Yığın İşleme Nedir ve Daha Fazlasını Yapmak İçin Bunu Nasıl Kullanabilirim?

İş yerinde (ve kişisel yaşamınızda) üretkenlikle ilgileniyorsanız, büyük olasılıkla toplu işlemeyi duymuşsunuzdur. Gruplama, görevleri birlikte gruplandırma eylemidir, böylece farklı programlarda veya alanlarda yer alan görevler arasında geçiş yapmak yerine hepsini aynı anda yaparsınız.

Bunun kolay bir örneği, bir fotoğrafçının her birini ayrı ayrı düzenlemek ve yeniden boyutlandırmak yerine en son düğün fotoğraflarının tümünü bir kerede yeniden boyutlandırması olabilir. Çoğu durumda, benzer yapılacakları bir araya toplamak zaman ve enerji tasarrufu sağlar.

Gruplama birçok alanda kullanışlı olsa da, diğerlerinde de tükenmişliğe yol açabilir. Aşağıda, toplu işlemin daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabileceği bazı örnekler ve yardımcı olmadığı durumlarda, her seferinde tek bir şey yapmaya odaklanmanız gereken durumlar yer almaktadır.

Toplu İşleme Yararlı Olduğunda

Gruplamada daha verimli olmak için telefonunuzda, akıllı saatinizde veya çevrimiçi olarak bir zamanlayıcı ayarlamayı düşünün. Toplu görevleriniz için sahip olduğunuz süre için bir geri sayım ayarlayın. Gün içindeki tüm görevlerinizi toplamak ve düzenlemek için çevrimiçi bir görev yönetimi aracı kullanın.

Zamanınız konusunda makul olun: Bir geri sayım oluşturmadan önce görevlerin üzerinden gerçekten geçerken kendinize zaman ayırmanız yararlı olabilir. Bu şekilde ortalama ne kadar sürdüğünü bilirsiniz.

E-posta

Bu, çoğumuzu etkileyen en kullanışlı yığınlama alanıdır. E-postanızı günde birkaç kez kontrol etmek (veya tüm gün açık bırakmak ve her yeni e-posta aldığınızda bildirim almak) yerine, gelen kutunuzu tamamen gözden geçirmek için gün boyunca bir ila üç dönem seçin.

Gmail ve Gsuite'in bu konuda yardımcı olabilecek birkaç özelliği vardır (ayrıca Outlook ve Thunderbird gibi diğer e-posta programları). Tüm yeni e-postalarınızı bir tarafta görmek için bölünmüş bölme görünümünü kullanabilirsiniz. Ardından, birine tıkladığınızda, okuyabilmeniz için e-posta ekranın diğer tarafında açılır. Bu, başka bir e-postayı tıklatmak için gelen kutusuna geri dönmek için bir ekrandan ayrılmanız gerekmediğinden, e-postaları tek tek incelerken zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. Tüm yeni e-postaları yanıtlayın, arşivleyin veya silin.

İlgili: E-posta Yönetim Araçları: E-postada Daha İyi Olun

Etkili bir şekilde toplu e-posta için, mümkün olan her e-postayı gözden geçirin. Enerji veya zaman harcamak istemiyorsanız, e-postaları okumaktan veya yanıtlamaktan kaçınmayın veya ertelemeyin. Devam etmek ve bunu yapmak, zihinsel olarak yapılması gerekenleri temizleyecek ve beyninizi diğer görevler için serbest bırakacaktır.

Görüntü Oluşturma

Birkaç benzer görüntü oluşturuyorsanız, hepsini aynı anda yapmayı düşünün. Buna harika bir örnek, blog gönderileri veya sosyal medya görüntüleri için öne çıkan görsellerdir. Atanmış blog yazısı başlıklarına sahip bir editoryal takviminiz varsa, her yazı için öne çıkan resimleri önceden oluşturabilirsiniz, böylece yazar ve editör, yazı hazır olduğunda tasarımcının her bir resmi bitirmesini beklemek zorunda kalmaz. yayınlanan.

