일괄 처리란 무엇이며 더 많은 작업을 수행하기 위해 일괄 처리를 사용하려면 어떻게 해야 합니까?

직장(그리고 개인 생활)의 생산성에 관심이 있다면 일괄 처리에 대해 들어봤을 것입니다. 일괄 처리는 작업을 함께 그룹화하는 행위이므로 다른 프로그램이나 영역에서 발생하는 작업 사이를 전환하는 대신 한 번에 모든 작업을 수행합니다.

이에 대한 쉬운 예는 사진 작가가 각 최신 웨딩 사진을 개별적으로 편집하고 크기를 조정하는 대신 모든 최신 웨딩 사진의 크기를 한 번에 조정하는 것입니다. 대부분의 경우 유사한 할 일을 일괄 처리하는 데 시간과 에너지가 절약됩니다.

일괄 처리는 많은 영역에서 편리하지만 다른 영역에서는 소진으로 이어질 수도 있습니다. 다음은 일괄 처리가 더 많은 작업을 수행하는 데 도움이 되는 몇 가지 경우와 도움이 되지 않을 때 한 번에 한 가지 일에만 집중해야 하는 경우입니다.

일괄 처리가 도움이 될 때

일괄 처리를 보다 효율적으로 수행하려면 휴대전화, 스마트워치 또는 온라인에서 타이머를 설정하는 것이 좋습니다. 일괄 작업에 대한 시간 카운트다운을 설정합니다. 온라인 작업 관리 도구를 사용하여 하루의 모든 작업을 수집하고 정리하십시오.

시간을 합리적으로 사용하십시오. 카운트다운을 만들기 전에 먼저 작업을 실제로 진행하는 시간을 정하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 그렇게 하면 평균적으로 얼마나 걸리는지 알 수 있습니다.

이메일

이것은 우리 대부분에게 영향을 미치는 일괄 처리의 가장 유용한 영역입니다. 하루에 여러 번 이메일을 확인하는 대신(또는 하루 종일 열어두고 새 이메일을 받을 때마다 알림을 받는 것) 하루 중 1~3개의 기간을 선택하여 받은 편지함을 완전히 살펴보세요.

Gmail 및 Gsuite에는 이 작업에 도움이 되는 몇 가지 기능이 있습니다(Outlook 및 Thunderbird와 같은 다른 이메일 프로그램 포함). 분할 창 보기를 사용하여 한 면에서 모든 새 이메일을 볼 수 있습니다. 그런 다음 하나를 클릭하면 이메일이 화면 반대편에서 열리므로 읽을 수 있습니다. 이렇게 하면 다른 이메일을 클릭하기 위해 받은 편지함으로 돌아가기 위해 한 화면을 떠날 필요가 없기 때문에 이메일을 하나씩 검토할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 모든 새 이메일에 응답, 보관 또는 삭제합니다.

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이메일을 효과적으로 일괄 처리하려면 가능한 모든 단일 이메일 을 살펴보십시오. 에너지나 시간을 보내고 싶지 않을 때 이메일을 읽거나 응답하는 것을 피하거나 미루지 마십시오. 앞으로 쟁기질하고 끝내면 정신적으로 해야 할 일을 정리하고 다른 작업을 위해 두뇌를 자유롭게 할 수 있습니다.

이미지 생성

비슷한 이미지를 여러 개 만드는 경우 한 번에 모두 만드는 것이 좋습니다. 이에 대한 좋은 예는 블로그 게시물 또는 소셜 미디어 이미지에 대한 추천 이미지입니다. 블로그 게시물 제목이 할당된 편집 캘린더가 있는 경우 각 게시물에 대한 추천 이미지를 미리 생성할 수 있으므로 작성자와 편집자는 게시물이 준비될 때 디자이너가 각 개별 이미지를 완료할 때까지 기다릴 필요가 없습니다. 출판.

소셜 미디어 이미지의 경우 텍스트를 추가할 수 있는 빈 템플릿을 사용하거나 이미지의 배경과 텍스트를 쉽게 변경할 수 있는 레이아웃이 설정되어 있습니다. 우리 회사의 Instagram 계정의 경우 Pablo by Buffer 그래픽 편집기의 템플릿을 사용하고 한 번에 많은 이미지를 만듭니다.

로고를 설정할 수 있으며 모든 새 이미지와 동일한 위치에 표시됩니다. 그런 다음 배경에 사용할 스톡 이미지를 선택할 수 있습니다. 한 번에 여러 개를 만들고 일정을 잡으면 배치가 다 떨어질 때까지 걱정할 필요 없이 작업을 완료하는 데 도움이 됩니다.

기사 편집

작가, 콘텐츠 마케터 또는 편집자라면 매주 콘텐츠를 편집하는 데 시간을 할애해야 할 것입니다. Search Engine Journal 의 편집장으로 있을 때 항상 새 게시물을 일괄 편집했습니다.

매일 아침, 저는 새로운 제출 폴더로 이동하여 명확성, 기본 문법을 위해 게시물을 편집하고 개선이나 설명이 필요한 영역이 있으면 작성자에게 의견을 남겼습니다. 여러 기사의 초기 검토를 한 번에 수행함으로써 편집의 "모드"에 들어갈 수 있었고 프로세스가 더 원활해졌습니다.

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또한 일괄 처리를 시작할 때 확인해야 할 기본 사항을 상기시켜 줌으로써 더 나은 편집자가 될 수 있으며, 나머지 기사를 검토하면서 목록에서 "필수" 항목을 선택하지 않도록 할 수 있습니다. 기사가 들어오는 대로 확인하는 경우 작성자에게 요구한 모범 사례 중 많은 부분이 마음에 남아 있지 않아 더 많은 문제가 발생하면서 더 많은 오류가 발생하고 작성자와 주고받았을 것입니다.

