Modelli di email professionali per la generazione di lead

La posta elettronica è il mezzo di comunicazione più importante per gli uomini d'affari di tutto il mondo. L'e-mail esiste da decenni, ma la sua penetrazione globale e i tassi di utilizzo sono destinati ad aumentare. Se sei come la maggior parte degli impiegati, trascorri circa un terzo del tuo tempo al lavoro, il 28% di esso, gestendo le email. Questa è una parte considerevole della tua produttività quotidiana.

I modelli di email professionali sono un ottimo modo per ridurre questo problema e gestire la comunicazione in modo più efficiente. La maggior parte delle e-mail professionali che inviamo condivide uno di un numero limitato di scopi. Invece di perdere tempo a comporre ogni volta un nuovo messaggio da zero, i modelli di email professionali ti consentono di inserire informazioni specifiche del contesto in un messaggio precomposto e standardizzato. I vantaggi del risparmio di tempo sono evidenti.

I modelli di email professionali sono preziosi sia per la comunicazione interna che esterna. Ti semplificheranno la vita, che tu sia:

• Alla ricerca di un nuovo lavoro,

• assumere o licenziare,

• organizzare un evento,

• coordinare le operazioni all'interno della vostra azienda,

• trattare con fornitori, vendite o assistenza clienti

I modelli di email professionali sono anche uno strumento prezioso per qualsiasi strategia di email marketing. I modelli più utilitaristici sono semplicemente file di testo con marcatori in cui devono essere inserite informazioni personalizzate.

Se hai a che fare con clienti o clienti potenziali o consolidati, dovresti considerare di dare alle tue e-mail il tocco in più della formattazione HTML. Questo aggiunge cose come colore, sfondi, colonne e immagini per dare ai tuoi messaggi un tocco in più. L'HTML può rendere le tue e-mail simili a piccole pagine web progettate per catturare e indirizzare l'attenzione dei tuoi lettori proprio dove vuoi.

Che tu stia lavorando con modelli di email professionali in testo normale o HTML, ci sono alcune linee guida di base per la composizione dei messaggi che dovresti seguire. Le e-mail aziendali sono varie quanto le persone e le aziende che le inviano, ma ci sono sempre le migliori pratiche da seguire. Non perdere la guida di Anyleads alle specifiche per creare il modello di email di vendita ideale.

Quando prepari un modello di email professionale, devi includere:

1. una riga dell'oggetto

2. un saluto appropriato e preferibilmente personalizzato

3. un corpo di testo

4. una firma

5. una firma

Inoltre, non inviare e-mail professionali da un indirizzo come [email protected]. Idealmente, usa il tuo nome o le tue iniziali separate da un punto seguito dal nome di dominio del tuo sito web aziendale. Dovrebbe assomigliare a [email protected].

La riga dell'oggetto

La riga dell'oggetto deve essere concisa ma descrittiva . L'unica cosa peggiore che dimenticare di includere una riga dell'oggetto è contenere una singola parola o frase che fornisce al lettore poche o nessuna informazione, ad esempio "Urgente", "Problema importante", "Buongiorno" o "Rispondi per favore". Se stai inviando un messaggio su un importante aggiornamento di un'offerta SAAS, prendi in considerazione qualcosa come "Aggiornamento principale per (servizio fornito), agisci ora". Quando si sceglie una riga dell'oggetto:

• Riassumi concisamente il messaggio dell'email

• Rifletti la prima riga del corpo dell'email

• Metti in maiuscolo ogni parola principale per aumentare il tuo tasso di apertura

• Incita la curiosità

• Essere unico

• Non utilizzare emoji, abbreviazioni di messaggi di testo, saluti o punti esclamativi

Per informazioni più approfondite, consulta le guide di Anyleads su come comporre la migliore riga dell'oggetto dell'e-mail fredda e la migliore riga dell'oggetto dell'e-mail di rete.

