Plantillas de correo electrónico profesionales para la generación de clientes potenciales

El correo electrónico es el medio de comunicación más importante para los empresarios de todo el mundo. El correo electrónico ha existido durante décadas, pero su penetración global y las tasas de uso solo aumentarán. Si usted es como la mayoría de los trabajadores de oficina, pasa aproximadamente un tercio de su tiempo en el trabajo, el 28%, administrando correos electrónicos. Esa es una proporción considerable de su productividad diaria.

Las plantillas de correo electrónico profesionales son una excelente manera de reducir eso y administrar la comunicación de manera más eficiente. La mayoría de los correos electrónicos profesionales que enviamos comparten uno de un número limitado de propósitos. En lugar de perder el tiempo redactando un mensaje nuevo desde cero cada vez, las plantillas de correo electrónico profesionales le permiten incorporar información específica del contexto en un mensaje estandarizado y precompuesto. Los beneficios de ahorro de tiempo son evidentes.

Las plantillas de correo electrónico profesionales son invaluables tanto para la comunicación interna como externa. Te harán la vida mucho más fácil, ya seas:

• buscando un nuevo trabajo,

• contratación o despido,

• organizar un evento,

• coordinar las operaciones dentro de su empresa,

• tratar con proveedores, ventas o atención al cliente

Las plantillas de correo electrónico profesionales también son una herramienta invaluable para cualquier estrategia de marketing por correo electrónico. Las plantillas más utilitarias son simplemente archivos de texto con marcadores donde se debe ingresar información personalizada.

Si está tratando con clientes o clientes potenciales o establecidos, debería considerar darle a sus correos electrónicos el toque extra del formato HTML. Esto agrega cosas como color, fondos, columnas e imágenes para darle a sus mensajes un toque extra. HTML puede hacer que sus correos electrónicos se parezcan a pequeñas páginas web diseñadas para captar y dirigir la atención de sus lectores justo donde la desee.

Ya sea que esté trabajando con plantillas de correo electrónico profesionales de texto sin formato o HTML, existen algunas pautas básicas para redactar mensajes que debe seguir. Los correos electrónicos comerciales son tan variados como las personas y empresas que los envían, pero siempre hay mejores prácticas a seguir. No se pierda la guía de Anyleads sobre los detalles específicos para crear la plantilla de correo electrónico de ventas ideal.

Al preparar una plantilla de correo electrónico profesional, debe incluir:

1. una línea de asunto

2. un saludo adecuado y preferiblemente personalizado

3. un cuerpo de texto

4. una firma

5. una firma

Además, no envíe correos electrónicos profesionales desde una dirección como [email protected]. Idealmente, use su nombre o iniciales separados por un punto seguido del nombre de dominio del sitio web de su empresa. Debería verse como [email protected].

La línea de asunto

La línea de asunto debe ser concisa pero descriptiva . Lo único peor que olvidarse de incluir una línea de asunto es que contenga una sola palabra o frase que le brinde al lector poca o ninguna información, por ejemplo, "Urgente", "Problema importante", "Buenos días" o "Por favor, responda". Si está enviando un mensaje sobre una actualización importante de una oferta de SAAS, considere algo como "Actualización importante para (servicio dado), actúe ahora". Al elegir una línea de asunto:

• Resume de forma concisa el mensaje del correo electrónico

• Refleja la primera línea del cuerpo del correo electrónico

• Capitalice cada palabra importante para aumentar su tasa de apertura

• Incitar la curiosidad

• Ser único

• No utilices emojis, abreviaturas de mensajes de texto, saludos ni signos de exclamación.

Para obtener información más detallada, consulte las guías de Anyleads sobre cómo redactar la mejor línea de asunto de correo electrónico frío y la mejor línea de asunto de correo electrónico de red.

Hacer el mejor saludo de apertura para una plantilla de correo electrónico profesional

Su saludo de apertura es importante para eliminar cualquier sentimiento de spam en su correo electrónico. 'Estimada Jane Doe:' sigue siendo el estándar de oro para los saludos profesionales por correo electrónico. Si no conoce el nombre de su destinatario, haga todo lo posible para encontrarlo.

