O que é lotes e como posso usá-lo para fazer mais?

Se você está interessado em produtividade no trabalho (e em sua vida pessoal), provavelmente já ouviu falar em lotes. Batching é o ato de agrupar tarefas, para que você as faça todas de uma vez, em vez de alternar entre tarefas que ocorrem em diferentes programas ou áreas.

Um exemplo fácil disso seria um fotógrafo redimensionando todas as suas últimas fotos de casamento de uma só vez, em vez de editar e redimensionar cada uma individualmente. Na maioria dos casos, economiza tempo e energia para agrupar tarefas semelhantes.

Embora o lote seja útil em muitas áreas, também pode levar ao esgotamento em outras. Abaixo estão alguns casos em que o lote pode ajudá-lo a fazer mais, bem como alguns em que não é útil, em que você deve se concentrar em fazer uma única coisa de cada vez.

Quando o lote é útil

Para ser mais eficiente em lotes, considere configurar um cronômetro em seu telefone, smartwatch ou online. Defina uma contagem regressiva para o tempo que você tem para suas tarefas em lote. Use uma ferramenta de gerenciamento de tarefas online para coletar todas as suas tarefas do dia e organizá-las.

Seja razoável com seu tempo: pode ser útil cronometrar-se realmente passando pelas tarefas primeiro antes de criar uma contagem regressiva. Dessa forma, você sabe quanto tempo leva em média.

E-mail

Esta é a área mais útil de batching que afeta a maioria de nós. Em vez de verificar seu e-mail várias vezes ao dia (ou deixá-lo aberto o dia todo e receber notificações cada vez que receber um novo e-mail), escolha de um a três períodos ao longo do dia para percorrer completamente sua caixa de entrada.

O Gmail e o Gsuite têm alguns recursos que podem ajudar nisso (assim como outros programas de e-mail, como Outlook e Thunderbird). Você pode usar uma visualização de painel dividido para ver todos os seus novos e-mails de um lado. Então, uma vez que você clica em um, o e-mail abre do outro lado da tela para que você possa lê-lo. Isso pode ajudá-lo a economizar tempo ao analisar os e-mails um por um, pois você não precisa sair de uma tela para voltar à caixa de entrada e clicar em outro e-mail. Responda, arquive ou exclua todos os novos e-mails.

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Para enviar e-mails em lote com eficiência, passe por todos os e-mails que puder. Não evite ou procrastine ler ou responder a e-mails quando não quiser gastar energia ou tempo com isso. Seguir em frente e fazê-lo limpará essa tarefa mental, liberando seu cérebro para outras tarefas.

Criação de imagem

Se você estiver criando várias imagens semelhantes, considere fazê-las todas de uma vez. Um ótimo exemplo disso são as imagens em destaque para postagens de blog ou imagens de mídia social. Se você tiver um calendário editorial com títulos de postagem de blog atribuídos, poderá criar as imagens em destaque para cada postagem com antecedência para que o escritor e o editor não precisem esperar que o designer termine cada imagem individual quando a postagem estiver pronta para ser publicada Publicados.

Para imagens de mídia social, use um modelo em branco onde o texto possa ser adicionado ou tenha um layout definido que facilite a alteração do plano de fundo e do texto na imagem. Para a conta do Instagram da minha empresa, usamos um modelo no editor gráfico Pablo by Buffer e criamos várias imagens de uma só vez:

Você pode definir seu logotipo e ele aparecerá no mesmo lugar com cada nova imagem. Em seguida, você pode escolher entre imagens de banco de imagens para o plano de fundo. Criar e agendar vários deles de uma só vez nos ajuda a fazer isso e não nos preocupar com isso até que o lote esteja prestes a acabar.

Edição de artigo

Se você é um escritor, profissional de marketing de conteúdo ou editor, provavelmente precisará gastar tempo semanalmente editando partes do conteúdo. Quando eu era editor executivo do Search Engine Journal , eu sempre editava em lote novas postagens.

Todas as manhãs, eu entrava na nova pasta de envios e editava as postagens para clareza, gramática básica e deixava comentários para o redator se houvesse áreas que precisassem de melhorias ou esclarecimentos. Ao fazer a revisão inicial de vários artigos de uma só vez, consegui entrar “no modo” de edição, tornando o processo mais suave.

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Também pode torná-lo um editor melhor, pois você é lembrado dos fundamentos a serem verificados no início do lote, permitindo que os itens “obrigatórios” sejam verificados na sua lista à medida que você percorre os artigos restantes. Se eu estivesse verificando os artigos à medida que eles chegavam, muitas das práticas recomendadas que exigimos dos escritores não permaneceriam em mente, provavelmente levando a mais erros e indo e voltando com os escritores à medida que eu pegava mais problemas.