Fare il miglior saluto di apertura per un modello di email professionale

Il tuo saluto di apertura è importante per negare qualsiasi sensazione di spam alla tua email. "Cara Jane Doe:" è ancora il gold standard per i saluti e-mail professionali. Se non conosci il nome del destinatario, fai tutto il possibile per trovarlo.

Controlla il sito web della loro azienda, chiedi aiuto attraverso la tua rete o chiama l'addetto alla reception della loro azienda e chiedi. Anyleads offre uno strumento elegante per recuperare informazioni su tutti i dipendenti di un'azienda . Tutto quello che fai è inserire un elenco di nomi di dominio e in pochi minuti avrai un file Excel con 40 punti dati. Se non riesci a trovare il nome del destinatario, la cosa migliore da fare è scegliere Dear seguito dal titolo della posizione.

Un errore comune nell'aprire i saluti è il caso del titolo, che significa mettere in maiuscolo ogni parola principale. La forma corretta è usare il caso della frase, capitalizzando solo la prima parola e gli eventuali nomi propri. Nota che un titolo di posizione non è un nome proprio. Completa il tutto con due punti anziché una virgola.

"A chi può interessare" è un'opzione, ma suona così legnoso che probabilmente farà vitrere gli occhi del destinatario. Se sei bloccato con quasi nessuna informazione su chi ti stai rivolgendo, prova un semplice "Saluti" o "Buongiorno". Naturalmente, più familiarità con il destinatario o più lunga è la catena di posta elettronica, meno è necessario fare cerimonie. Usa il tuo buon senso qui.

I migliori saluti e-mail classificati:

1. Cara Jane Doe:

2. Egregio Signor Smith:

3. Gentile responsabile delle risorse umane:

4. Saluti:/Buongiorno:

5. ciao Chiara:

Come comporre il corpo principale del tuo modello di email professionale

Esistono innumerevoli casi d'uso nell'intero spettro delle pratiche aziendali che garantiscono la composizione di un modello di email professionale. Tuttavia, ci sono ancora linee guida chiave per rendere il corpo principale del tuo modello il più efficace e professionale possibile.

Come notato sopra, la concisione è sempre una virtù nella comunicazione aziendale. Cerca di ridurre al massimo il corpo principale del testo a tre brevi paragrafi. La comunicazione aziendale è una sorta di forma d'arte. Ricorda che stai comunicando con gli esseri umani e le emozioni giocano sempre un ruolo in qualsiasi interazione. Gli studi dimostrano che, proprio come per la prima impressione, la tua email ha solo sette secondi per attirare l'attenzione del destinatario.

Il pericolo della concisione è che il tuo messaggio può sembrare brusco e maleducato. I destinatari hanno la tendenza a leggere un'e-mail con un tono più grossolano che potrebbe essere stato previsto. La parola scritta non è accompagnata dalle sottigliezze di tono che accompagnano la parola parlata. Mettere per favore e grazie in un messaggio può effettivamente renderlo più scoraggiante se quel messaggio è ancora invadente o presuntuoso. "Per favore, sii alla tua scrivania e pronto a lavorare entro le 9 in punto" non è l'uso più diplomatico del linguaggio, anche se c'è un problema reale.

Aggiungere per favore e grazie è un modo efficace per creare un tono adeguato e professionale. Laddove "arrivare alla riunione entro le nove in punto" suona aggressivo, "per favore, arriva alla riunione entro le nove in punto" è conciso ed educato. Gestire il tono di un'e-mail riducendo la formalità può essere scoraggiante. Immagina di sostituire "per favore" nell'esempio sopra con "Ciao". Invece di dare alla frase un tono cordiale, suonerebbe ipocrita.

Un problema comune nelle e-mail professionali è l'uso della parola "questo" , ad esempio "questo deve essere risolto il prima possibile". Il peggio è quando frasi come questa arrivano all'inizio dell'e-mail e il destinatario si chiede di cosa stai parlando. Può essere allettante utilizzare costruzioni vaghe come "questo" nei modelli di email professionali grazie alla loro flessibilità. Tuttavia, la concisione non dovrebbe andare a scapito della chiarezza.

