ใช้ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น

ผู้คนมักนึกถึงประสิทธิภาพการทำงานในระดับบุคคล: ฉัน จะมีประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร แต่พวกเราส่วนใหญ่ทำงานให้กับองค์กร และหากองค์กรไม่มีประสิทธิผล คุณก็ไม่สามารถมีประสิทธิผลได้เช่นกัน

ความจริงก็คือ ไม่ว่าคุณจะมีประสิทธิผลแค่ไหน ก็อาจมีอุปสรรคภายนอกที่ขวางทางคุณไปข้างหน้า หากคุณต้องการมีประสิทธิผลมากขึ้น คุณต้องใช้เครื่องมือและวิธีการจัดการงานที่ช่วยให้องค์กรของคุณบรรลุเป้าหมายทุกด้าน

จะมีกระสุนวิเศษที่สามารถเจาะผ่านความซับซ้อนของการทำงานร่วมกันและทำให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้หรือไม่? ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเป็นเทคนิคดังกล่าว หากคุณเบื่อหน่ายกับการรอเพื่อนร่วมงานที่ได้รับมอบหมายและจัดการกับเทปสีแดงที่เอาแต่ใจ ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานสามารถแก้ไขสิ่งที่ไม่ดีให้คุณได้

ความเป็นเลิศในการดำเนินงานคืออะไร?

ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานคือเมื่อองค์กรดำเนินกลยุทธ์ทางธุรกิจด้วยความสม่ำเสมอและเชื่อถือได้ในการดำเนินการนั้นมากกว่าคู่แข่ง ตัวชี้วัดที่ระบุว่าองค์กรกำลังบรรลุเป้าหมายด้านความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน ได้แก่ ความเสี่ยงด้านปฏิบัติการที่ลดลง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ลดลง และรายได้ที่เพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับการแข่งขัน ทั้งหมดนี้สร้างมูลค่าให้กับลูกค้าและผู้ถือหุ้นเหมือนกัน

เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรสามารถนำความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรจะต้องดำเนินการได้จริงและสามารถวัดผลได้ แต่ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันความสำเร็จ ควรมีความสม่ำเสมอและมีการดำเนินการที่เชื่อถือได้ ซึ่งหมายถึงการนำกลยุทธ์ของบริษัทไปใช้อย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานเป็นระบบ จะต้องส่งผลกระทบเชิงบวกทุกด้านของธุรกิจ รวมถึงรายได้ ต้นทุน และความเสี่ยง ไม่ได้เน้นด้านใดด้านหนึ่งโดยเฉพาะ แต่ยกระดับทั้งหมดให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

ที่เกี่ยวข้อง: 10 คำพูดที่สม่ำเสมอเพื่อช่วยให้คุณไปต่อ

แน่นอนว่าเพื่อความเป็นเลิศในการดำเนินงานที่จะประสบความสำเร็จ จะต้องเสริมกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณ ในแง่หนึ่ง ทั้งสอง—ความเป็นเลิศในการดำเนินงานและกลยุทธ์ทางธุรกิจ—เป็นสูตรในการบรรลุผลการปฏิบัติงานที่แข็งแกร่งในตลาด หากไม่มีอย่างใดอย่างหนึ่ง ธุรกิจจะต้องต่อสู้กับประสิทธิภาพที่อ่อนแอ

อย่างไรก็ตามความเป็นเลิศนั้นสัมพันธ์กัน มันสามารถ (และมีแนวโน้มว่าจะ) เปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป สิ่งสำคัญคือต้องไม่พึงพอใจกับการเปลี่ยนแปลงในการจัดการ เทคโนโลยี หรืออะไรก็ตาม แต่ต้องคงความยืดหยุ่นและปรับตัว

องค์ประกอบของความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน

เพื่อให้เป็นเลิศในการดำเนินงานที่เป็นเลิศ จะต้องมีสององค์ประกอบ: ระบบการจัดการแบบบูรณาการและวินัยในการปฏิบัติงานในทุกส่วนขององค์กร

ระบบการจัดการแบบบูรณาการ

ระบบการจัดการแบบบูรณาการเป็นกรอบของกระบวนการและมาตรฐาน กรอบการทำงานนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ทราบว่าบริษัทต้องการจะไปที่ใด และความเสี่ยงที่มีอยู่ในหลักสูตรดังกล่าว ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถระบุและลดความเสี่ยงเหล่านั้นในขณะที่จัดการการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การใช้ระบบการจัดการแบบบูรณาการยังช่วยจัดการงานเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีโอกาสน้อยที่จะเกิดการทับซ้อนกัน ความซ้ำซ้อน หรือความขัดแย้ง

วินัยการปฏิบัติงาน

เมื่อพูดถึงวินัยในการปฏิบัติงาน หมายความว่าองค์กรมักจะทำในสิ่งที่ถูกต้อง ถูกวิธี ทุกครั้ง แม้ว่าจะดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ แต่ก็มีหลักการที่ชี้นำระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานเพื่อให้ทีมสามารถบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านี้ได้

10 หลักการแห่งความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน

มีการมอบรางวัลให้กับองค์กรทั่วโลกสำหรับความเป็นเลิศในการดำเนินงานที่โดดเด่นที่เรียกว่า Shingo Prize เริ่มต้นในปี 1988 และนำเสนอโดยสถาบัน Shingo ที่ Utah State University โดยจะตัดสินผู้ชนะโดยยึดตามหลักการสำคัญ 10 ประการเหล่านี้:

