什麼是批處理以及如何使用它來完成更多工作？

如果您對工作（以及您的個人生活）中的生產力感興趣，您可能聽說過批處理。 批處理是將任務組合在一起的行為，因此您可以一次完成所有任務，而不是在不同程序或區域中發生的任務之間切換。

一個簡單的例子是攝影師一次調整她所有最新的婚禮照片的大小，而不是單獨編輯和調整每張照片的大小。 在大多數情況下，將類似的待辦事項批處理在一起可以節省時間和精力。

雖然批處理在許多領域都很方便，但它也可能導致其他領域的倦怠。 以下是批處理可以幫助您完成更多工作的一些示例，以及一些沒有幫助的示例，您應該一次只專注於做一件事。

當批處理有用時

為了提高批處理效率，請考慮在手機、智能手錶或在線上設置計時器。 為批處理任務的時間設置倒計時。 使用在線任務管理工具收集當天的所有任務並進行組織。

合理安排時間：在創建倒計時之前先讓自己實際完成任務的時間可能會有所幫助。 這樣你就知道平均需要多長時間。

電子郵件

這是影響我們大多數人的最有用的批處理領域。 與其每天多次檢查您的電子郵件（或者讓它整天打開並在每次收到新電子郵件時收到通知），不如在一天中選擇一到三個時段來完全瀏覽您的收件箱。

Gmail 和 Gsuite 有一些可以幫助解決此問題的功能（以及其他電子郵件程序，如 Outlook 和 Thunderbird）。 您可以使用拆分窗格視圖在一側查看所有新電子郵件。 然後，一旦您單擊一個，電子郵件就會在屏幕的另一側打開，以便您閱讀。 這可以幫助您在逐一瀏覽電子郵件時節省時間，因為您不必離開一個屏幕即可返回收件箱以單擊另一封電子郵件。 回复、存檔或刪除所有新電子郵件。

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要有效地批量處理電子郵件，請盡可能檢查每一封電子郵件。 當您不想在電子郵件上花費精力或時間時，不要避免或拖延閱讀或回復電子郵件。 向前推進並完成它會清除精神上的待辦事項，讓您的大腦騰出時間來完成其他任務。

圖像創建

如果您要創建多個相似的圖像，請考慮一次完成所有這些圖像。 一個很好的例子是博客文章或社交媒體圖片的特色圖片。 如果您有一個帶有指定博客文章標題的編輯日曆，您可以提前為每篇文章創建特色圖片，這樣作者和編輯就不必等待設計師在文章準備好時完成每張圖片發表。

對於社交媒體圖像，請使用可以添加文本的空白模板，或者使用可以輕鬆更改圖像中的背景和文本的設置佈局。 對於我公司的 Instagram 帳戶，我們使用 Pablo by Buffer 圖形編輯器上的模板，然後一次創建一堆圖像：

您可以設置您的徽標，它將與每個新圖像一起出現在同一個位置。 然後，您可以從庫存圖像中選擇背景。 一次創建和安排一堆這些可以幫助我們完成它，並且在批處理即將用完之前不用擔心它。

文章編輯

如果您是作家、內容營銷人員或編輯，您可能需要每週花時間編輯內容。 當我在Search Engine Journal擔任執行編輯時，我總是會批量編輯新帖子。

每天早上，我都會進入新的提交文件夾並編輯帖子以明確基本語法，如果有需要改進或澄清的地方，我會為作者留下評論。 通過一次對多篇文章進行初步審閱，我能夠“進入”編輯模式，使過程更加順暢。

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它還可以使您成為更好的編輯器，因為您會在批處理開始時提醒您要檢查的基礎知識，從而在您瀏覽其余文章時將那些“必須做”的項目從您的列表中檢查出來。 如果我在文章進來時檢查它們，我們要求作家的許多最佳實踐不會成為首要考慮因素，可能會導致更多錯誤，並且隨著我發現更多問題而與作家來來回回。

隨著您繼續批處理任務，您將了解您的項目數量以及在您發現自己失去興趣或精力之前需要多長時間。 這樣，您就知道何時停止以及何時安排下一次批處理會話，從而確保您處於最佳狀態。

頭腦風暴

如果您想一次想到一堆新想法，請嘗試頭腦風暴批處理會議。 這非常適合考慮新的博客文章、業務或產品名稱或任何其他您可以快速提出想法列表的內容，然後您可以在完成後縮小或調整。 頭腦風暴批處理也可以由多人完成，但設置時間限制並堅持下去是至關重要的。 否則很容易脫軌。

會議

幾位專業人士和生活方式博客作者和教練將他們的會議分批進行，這樣他們的時間就不會被打斷。 他們為會議選擇了特定的日期或時間段，並且不會在該時間之外進行安排。

Chrome/GSuite 插件順時針可以幫助您使用 AI。 您將特定會議標記為靈活，它會自動更改它們，因此在一個時間段內會發生幾次會議，而不是在一天中偶爾發生。

如果您使用會議安排程序，您還可以設置可用性參數，因此它只顯示那些希望與您一起安排的人設置您可用的時間塊。

當批處理沒有幫助時

對於一些特定情況，批處理對我們這些希望完成更多工作的人沒有幫助。 這裡有一些例子。

高度創造性或詳細的任務

您可以分批完成高創意或詳細的任務，但幾乎不可能連續完成幾項高腦容量的任務。 就像阻止會議時間一樣，您可以在日曆上為您的高級任務阻止“專注時間”。

但是，不要指望在那段時間內寫兩本 5,000 字的電子書或完成兩份演示文稿。 一次只做一個項目，然後把你的工作分配給一個低級別的任務，或者休息一下，讓你的大腦恢復活力。

新任務

對於某些人來說，如果你正在學習如何做一些新的事情，一遍又一遍地做這件事似乎會讓人不知所措。 如果您正在學習如何構建一個 WordPress 網站，而您之前對此一無所知，那麼嘗試讓自己在一個下午構建三個似乎幾乎是不可能的。

相反，當你學習一個新的流程或任務時，把它算作一個高級任務，並留出一段特定的時間，你可以在其中完成一個新項目，然後最終連續進入多個項目。 您可以使用時間阻止技術來設置您的日曆。

當你累了

同樣，這可能並非對所有人都適用，但批處理可能需要大量的精神能量和精確度。 如果您累了或無法勝任這項任務，那麼批處理可能不是一個好主意。 它最終可能會讓你感到更加疲倦或沮喪。

畢竟，當我頭痛或已經工作了七個小時時，知道我必須安排 30 個社交媒體帖子聽起來更加令人生畏。 跟踪你的能量水平幾週，看看你是如何自然地完成工作的，然後在你能夠更好地處理它們時安排批處理任務。

要了解有關在一天中不同時間安排精力的更多信息，Kate Northrup 的Do Less （針對女性，特別是母親）和 Laura Vanderkam 的168 Hours and Off The Clock都是不錯的讀物。

批處理可以在任何人的生活中發揮作用，無論您必須完成什麼。 無論是準備數據報告還是清洗家裡所有的髒衣服，嘗試將類似的任務組合在一起，以更快、更準確地完成任務並提高完成率。

批處理是優化您的時間並完成更多工作的好方法。 如果有一個工具可以在更高的層次上做到這一點，那不是很好嗎？ 有！ ProjectManager 是基於雲的項目管理軟件，可簡化您的工作並提高您的工作效率。 在線甘特圖使調度協作，看板可視化工作流程，實時儀表板監控您的進度，并快速報告。 看看它有多簡單，今天就免費試用 30 天。