È anche possibile sprecare parole facendoti sembrare eccessivamente deferente. Ci sono molte volte, specialmente quando si inviano e-mail a freddo, che ci sentiamo insicuri o a disagio nell'inviare il messaggio a portata di mano. Ciò non significa che dobbiamo mostrarlo. Vuoi rappresentare te stesso e la tua azienda con un'aria di fiducia modesta ma solida.

Pertanto, non è necessario perdere l'attenzione del destinatario con frasi come "Volevo solo farti sapere" o "Sto scrivendo per dirti". Queste frasi appartengono principalmente alle e-mail di reali minori dell'Africa occidentale con problemi di prelievo di contanti. L'uso di tali frasi è solitamente motivato da una timidezza consapevole di chiedere l'attenzione del destinatario.Sii audace, evita inutili autoriferimenti e concentrati sull'argomento in questione.Nel lavoro come nella vita, la calma fiducia attira rispetto e interesse.

Frasi più brevi e più semplici cattureranno l'attenzione del lettore più facilmente di quelle lunghe e tortuose . Uno dei principali colpevoli nella formazione di quest'ultimo è l'uso della giunzione a virgola. Questo è quando due frasi complete sono unite con una virgola anziché separate da un punto. Prendiamo, ad esempio, "Si prega di ricontrollare i libri paga per marzo, non sono sicuro che i nuovi dipendenti siano ancora nel sistema". È molto meglio scambiare quella virgola per un periodo. In effetti, non aver paura di usare i punti elenco come un modo per trasmettere il messaggio in modo chiaro e che attiri l'attenzione.

Vale la pena ricordare il messaggio che stai cercando di trasmettere nella tua e-mail. Altrimenti, ha poco senso inviarlo. La chiave per la conservazione della memoria è la ripetizione. Il punto chiave di un'email professionale dovrebbe essere ripetuto in almeno tre punti diversi, la riga dell'oggetto, la prima riga del corpo dell'email e la conclusione . Oltre ad aiutare il lettore a ricordare il punto chiave, questo aiuta a mantenere il punto chiave in vista, indipendentemente dal fatto che il destinatario stia guardando la sua casella di posta o abbia fatto scorrere l'e-mail all'inizio o alla fine.

Come scrivere la migliore firma per il tuo modello di email professionale

Le firme possono essere automatizzate o personalizzate e ogni approccio ha i suoi vantaggi e svantaggi:

Approvazione automatizzata	Firma personalizzata
Benefici	Benefici
Efficiente in termini di tempo	Un maggiore livello di personalizzazione
Più facile aderire alla politica aziendale	È meno probabile che assomigli allo spam
Svantaggi	Svantaggi
Può sembrare impersonale per il destinatario	Richiede più tempo
Offre meno opzioni di personalizzazione	Potrebbe anche essere troppo informale o contenere errori di battitura

Dopo il corpo principale della tua email, è una buona idea inserire una linea di convenevoli per lasciare una buona impressione. Sia che tu chieda o ordini al destinatario di eseguire una determinata azione, un cordiale consenso può lasciare un'associazione positiva con l'attività in questione. Qualcosa come "grazie mille per il tuo tempo" è un'opzione classica che non passa mai di moda. "Grazie e fammi sapere se c'è qualcos'altro che posso fare per te" è un'altra opzione valida. Altre ottime firme includono:

• So che sei impegnato e apprezzo il tuo aiuto in questo

• Spero che tu possa trovare un po' di tempo nella tua agenda per un incontro

• Non vedo l'ora di parlare con te presto

• spero che questo possa essere d'aiuto

• Fatemi sapere se avete domande

• Grazie per la vostra considerazione

• Grazie per tutto il tuo duro lavoro

Bambole russe: usa un modello di firma e-mail nel tuo modello di e-mail professionale

Nessuna e-mail professionale dovrebbe essere priva di una firma ben progettata. Se non l'hai già fatto, dai un'occhiata alla guida di Anyleads per creare un modello di firma e-mail eccezionale. Giusto. Dovresti avere un modello di firma e-mail personalizzabile che personalizzi e inserisci in tutti i tuoi modelli di e-mail professionali.

