Профессиональные шаблоны электронной почты для привлечения потенциальных клиентов

Электронная почта - важнейшее средство общения деловых людей во всем мире. Электронная почта существует уже несколько десятилетий, но ее глобальное проникновение и уровень использования будут только расти. Если вы, как и большинство офисных работников, проводите около трети своего времени на работе, 28% времени, управляя электронной почтой. Это значительная часть вашей ежедневной продуктивности.

Профессиональные шаблоны электронной почты - отличный способ сократить это количество и более эффективно управлять общением. Большинство профессиональных писем, которые мы отправляем, преследуют одну из ограниченных целей. Вместо того, чтобы тратить время на создание нового сообщения каждый раз с нуля, профессиональные шаблоны электронной почты позволяют вставлять контекстно-зависимую информацию в заранее составленное стандартизованное сообщение. Преимущества экономии времени очевидны.

Профессиональные шаблоны электронной почты неоценимы как для внутреннего, так и для внешнего общения. Они сделают вашу жизнь намного проще, независимо от того, являетесь ли вы:

• Ищете новую работу,

• наем или увольнение,

• организация мероприятия,

• координация операций внутри вашей компании,

• работа с поставщиками, продажами или поддержкой клиентов

Профессиональные шаблоны электронной почты также являются бесценным инструментом для любой стратегии электронного маркетинга. Самые утилитарные шаблоны - это просто текстовые файлы с маркерами, в которые необходимо вводить персонализированную информацию.

Если вы имеете дело либо с потенциальными, либо с постоянными клиентами или клиентами, вам следует подумать о том, чтобы придать своим электронным письмам дополнительную популярность форматирования HTML. Это добавляет такие вещи, как цвет, фон, столбцы и изображения, чтобы придать вашим сообщениям дополнительную привлекательность. HTML может сделать ваши электронные письма похожими на маленькие веб-страницы, предназначенные для того, чтобы привлекать и направлять внимание ваших читателей именно туда, куда вы хотите.

Независимо от того, работаете ли вы с обычным текстом или с профессиональными шаблонами электронной почты HTML, есть несколько основных рекомендаций по составлению сообщений, которым вы должны следовать. Деловые электронные письма так же разнообразны, как и люди и компании, которые их отправляют, но всегда есть лучшие практики, которым нужно следовать. Не пропустите руководство Anyleads по специфике создания идеального шаблона электронного письма для продажи.

При подготовке профессионального шаблона электронного письма вы должны включить:

1. тема письма

2. подходящее и желательно индивидуальное приветствие

3. основной текст

4. подписание

5. подпись

Кроме того, не отправляйте профессиональные электронные письма с таких адресов, как [email protected]. В идеале используйте свое имя или инициалы, разделенные точкой, за которой следует доменное имя веб-сайта вашей компании. Он должен выглядеть примерно так: [email protected].

Тема письма

Тема письма должна быть краткой, но описательной . Единственное, что хуже, чем забыть включить тему, - это содержать одно слово или фразу, которые не дают читателю практически никакой информации, например, «Срочно», «Серьезная проблема», «Доброе утро» или «Ответьте». Если вы отправляете сообщение о крупном обновлении предложения SAAS, подумайте о чем-то вроде «Основное обновление для (данной услуги), действуйте сейчас». При выборе темы:

• Кратко опишите сообщение электронной почты

• Отражайте первую строку тела письма

• Используйте каждое главное слово с заглавной буквы, чтобы увеличить процент открытий

• Возбудить любопытство

• Быть уникальным

• Не используйте смайлики, текстовые сокращения, приветствия или восклицательные знаки.

Для получения более подробной информации ознакомьтесь с руководствами Anyleads о том, как составить лучшую строку темы холодного электронного письма и лучшую строку темы сетевого письма.

