Daha Üretken Olmak için Operasyonel Mükemmelliği Kullanmak

İnsanlar genellikle üretkenliği bireysel ölçekte düşünürler: nasıl daha üretken olabilirim? Ancak çoğumuz organizasyonlar için çalışıyoruz ve eğer organizasyon üretken değilse, siz de üretken olamazsınız.

Gerçek şu ki, ne kadar üretken olursanız olun, ilerlemenizi engelleyen dış engeller olabilir. Daha üretken olmak istiyorsanız, kuruluşunuzun her yönüyle bu hedefe ulaşmasına yardımcı olan iş yönetimi araçlarını ve yöntemlerini kullanmalısınız.

İşbirliğinin karmaşıklığını delip herkesin birlikte çalışmasını sağlayabilecek sihirli bir kurşun gerçekten olabilir mi? Operasyonel mükemmellik böyle bir tekniktir. Görevlerde meslektaşlarınızı beklemekten ve aşırı bürokrasi ile uğraşmaktan yorulduysanız, operasyonel mükemmellik sizi rahatsız eden şeyi iyileştirebilir.

Operasyonel Mükemmellik Nedir?

Operasyonel mükemmellik, bir kuruluşun iş stratejisini tutarlı bir şekilde uyguladığı ve bu eylemde rakiplerinden daha güvenilir olduğu zamandır. Bir organizasyonun operasyonel mükemmellik hedefine ulaştığını gösteren metrikler, rekabete kıyasla daha düşük operasyonel risk, daha düşük işletme maliyetleri ve artan gelirleri içerir. Tüm bunlar hem müşteri hem de hissedar için değer yaratır.

Bir kuruluşun operasyonel mükemmelliği etkin bir şekilde benimsemesini sağlamak için eyleme geçirilebilir ve ölçülebilir olmalıdır. Ancak operasyonel mükemmellik tek başına başarıyı garanti etmez. Tutarlı olmalı ve güvenilir bir uygulamaya sahip olmalıdır, bu da şirket stratejisinin sürekli olarak uygulanması anlamına gelir. Ayrıca, operasyonel mükemmellik sistemseldir. Gelir, maliyet ve risk dahil olmak üzere bir işletmenin tüm yönlerini olumlu yönde etkilemelidir. Belirli bir yöne odaklanmaz, hepsini aynı standarda yükseltir.

İlgili: Devam Etmenize Yardımcı Olacak 10 Tutarlılık Alıntısı

Elbette, operasyonel mükemmelliğin başarılı olması için iş stratejinizi tamamlaması gerekir. Bir anlamda, ikisi – operasyonel mükemmellik ve iş stratejisi – pazarda güçlü performans elde etmenin formülüdür. Biri veya diğeri olmadan, bir işletme zayıf performansla mücadele edecektir.

Ancak mükemmellik görecelidir. Zamanla değişebilir (ve muhtemelen değişecektir). Yönetimde, teknolojide ya da her neyse değişikliklere kayıtsız kalmamak, esnek kalmak ve uyum sağlamak önemlidir.

Operasyonel Mükemmelliğin Unsurları

Operasyonel mükemmellikte üstünlük sağlamak için iki bileşen olmalıdır: bir organizasyonun tüm bölümlerinde entegre bir yönetim sistemi ve operasyonel disiplin.

Entegre Yönetim Sistemi

Entegre bir yönetim sistemi, süreçler ve standartlar çerçevesidir. Bu çerçeve, bir şirketin nereye gitmek istediğini ve böyle bir yolun doğasında bulunan riskleri bilmek için tasarlanmıştır. Bu, bir şirketin değişimi yönetirken ve sürekli olarak gelişirken bu riskleri belirlemesine ve hafifletmesine olanak tanır.

Entegre bir yönetim sisteminin kullanılması, bu görevlerin daha verimli bir şekilde yönetilmesine de yardımcı olur. Çakışma, fazlalık veya çakışma olasılığı daha düşüktür.

Operasyonel Disiplin

Operasyonel disiplinden bahsederken, organizasyonun her zaman, her zaman doğru şeyi, doğru şekilde yaptığı anlamına gelir. İmkansız gibi görünse de, bir ekibin bu hedeflere ulaşması için operasyonel disipline rehberlik eden ilkeler vardır.

Operasyonel Mükemmelliğin 10 İlkesi

Olağanüstü operasyonel mükemmellik için dünya çapındaki kuruluşlara verilen Shingo Ödülü adı verilen bir ödül vardır. 1988'de başladı ve Utah Eyalet Üniversitesi'ndeki Shingo Enstitüsü tarafından sunuldu. Kazananları şu 10 temel ilkeye ne kadar iyi uyduklarına göre değerlendirir:

1. Her bireye saygı gösterin
2. Alçakgönüllülükle liderlik edin
3. mükemmellik ara
4. Kaliteyi kaynağında güvence altına alın
5. Akış ve çekme değeri
6. Bilimsel düşünceyi benimseyin
7. sürece odaklanmak
8. sistematik düşünün
9. Amaç sabitliği yaratın
10. Müşteri için değer yaratın

Operasyonel Mükemmellik için Bazı Metodolojiler

Operasyonel mükemmelliği gerçekleştirmenin birçok farklı yolu vardır, ancak kodlanmış ve dünya çapında düzenli olarak benimsenen birkaç yol vardır. Birkaçını keşfedelim.