Sosyal medya görüntüleri için, metnin eklenebileceği boş bir şablon kullanın veya görüntüdeki arka planı ve metni değiştirmeyi kolaylaştıran bir yerleşim düzenine sahip olun. Şirketimin Instagram hesabı için Pablo by Buffer grafik düzenleyicide bir şablon kullanıyoruz ve ardından aynı anda bir sürü resim oluşturuyoruz:

Logonuzu ayarlayabilirsiniz ve her yeni resimde aynı yerde görünecektir. Ardından, arka plan için stok görüntüleri arasından seçim yapabilirsiniz. Bunların bir demetini aynı anda oluşturmak ve planlamak, bunu bitirmemize ve parti bitmek üzere olana kadar endişelenmemize yardımcı olur.

Makale Düzenleme

Bir yazar, içerik pazarlamacısı veya editör iseniz, muhtemelen haftalık olarak içerik parçalarını düzenlemek için zaman harcamanız gerekecektir. Search Engine Journal'da yönetici editörken, her zaman yeni gönderileri toplu olarak düzenlerdim.

Her sabah yeni gönderiler klasörüne gider ve netlik, temel dilbilgisi için gönderileri düzenler ve iyileştirilmesi veya açıklığa kavuşturulması gereken alanlar varsa yazara yorumlar bırakırdım. Aynı anda birden fazla makalenin ilk incelemesini yaparak, süreci daha sorunsuz hale getirerek “düzenleme moduna” girebildim.

İlgili: Daha Fazla İçerik Nasıl Daha Hızlı Yazılır

Ayrıca, yığın oluşturmanın başında kontrol etmeniz gereken temel noktaları hatırladığınız için sizi daha iyi bir editör yapabilir ve kalan makaleleri gözden geçirirken bu "yapılması gereken" öğelerin listenizden işaretlenmesini sağlar. Makaleleri geldikleri gibi kontrol ediyor olsaydım, yazarlardan beklediğimiz en iyi uygulamaların çoğu akılda kalmazdı, muhtemelen daha fazla hataya ve daha fazla sorun yakaladıkça yazarlarla ileri geri gitmeme neden olurdu.

Toplu işlere devam ettikçe, ürün hacminizin ne olduğunu ve ilginizi veya enerjinizi kaybetmeden önce ne kadar zamana ihtiyaç olduğunu öğreneceksiniz. Bu şekilde, ne zaman duracağınızı ve bir sonraki gruplama seansınızı ne zaman planlayacağınızı bilirsiniz, böylece elinizden gelenin en iyisini yaptığınızdan emin olabilirsiniz.

beyin fırtınası

Aynı anda bir sürü yeni fikir düşünmek istiyorsanız, bir beyin fırtınası toplu oturumu deneyin. Bu, yeni blog gönderilerini, işletme veya ürün adlarını veya daha sonra daraltabileceğiniz veya işiniz bittikten sonra ince ayar yapabileceğiniz bir fikir listesi oluşturabileceğiniz başka herhangi bir şeyi düşünmek için mükemmeldir. Beyin fırtınası gruplaması birden fazla kişiyle de yapılabilir, ancak bir zaman sınırı belirlemek ve buna bağlı kalmak çok önemlidir. Aksi takdirde, yoldan çıkmak kolaydır.

Toplantılar

Çeşitli profesyoneller ve yaşam tarzı blogcuları ve koçları, zamanlarının kesintiye uğramaması için toplantılarını gruplandırır. Toplantılar için belirli günleri veya zaman dilimlerini seçerler ve bu saatlerin dışında planlamazlar.

Chrome/G Suite eklentisi Clockwise, AI kullanarak bu konuda size yardımcı olabilir. Belirli toplantıları esnek olarak işaretlersiniz ve bu onları otomatik olarak değiştirir, böylece gün boyunca ara sıra olmak yerine tek bir zaman diliminde birkaç toplantı gerçekleşir.

Bir toplantı planlayıcı kullanıyorsanız, uygunluk parametrelerini de ayarlayabilirsiniz, böylece yalnızca sizinle birlikte planlamak isteyenlerin uygun zaman dilimlerini ayarlamasını sağlar.