Лучшее вступительное приветствие для профессионального электронного письма

Ваше вступительное приветствие важно для того, чтобы избавить вашу электронную почту от спама. «Дорогая Джейн Доу!» По-прежнему является золотым стандартом для профессиональных поздравлений по электронной почте. Если вы не знаете имя получателя, сделайте все возможное, чтобы его найти.

Посетите веб-сайт их компании, обратитесь за помощью в свою сеть или позвоните администратору в их компании и спросите. Anyleads предлагает отличный инструмент для получения информации обо всех сотрудниках компании . Все, что вам нужно сделать, это ввести список доменных имен, и через несколько минут у вас будет файл Excel с 40 точками данных. Если вы не можете найти имя получателя, лучше всего указать «Уважаемый» и указать его должность.

Распространенная ошибка при открытии приветствия - это заглавный регистр, то есть заглавные буквы в каждом главном слове. Правильная форма - использовать регистр предложений, используя только первое слово и любые имена собственные. Обратите внимание, что название должности не является существительным собственным. Завершите все это двоеточием, а не запятой.

«Для кого это может касаться» - вариант, но звучит так деревянно, что глаза получателя, скорее всего, потускнеют. Если у вас практически нет информации о том, к кому вы обращаетесь, попробуйте простое «Приветствие» или «Доброе утро». Конечно, чем лучше вы знакомы с получателем или чем длиннее цепочка электронных писем, тем меньше вам нужно церемониться. Используйте здесь свой здравый смысл.

Рейтинг лучших электронных поздравлений:

1. Дорогая Джейн Доу:

2. Уважаемый мистер Смит:

3. Уважаемый менеджер по персоналу:

4. Привет: / Доброе утро:

5. Привет Клара:

Как составить основную часть вашего профессионального шаблона электронного письма

Существует бесчисленное множество вариантов использования в полном спектре деловых практик, которые гарантируют составление профессионального шаблона электронной почты. Тем не менее, все еще существуют ключевые рекомендации, которые помогут сделать основную часть вашего шаблона максимально эффективной и профессиональной.

Как отмечалось выше, краткость всегда является достоинством делового общения. Старайтесь, чтобы основной текст не превышал трех коротких абзацев. Деловое общение - это своего рода искусство. Помните, что вы общаетесь с людьми, и эмоции всегда играют роль в любом взаимодействии. Исследования показывают, что, как и в случае с первым впечатлением, у вашего электронного письма есть всего семь секунд, чтобы привлечь внимание получателя.

Опасность лаконичности заключается в том, что ваше сообщение может показаться резким и грубым. Получатели имеют тенденцию читать электронное письмо с более грубым тоном, что могло быть задумано. Написанное слово не сопровождается тонкостями тона, которые сопровождают устное слово. Помещение «пожалуйста» и «спасибо» в сообщение может на самом деле оттолкнуть вас, если это сообщение по-прежнему напористо или самонадеянно. «Пожалуйста, будьте за своим столом и будьте готовы к работе ровно в 9 утра» - не самое дипломатичное использование языка, даже если есть реальная проблема.

Добавление «пожалуйста» и «спасибо» - эффективный способ создать адекватный профессиональный тон. Если фраза «прибыть на встречу ровно в девять» звучит агрессивно, «пожалуйста, приходите на встречу ровно в девять» - кратко и вежливо. Управление тоном электронного письма за счет сокращения формальностей может оттолкнуть. Представьте, что в приведенном выше примере вы заменили «пожалуйста» на «Привет». Вместо того чтобы придать предложению теплый тон, оно прозвучало бы неискренне.

Распространенной проблемой в профессиональных письмах является использование слова «это» , например, «об этом нужно позаботиться как можно скорее». Хуже всего, когда подобные предложения появляются в начале электронного письма, а получатель остается в недоумении, о чем вы говорите. Может возникнуть соблазн использовать расплывчатые конструкции, подобные «этому», в профессиональных шаблонах электронной почты из-за их гибкости. Однако краткость не должна происходить в ущерб ясности.

