Modelos de email profissional para geração de leads

O e-mail é o meio de comunicação mais importante para pessoas de negócios em todo o mundo. O e-mail existe há décadas, mas sua penetração global e taxas de uso estão prestes a aumentar. Se você é como a maioria dos funcionários de escritório, passa cerca de um terço de seu tempo no trabalho, 28% dele gerenciando e-mails. Essa é uma proporção considerável de sua produtividade diária.

Os modelos de email profissionais são uma ótima maneira de reduzir isso e gerenciar a comunicação com mais eficiência. A maioria dos e-mails profissionais que enviamos compartilha um de um número limitado de propósitos. Em vez de perder tempo compondo uma nova mensagem do zero a cada vez, os modelos de e-mail profissionais permitem que você insira informações específicas do contexto em uma mensagem pré-composta e padronizada. Os benefícios de economia de tempo são evidentes.

Os modelos de email profissionais são inestimáveis ​​para comunicação interna e externa. Eles tornarão sua vida muito mais fácil, esteja você:

• Procurando por um novo emprego,

• contratação ou demissão,

• organizando um evento,

• coordenar as operações dentro de sua empresa,

• lidar com fornecedores, vendas ou suporte ao cliente

Os modelos de email profissionais também são uma ferramenta inestimável para qualquer estratégia de marketing por email. Os modelos mais utilitários são simplesmente arquivos de texto com marcadores nos quais as informações personalizadas devem ser inseridas.

Se você estiver lidando com clientes ou clientes em potencial ou estabelecidos, considere dar a seus e-mails a formatação HTML extra. Isso adiciona coisas como cores, planos de fundo, colunas e imagens para dar um destaque extra às suas mensagens. O HTML pode fazer com que seus e-mails se pareçam com pequenas páginas da web projetadas para capturar e direcionar a atenção dos leitores exatamente onde você quiser.

Esteja você trabalhando com texto simples ou modelos de e-mail profissionais em HTML, existem algumas diretrizes básicas para redigir mensagens que você deve seguir. Os e-mails comerciais são tão variados quanto as pessoas e empresas que os enviam, mas sempre há as melhores práticas a serem seguidas. Não perca o guia do Anyleads sobre os detalhes de como criar o modelo de email de vendas ideal.

Ao preparar um modelo de e-mail profissional, você deve incluir:

1. uma linha de assunto

2. uma saudação apropriada e de preferência personalizada

3. um corpo de texto

4. uma assinatura

5. uma assinatura

Além disso, não envie e-mails profissionais de um endereço como [email protected]. O ideal é usar seu nome ou iniciais separados por um ponto seguido do nome de domínio do site da sua empresa. Deve ser semelhante a [email protected].

A linha de assunto

A linha de assunto deve ser concisa, mas descritiva . A única coisa pior do que esquecer de incluir uma linha de assunto é conter uma única palavra ou frase que forneça pouca ou nenhuma informação ao leitor, por exemplo, 'Urgente', 'Problema importante', 'Bom dia' ou 'Por favor, responda'. Se você estiver enviando uma mensagem sobre uma atualização importante para uma oferta SAAS, considere algo como, 'Atualização principal para (serviço fornecido), agir agora'. Ao escolher uma linha de assunto:

• Resuma concisamente a mensagem do e-mail

• Refletir a primeira linha do corpo do e-mail

• Capitalize cada palavra importante para aumentar sua taxa de abertura

• Incite a curiosidade

• Seja único

• Não use emojis, abreviações de mensagens de texto, saudações ou pontos de exclamação

Para obter informações mais detalhadas, verifique os guias do Anyleads sobre como compor a melhor linha de assunto de email frio e a melhor linha de assunto de email de rede.

Fazendo a melhor saudação de abertura para um modelo de e-mail profissional

Sua saudação de abertura é importante para negar qualquer sensação de spam em seu e-mail. 'Dear Jane Doe:' ainda é o padrão ouro para saudações profissionais por e-mail. Se você não souber o nome do destinatário, faça tudo o que puder para encontrá-lo.

