Что такое пакетная обработка и как ее использовать, чтобы добиться большего?

Если вас интересует продуктивность на работе (и в личной жизни), вы, вероятно, слышали о пакетной обработке. Пакетная обработка — это группировка задач, поэтому вы выполняете их все сразу, вместо того, чтобы переключаться между задачами, выполняемыми в разных программах или областях.

Простым примером этого может быть фотограф, изменяющий размер всех своих последних свадебных фотографий одновременно, вместо того, чтобы редактировать и изменять размер каждой по отдельности. В большинстве случаев это экономит время и энергию, объединяя похожие задачи.

Хотя пакетная обработка удобна во многих областях, она также может привести к выгоранию в других. Ниже приведены некоторые случаи, когда пакетная обработка может помочь вам сделать больше, а также некоторые, когда это бесполезно, когда вам следует сосредоточиться на выполнении одной задачи за раз.

Когда пакетирование полезно

Чтобы повысить эффективность пакетной обработки, установите таймер на телефоне, смарт-часах или в Интернете. Установите обратный отсчет времени, которое у вас есть для пакетных задач. Используйте онлайн-инструмент управления задачами, чтобы собрать все свои задачи на день и систематизировать их.

Будьте разумны со своим временем: может быть полезно сначала засечь время для выполнения задач, прежде чем создавать обратный отсчет. Таким образом, вы знаете, сколько времени вам потребуется в среднем.

Эл. адрес

Это наиболее полезная область пакетной обработки, затрагивающая большинство из нас. Вместо того, чтобы проверять свою электронную почту несколько раз в день (или оставлять ее открытой весь день и получать уведомления каждый раз, когда вы получаете новое электронное письмо), выберите от одного до трех периодов в течение дня, чтобы полностью просмотреть свой почтовый ящик.

В Gmail и Gsuite есть несколько функций, которые могут помочь в этом (а также в других почтовых программах, таких как Outlook и Thunderbird). Вы можете использовать представление с разделенной панелью, чтобы видеть все свои новые электронные письма на одной стороне. Затем, как только вы щелкнете по одному из них, электронное письмо откроется на другой стороне экрана, чтобы вы могли его прочитать. Это может помочь вам сэкономить время при просмотре писем по одному, поскольку вам не нужно покидать один экран, чтобы вернуться в папку «Входящие» и нажать на другое письмо. Отвечайте, архивируйте или удаляйте все новые электронные письма.

Связанный: Инструменты управления электронной почтой: лучше работайте с электронной почтой

Чтобы эффективно организовать пакетную рассылку электронной почты, просмотрите все возможные электронные письма. Не избегайте и не откладывайте чтение электронных писем или ответы на них, если вы не хотите тратить на это энергию или время. Если вы прорветесь вперед и доведете дело до конца, это очистит ваш ум от мысленных дел, освободив ваш мозг для других задач.

Создание изображения

Если вы создаете несколько похожих изображений, подумайте о том, чтобы сделать их все сразу. Отличным примером этого являются избранные изображения для постов в блогах или изображения в социальных сетях. Если у вас есть редакционный календарь с назначенными заголовками сообщений в блоге, вы можете заранее создать избранные изображения для каждого сообщения, чтобы автору и редактору не приходилось ждать, пока дизайнер закончит каждое отдельное изображение, когда сообщение будет готово к публикации. опубликовано.

Для изображений в социальных сетях используйте пустой шаблон, в который можно добавить текст, или установите макет, позволяющий легко изменить фон и текст на изображении. Для инстаграм-аккаунта моей компании мы используем шаблон в графическом редакторе Pablo by Buffer, а затем создаем сразу кучу изображений:

Вы можете установить свой логотип, и он будет появляться в одном и том же месте с каждым новым изображением. Затем вы можете выбрать фон из стоковых изображений. Создание и планирование нескольких из них одновременно помогает нам сделать это и не беспокоиться об этом, пока партия не закончится.

Редактирование статьи

Если вы писатель, контент-маркетолог или редактор, вам, вероятно, придется еженедельно тратить время на редактирование фрагментов контента. Когда я был исполнительным редактором Search Engine Journal , я всегда редактировал новые посты в пакетном режиме.

Каждое утро я заходил в папку с новыми материалами и редактировал сообщения для ясности, базовой грамматики и оставлял комментарии для автора, если были области, которые требовали улучшения или уточнения. Делая первоначальный обзор сразу нескольких статей, я смог войти в «режим» редактирования, что сделало процесс более плавным.

Связанный: Как написать больше контента, быстрее

Это также может сделать вас лучшим редактором, поскольку вы получаете напоминание об основах, которые необходимо проверить в начале пакетной обработки, позволяя вычеркивать эти «обязательные» элементы из вашего списка по мере того, как вы просматриваете оставшиеся статьи. Если бы я проверял статьи по мере их поступления, многие из лучших практик, которые мы требовали от писателей, не оставались бы в центре внимания, что, вероятно, приводило бы к большему количеству ошибок и обмену мнениями с писателями по мере того, как я обнаруживал больше проблем.