Также можно тратить слова, заставляя себя звучать излишне почтительно. Часто, особенно при холодном письме, мы чувствуем неуверенность или дискомфорт, отправляя сообщение под рукой. Это не значит, что нам нужно это показывать. Вы хотите представить себя и свою компанию со скромной, но твердой уверенностью.

Таким образом, нет необходимости терять внимание получателя такими фразами, как «Я просто хотел сообщить вам» или «Я пишу, чтобы сказать вам». Эти фразы в основном относятся к электронным письмам от несовершеннолетних членов королевской семьи из Западной Африки, у которых возникают проблемы со снятием наличных. Использование таких фраз обычно мотивируется застенчивой застенчивостью, требующей внимания получателя. Будьте смелыми, избегайте ненужных ссылок на себя и сосредоточьтесь на рассматриваемом вопросе. В бизнесе, как и в жизни, спокойная уверенность вызывает уважение и интерес.

Более короткие и простые предложения привлекают внимание читателя с большей готовностью, чем длинные извилистые предложения . Основным виновником последнего является использование запятой. Это когда два полных предложения соединяются запятой, а не разделяются точкой. Возьмем, к примеру, «Пожалуйста, дважды проверьте платежные ведомости за март, я не уверен, что новые сотрудники еще в системе». Намного лучше променять эту запятую на какое-то время. На самом деле, не бойтесь использовать маркированные списки как способ донести сообщение ясным, привлекающим внимание образом.

Следует запомнить сообщение, которое вы пытаетесь передать в своем электронном письме. В противном случае смысла в его отправке нет. Ключ к сохранению памяти - это повторение. Ключевой момент профессионального электронного письма должен быть повторен как минимум в трех разных местах: в строке темы, первой строке тела письма и в заключении . Помимо помощи читателю в запоминании ключевого момента, это помогает держать ключевую точку в поле зрения, независимо от того, смотрит ли получатель в свой почтовый ящик или прокручивает письмо вверх или вниз.

Как написать лучшую подписку для профессионального шаблона электронного письма

Подписки могут быть автоматизированы или персонализированы, и каждый подход имеет свои преимущества и недостатки:

Автоматическая подписка	Персонализированная подписка
Преимущества	Преимущества
Эффективно по времени	Более высокий уровень персонализации
Легче придерживаться политики компании	Менее похоже на спам
Недостатки	Недостатки
Может казаться безличным для получателя	Требуется больше времени
Дает вам меньше возможностей настройки	Может быть даже слишком неформальным или содержать опечатки

После основной части электронного письма рекомендуется добавить ряд любезностей, чтобы оставить хорошее впечатление. Независимо от того, запрашиваете ли вы или инструктируете получателя выполнить определенное действие, сердечный ответ может оставить положительную ассоциацию с рассматриваемой задачей. Что-то вроде «большое спасибо за уделенное время» - классический вариант, который никогда не выходит из моды. «Спасибо и дайте мне знать, если я могу еще что-нибудь сделать для вас» - еще один надежный вариант. Другие отличные результаты включают в себя:

• Я знаю, что ты занят, и ценю твою помощь с этим

• Я надеюсь, ты найдешь в своем расписании время для встречи

• С нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время

• надеюсь, это поможет

• Дайте знать, если у вас появятся вопросы

• Спасибо за ваше внимание

• Спасибо за ваш тяжелый труд

Русские куклы: используйте шаблон электронной почты для подписи в своем профессиональном шаблоне электронной почты

Ни одна профессиональная электронная почта не должна быть без хорошо оформленной подписи. Если вы еще этого не сделали, ознакомьтесь с руководством Anyleads по созданию выдающегося шаблона подписи электронной почты. Верно. У вас должен быть настраиваемый шаблон подписи электронной почты, который вы настраиваете и вставляете во все свои профессиональные шаблоны электронной почты.