Gruplama Faydalı Olmadığında

Birkaç özel durumda, toplu işlem daha fazlasını yapmak isteyenler için yardımcı olmuyor. İşte birkaç örnek.

Son Derece Yaratıcı veya Ayrıntılı Görevler

Son derece yaratıcı veya ayrıntılı görevler üzerinde çalışmak için zaman bloklarını gruplayabilirsiniz, ancak arka arkaya birkaç yüksek zihinsel kapasite görevi yapmak neredeyse imkansızdır. Tıpkı toplantı zamanını bloke etmek gibi, üst düzey görevleriniz için takviminizde “odaklanma zamanını” bloke edebilirsiniz.

Ancak, bu süre içinde iki adet 5.000 kelimelik e-Kitap yazmayı veya iki sunumu tamamlamayı beklemeyin. Her seferinde bir projeye bağlı kalın, ardından çalışmanızı düşük seviyeli bir görevle bölün veya dinlenmek ve beyninizi sıfırlamak için bir mola verin.

Yeni Görevler

Bazı insanlar için, yeni bir şeyi nasıl yapacağınızı öğreniyorsanız, bunu tekrar tekrar yapmak çok zor görünebilir. Bir WordPress web sitesi oluşturmayı öğreniyorsanız ve bunun hakkında daha önce hiçbir şey bilmiyorsanız, öğleden sonra üç tane oluşturmaya çalışmak neredeyse imkansız görünür.

Bunun yerine, yeni bir süreç veya görev öğrenirken, onu üst düzey bir görev olarak sayın ve sonunda birden çok projeye geçmeden önce yeni bir projeyi bitirebileceğiniz belirli bir zaman dilimini ayırın. Takviminizi ayarlamak için zaman engelleme tekniğini kullanabilirsiniz.

Yorgun olduğunuzda

Yine, bu tüm insanlar için geçerli olmayabilir, ancak gruplama çok fazla zihinsel enerji ve hassasiyet gerektirebilir. Yorgunsanız veya göreve uygun hissetmiyorsanız, toplu işlem iyi bir fikir olmayabilir. Sonunda daha da yorgun veya sinirli hissetmenize neden olabilir.

Ne de olsa, 30 sosyal medya gönderisi planlamam gerektiğini bilmek, başım ağrıyorsa veya yedi saat çalışıyorken çok daha yıldırıcı geliyor. İşleri doğal olarak nasıl yaptığınızı görmek için birkaç hafta boyunca enerji seviyenizi takip edin ve ardından bunları daha iyi idare edebileceğiniz zaman toplu görevler planlayın.

Günün farklı saatlerinde enerjinizi planlama hakkında daha fazla bilgi edinmek için Kate Northrup'tan Do Less (kadınları ve özellikle anneleri hedefleyen) ve Laura Vanderkam'ın 168 Hours ve Off The Clock kitaplarının ikisi de iyi okumalar.

Gruplama, ne yapmanız gerektiğine bakılmaksızın herkesin hayatında işe yarayabilir. İster veri raporları hazırlıyor, ister evinizdeki tüm kirli çamaşırları yıkıyor olsun, daha iyi doğruluk ve daha yüksek tamamlama oranıyla daha hızlı halletmek için benzer görevleri birlikte gruplandırmaya çalışın.

Gruplama, zamanınızı optimize etmenin ve daha fazlasını yapmanın harika bir yoludur. Bunu daha da yüksek bir seviyede yapabilen bir araç olsaydı harika olmaz mıydı? Var! ProjectManager, çabalarınızı kolaylaştıran ve üretkenliğinizi artıran bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçi Gantt çizelgeleri, zamanlamayı işbirlikçi hale getirir, kanban panoları iş akışını görselleştirir ve gerçek zamanlı bir gösterge panosu, ilerlemenizi olduğu gibi izler ve raporlamayı çok kolaylaştırır. Ne kadar kolay olabileceğini görün ve bu 30 günlük ücretsiz denemeyi bugün yapın.