Consulte el sitio web de su empresa, busque ayuda a través de su red o llame a la recepcionista de su empresa y pregunte. Anyleads ofrece una herramienta ingeniosa para recuperar información sobre todos los empleados de una empresa . Todo lo que hace es ingresar una lista de nombres de dominio y en unos minutos, tendrá un archivo de Excel con 40 puntos de datos. Si no puede encontrar el nombre de su destinatario, lo mejor que puede hacer es ir con Estimado seguido del título de su puesto.

Un error común al abrir los saludos es ir con el título, es decir, poner en mayúscula cada palabra importante. La forma correcta es usar mayúsculas y minúsculas, en mayúsculas solo la primera palabra y los nombres propios. Tenga en cuenta que el título de un puesto no es un nombre propio. Redondea todo con dos puntos en lugar de una coma.

"A quien corresponda" es una opción, pero suena tan rígido que probablemente hará que los ojos del destinatario se pongan vidriosos. Si no tiene casi ninguna información sobre a quién se dirige, pruebe con un simple "Saludos" o "Buenos días". Por supuesto, cuanto más familiarizado esté con el destinatario, o cuanto más dure la cadena de correo electrónico, menos tendrá que pararse en la ceremonia. Use su sentido común aquí.

Los mejores saludos por correo electrónico clasificados:

1. Estimada Jane Doe:

2. Querido señor Smith:

3. Estimado gerente de recursos humanos:

4. Saludos: / Buenos dias:

5. Hola Clara:

Cómo componer el cuerpo principal de su plantilla de correo electrónico profesional

Hay innumerables casos de uso en todo el espectro de prácticas comerciales que garantizan la composición de una plantilla de correo electrónico profesional. Sin embargo, todavía existen pautas clave para hacer que el cuerpo principal de su plantilla sea lo más efectivo y profesional posible.

Como se señaló anteriormente, la concisión es siempre una virtud en la comunicación empresarial. Trate de reducir el cuerpo principal del texto a tres párrafos cortos como máximo. La comunicación empresarial es una especie de arte. Recuerde que se está comunicando con seres humanos y las emociones siempre juegan un papel en cualquier interacción. Los estudios demuestran que, al igual que con las primeras impresiones, su correo electrónico solo tiene siete segundos para captar la atención del destinatario.

El peligro de la concisión es que su mensaje puede parecer brusco y grosero. Los destinatarios tienden a leer un correo electrónico con un tono más grosero que podría haber sido el previsto. La palabra escrita no va acompañada de las sutilezas de tono que acompañan a la palabra hablada. Poner por favor y gracias en un mensaje puede hacerlo más desagradable si ese mensaje sigue siendo insistente o presuntuoso. "Por favor, esté en su escritorio y listo para trabajar a las 9 am en punto" no es el uso más diplomático del lenguaje, incluso si hay un problema real.

Agregar por favor y gracias es una forma eficaz de crear un tono profesional adecuado. Donde 'llegar a la reunión a las nueve en punto' suena agresivo, 'por favor llegue a la reunión a las nueve en punto' es conciso y educado. Gestionar el tono de un correo electrónico reduciendo la formalidad puede resultar desagradable. Imagine reemplazar "por favor" en el ejemplo anterior con "Hola". En lugar de darle un tono cordial a la frase, sonaría falsa.

Un problema común en los correos electrónicos profesionales es el uso de la palabra "esto" , por ejemplo, "esto debe solucionarse lo antes posible". Lo peor es cuando oraciones como esta aparecen al principio del correo electrónico y el destinatario se pregunta de qué estás hablando. Puede resultar tentador utilizar construcciones vagas como 'this' en plantillas de correo electrónico profesionales gracias a su flexibilidad. Sin embargo, la concisión no debe ir en detrimento de la claridad.