Подпись больше, чем любая другая часть вашего электронного письма, представляет вас, вашу компанию и ее имидж. Настоятельно рекомендуется руководство, указанное выше, но, вкратце, есть несколько практических правил, которым нужно следовать.

1. Укажите свое имя, должность, компанию и URL-адрес компании.

2. Сделайте профессиональный цветной снимок в голову

3. Добавьте ссылки на свои профессиональные учетные записи в социальных сетях.

4. Будьте проще, старайтесь не переходить более четырех строк

5. Сдержанно используйте цвета, шрифты, разделители и другие элементы дизайна.

6. Включите призыв к действию или значки наград, если это необходимо.

У компаний могут быть инструкции по составлению шаблона подписи электронной почты. Могут быть включены рекомендации по брендингу или юридическая информация. Вам не нужно включать свой адрес электронной почты в подпись, так как он всегда идет вместе с электронным письмом.

Отделение вашей подписи от вашего шаблона подписи упрощает персонализацию вашей подписи для конкретного получателя. Шаблоны подписей можно настроить для разных целей электронной почты.

Советы и лучшие практики

Золотое правило - чем больше персонализации, тем лучше. Опять же, здесь вы должны сбалансировать свой тон. Получатели отключатся, если электронное письмо будет выглядеть так, как будто оно было отправлено миллионам других людей. В то же время, если вы покажетесь слишком знакомым и веселым, это может оттолкнуть. Это особенно верно, если в конце вы резко подбросите коммерческое предложение или скажете им, что их ипотека была изъята.

Ничто не должно отвлекать читателя от вашего сообщения, от содержания письма. Ошибки в орфографии, грамматике, тоне или форматировании будут стоить вам уважения. То же самое можно сказать и об использовании заглавных букв, текстах, таких как лол или смайлики.

Достаточно плохо, когда опечатка проскальзывает в одноразовом электронном письме, представьте, как бы вы себя почувствовали, если бы опечатка в вашем профессиональном шаблоне электронного письма дошла до десятков, если не тысяч получателей. Нет оправдания, чтобы не использовать средство проверки орфографии и грамматики в реальном времени, даже на вашем телефоне.

Источник изображения: mailgun

Однако редактируйте и корректируйте внимательно, программа не обязательно улавливает различия, подобные различиям между «там», «они» и «их». В идеале сделайте перерыв, выпейте кофе, прочистите голову и выровняйте свой профессиональный шаблон электронного письма свежим взглядом, прежде чем нажать кнопку отправки.

Пришло время подумать о привязанностях. Профессиональный шаблон электронного письма может иметь вложение по умолчанию. Еще раз, вы никогда не захотите рассылать десятки или тысячи писем «с извинениями, вложение, предназначенное для предыдущего письма, можно найти здесь».

Если вы разрабатываете или выбираете профессиональный шаблон электронной почты, в котором используется форматирование HTML, абсолютно необходимо, чтобы ваш шаблон хорошо смотрелся на мобильных платформах. Smart Insights отмечает, что около половины всех деловых писем открывается на планшетах или смартфонах. HTML, который разработан только для того, чтобы хорошо выглядеть в стандартном браузере, будет либо выглядеть как собачий завтрак на мобильном телефоне, либо текст будет слишком мелким, чтобы его было удобно читать.

Создавайте выдающиеся шаблоны писем с Anyleads

Если вы хотите создавать и редактировать свои собственные профессиональные шаблоны электронной почты, но не знаете, с чего начать, Anyleads предоставит вам свой редактор шаблонов электронной почты. В нем есть настраиваемые макросы, которые работают как с HTML, так и с обычным текстом.

Вы можете добавить свои собственные макросы, чтобы персонализировать тему и содержание ваших писем. Вы можете настроить его для получения статистики о том, какие шаблоны были наиболее эффективными для ваших маркетинговых кампаний по электронной почте или для других целей.