Visite o site da empresa, peça ajuda na rede ou ligue para a recepcionista da empresa e pergunte. O Anyleads oferece uma ferramenta bacana para recuperar informações sobre todos os funcionários de uma empresa . Tudo o que você faz é inserir uma lista de nomes de domínio e, em alguns minutos, terá um arquivo Excel com 40 pontos de dados. Se você não conseguir encontrar o nome do destinatário, a próxima melhor coisa é ir com Caro, seguido do título da posição.

Um erro comum na abertura de saudações é usar maiúsculas e minúsculas, o que significa capitalizar todas as palavras principais. A forma correta é usar letras maiúsculas e minúsculas, colocando em maiúscula apenas a primeira palavra e quaisquer nomes próprios. Observe que o título de uma posição não é um nome próprio. Arredonde tudo com dois pontos em vez de vírgula.

'A quem possa interessar' é uma opção, mas soa tão rígida que provavelmente deixará os olhos do destinatário vidrados. Se você não tiver quase nenhuma informação sobre a quem está se dirigindo, tente um simples 'Saudações' ou 'Bom dia'. Obviamente, quanto mais familiarizado você estiver com o destinatário, ou quanto mais longa for a cadeia de e-mail, menos você precisará se firmar na cerimônia. Use seu bom senso aqui.

As melhores saudações por e-mail classificadas:

1. Querida Jane Doe:

2. Caro Sr. Smith:

3. Caro gerente de RH:

4. Saudações: / Bom dia:

5. Oi Clara:

Como redigir o corpo principal do seu modelo de e-mail profissional

Existem inúmeros casos de uso em todo o espectro de práticas de negócios que garantem a composição de um modelo de email profissional. No entanto, ainda existem diretrizes essenciais para tornar o corpo principal do seu modelo o mais eficaz e profissional possível.

Conforme observado acima, a concisão é sempre uma virtude na comunicação empresarial. Tente manter o corpo principal do texto com no máximo três parágrafos curtos. A comunicação empresarial é algo como uma forma de arte. Lembre-se de que você está se comunicando com seres humanos e as emoções sempre desempenham um papel em qualquer interação. Estudos mostram que, assim como nas primeiras impressões, seu e-mail tem apenas sete segundos para chamar a atenção do destinatário.

O perigo da concisão é que sua mensagem pode soar dura e rude. Os destinatários têm a tendência de ler um e-mail com um tom mais grosseiro que pode ter sido intencional. A palavra escrita não é acompanhada pelas sutilezas de tom que acompanham a palavra falada. Colocar por favor e obrigado em uma mensagem pode realmente torná-la mais desanimadora se a mensagem ainda for agressiva ou presunçosa. "Por favor, esteja em sua mesa e pronto para trabalhar às 9h em ponto" não é o uso mais diplomático da linguagem, mesmo se houver um problema real.

Adicionar por favor e obrigado é uma forma eficaz de criar um tom profissional adequado. Onde 'chegar à reunião às nove em ponto' soa agressivo, 'por favor, chegue à reunião às nove em ponto' é conciso e educado. Gerenciar o tom de um e-mail reduzindo a formalidade pode ser desagradável. Imagine substituir 'por favor' no exemplo acima por 'Olá'. Em vez de dar à frase um tom cordial, soaria insincero.

Um problema comum em e-mails profissionais é usar a palavra 'isso' , por exemplo, 'isso precisa ser resolvido o mais rápido possível'. O pior é quando frases como essa aparecem no início do e-mail e o destinatário fica se perguntando sobre o que você está falando. Pode ser tentador usar construções vagas como 'this' em modelos de e-mail profissionais, graças à sua flexibilidade. No entanto, a concisão não deve prejudicar a clareza.

