Qu'est-ce que le traitement par lots et comment puis-je l'utiliser pour en faire plus ?

Si vous êtes intéressé par la productivité au travail (et dans votre vie personnelle), vous avez probablement entendu parler du traitement par lots. Le traitement par lots consiste à regrouper des tâches ensemble, de sorte que vous les exécutiez toutes en même temps, au lieu de basculer entre des tâches qui se déroulent dans différents programmes ou domaines.

Un exemple simple de cela serait un photographe redimensionnant toutes ses dernières photos de mariage à la fois, au lieu de les éditer et de les redimensionner individuellement. Dans la plupart des cas, cela permet d'économiser du temps et de l'énergie en regroupant des tâches similaires.

Bien que le traitement par lots soit pratique dans de nombreux domaines, il peut également entraîner un épuisement professionnel dans d'autres. Vous trouverez ci-dessous quelques cas où le traitement par lots peut vous aider à en faire plus, ainsi que d'autres lorsqu'il n'est pas utile, où vous devez vous concentrer sur une seule chose à la fois.

Lorsque le traitement par lots est utile

Pour être plus efficace lors du traitement par lots, envisagez de régler une minuterie sur votre téléphone, votre montre intelligente ou en ligne. Définissez un compte à rebours pour le temps dont vous disposez pour vos tâches par lots. Utilisez un outil de gestion des tâches en ligne pour collecter toutes vos tâches de la journée et les organiser.

Soyez raisonnable avec votre temps : il peut être utile de vous chronométrer pour effectuer les tâches avant de créer un compte à rebours. De cette façon, vous savez combien de temps cela vous prend en moyenne.

E-mail

C'est le domaine le plus utile du traitement par lots qui affecte la plupart d'entre nous. Au lieu de vérifier votre e-mail plusieurs fois par jour (ou de le laisser ouvert toute la journée et de recevoir des notifications chaque fois que vous recevez un nouvel e-mail), choisissez une à trois périodes tout au long de la journée pour parcourir complètement votre boîte de réception.

Gmail et Gsuite ont quelques fonctionnalités qui peuvent vous aider (ainsi que d'autres programmes de messagerie, comme Outlook et Thunderbird). Vous pouvez utiliser une vue à volet partagé pour voir tous vos nouveaux e-mails d'un seul côté. Ensuite, une fois que vous avez cliqué sur l'un d'eux, l'e-mail s'ouvre de l'autre côté de l'écran pour que vous puissiez le lire. Cela peut vous aider à gagner du temps lorsque vous parcourez les e-mails un par un, car vous n'avez pas à quitter un écran pour revenir à la boîte de réception et cliquer sur un autre e-mail. Répondez, archivez ou supprimez tous les nouveaux e-mails.

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Pour traiter efficacement les e-mails par lots, parcourez chaque e-mail que vous pouvez. N'évitez pas ou ne remettez pas à plus tard la lecture ou la réponse aux e-mails lorsque vous ne voulez pas y consacrer de l'énergie ou du temps. Aller de l'avant et le faire effacera cette tâche mentale, libérant votre cerveau pour d'autres tâches.

Création d'images

Si vous créez plusieurs images similaires, envisagez de les faire toutes en même temps. Un bon exemple de ceci est les images en vedette pour les articles de blog ou les images de médias sociaux. Si vous avez un calendrier éditorial avec des titres de publication de blog attribués, vous pouvez créer les images en vedette pour chaque publication à l'avance afin que l'auteur et l'éditeur n'aient pas à attendre que le concepteur termine chaque image individuelle lorsque la publication est prête à être publié.

Pour les images de médias sociaux, utilisez un modèle vierge dans lequel du texte peut être ajouté, ou ayez une mise en page définie qui facilite la modification de l'arrière-plan et du texte de l'image. Pour le compte Instagram de mon entreprise, nous utilisons un modèle sur l'éditeur graphique Pablo by Buffer, puis créons un tas d'images à la fois :

Vous pouvez définir votre logo et il apparaîtra au même endroit avec chaque nouvelle image. Ensuite, vous pouvez choisir parmi des images de stock pour l'arrière-plan. La création et la planification d'un tas de ceux-ci à la fois nous aident à le faire et à ne pas nous en soucier jusqu'à ce que le lot soit sur le point de s'épuiser.

Édition d'articles

Si vous êtes un écrivain, un spécialiste du marketing de contenu ou un éditeur, vous devrez probablement passer du temps à éditer des éléments de contenu chaque semaine. Lorsque j'étais rédacteur en chef du Search Engine Journal , je modifiais toujours les nouveaux articles par lots.

Chaque matin, j'entrais dans le nouveau dossier de soumissions et éditais les messages pour plus de clarté, une grammaire de base et laissais des commentaires à l'auteur s'il y avait des domaines qui nécessitaient des améliorations ou des clarifications. En faisant l'examen initial de plusieurs articles à la fois, j'ai pu me mettre "dans le mode" de l'édition, ce qui a rendu le processus plus fluide.

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Cela peut également faire de vous un meilleur éditeur, car vous vous souvenez des bases à vérifier au début du traitement par lots, ce qui permet de cocher ces éléments "incontournables" de votre liste au fur et à mesure que vous parcourez les articles restants. Si je vérifiais les articles au fur et à mesure qu'ils arrivaient, bon nombre des meilleures pratiques que nous exigeions des rédacteurs ne resteraient pas à l'esprit, ce qui entraînerait probablement plus d'erreurs et d'allers-retours avec les rédacteurs à mesure que je détecterais plus de problèmes.