Примеры фантастических профессиональных шаблонов писем

Это элегантно простой пример простого текстового шаблона электронного письма от Productivity Theory. Лаконичность, с которой он составлен, прекрасна. Пример использования этого шаблона - когда вы получаете бессвязное, непонятное письмо от клиента, и вы не знаете, чего он хочет. Мы все были там.

Этот шаблон предполагает определенный уровень знакомства, открываясь со слов «Привет», а не «Уважаемый». Обратите внимание на то, как переменные разделяются квадратными скобками. Редакторы шаблонов, такие как Anyleads, могут быстро и легко заполнить их. Запустите его через редактор, накиньте хороший шаблон подписи электронной почты на этого плохого парня, и вы готовы к работе.

Вот отличный пример профессионального шаблона электронной рассылки с использованием HTML из mailshot. Обратите внимание, как он отформатирован, чтобы выглядеть как веб-страница с баннером и боковой панелью со ссылками на контент. Особенности форматирования и дизайна, цвета и закругленные углы соответствуют фирменному оформлению.

Слева есть хитрая ссылка, приглашающая получателей переслать рассылку своим друзьям и увеличить количество подписчиков. Основное содержание, показанные в двух статьях, дают читателю ровно столько, чтобы вызвать у него любопытство и побудить его перейти по ссылке. Ссылка вверху является хорошей защитой от сбоев, учитывая разнообразие нестандартных устройств и приложений, на которых можно читать электронную почту.

Это еще один пример шаблона электронного письма с открытым текстом, на этот раз разработанный Entrepreneur.com для связи с влиятельными лицами. Вы заметите, что длина идеально подходит для профессиональных писем, состоящих из трех коротких абзацев и подписи. Как и в приведенном выше примере, переменные выделяются квадратными скобками для автоматической настройки с помощью редактора шаблонов Anyleads.

С такими краткими тегами переменных легче работать. На свое усмотрение определите, не является ли приветствие «Привет» слишком непрофессиональным в данном контексте. Опять же, не забудьте добавить подпись к такому шаблону. Не бойтесь использовать шаблон подписи HTML с шаблоном электронного письма с открытым текстом.

Наконец, вот отличный пример шаблона электронного письма о профессии от Sendinblue. Это очень красиво оформленный шаблон с привлекательной цветовой схемой и привлекательным текстом. В этом купонном предложении есть все, что нужно, во всех нужных местах. Вы сразу же будете поражены смелым предложением из трех слов, которое занимает почетное место в шаблоне.

Есть два хорошо продуманных призыва к действию и три четких и кратких причины, по которым получатель должен щелкнуть. Вся эта ключевая информация находится в центре внимания и подкреплена изображениями.

Обратите внимание, что хотя это не похоже на традиционное электронное письмо, у него все же есть подпись. Подпись включает в себя значки социальных сетей и достаточно контактной информации и юридического жаргона, чтобы выполнять работу, не мешая. Ссылка «Просмотр в браузере» вверху позволяет получателю продолжить рыться в своем почтовом ящике, не позволяя купону потеряться и забыть.

Заключение

Создание профессиональных шаблонов электронной почты не так сложно, как может показаться. Большинство рекомендаций, перечисленных выше, основаны на здравом смысле. Конечно, вы должны руководствоваться своим собственным суждением при создании профессиональных шаблонов электронной почты для контекста, с которым вы сталкиваетесь. Редактор шаблонов Anyleads - идеальный инструмент, который поможет вам начать работу . Помните, что независимо от того, какой у вас вариант использования, старайтесь, чтобы ваш шаблон был кратким и не забывайте тщательно вычитывать его.

Электронная почта является основной формой делового общения и, похоже, сохранит свое господство еще долгое время. Потратив время на освоение дизайна профессиональных шаблонов электронной почты, вы сэкономите время в долгосрочной перспективе и, при правильном использовании, поможете создать имидж уважаемого бренда.