También es posible desperdiciar palabras haciéndote parecer excesivamente deferente. Hay muchas ocasiones, especialmente cuando enviamos correos electrónicos en frío, en las que nos sentimos inseguros o incómodos al enviar el mensaje que tenemos entre manos. Eso no significa que tengamos que demostrarlo. Quiere representarse a sí mismo y a su empresa con un aire de confianza modesto pero sólido.

Como tal, no hay necesidad de perder la atención de su destinatario con frases como "Solo quería avisarle" o "Le escribo para informarle". Estas frases pertenecen principalmente a correos electrónicos de miembros de la realeza menor de África Occidental con problemas de retiro de efectivo. El uso de este tipo de frases suele estar motivado por una timidez consciente de pedir la atención del destinatario. Sea audaz, evite la autorreferencia innecesaria y céntrese en el asunto en cuestión. Tanto en los negocios como en la vida, la confianza tranquila atrae respeto e interés.

Las oraciones más cortas y simples captarán la atención del lector con más facilidad que las largas y serpenteantes . Uno de los principales culpables de la formación de este último es el uso del empalme de coma. Esto es cuando dos oraciones completas se unen con una coma en lugar de estar separadas por un punto. Tomemos, por ejemplo, "Por favor, verifique las nóminas de marzo, no estoy seguro de que los nuevos empleados estén en el sistema todavía". Es mucho mejor intercambiar esa coma por un período. De hecho, no tenga miedo de usar viñetas como una forma de transmitir el mensaje de una manera clara y llamativa.

Vale la pena recordar el mensaje que está tratando de transmitir en su correo electrónico. De lo contrario, no tiene mucho sentido enviarlo. La clave para la retención de la memoria es la repetición. El punto clave de un correo electrónico profesional debe repetirse en al menos tres lugares diferentes, la línea de asunto, la primera línea del cuerpo del correo electrónico y la conclusión . Además de ayudar al lector a recordar el punto clave, esto ayuda a mantener el punto clave a la vista sin importar si el destinatario está mirando su bandeja de entrada o si se ha desplazado hacia la parte superior o inferior del correo electrónico.

Cómo escribir la mejor firma para su plantilla de correo electrónico profesional

Las aprobaciones pueden automatizarse o personalizarse, y cada enfoque tiene sus propios beneficios e inconvenientes:

Aprobación automatizada	Aprobación personalizada
Beneficios	Beneficios
Tiempo eficiente	Un mayor nivel de personalización
Más fácil de cumplir con la política de la empresa	Es menos probable que se parezca al spam
Inconvenientes	Inconvenientes
Puede sentirse impersonal para el destinatario.	Requiere más tiempo
Te da menos opciones de personalización	Incluso puede ser demasiado informal o contener errores tipográficos

Después del cuerpo principal de su correo electrónico, es una buena idea incluir una línea de cortesías para dejar una buena impresión. Ya sea que esté solicitando o instruyendo al destinatario que realice una acción en particular, una despedida cordial puede dejar una asociación positiva con la tarea en cuestión. Algo como 'muchas gracias por tu tiempo' es una opción clásica que nunca pasa de moda. 'Gracias y avíseme si hay algo más que pueda hacer por usted' es otra opción sólida. Otras buenas firmas incluyen:

• Sé que estás ocupado y agradezco tu ayuda con esto.

• Espero que puedas encontrar algo de tiempo en tu agenda para una reunión.

• Espero poder hablar contigo pronto

• espero que esto ayude

• Hazme saber si tienes alguna pregunta

• Gracias por su consideración

• Gracias por todo su arduo trabajo

Muñecas rusas: use una plantilla de firma de correo electrónico en su plantilla de correo electrónico profesional

Ningún correo electrónico profesional debe estar sin una firma bien diseñada. Si aún no lo ha hecho, consulte la guía de Anyleads para crear una plantilla de firma de correo electrónico excepcional. Eso es correcto. Debe tener una plantilla de firma de correo electrónico personalizable que personalice e inserte en todas sus plantillas de correo electrónico profesionales.