По мере того, как вы продолжаете группировать задачи, вы узнаете, каков ваш объем элементов и сколько времени требуется, прежде чем вы обнаружите, что потеряли интерес или энергию. Таким образом, вы будете знать, когда остановиться и когда запланировать следующий сеанс пакетной обработки, чтобы быть уверенным, что вы в лучшем виде.

Мозговой штурм

Если вы хотите придумать кучу новых идей одновременно, попробуйте пакетный сеанс мозгового штурма. Это идеально подходит для обдумывания новых сообщений в блогах, названий компаний или продуктов или чего-либо еще, где вы можете быстро составить список идей, которые затем можно сузить или изменить после того, как вы закончите. Мозговой штурм также можно проводить с несколькими людьми, но очень важно установить ограничение по времени и придерживаться его. В противном случае легко сбиться с пути.

Встречи

Несколько профессионалов, блоггеров и тренеров, занимающихся вопросами образа жизни, группируют свои встречи, чтобы их время не прерывалось. Они выбирают определенные дни или периоды времени для встреч и не планируют вне этого времени.

Плагин Chrome/GSuite Clockwise может помочь вам в этом с помощью ИИ. Вы отмечаете определенные встречи как гибкие, и они автоматически меняются, поэтому несколько встреч происходят в один блок времени, а не время от времени в течение дня.

Если вы используете планировщик собраний, вы также можете установить параметры доступности, поэтому он показывает только тех, кто хочет запланировать с установленными вами блоками времени, которые у вас есть.

Когда группировка бесполезна

В некоторых конкретных случаях пакетная обработка бесполезна для тех из нас, кто хочет сделать больше. Вот несколько примеров.

Высокотворческие или подробные задачи

Вы можете группировать блоки времени для работы над очень творческими или подробными задачами, но практически невозможно выполнять несколько задач, требующих больших умственных способностей, подряд. Точно так же, как заблокировать время встречи, вы можете заблокировать «время концентрации» в своем календаре для ваших задач высокого уровня.

Однако не рассчитывайте за это время написать две электронные книги по 5000 слов или провести две презентации. Придерживайтесь одного проекта за раз, затем разделите свою работу на задачу низкого уровня или сделайте перерыв, чтобы отдохнуть и перезагрузить свой мозг.

Новые задачи

Некоторым людям, если вы учитесь делать что-то новое, может показаться невыполнимым делать это снова и снова. Если вы учились создавать сайт на WordPress и ничего об этом раньше не знали, то попытка заставить себя создать три сайта за день покажется почти невозможной.

Вместо этого, когда вы изучаете новый процесс или задачу, считайте это задачей высокого уровня и выделите определенный отрезок времени, когда вы можете закончить один новый проект, прежде чем в конечном итоге перейти к нескольким подряд. Вы можете использовать технику блокировки времени, чтобы настроить свой календарь.

Когда ты устал

Опять же, это может быть не так для всех людей, но пакетная обработка может потребовать много умственной энергии и точности. Если вы устали или не чувствуете себя готовым к задаче, пакетная обработка может быть не очень хорошей идеей. Это может закончиться тем, что вы почувствуете себя еще более усталым или разочарованным.

В конце концов, знать, что я должен запланировать 30 постов в социальных сетях, звучит намного пугающе, когда у меня болит голова или я уже работаю семь часов. Отслеживайте уровень своей энергии в течение нескольких недель, чтобы увидеть, как вы естественным образом справляетесь с делами, а затем запланируйте пакетные задачи, когда вы сможете лучше с ними справиться.

Чтобы узнать больше о том, как распределять свою энергию в разное время дня, стоит прочитать книги Кейт Нортрап « Делай меньше » (ориентировано на женщин и особенно матерей) и « 168 часов » и «Вне часов » Лауры Вандеркам.

Пакетная обработка может работать в любой жизни, независимо от того, что вам нужно сделать. Будь то подготовка отчетов с данными или стирка всего грязного белья в вашем доме, попробуйте сгруппировать похожие задачи вместе, чтобы выполнять их быстрее, с большей точностью и более высоким уровнем выполнения.

Пакетная обработка — отличный способ оптимизировать свое время и сделать больше. Разве не было бы здорово, если бы существовал инструмент, который мог бы делать это даже на более высоком уровне? Есть! ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое оптимизирует ваши усилия и повышает производительность. Онлайн-диаграммы Ганта делают планирование совместным, канбан-доски визуализируют рабочий процесс, а информационная панель в реальном времени отслеживает ваш прогресс по мере его выполнения и упрощает отчетность по нему. Посмотрите, насколько это просто, и воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией уже сегодня.