Più di ogni altra parte del tuo modello di email, la firma rappresenta te, la tua azienda e la sua immagine di marca. La guida collegata sopra è altamente raccomandata, ma in breve, ci sono alcune regole empiriche da seguire.

1. Includi il tuo nome, posizione, azienda e l'URL dell'azienda

2. Usa una foto a colori professionale e accattivante

3. Inserisci alcuni link ai tuoi account di social media professionali

4. Sii semplice, cerca di non superare le quattro righe

5. Fai un uso sobrio di colori, caratteri, divisori e altre caratteristiche di design

6. Includere un invito all'azione o icone di premi, se appropriato.

Le aziende possono avere linee guida su come comporre un modello di firma e-mail. Potrebbero essere presenti linee guida di branding o informazioni legali che devono essere incluse. Non è necessario includere il tuo indirizzo e-mail nella firma poiché viene sempre fornito con l'e-mail.

Separare la firma dal modello di firma semplifica la personalizzazione della firma per un determinato destinatario. I modelli di firma possono essere modificati per adattarli anche a diversi scopi di posta elettronica.

Suggerimenti e buone pratiche

La regola d'oro è che più personalizzazione è meglio. Ancora una volta, devi bilanciare il tuo tono qui. I destinatari si disconnettono se un'e-mail sembra essere stata inviata a milioni di altre persone. Allo stesso tempo, se sembri troppo familiare e gioviale, può essere davvero scoraggiante. Questo è particolarmente vero se alla fine lanci in modo stridente un discorso di vendita o dici loro che il loro mutuo è stato precluso.

Niente dovrebbe distrarre il lettore dal tuo messaggio, dal contenuto dell'email. Errori di ortografia, grammatica, tono o formattazione ti costeranno rispetto. Lo stesso si può dire per l'utilizzo di tutte le maiuscole, textspeak come lol o emoji.

È già abbastanza grave quando un errore di battitura scivola in un'e-mail una tantum, immagina come ti sentiresti se un errore di battitura nel tuo modello di e-mail professionale arrivasse a dozzine se non a migliaia di destinatari. Non ci sono scuse per non utilizzare il correttore ortografico e grammaticale in tempo reale, anche sul telefono.

Fonte immagine: mailgun

Modifica e revisiona attentamente, tuttavia, il software non catturerà necessariamente differenze come quelle tra "là", "loro" e "loro". Idealmente, fai una pausa, prendi un caffè, schiarisci le idee e rileggi il tuo modello di email professionale con occhi nuovi prima di premere il pulsante di invio.

Questo è il momento in cui vorrai pensare agli attaccamenti. Un modello di email professionale può essere fornito con un allegato predefinito. Ancora una volta, non vorrai mai essere quello che invia dozzine o migliaia di "scusate, l'allegato previsto per l'e-mail precedente può essere trovato qui" e-mail.

Se stai progettando o selezionando un modello di email professionale che utilizza la formattazione HTML, è assolutamente fondamentale che il tuo modello sia progettato per avere un bell'aspetto sulle piattaforme mobili. Smart Insights rileva che circa la metà di tutte le e-mail aziendali viene aperta su tablet o smartphone. L'HTML progettato solo per avere un bell'aspetto su un browser standard sembrerà una colazione per cani su dispositivi mobili o la scrittura sarà troppo piccola per essere letta comodamente.

Crea fantastici modelli di email con Anyleads

Se vuoi progettare e modificare i tuoi modelli di email professionali ma non sai da dove cominciare, Anyleads ti ha coperto con il suo editor di modelli di email. Ha macro personalizzate che funzionano con HTML o testo normale.

Puoi aggiungere le tue macro personalizzate per personalizzare l'oggetto e il contenuto delle tue email. Puoi configurarlo per ricevere statistiche su quali modelli sono stati più efficaci per le tue campagne di email marketing o per altri scopi.