Más que cualquier otra parte de su plantilla de correo electrónico, la firma lo representa a usted, a su empresa y a su imagen de marca. La guía vinculada anteriormente es muy recomendable, pero en resumen, hay algunas reglas generales a seguir.

1. Incluya su nombre, cargo, empresa y la URL de la empresa.

2. Utilice un retrato en color profesional y atractivo

3. Agregue algunos enlaces a sus cuentas de redes sociales profesionales

4. Mantenlo simple, trata de no pasar de cuatro líneas

5. Haga un uso restringido del color, las fuentes, los separadores y otras características de diseño.

6. Incluya un llamado a la acción o íconos de premios si corresponde.

Las empresas pueden tener pautas sobre cómo redactar una plantilla de firma de correo electrónico. Puede haber pautas de marca o información legal que deba incluirse. No es necesario que incluya su dirección de correo electrónico en la firma, ya que invariablemente viene con el correo electrónico.

Separar su firma de su plantilla de firma facilita la personalización de su firma para un destinatario determinado. Las plantillas de firmas también se pueden modificar para que sean adecuadas con diferentes propósitos de correo electrónico.

Consejos y mejores prácticas

La regla de oro es que más personalización mejor. Nuevamente, debes equilibrar tu tono aquí. Los destinatarios se desconectarán si un correo electrónico parece haber sido enviado a millones de otras personas. Al mismo tiempo, si suena demasiado familiar y jovial, puede resultar realmente desagradable. Esto es especialmente cierto si arroja un argumento de venta discordante al final o les dice que su hipoteca ha sido ejecutada.

Nada debe distraer al lector de su mensaje, del contenido del correo electrónico. Los errores de ortografía, gramática, tono o formato le costarán respeto. Lo mismo puede decirse del uso de mayúsculas, el lenguaje de texto como lol o emojis.

Ya es bastante malo cuando un error tipográfico se desliza en un correo electrónico único, imagínese cómo se sentiría si un error tipográfico en su plantilla de correo electrónico profesional llegara a docenas, si no miles, de destinatarios. No hay excusa para no usar el corrector ortográfico y gramatical en tiempo real, incluso en su teléfono.

Fuente de la imagen: mailgun

Sin embargo, edite y revise con cuidado, el software no necesariamente detectará diferencias como las que existen entre 'allí', 'ellos' y 'sus'. Idealmente, tome un descanso, tome un café, aclare su mente y revise su plantilla de correo electrónico profesional con ojos frescos antes de presionar el botón de enviar.

Este es el momento en el que querrá pensar en los archivos adjuntos. Una plantilla de correo electrónico profesional puede venir con un archivo adjunto predeterminado. Una vez más, nunca querrás ser el que envíe docenas o miles de correos electrónicos "con disculpas, el archivo adjunto destinado al correo electrónico anterior se puede encontrar aquí".

Si está diseñando o seleccionando una plantilla de correo electrónico profesional que utiliza formato HTML, es absolutamente fundamental que su plantilla esté diseñada para verse bien en plataformas móviles. Smart Insights señala que aproximadamente la mitad de todos los correos electrónicos comerciales se abren en tabletas o teléfonos inteligentes. HTML que solo está diseñado para verse bien en un navegador estándar se verá como el desayuno de un perro en el móvil o la escritura será demasiado pequeña para leerla cómodamente.

Cree excelentes plantillas de correo electrónico con Anyleads

Si desea diseñar y editar sus propias plantillas de correo electrónico profesionales pero no sabe por dónde empezar, Anyleads lo tiene cubierto con su editor de plantillas de correo electrónico. Tiene macros personalizadas que funcionan con HTML o texto sin formato.

Puede agregar sus macros personalizadas para personalizar el asunto y el contenido de sus correos electrónicos. Puede configurarlo para recibir estadísticas sobre qué plantillas han sido más efectivas para sus campañas de marketing por correo electrónico u otros fines.

