¿Qué es el procesamiento por lotes y cómo puedo usarlo para hacer más?

Si está interesado en la productividad en el trabajo (y en su vida personal), es probable que haya oído hablar del procesamiento por lotes. El procesamiento por lotes es el acto de agrupar tareas, de modo que las haga todas a la vez, en lugar de cambiar entre tareas que tienen lugar en diferentes programas o áreas.

Un ejemplo sencillo de esto sería un fotógrafo que cambia el tamaño de todas sus últimas fotos de boda a la vez, en lugar de editar y cambiar el tamaño de cada una individualmente. En la mayoría de los casos, ahorra tiempo y energía agrupar tareas pendientes similares.

Si bien el procesamiento por lotes es útil en muchas áreas, también puede provocar agotamiento en otras. A continuación se presentan algunos casos en los que el procesamiento por lotes puede ayudarlo a hacer más, así como algunos en los que no es útil, en los que debe concentrarse en hacer una sola cosa a la vez.

Cuando el procesamiento por lotes es útil

Para ser más eficiente en el procesamiento por lotes, considere configurar un temporizador en su teléfono, reloj inteligente o en línea. Establezca una cuenta regresiva para el tiempo que tiene para sus tareas por lotes. Use una herramienta de administración de tareas en línea para recopilar todas sus tareas del día y organizarlas.

Sea razonable con su tiempo: podría ser útil tomarse el tiempo para realizar las tareas primero antes de crear una cuenta regresiva. Así sabrás cuánto tiempo te lleva de media.

Correo electrónico

Esta es el área más útil de procesamiento por lotes que nos afecta a la mayoría de nosotros. En lugar de revisar su correo electrónico varias veces al día (o dejarlo abierto todo el día y recibir notificaciones cada vez que recibe un nuevo correo electrónico), elija de uno a tres períodos a lo largo del día para revisar completamente su bandeja de entrada.

Gmail y Gsuite tienen algunas funciones que pueden ayudar con esto (así como otros programas de correo electrónico, como Outlook y Thunderbird). Puede usar una vista de panel dividido para ver todos sus nuevos correos electrónicos en un lado. Luego, una vez que haga clic en uno, el correo electrónico se abre en el otro lado de la pantalla para que pueda leerlo. Esto puede ayudarlo a ahorrar tiempo al revisar los correos electrónicos uno por uno, ya que no tiene que salir de una pantalla para volver a la bandeja de entrada y hacer clic en otro correo electrónico. Responda, archive o elimine todos los correos electrónicos nuevos.

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Para enviar correos electrónicos por lotes de manera efectiva, revise todos los correos electrónicos que pueda. No evites ni postergues la lectura o la respuesta de correos electrónicos cuando no quieras gastar energía o tiempo en ello. Seguir adelante y terminarlo despejará esa tarea mental, liberando su cerebro para otras tareas.

Creación de imágenes

Si está creando varias imágenes similares, considere hacerlo todo a la vez. Un gran ejemplo de esto son las imágenes destacadas para publicaciones de blog o imágenes de redes sociales. Si tiene un calendario editorial con títulos de publicaciones de blog asignados, puede crear las imágenes destacadas para cada publicación con anticipación para que el escritor y el editor no tengan que esperar a que el diseñador termine cada imagen individual cuando la publicación esté lista. publicado.

Para imágenes de redes sociales, use una plantilla en blanco donde se pueda agregar texto, o tenga un diseño establecido que facilite cambiar el fondo y el texto en la imagen. Para la cuenta de Instagram de mi empresa, usamos una plantilla en el editor de gráficos Pablo by Buffer y luego creamos un montón de imágenes a la vez:

Puede configurar su logotipo y aparecerá en el mismo lugar con cada imagen nueva. Luego, puede elegir entre imágenes de stock para el fondo. Crear y programar un montón de estos a la vez nos ayuda a hacerlo y no preocuparnos por eso hasta que el lote está a punto de agotarse.

Edición de artículos

Si es escritor, comercializador de contenido o editor, es probable que deba dedicar tiempo semanalmente a editar piezas de contenido. Cuando era editor ejecutivo en Search Engine Journal , siempre editaba por lotes las publicaciones nuevas.

Cada mañana, entraba en la carpeta de nuevos envíos y editaba las publicaciones para mayor claridad, gramática básica y dejaba comentarios para el escritor si había áreas que necesitaban mejoras o aclaraciones. Al hacer la revisión inicial de varios artículos a la vez, pude ponerme "en modo" de edición, lo que hizo que el proceso fuera más fluido.

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También puede convertirlo en un mejor editor, ya que le recuerda los aspectos básicos que debe verificar al comienzo del procesamiento por lotes, lo que permite que esos elementos "imprescindibles" se eliminen de su lista a medida que avanza en los artículos restantes. Si revisaba los artículos a medida que llegaban, muchas de las mejores prácticas que requerimos de los escritores no se mantendrían en mente, lo que probablemente generaría más errores y idas y venidas con los escritores a medida que detectaba más problemas.