Também é possível desperdiçar palavras fazendo-se soar excessivamente respeitoso. Muitas vezes, especialmente ao enviar e-mails frios, nos sentimos inseguros ou desconfortáveis ​​em enviar a mensagem em questão. Isso não significa que precisamos mostrar isso. Você deseja representar a si mesmo e sua empresa com um ar de confiança modesta, mas sólida.

Assim, não há necessidade de perder a atenção do destinatário com frases como "Eu só queria que você soubesse" ou "Estou escrevendo para lhe dizer". Essas frases pertencem principalmente a e-mails de membros da realeza da África Ocidental com problemas de retirada de dinheiro. O uso de tais frases é geralmente motivado por uma timidez autoconsciente de pedir a atenção do destinatário. Seja ousado, evite autorreferências desnecessárias e concentre-se no assunto em questão. Nos negócios como na vida, a confiança tranquila atrai respeito e interesse.

Frases mais curtas e simples prenderão a atenção do leitor mais prontamente do que frases longas e sinuosas . Um grande culpado na formação deste último é o uso da união por vírgula. Isso ocorre quando duas frases completas são unidas por uma vírgula, em vez de separadas por um ponto final. Tomemos, por exemplo, "Verifique novamente as folhas de pagamento de março, não tenho certeza se os novos funcionários já estão no sistema". É muito melhor trocar essa vírgula por um período. Na verdade, não tenha medo de usar marcadores como forma de transmitir a mensagem de maneira clara e chamativa.

Vale a pena lembrar a mensagem que você está tentando transmitir em seu e-mail. Caso contrário, não há sentido em enviá-lo. A chave para a retenção da memória é a repetição. O ponto-chave de um e-mail profissional deve ser repetido em pelo menos três lugares diferentes, a linha do assunto, a primeira linha do corpo do e-mail e a conclusão . Além de ajudar o leitor a lembrar o ponto-chave, isso ajuda a manter o ponto-chave à vista, não importa se o destinatário está olhando para sua caixa de entrada ou se rolou para cima ou para baixo no e-mail.

Como redigir a melhor aprovação para seu modelo de e-mail profissional

As aprovações podem ser automatizadas ou personalizadas, e cada abordagem tem suas próprias vantagens e desvantagens:

Sign-off automatizado	Sign-off personalizado
Benefícios	Benefícios
Tempo eficiente	Um maior nível de personalização
Mais fácil de seguir a política da empresa	Menos provável de se parecer com spam
Inconvenientes	Inconvenientes
Pode parecer impessoal para o destinatário	Requer mais tempo
Oferece menos opções de personalização	Pode até ser muito informal ou conter erros de digitação

Após o corpo principal do seu e-mail, é uma boa ideia acrescentar uma linha de gentilezas para deixar uma boa impressão. Esteja você solicitando ou instruindo o destinatário a realizar uma ação específica, um encerramento cordial pode deixar uma associação positiva com a tarefa em questão. Algo como 'muito obrigado pelo seu tempo' é uma opção clássica que nunca sai de moda. 'Obrigado e deixe-me saber se houver algo mais que eu possa fazer por você' é outra opção sólida. Outras ótimas aprovações incluem:

• Eu sei que você está ocupado e agradeço sua ajuda com isso

• Espero que você encontre algum tempo em sua agenda para uma reunião

• Estou ansioso para falar com você em breve

• Eu espero que isso ajude

• Avise-me se tiver alguma dúvida

• Obrigado pela sua consideração

• Obrigado por todo o seu trabalho árduo

Bonecas russas: use um modelo de assinatura de e-mail em seu modelo de e-mail profissional

Nenhum e-mail profissional deve ter uma assinatura bem projetada. Se ainda não o fez, verifique o guia do Anyleads para criar um modelo de assinatura de e-mail excelente. Isso mesmo. Você deve ter um modelo de assinatura de e-mail personalizável que pode ser personalizado e inserido em todos os seus modelos de e-mail profissionais.