Ejemplos de fantásticas plantillas de correo electrónico profesionales

Este es un ejemplo elegantemente simple de una plantilla de correo electrónico de solo texto sin formato de Productivity Theory. La concisión con la que está compuesta es una cosa hermosa. El caso de uso de esta plantilla es cuando recibe un correo electrónico confuso y poco claro de un cliente y no tiene idea de lo que quiere. Todos hemos estado allí.

Esta plantilla asume un cierto nivel de familiaridad al abrirse con 'Hola' en lugar de 'Estimado'. Observe cómo las variables se separan mediante corchetes. Los editores de plantillas como Anyleads pueden hacer que completarlos sea rápido y fácil. Ejecútelo a través del editor, coloque una buena plantilla de firma de correo electrónico en este chico malo y estará listo para comenzar.

Este es un gran ejemplo de una plantilla de boletín de correo electrónico profesional que utiliza HTML de mailshot. Observe cómo está formateado para parecerse a una página web, con un banner y una barra lateral con enlaces al contenido. Las características de formato y diseño, los colores y las esquinas redondeadas coinciden con la marca.

Hay un enlace ingenioso a la izquierda que invita a los destinatarios a reenviar el boletín a sus amigos y aumentar el número de suscriptores. El contenido principal, los dos artículos que se muestran, le dan al lector lo suficiente para despertar su curiosidad y hacer que haga clic. El enlace en la parte superior es un buen dispositivo a prueba de fallas dada la diversidad de dispositivos y aplicaciones no estándar en los que se puede leer el correo electrónico.

Este es otro ejemplo de una plantilla de correo electrónico de texto sin formato, esta vez diseñada por Entrepreneur.com para llegar a personas influyentes. Notarás que la longitud está en ese punto ideal para correos electrónicos profesionales de tres párrafos cortos más una firma. Al igual que en el ejemplo anterior, las variables se separan con corchetes para una personalización automática con el editor de plantillas de Anyleads.

Es más fácil trabajar con etiquetas variables concisas como estas. Use su propia discreción para determinar si "Hola" es un saludo demasiado poco profesional en un contexto dado. Nuevamente, no olvide agregar una firma a una plantilla como esta. No tenga miedo de utilizar una plantilla de firma HTML con una plantilla de correo electrónico de texto sin formato.

Finalmente, aquí hay un gran ejemplo de una plantilla de correo electrónico profesional de Sendinblue. Esta es una plantilla muy bien diseñada con un esquema de colores atractivo y un texto llamativo. Esta oferta de cupón tiene todo lo necesario en todos los lugares adecuados. Inmediatamente le llama la atención la audaz oferta de tres palabras que ocupa un lugar destacado en la plantilla.

Hay dos llamadas a la acción bien ubicadas y tres razones claras y concisas por las que el destinatario debe hacer clic. Toda esta información clave está al frente y al centro y respaldada con imágenes.

Tenga en cuenta que aunque esto no se parece en nada a un correo electrónico tradicional, todavía tiene una firma. La firma incluye íconos de redes sociales y suficiente información de contacto y jerga legal para hacer el trabajo sin estorbar. El enlace 'ver en el navegador' en la parte superior permite al destinatario continuar buscando en su bandeja de entrada sin dejar que la oferta del cupón se pierda y se olvide.

Conclusión

Crear plantillas de correo electrónico profesionales no es tan complicado como parece. La mayoría de las pautas enumeradas anteriormente se basan en el sentido común. Por supuesto, debe usar su propio criterio al crear plantillas de correo electrónico profesionales para los contextos a los que se enfrenta. El editor de plantillas de Anyleads es la herramienta perfecta para ayudarlo a comenzar . Recuerde que no importa cuál sea su caso de uso, intente mantener su plantilla concisa y no olvide revisarla cuidadosamente.

El correo electrónico es la principal forma de comunicación empresarial y parece que va a mantener su reinado durante mucho tiempo. Tomarse el tiempo para dominar el diseño de plantillas de correo electrónico profesionales le ahorrará tiempo a largo plazo y, si se usa correctamente, lo ayudará a construir una imagen de marca respetada.