バッチ処理とは何ですか? また、それを使用してより多くのことを行うにはどうすればよいですか?

仕事 (および私生活) の生産性に関心がある場合は、バッチ処理について聞いたことがあるでしょう。 バッチ処理は、タスクをグループ化する行為であるため、異なるプログラムまたは領域で行われるタスクを切り替えるのではなく、一度にすべてのタスクを実行します。

これの簡単な例は、写真家が最新の結婚式の写真を個別に編集してサイズ変更するのではなく、一度にすべてのサイズを変更することです。 ほとんどの場合、同様の To-Do をまとめてバッチ処理することで、時間とエネルギーを節約できます。

バッチ処理は多くの分野で便利ですが、他の分野では燃え尽き症候群につながる可能性もあります。 以下は、バッチ処理がより多くのことを成し遂げるのに役立ついくつかの例です。

バッチ処理が役立つ場合

バッチ処理をより効率的に行うには、スマートフォン、スマートウォッチ、またはオンラインでタイマーを設定することを検討してください。 バッチ タスクの残り時間のカウントダウンを設定します。 オンライン タスク管理ツールを使用して、その日のすべてのタスクを収集し、整理します。

時間に余裕を持って: カウントダウンを作成する前に、最初に実際にタスクを実行する時間を計ると役立つ場合があります。 そうすれば、平均してどれくらいの時間がかかるかがわかります。

Eメール

これは、私たちのほとんどに影響を与えるバッチ処理の最も有用な領域です。 1 日に何度もメールをチェックする (または 1 日中開いたままにして、新しいメールを受信するたびに通知を受け取る) 代わりに、1 日に 1 ～ 3 回の期間を選択して、受信トレイを完全に処理します。

Gmail と Gsuite には、これに役立つ機能がいくつかあります (Outlook や Thunderbird などの他のメール プログラムも同様です)。 分割ペイン ビューを使用して、新しいメールをすべて片側に表示できます。 次に、いずれかをクリックすると、画面の反対側にメールが開き、読むことができます。 これにより、1 つの画面から離れて受信トレイに戻って別のメールをクリックする必要がないため、メールを 1 つずつ確認する際の時間を節約できます。 すべての新着メールに返信、アーカイブ、または削除します。

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メールを効果的にバッチ処理するには、できる限りすべてのメールを調べます。 エネルギーや時間を費やしたくないときに、電子メールを読んだり返信したりすることを避けたり、先延ばしにしたりしないでください。 先に進んでそれを成し遂げることで、その精神的なやるべきことをクリアし、他のタスクのために脳を解放します.

イメージ作成

類似したイメージを複数作成する場合は、それらを一度に作成することを検討してください。 この好例は、ブログ投稿やソーシャル メディアの画像の注目の画像です。 ブログ投稿のタイトルが割り当てられた編集カレンダーがある場合は、事前に各投稿の注目の画像を作成できるため、ライターと編集者は、投稿の準備ができたときにデザイナーが個々の画像を完成させるのを待つ必要がありません。公開されました。

ソーシャル メディアの画像の場合は、テキストを追加できる空白のテンプレートを使用するか、画像の背景とテキストを簡単に変更できるようにレイアウトを設定します。 私の会社の Instagram アカウントでは、Pablo by Buffer グラフィック エディターのテンプレートを使用して、一度に多数の画像を作成します。

ロゴを設定すると、新しい画像ごとに同じ場所に表示されます。 次に、背景のストック画像から選択できます。 これらのバッチを一度に作成してスケジュールすることで、バッチがなくなるまで心配する必要がなくなります。

記事の編集

あなたがライター、コンテンツ マーケティング担当者、または編集者である場合は、毎週コンテンツの編集に時間を費やす必要があるでしょう。 私がSearch Engine Journalのエグゼクティブ エディターだったとき、私は常に新しい投稿を一括編集していました。

毎朝、私は新しい提出物フォルダーに移動し、投稿を明確にするために編集し、基本的な文法を編集し、改善または明確化が必要な領域があればライターにコメントを残しました. 一度に複数の記事の初期レビューを行うことで、編集の「モード」に入ることができ、プロセスがスムーズになりました。

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また、バッチ処理の最初にチェックすべき基本事項を思い出し、残りの記事を読み進めるときに、それらの「必須」項目をリストからチェックできるようになるため、より優れた編集者になることもできます。 記事が入ってくるたびにチェックしていたら、私たちがライターに求めたベスト プラクティスの多くが頭に浮かびませんでした。おそらく、より多くの問題を見つけたときに、より多くのエラーが発生したり、ライターとやりとりしたりすることになるでしょう。