계속해서 일괄 작업을 수행하면 항목의 양과 흥미를 잃거나 에너지를 잃기 전에 필요한 시간이 얼마인지 알게 될 것입니다. 그렇게 하면 언제 중지해야 하고 언제 다음 일괄 처리 세션을 예약해야 하는지 알 수 있으므로 최상의 상태를 유지할 수 있습니다.

브레인스토밍

한 번에 많은 새로운 아이디어를 생각하고 싶다면 브레인스토밍 일괄 세션을 시도하십시오. 이것은 새로운 블로그 게시물, 비즈니스 또는 제품 이름 또는 아이디어 목록을 빠르게 생각해낸 다음 작업을 마친 후 범위를 좁히거나 조정할 수 있는 모든 것을 생각하는 데 적합합니다. 브레인스토밍 일괄 처리는 여러 사람과 함께 수행할 수도 있지만 시간 제한을 설정하고 이를 지키는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 궤도에서 벗어나기 쉽습니다.

회의

여러 전문가와 라이프스타일 블로거 및 코치가 회의를 일괄 처리하여 시간이 방해받지 않도록 합니다. 그들은 회의를 위해 특정 요일이나 시간 블록을 선택하고 그 시간 외에는 일정을 잡지 않습니다.

Chrome/G Suite 플러그인 Clockwise는 AI를 사용하여 이를 도와줄 수 있습니다. 특정 회의를 유연하게 표시하면 자동으로 변경되므로 여러 회의가 하루 종일 산발적으로 발생하지 않고 단일 시간 블록에 발생합니다.

미팅 스케줄러를 사용하는 경우 가용성 매개변수를 설정할 수도 있으므로 사용 가능한 시간 블록을 설정하여 함께 예약하려는 사람들만 표시합니다.

일괄 처리가 도움이 되지 않을 때

몇 가지 특정 인스턴스의 경우 일괄 처리는 더 많은 작업을 수행하려는 사람들에게 도움이 되지 않습니다. 다음은 몇 가지 예입니다.

매우 창의적이거나 세부적인 작업

매우 창의적이거나 세부적인 작업을 수행하기 위해 시간 블록을 배치할 수 있지만 여러 가지 높은 정신 능력 작업을 연속으로 수행하는 것은 거의 불가능합니다. 회의 시간을 차단하는 것과 마찬가지로 높은 수준의 작업을 위해 캘린더에서 "집중 시간"을 차단할 수 있습니다.

그러나 그 시간에 두 개의 5,000단어 eBook을 작성하거나 두 개의 프레젠테이션을 완료할 것으로 기대하지 마십시오. 한 번에 하나의 프로젝트에 충실한 다음 작업을 낮은 수준의 작업으로 분할하거나 휴식을 취하고 두뇌를 재설정하십시오.

새 작업

어떤 사람들에게는 새로운 것을 하는 방법을 배운다면 그것을 반복해서 하는 것이 압도적으로 보일 수 있습니다. WordPress 웹사이트를 구축하는 방법을 배우고 있고 이전에 이에 대해 전혀 알지 못했다면 오후에 3개의 웹사이트를 구축하는 것은 거의 불가능해 보일 것입니다.

대신, 새로운 프로세스나 작업을 배울 때 높은 수준의 작업으로 간주하고 하나의 새 프로젝트를 완료할 수 있는 특정 시간을 차단하고 결국 연속으로 여러 프로젝트로 완화하십시오. 시간 차단 기술을 사용하여 달력을 설정할 수 있습니다.

피곤할 때

다시 말하지만, 이것은 모든 사람에게 해당되는 것은 아니지만 일괄 처리에는 많은 정신적 에너지와 정확성이 필요할 수 있습니다. 피곤하거나 작업에 대한 느낌이 없다면 일괄 처리는 좋은 생각이 아닐 수 있습니다. 더 피곤하거나 좌절감을 느끼게 할 수 있습니다.

결국, 30개의 소셜 미디어 게시물을 예약해야 한다는 사실을 아는 것은 두통이 있거나 이미 7시간을 일하고 있을 때 훨씬 더 벅차게 들립니다. 몇 주 동안 에너지 수준을 추적하여 자연스럽게 작업을 완료하는 방법을 확인한 다음 더 잘 처리할 수 있을 때 일괄 작업을 예약합니다.

하루 중 다른 시간에 에너지를 사용하는 일정에 대해 자세히 알아보려면 Kate Northrup의 Do Less (여성, 특히 어머니를 대상으로 함)와 Laura Vanderkam의 168 Hours 및 Off The Clock 모두 좋은 읽을거리입니다.

일괄 처리는 수행해야 하는 작업에 관계 없이 모든 사람의 삶에서 작동할 수 있습니다. 데이터 보고서를 준비하든 집에 있는 더러운 세탁물을 모두 세탁하든, 유사한 작업을 그룹화하여 더 나은 정확도와 더 높은 완료율로 더 빨리 완료하십시오.

일괄 처리는 시간을 최적화하고 더 많은 작업을 수행할 수 있는 좋은 방법입니다. 더 높은 수준에서 이를 수행할 수 있는 도구가 있다면 좋지 않을까요? 있다! ProjectManager는 작업을 간소화하고 생산성을 높이는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 온라인 Gantt 차트는 협업 일정을 만들고 칸반 보드는 워크플로를 시각화하며 실시간 대시보드는 진행 상황을 모니터링하고 이에 대한 보고를 간편하게 만듭니다. 오늘 얼마나 쉬운지 확인하고 30일 무료 평가판을 사용하십시오.