A medida que continúe con las tareas por lotes, aprenderá cuál es su volumen de artículos y cuánto tiempo se necesita antes de que pierda interés o energía. De esa manera, sabrá cuándo detenerse y cuándo programar su próxima sesión de procesamiento por lotes para asegurarse de estar en su mejor momento.

Lluvia de ideas

Si desea pensar en un montón de nuevas ideas a la vez, intente con una sesión de lluvia de ideas por lotes. Esto es perfecto para pensar en nuevas publicaciones de blog, nombres comerciales o de productos o cualquier otra cosa en la que pueda generar rápidamente una lista de ideas que luego puede reducir o modificar una vez que haya terminado. La lluvia de ideas también se puede hacer con varias personas, pero es crucial establecer un límite de tiempo y cumplirlo. De lo contrario, es fácil salirse del camino.

Reuniones

Varios profesionales, blogueros y entrenadores de estilo de vida agrupan sus reuniones para que su tiempo no se vea interrumpido. Eligieron días específicos o bloques de tiempo para las reuniones y no programan fuera de ese horario.

El complemento de Chrome/GSuite en el sentido de las agujas del reloj puede ayudarlo con esto usando IA. Usted marca reuniones específicas como flexibles y las cambiará automáticamente, por lo que se realizan varias reuniones en un solo bloque de tiempo, en lugar de esporádicamente a lo largo del día.

Si usa un programador de reuniones, también puede establecer parámetros de disponibilidad, por lo que solo muestra a aquellos que buscan programar con usted los bloques de tiempo que tiene disponibles.

Cuando el procesamiento por lotes no es útil

Para algunas instancias específicas, el procesamiento por lotes no es útil para aquellos de nosotros que buscamos hacer más. Aquí están algunos ejemplos.

Tareas altamente creativas o detalladas

Puede agrupar bloques de tiempo para trabajar en tareas altamente creativas o detalladas, pero es casi imposible realizar varias tareas de alta capacidad mental seguidas. Al igual que bloquear el tiempo de la reunión, puede bloquear el "tiempo de enfoque" en su calendario para sus tareas de alto nivel.

Sin embargo, no espere escribir dos libros electrónicos de 5000 palabras o completar dos presentaciones en ese tiempo. Apéguese a un proyecto a la vez, luego divida su trabajo con una tarea de bajo nivel o un descanso para descansar y reiniciar su cerebro.

Nuevas tareas

Para algunas personas, si están aprendiendo a hacer algo nuevo, puede parecer abrumador hacerlo una y otra vez. Si estuviera aprendiendo a crear un sitio web de WordPress y no supiera nada al respecto antes, tratar de obligarse a crear tres en una tarde parecería casi imposible.

En cambio, cuando esté aprendiendo un nuevo proceso o tarea, cuéntelo como una tarea de alto nivel y bloquee un período específico de tiempo en el que pueda terminar un nuevo proyecto antes de eventualmente pasar a múltiples en una fila. Puede utilizar la técnica de bloqueo de tiempo para configurar su calendario.

cuando estas cansado

Una vez más, este puede no ser el caso para todas las personas, pero el procesamiento por lotes puede requerir mucha energía mental y precisión. Si está cansado o no se siente preparado para la tarea, la preparación de lotes podría no ser una buena idea. Podría terminar haciéndote sentir aún más cansado o frustrado.

Después de todo, saber que debo programar 30 publicaciones en las redes sociales suena mucho más desalentador cuando tengo dolor de cabeza o ya he estado trabajando siete horas. Realice un seguimiento de sus niveles de energía durante algunas semanas para ver cómo hace las cosas de forma natural y luego programe tareas por lotes cuando pueda manejarlas mejor.

Para obtener más información sobre cómo programar su energía en diferentes momentos del día, Do Less de Kate Northrup (dirigido a mujeres y específicamente a madres) y 168 Hours and Off The Clock de Laura Vanderkam son buenas lecturas.

El procesamiento por lotes puede funcionar en la vida de cualquier persona, sin importar lo que tenga que hacer. Ya sea que esté preparando informes de datos o lavando toda la ropa sucia de su casa, intente agrupar tareas similares para hacerlas más rápido con mayor precisión y una mayor tasa de finalización.

El procesamiento por lotes es una excelente manera de optimizar su tiempo y hacer más. ¿No sería genial si hubiera una herramienta que pudiera hacer esto incluso a un nivel superior? ¡Hay! ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que agiliza sus esfuerzos y aumenta su productividad. Los diagramas de Gantt en línea hacen que la programación sea colaborativa, los tableros kanban visualizan el flujo de trabajo y un tablero en tiempo real supervisa su progreso a medida que sucede y hace que los informes sobre él sean instantáneos. Vea lo fácil que puede ser y tome esta prueba gratuita de 30 días hoy.