Esempi di fantastici modelli di email professionali

Questo è un esempio elegantemente semplice di un modello di email di solo testo da Productivity Theory. La concisione con cui è composto è una cosa di bellezza. Il caso d'uso di questo modello è quando ricevi un'e-mail sconclusionata e poco chiara da un cliente e non hai idea di cosa voglia. Ci siamo passati tutti.

Questo modello presuppone un certo livello di familiarità aprendosi con "Ciao" anziché "Caro". Nota come le variabili sono separate usando le parentesi quadre. Gli editor di modelli come Anyleads possono renderli facili e veloci da riempire. Eseguilo attraverso l'editor, schiaffeggia un buon modello di firma e-mail su questo ragazzaccio e sei pronto per partire.

Ecco un ottimo esempio di un modello di newsletter e-mail professionale che utilizza HTML da mailshot. Nota come è formattato per assomigliare a una pagina web, con un banner e una barra laterale con collegamenti ai contenuti. Le caratteristiche di formattazione e design, i colori e gli angoli arrotondati corrispondono al marchio.

C'è un astuto link sulla sinistra che invita i destinatari a inoltrare la newsletter ai propri amici e ad aumentare il numero di iscritti. Il contenuto principale, i due articoli che mostrano, danno al lettore quel tanto che basta per suscitare la sua curiosità e convincerlo a fare clic. Il collegamento nella parte superiore è un buon sistema di sicurezza data la diversità di dispositivi e app non standard su cui è possibile leggere l'e-mail.

Questo è un altro esempio di un modello di email di testo normale, questa volta progettato da Entrepreneur.com per raggiungere gli influencer. Noterai che la lunghezza è giusta in quel punto debole per le e-mail professionali di tre brevi paragrafi più una firma. Come nell'esempio sopra, le variabili sono separate da parentesi quadre per la personalizzazione automatizzata con l'editor di modelli di Anyleads.

È più facile lavorare con tag variabili concisi come questi. Usa la tua discrezione per determinare se "Ciao" è un saluto troppo poco professionale in un determinato contesto. Ancora una volta, non dimenticare di aggiungere una firma a un modello come questo. Non aver paura di utilizzare un modello di firma HTML con un modello di email in testo normale.

Infine, ecco un ottimo esempio di modello di email professionale di Sendinblue. Questo è un modello molto ben progettato con una combinazione di colori accattivante e un testo accattivante. Questa offerta di coupon ha tutte le cose giuste in tutti i posti giusti. Rimani immediatamente colpito dall'audace offerta di tre parole che occupa un posto d'onore nel modello.

Ci sono due inviti all'azione ben posizionati e tre motivi chiari e concisi su cui il destinatario dovrebbe fare clic. Tutte queste informazioni chiave sono in primo piano e al centro e supportate da immagini.

Nota che sebbene non assomigli a un'e-mail tradizionale, ha ancora una firma. La firma include le icone dei social media e le informazioni di contatto e il gergo legale sufficienti per svolgere il lavoro senza intralciare. Il link "visualizza nel browser" in alto consente al destinatario di continuare a rovistare nella sua casella di posta senza lasciare che l'offerta del coupon vada persa e dimenticata.

Conclusione

Creare modelli di email professionali non è così complicato come potrebbe sembrare. La maggior parte delle linee guida sopra elencate si basa sul buon senso. Ovviamente, dovresti usare il tuo giudizio quando crei modelli di email professionali per i contesti che affronti. L'editor di modelli di Anyleads è lo strumento perfetto per aiutarti a iniziare . Ricorda che non importa quale sia il tuo caso d'uso, cerca di mantenere il tuo modello conciso e non dimenticare di rileggerlo attentamente.

L'e-mail è la principale forma di comunicazione aziendale e sembra destinata a mantenere il suo regno per molto tempo a venire. Prendersi del tempo per padroneggiare la progettazione di modelli di email professionali ti farà risparmiare tempo a lungo termine e, se usato correttamente, ti aiuterà a costruire un'immagine di marca rispettata.