Mais do que qualquer outra parte do seu modelo de email, a assinatura representa você, sua empresa e a imagem de sua marca. O guia vinculado acima é altamente recomendado, mas em resumo, existem algumas regras a seguir.

1. Inclua seu nome, cargo, empresa e o URL da empresa

2. Use uma foto colorida profissional e envolvente

3. Adicione alguns links para suas contas profissionais de mídia social

4. Mantenha a simplicidade, tente não ultrapassar as quatro linhas

5. Faça uso moderado de cores, fontes, divisórias e outros recursos de design

6. Inclua uma frase de chamariz ou ícones de prêmios, se apropriado.

As empresas podem ter diretrizes sobre como redigir um modelo de assinatura de e-mail. Pode haver diretrizes de marca ou informações legais que devem ser incluídas. Você não precisa incluir seu endereço de e-mail na assinatura, pois ele invariavelmente vem com o e-mail.

Separar sua assinatura do modelo de assinatura torna mais fácil personalizar sua assinatura para um determinado destinatário. Os modelos de assinatura também podem ser ajustados para se adequarem a diferentes finalidades de e-mail.

Dicas e melhores práticas

A regra de ouro é que quanto mais personalização melhor. Novamente, você deve equilibrar seu tom aqui. Os destinatários serão desligados se parecer que um e-mail foi enviado a milhões de outras pessoas. Ao mesmo tempo, se você parecer excessivamente familiar e jovial, pode ser realmente desagradável. Isso é especialmente verdade se você fizer um discurso de vendas no final ou disser que sua hipoteca foi executada.

Nada deve distrair o leitor de sua mensagem, do conteúdo do e-mail. Erros de ortografia, gramática, tom ou formatação custarão respeito a você. O mesmo pode ser dito para usar all-caps, textpeak como lol ou emojis.

Já é ruim o suficiente quando um erro de digitação passa em um único e-mail, imagine como você se sentiria se um erro de digitação em seu modelo de e-mail profissional chegasse a dezenas, senão milhares de destinatários. Não há desculpa para não usar o corretor ortográfico e gramatical em tempo real, mesmo no seu telefone.

Fonte da imagem: mailgun

No entanto, edite e revise cuidadosamente, o software não irá necessariamente capturar diferenças como aquelas entre 'lá', 'eles' e 'deles'. O ideal é fazer uma pausa, tomar um café, limpar a cabeça e revisar seu modelo de e-mail profissional com novos olhos antes de clicar no botão enviar.

Este é o momento em que você desejará pensar sobre os anexos. Um modelo de email profissional pode vir com um anexo padrão. Mais uma vez, você nunca mais vai querer ser o único a enviar dezenas ou milhares de e-mails "com desculpas, o anexo destinado ao e-mail anterior pode ser encontrado aqui".

Se você estiver projetando ou selecionando um modelo de email profissional que usa formatação HTML, é absolutamente crítico que seu modelo seja projetado para ter uma boa aparência em plataformas móveis. O Smart Insights observa que cerca de metade de todos os e-mails comerciais são abertos em tablets ou smartphones. O HTML projetado apenas para ter uma boa aparência em um navegador padrão será parecido com o café da manhã de um cachorro no celular ou a escrita será muito pequena para ser lida confortavelmente.

Crie modelos de e-mail excelentes com Anyleads

Se você deseja projetar e editar seus próprios modelos de e-mail profissionais, mas não sabe por onde começar, o Anyleads ajuda você com seu editor de modelos de e-mail. Possui macros personalizadas que funcionam com HTML ou texto simples.

Você pode adicionar suas macros personalizadas para personalizar o assunto e o conteúdo de seus e-mails. Você pode configurá-lo para receber estatísticas sobre quais modelos foram mais eficazes para suas campanhas de marketing por e-mail ou outros fins.

