來像一個網頁，帶有橫幅和帶有內容鏈接的側邊欄。 格式和設計特徵、顏色和圓角與品牌相匹配。

左側有一個狡猾的鏈接，邀請收件人將時事通訊轉發給他們的朋友並增加訂閱者的數量。 兩篇文章顯示的主要內容足以激發讀者的好奇心並讓他們點擊。 考慮到可以閱讀電子郵件的非標准設備和應用程序的多樣性，頂部的鏈接是一個很好的故障保護。

這是純文本電子郵件模板的另一個示例，這次是由 Entrepreneur.com 設計的，用於接觸有影響力的人。 您會注意到，長度正好適合包含三個短段落和簽名的專業電子郵件。 與上面的例子一樣，變量用方括號分開，以便使用 Anyleads 的模板編輯器進行自動定制。

像這樣的簡潔變量標籤更容易使用。 使用您自己的判斷力來確定“嗨”在給定的上下文中是否過於不專業。 同樣，不要忘記向這樣的模板添加簽名。 不要害怕將 HTML 簽名模板與純文本電子郵件模板一起使用。

最後，這裡有一個來自 Sendinblue 的職業電子郵件模板的好例子。 這是一個設計精美的模板，具有吸引人的配色方案和醒目的文字。 此優惠券優惠在所有正確的地方都有所有正確的東西。 您會立即被在模板中佔據主導地位的大膽、三個字長的提議所震撼。

有兩個恰當的號召性用語和三個明確、簡潔的原因，收件人應該點擊。 所有這些關鍵信息都在前面和中間，並以圖像為後盾。

請注意，雖然這看起來不像傳統的電子郵件，但它仍然具有簽名。 簽名包括社交媒體圖標和足夠的聯繫信息和法律術語，可以在不妨礙工作的情況下完成工作。 頂部的“在瀏覽器中查看”鏈接允許收件人繼續翻閱她的收件箱，而不會丟失和忘記優惠券。

結論

創建專業的電子郵件模板並不像看起來那麼複雜。 上面列出的大多數指南都基於常識。 當然，在為您面臨的上下文創建專業電子郵件模板時，您應該使用自己的判斷。 Anyleads 的模板編輯器是幫助您入門的完美工具。 請記住，無論您的用例是什麼，都要盡量保持模板簡潔，不要忘記仔細校對。

電子郵件是商務溝通的主要形式，看起來將在未來很長一段時間內保持其統治地位。 從長遠來看，花時間掌握專業電子郵件模板的設計將為您節省時間，如果使用得當，還可以幫助您建立受人尊敬的品牌形象。