Au fur et à mesure que vous continuez à effectuer des tâches par lots, vous apprendrez quel est votre volume d'articles et combien de temps il vous faut avant de vous retrouver en perte d'intérêt ou d'énergie. De cette façon, vous savez quand vous arrêter et quand programmer votre prochaine session de traitement par lots afin de vous assurer que vous êtes au meilleur de votre forme.

Réflexion

Si vous voulez penser à un tas de nouvelles idées en même temps, essayez une session de brainstorming par lots. C'est parfait pour penser à de nouveaux articles de blog, à des noms d'entreprises ou de produits ou à toute autre chose où vous pouvez rapidement trouver une liste d'idées que vous pouvez ensuite affiner ou modifier une fois que vous avez terminé. Le brainstorming groupé peut également être fait avec plusieurs personnes, mais il est crucial de fixer une limite de temps et de s'y tenir. Sinon, il est facile de s'égarer.

Réunions

Plusieurs professionnels, blogueurs et coachs de style de vie regroupent leurs réunions afin que leur temps ne soit pas interrompu. Ils ont choisi des jours ou des plages horaires spécifiques pour les réunions et ne planifient pas en dehors de ces horaires.

Le plugin Chrome/GSuite Clockwise peut vous y aider en utilisant l'IA. Vous marquez des réunions spécifiques comme flexibles, et cela les changera automatiquement, de sorte que plusieurs réunions se déroulent en un seul bloc de temps, au lieu de sporadiquement tout au long de la journée.

Si vous utilisez un planificateur de réunion, vous pouvez également définir des paramètres de disponibilité, de sorte qu'il ne montre que ceux qui cherchent à planifier avec vous des blocs de temps dont vous disposez.

Lorsque le traitement par lots n'est pas utile

Pour quelques cas spécifiques, le traitement par lots n'est pas utile pour ceux d'entre nous qui cherchent à en faire plus. Voici quelques exemples.

Tâches hautement créatives ou détaillées

Vous pouvez regrouper des blocs de temps pour travailler sur des tâches hautement créatives ou détaillées, mais il est presque impossible d'effectuer plusieurs tâches à haute capacité mentale à la suite. Tout comme le blocage du temps de réunion, vous pouvez bloquer le "temps de concentration" sur votre calendrier pour vos tâches de haut niveau.

Cependant, ne vous attendez pas à écrire deux livres électroniques de 5 000 mots ou à terminer deux présentations pendant ce laps de temps. Tenez-vous en à un projet à la fois, puis divisez votre travail avec une tâche de bas niveau ou une pause pour vous reposer et réinitialiser votre cerveau.

Nouvelles tâches

Pour certaines personnes, si vous apprenez à faire quelque chose de nouveau, il peut sembler écrasant de le refaire encore et encore. Si vous appreniez à créer un site Web WordPress et que vous n'y connaissiez rien auparavant, essayer de vous obliger à en créer trois en un après-midi semblerait presque impossible.

Au lieu de cela, lorsque vous apprenez un nouveau processus ou une nouvelle tâche, considérez-le comme une tâche de haut niveau et bloquez un laps de temps spécifique où vous pouvez terminer un nouveau projet avant de passer à plusieurs d'affilée. Vous pouvez utiliser la technique de blocage du temps pour définir votre calendrier.

Quand tu es fatigué

Encore une fois, ce n'est peut-être pas le cas pour tout le monde, mais le traitement par lots peut demander beaucoup d'énergie mentale et de précision. Si vous êtes fatigué ou ne vous sentez pas à la hauteur de la tâche, le traitement par lots n'est peut-être pas une bonne idée. Cela pourrait finir par vous rendre encore plus fatigué ou frustré.

Après tout, savoir que je dois programmer 30 publications sur les réseaux sociaux semble beaucoup plus intimidant lorsque j'ai mal à la tête ou que j'ai déjà travaillé sept heures. Suivez vos niveaux d'énergie pendant quelques semaines pour voir comment vous faites naturellement les choses, puis planifiez des tâches par lots lorsque vous êtes mieux à même de les gérer.

Pour en savoir plus sur la planification de votre énergie à différents moments de la journée, Do Less de Kate Northrup (ciblé sur les femmes et plus particulièrement les mères) et 168 Hours and Off The Clock de Laura Vanderkam sont de bonnes lectures.

Le traitement par lots peut fonctionner dans la vie de n'importe qui, peu importe ce que vous avez à faire. Qu'il s'agisse de préparer des rapports de données ou de laver tout le linge sale de votre maison, essayez de regrouper des tâches similaires pour les faire plus rapidement avec une meilleure précision et un taux d'achèvement plus élevé.

Le traitement par lots est un excellent moyen d'optimiser votre temps et d'en faire plus. Ne serait-ce pas formidable s'il y avait un outil qui pourrait faire cela à un niveau encore plus élevé ? Il y a! ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui rationalise vos efforts et augmente votre productivité. Les diagrammes de Gantt en ligne rendent la planification collaborative, les tableaux Kanban visualisent le flux de travail et un tableau de bord en temps réel surveille votre progression au fur et à mesure et facilite la création de rapports à ce sujet. Découvrez à quel point cela peut être facile et profitez dès aujourd'hui de cet essai gratuit de 30 jours.