Exemplos de fantásticos modelos de e-mail profissional

Este é um exemplo elegantemente simples de um modelo de email somente texto simples da Teoria da Produtividade. A concisão com que é composta é algo belo. O caso de uso para este modelo é quando você recebe um e-mail confuso e confuso de um cliente e não tem ideia do que ele deseja. Todos nós já passamos por isso.

Este modelo assume um certo nível de familiaridade abrindo com 'Olá' em vez de 'Caro'. Observe como as variáveis ​​são separadas usando colchetes. Editores de modelos como o Anyleads podem tornar o preenchimento desses itens rápido e fácil. Execute-o no editor, coloque um bom modelo de assinatura de e-mail nesse bad boy e você estará pronto para começar.

Aqui está um ótimo exemplo de um modelo de boletim informativo de e-mail profissional usando HTML do mailshot. Observe como ele é formatado para se parecer com uma página da web, com um banner e uma barra lateral com links para o conteúdo. Os recursos de formatação e design, cores e cantos arredondados correspondem à marca.

Há um link astuto à esquerda que convida os destinatários a encaminhar a newsletter para seus amigos e aumentar o número de assinantes. O conteúdo principal, os dois artigos exibidos, dão ao leitor apenas o suficiente para despertar sua curiosidade e fazê-lo clicar. O link na parte superior é uma boa proteção contra falhas, dada a diversidade de dispositivos e aplicativos não padrão nos quais o e-mail pode ser lido.

Este é outro exemplo de modelo de e-mail de texto simples, desta vez desenvolvido por Entrepreneur.com para alcançar influenciadores. Você notará que o comprimento está certo nesse ponto ideal para e-mails profissionais de três parágrafos curtos mais uma assinatura. Como no exemplo acima, as variáveis ​​são separadas com colchetes para personalização automatizada com o editor de modelos do Anyleads.

Tags de variáveis ​​concisas como essas são mais fáceis de trabalhar. Use seu próprio critério para determinar se 'Oi' é uma saudação muito pouco profissional em um determinado contexto. Novamente, não se esqueça de adicionar uma assinatura a um modelo como este. Não tenha medo de usar um modelo de assinatura HTML com um modelo de e-mail de texto simples.

Finalmente, aqui está um ótimo exemplo de modelo de e-mail profissional da Sendinblue. Este é um modelo muito bem projetado com um esquema de cores atraente e texto atraente. Esta oferta de cupom tem tudo certo nos lugares certos. Você fica imediatamente impressionado com a oferta ousada de três palavras que ocupa um lugar de destaque no modelo.

Existem duas frases de chamariz bem colocadas e três motivos claros e concisos pelos quais o destinatário deve clicar. Todas essas informações importantes estão na frente e no centro e apoiadas por imagens.

Observe que, embora não se pareça com um e-mail tradicional, ele ainda tem uma assinatura. A assinatura inclui ícones de mídia social e informações de contato e jargão jurídico suficientes para fazer o trabalho sem atrapalhar. O link 'visualizar no navegador' na parte superior permite que o destinatário continue vasculhando sua caixa de entrada sem deixar que a oferta de cupom se perca e se esqueça.

Conclusão

Criar modelos de email profissionais não é tão complicado quanto pode parecer. A maioria das diretrizes listadas acima é baseada no bom senso. Obviamente, você deve usar seu próprio julgamento ao criar modelos de e-mail profissionais para os contextos que enfrenta. O editor de modelos do Anyleads é a ferramenta perfeita para ajudá-lo a começar . Lembre-se de que não importa qual seja o seu caso de uso, tente manter seu modelo conciso e não se esqueça de revisá-lo cuidadosamente.

O e-mail é a principal forma de comunicação empresarial e parece destinado a manter seu reinado por muito tempo. Dedicar algum tempo para dominar o design de modelos de e-mail profissionais economizará tempo a longo prazo e, se usado corretamente, ajudará a construir uma imagem de marca respeitada.