Okapi Yöntemi

Kurumsal yönetimi geliştirmeye yönelik bir platform olan Okapi'nin kurucu ortağı ve CEO'su Iris Tsidon ve Okapi'nin CTO'su Maya Gal, SMART temel performans göstergelerini (KPI'lar) içeren Okapi yöntemini oluşturdu. Okapi, adını zürafa, sevgili ve zebra özelliklerine sahip eşsiz bir memeliden almıştır.

SMART, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamanında anlamına gelen bir kısaltmadır. Bu tekniği uygulamak, davranışlarla değil eylemlerle ölçülen daha kesin KPI'lara sahip olmanıza yardımcı olur. Zorlayıcıdırlar, ancak ulaşılabilirdirler, organizasyonun amacına uygundurlar ve tanımlanmış bir zaman çizelgesi içinde planlanırlar.

Okapi yöntemi, herhangi bir kuruluş için operasyonel mükemmelliğe ulaşmada birkaç büyük zorluğu not eder.

1. Okapi, insanların şirketin daha büyük iş ihtiyaçlarıyla bağlantısı kesildiğinde zorlanır.
2. İlerleme eksikliği Okapi'yi engelleyebilir. Bu, işletmenin büyümesi için gerekli görevlerin durduğu zamandır. İnsanlar özverili ve çalışkandır, ancak verilen görevlerin önceliği kötü yapılandırılmıştır.
3. Bir şirket, bu değişen çevreye uyum sağlamak ve gelişmek için rekabetçi kalmak ve yönetim altyapısını uyarlamak için değişemiyorsa, o zaman şirket rekabetçi kalamaz. Okapi'nin gelişmesi için hızlı ve verimli bir değişim süreci uygulanmalıdır. (Esnek olmanın önemi hakkında daha fazla bilgi edinin.)
4. Veriler çok karmaşık olduğunda, bu verilerin ne anlama geldiğini anlamak bir sorun haline gelebilir. Karmaşıklık şirkete hizmet etmez. Okapi'de raporlar zamanında olmalı, değer katmalı ve sindirilmesi kolay olmalıdır, böylece etkin bir şekilde harekete geçilebilir.

Son olarak, tutarlı bir yönetim planı olmadan, tüm operasyonel mükemmellik çabaları başarısız olmaya mahkumdur. Kuruluştaki insanlar yönetim sistemini kullanmıyorlarsa veya onu kurmak ve kullanmak için bir plan izlemekle uğraşmıyorlarsa, operasyonel mükemmelliğe ulaşma yeteneği ciddi şekilde tehlikeye girer. İşlemleri kolaylaştırmak, iş geliştirmeye öncülük etmek ve acil sorunları çözmek önemli olsa da, yöneticiler sorumluluk devretmelidir.

FLEX veya PBED Yöntemi

Savaş pilotlarının savaşta kullandıklarını temel alan plan, brifing, yürütme ve bilgi için PBED olarak da bilinen kusursuz yürütme (FLEX) metodolojisi de vardır. Metodoloji, 1998 yılında özel sektöre taşınmıştır ve kökleri, yazılım geliştiriciler tarafından oluşturulan çevik manifestoya dayanmaktadır.

İş stratejisini gerçek dünyadaki değişen etkilere uyarlamaya değer veren yinelemeli bir süreçtir. Bu, kuruluşların kültürel değişimi yönlendirmek için kullanabilecekleri bir araç olan bilgilendirme adı verilen bir uygulama aracılığıyla yapılır. Tüm çalışanlara daha sonra tüm organizasyonda duyulabilecek bir ses sunar. Bu, PBED'in “plan” kısmı olan ortak bir hedefe odaklanan uzun vadeli bir strateji oluşturmakla başlar. Açık, ölçülebilir ve ulaşılabilir bir hedef belirlemelidir. Riskleri ve bunlardan kaçınmak için gereken kaynakları belirlediğinizden emin olun. Yardım için, görevlerden sonra bilgi almaktan öğrenilen dersleri kullanın ve genel hedeflerle uyumlu ekip üyeleri için hedefler geliştirin.

İlgili: Unutulmaz Bir Misyon Bildirisi Nasıl Yazılır (Örneklerle)

PBED kısaltmasının diğer bölümleri açısından, “kısa”, planın onu yürütmesi gereken ekiplere nasıl iletildiğini ifade eder. “Yürütme”, kültürel değişime karşı esnek kalırken plana göre hareket etmek ve amaçlarına odaklanmak demektir. Son olarak, "bilgilendirme", ekibin günlük uygulamaya baktığı ve bunu plana karşı ölçtüğü zamandır. Herhangi bir fark analiz edilir ve ardından değişiklikler uygulanır.

Seçilen yöntemden bağımsız olarak, operasyonel mükemmellik, karmaşıklıktan çok basitliği destekler. Takımlar hatalardan ders alırlar ve onları çözüp daha zarif çözümler buldukları için ödüllendirilirler. Operasyonel mükemmelliğin amacı, süreçteki iyileştirmeler üzerinde sürekli çalışmaktır.

Operasyonel mükemmellik, daha sonra izlenen ve ilerlemesine göre ölçülen bir plan gerektirir. Bu bir proje ve herhangi bir proje gibi doğru araca ihtiyacı var. ProjectManager, yöneticilerin çevrimiçi Gantt çizelgeleriyle planlama yapmasına ve değişiklikleri gerçek zamanlı bir gösterge panosuyla izlemesine olanak tanıyan özelliklere sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümünü alarak kuruluşunuzun operasyonel mükemmelliğe ulaşmasına nasıl yardımcı olabileceğini görün.