タスクをバッチ処理し続けると、アイテムの量と、興味やエネルギーを失う前に必要な時間がわかります。 そうすれば、いつ停止し、いつ次のバッチ処理セッションをスケジュールするかがわかるため、最高の状態に保つことができます。

ブレーンストーミング

たくさんの新しいアイデアを一度に考えたい場合は、ブレインストーミング バッチ セッションを試してください。 これは、新しいブログの投稿、ビジネス名、製品名などを考えるのに最適で、完了後に絞り込んだり微調整したりできるアイデアのリストをすばやく思いつくことができます。 ブレインストーミングのバッチ処理は複数人で行うこともできますが、制限時間を設定してそれを守ることが重要です。 そうしないと、簡単に軌道から外れてしまいます。

ミーティング

専門家やライフスタイル ブロガー、コーチの何人かは、ミーティングをバッチ処理して、時間が中断されないようにしています。 彼らは、会議のために特定の日または時間帯を選択し、その時間外に予定を立てません。

Chrome/GSuite プラグインの Clockwise は、AI を使用してこれを支援できます。 特定の会議をフレキシブルとしてマークすると、それらが自動的に変更されるため、1 日を通して散発的にではなく、1 つの時間帯に複数の会議が行われます。

ミーティング スケジューラを使用している場合は、空き時間のパラメーターを設定することもできるため、スケジュールを設定しようとしている人だけが、利用可能な時間帯を設定して表示されます。

バッチ処理が役に立たない場合

いくつかの特定の例では、より多くのことを成し遂げたいと考えている人にとって、バッチ処理は役に立ちません。 いくつかの例を次に示します。

非常に創造的または詳細なタスク

非常に創造的または詳細なタスクに取り組むために時間のブロックをまとめることはできますが、いくつかの高度な精神的能力のタスクを続けて行うことはほとんど不可能です. 会議の時間をブロックするのと同じように、高レベルのタスクのためにカレンダーの「フォーカス タイム」をブロックできます。

ただし、その時間内に 5,000 語の電子ブックを 2 冊書き上げたり、2 つのプレゼンテーションを完成させたりすることは期待しないでください。 一度に 1 つのプロジェクトに固執してから、作業を低レベルのタスクまたは休憩に分割して、脳を休ませてリセットします。

新しいタスク

人によっては、何か新しいことを行う方法を学んでいる場合、それを何度も何度も行うのは圧倒されるように思えるかもしれません。 WordPress Web サイトの作成方法を学んでいて、それについて何も知らなかった場合、午後に 3 つを作成しようとするのはほとんど不可能に思えます。

代わりに、新しいプロセスやタスクを学習している場合は、それを高レベルのタスクとして数え、特定の時間をブロックして、1 つの新しいプロジェクトを完了してから、最終的に複数のプロジェクトを連続して行うようにします。 タイムブロッキング技術を使用して、カレンダーを設定できます。

疲れたとき

繰り返しますが、これはすべての人に当てはまるわけではありませんが、バッチ処理には多くの精神的エネルギーと精度が必要になる場合があります。 疲れていたり、やる気がない場合は、バッチ処理はお勧めできません。 それはあなたをさらに疲れさせたり、イライラさせたりする可能性があります。

結局、30 のソーシャル メディアへの投稿をスケジュールしなければならないことを知っていると、頭が痛いときや、すでに 7 時間働いているときに、はるかに気が遠くなるように聞こえます。 エネルギー レベルを数週間追跡して、物事を自然に成し遂げる方法を確認し、バッチ タスクをより適切に処理できるようになったらスケジュールを設定します。

1 日のさまざまな時間帯に自分のエネルギーに合わせてスケジュールを立てる方法について詳しくは、Kate Northrup のDo Less (女性、特に母親を対象としています) と、Laura Vanderkam の168 Hours and Off The Clockをお読みください。

バッチ処理は、何をしなければならないかに関係なく、誰の生活でも機能します。 データ レポートの準備であろうと、家の汚れた洗濯物を洗うことであろうと、同様のタスクをグループ化して、精度と完了率を高めてより速く完了できるようにしてください。

バッチ処理は、時間を最適化し、より多くのことを成し遂げるための優れた方法です。 これをさらに高いレベルで実現できるツールがあればいいと思いませんか? がある！ ProjectManager は、作業を合理化し、生産性を向上させるクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 オンライン ガント チャートはスケジューリングを共同で行い、かんばんボードはワークフローを視覚化し、リアルタイムのダッシュボードは進行状況を監視し、レポートを簡単に作成します。 30 日間の無料試用版を今すぐお試しください。