À medida que você continua a agrupar tarefas, você aprenderá qual é o seu volume de itens e quanto tempo é necessário antes de perder o interesse ou a energia. Dessa forma, você sabe quando parar e quando agendar sua próxima sessão de lotes para ter certeza de que está no seu melhor.

Debate

Se você quiser pensar em um monte de novas ideias de uma só vez, tente uma sessão de brainstorming em lote. Isso é perfeito para pensar em novas postagens de blog, nomes de negócios ou produtos ou qualquer outra coisa em que você possa criar rapidamente uma lista de ideias que você pode restringir ou ajustar depois de terminar. O brainstorming em lote também pode ser feito com várias pessoas, mas é crucial definir um limite de tempo e cumpri-lo. Caso contrário, é fácil sair da pista.

Encontros

Vários profissionais e blogueiros e coaches de estilo de vida agrupam suas reuniões para que seu tempo não seja interrompido. Eles escolhem dias ou blocos de tempo específicos para reuniões e não agendam fora desse horário.

O plug-in Chrome/GSuite Clockwise pode ajudá-lo com isso usando a IA. Você marca reuniões específicas como flexíveis e isso as altera automaticamente, para que várias reuniões aconteçam em um único bloco de tempo, em vez de esporadicamente ao longo do dia.

Se você usa um agendador de reuniões, também pode definir parâmetros de disponibilidade, para que ele mostre apenas aqueles que desejam agendar com você os blocos de tempo disponíveis.

Quando o lote não é útil

Para alguns casos específicos, o batching não é útil para aqueles que desejam fazer mais. Aqui estão alguns exemplos.

Tarefas altamente criativas ou detalhadas

Você pode agrupar blocos de tempo para trabalhar em tarefas altamente criativas ou detalhadas, mas é quase impossível fazer várias tarefas de alta capacidade mental seguidas. Assim como bloquear o horário da reunião, você pode bloquear o “tempo de foco” em seu calendário para suas tarefas de alto nível.

No entanto, não espere escrever dois eBooks de 5.000 palavras ou concluir duas apresentações nesse período. Atenha-se a um projeto por vez e divida seu trabalho com uma tarefa de baixo nível ou uma pausa para descansar e redefinir seu cérebro.

Novas Tarefas

Para algumas pessoas, se você está aprendendo a fazer algo novo, pode parecer esmagador fazê-lo repetidamente. Se você estivesse aprendendo a construir um site WordPress e não soubesse nada sobre isso antes, tentar construir três em uma tarde pareceria quase impossível.

Em vez disso, quando você estiver aprendendo um novo processo ou tarefa, conte-o como uma tarefa de alto nível e bloqueie um período específico de tempo em que você pode terminar um novo projeto antes de, eventualmente, facilitar vários em uma linha. Você pode usar a técnica de bloqueio de tempo para definir seu calendário.

Quando você está cansado

Novamente, isso pode não ser o caso de todas as pessoas, mas o agrupamento pode exigir muita energia mental e precisão. Se você está cansado ou não se sente à altura da tarefa, o lote pode não ser uma boa ideia. Isso pode acabar fazendo você se sentir ainda mais cansado ou frustrado.

Afinal, saber que devo agendar 30 postagens nas redes sociais parece muito mais assustador quando estou com dor de cabeça ou já trabalhei sete horas. Acompanhe seus níveis de energia por algumas semanas para ver como você faz as coisas naturalmente e, em seguida, agende tarefas em lote quando for mais capaz de lidar com elas.

Para saber mais sobre como programar sua energia em diferentes momentos do dia, Do Less de Kate Northrup (destinado a mulheres e especificamente mães) e 168 Hours and Off The Clock de Laura Vanderkam são boas leituras.

O lote pode funcionar na vida de qualquer pessoa, não importa o que você tenha que fazer. Seja preparando relatórios de dados ou lavando toda a roupa suja em sua casa, tente agrupar tarefas semelhantes para fazê-las mais rapidamente, com melhor precisão e maior taxa de conclusão.

Os lotes são uma ótima maneira de otimizar seu tempo e fazer mais. Não seria ótimo se houvesse uma ferramenta que pudesse fazer isso em um nível ainda mais alto? Há! O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que simplifica seus esforços e aumenta sua produtividade. Os gráficos de Gantt on-line tornam o agendamento colaborativo, os quadros kanban visualizam o fluxo de trabalho e um painel em tempo real monitora seu progresso à medida que ele acontece e facilita a geração de relatórios. Veja como pode ser fácil e faça hoje mesmo este teste gratuito de 30 dias.