1. เคารพทุกคน
2. นำด้วยความถ่อมตน
3. แสวงหาความสมบูรณ์แบบ
4. รับรองคุณภาพที่ต้นทาง
5. ค่าการไหลและดึง
6. โอบกอดการคิดเชิงวิทยาศาสตร์
7. เน้นกระบวนการ
8. คิดอย่างเป็นระบบ
9. สร้างความมั่นคงของวัตถุประสงค์
10. สร้างมูลค่าให้กับลูกค้า

วิธีการบางอย่างเพื่อความเป็นเลิศในการปฏิบัติงาน

มีหลายวิธีในการดำเนินการที่เป็นเลิศในการปฏิบัติงาน แต่มีเพียงไม่กี่วิธีที่ได้รับการประมวลและนำไปใช้เป็นประจำทั่วโลก มาสำรวจกันสักหน่อย

วิธีโอคาปิ

Iris Tsidon ผู้ร่วมก่อตั้งและ CEO ของ Okapi ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มสำหรับการปรับปรุงการจัดการองค์กร และ Maya Gal, CTO ของ Okapi ได้สร้างวิธี Okapi ซึ่งประกอบด้วย SMART key performance indicator (KPIs) Okapi ได้รับการตั้งชื่อตามสัตว์เลี้ยงลูกด้วยนมที่มีลักษณะเฉพาะของยีราฟ ที่รัก และม้าลาย

SMART เป็นตัวย่อที่เจาะจง วัดได้ ทำได้ ตรงประเด็น และทันท่วงที การใช้เทคนิคนี้ช่วยให้มี KPI ที่แม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งวัดจากการกระทำไม่ใช่พฤติกรรม เป็นสิ่งที่ท้าทายแต่สามารถบรรลุได้ ซึ่งเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรและกำหนดเวลาไว้ภายในระยะเวลาที่กำหนด

วิธีการของ Okapi บันทึกความท้าทายที่สำคัญหลายประการสำหรับองค์กรในการบรรลุความเป็นเลิศในการดำเนินงาน

1. Okapi ประสบปัญหาเมื่อผู้คนไม่ได้เชื่อมต่อกับความต้องการทางธุรกิจที่ใหญ่กว่าของบริษัท
2. การขาดความก้าวหน้าสามารถขัดขวางโอคาปิได้ นี่คือเวลาที่งานที่จำเป็นต่อการเติบโตของธุรกิจหยุดชะงัก ผู้คนทุ่มเทและทำงานหนัก แต่การจัดลำดับความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมายมีโครงสร้างไม่ดี
3. หากบริษัทไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อรักษาความสามารถในการแข่งขันและปรับโครงสร้างพื้นฐานการจัดการเพื่อปรับตัวและเติบโตในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปเหล่านี้ บริษัทจะไม่สามารถแข่งขันได้ กระบวนการเปลี่ยนแปลงจะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพเพื่อให้ Okapi เติบโต (อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความสำคัญของความยืดหยุ่น)
4. เมื่อข้อมูลซับซ้อนเกินไป การทำความเข้าใจความหมายของข้อมูลนั้นจะกลายเป็นปัญหาได้ ความซับซ้อนไม่ได้ให้บริการบริษัท ภายใน Okapi รายงานจะต้องตรงเวลา เพิ่มมูลค่า และเข้าใจง่าย เพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สุดท้าย หากไม่มีแผนการจัดการที่สอดคล้องกัน ความพยายามที่เป็นเลิศในการปฏิบัติงานทั้งหมดจะล้มเหลว หากคนในองค์กรไม่ได้ใช้ระบบการจัดการ หรือไม่ใส่ใจที่จะตั้งค่าและปฏิบัติตามแผนการใช้ ความสามารถในการบรรลุความเป็นเลิศในการดำเนินงานจะลดลงอย่างมาก ในขณะที่อำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรม การพัฒนาธุรกิจชั้นนำและการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเป็นสิ่งสำคัญ ผู้จัดการต้องมอบความรับผิดชอบ

วิธี FLEX หรือ PBED

นอกจากนี้ยังมีวิธีการประหารชีวิตแบบไร้ที่ติ (FLEX) หรือที่เรียกว่า PBED สำหรับแผน การบรรยายสรุป การประหารชีวิต และการซักถาม ซึ่งขึ้นอยู่กับสิ่งที่นักบินรบใช้ในการต่อสู้ วิธีการดังกล่าวได้ย้ายไปยังภาคเอกชนในปี 2541 และมีรากฐานมาจากคำสั่งที่คล่องตัวซึ่งสร้างขึ้นโดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์

เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำๆ ซึ่งให้ความสำคัญกับการปรับกลยุทธ์ทางธุรกิจให้เข้ากับอิทธิพลที่เปลี่ยนแปลงไปในโลกแห่งความเป็นจริง ซึ่งทำได้โดยวิธีปฏิบัติที่เรียกว่าการซักถาม ซึ่งเป็นเครื่องมือที่องค์กรสามารถใช้ขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมได้ เป็นกระบอกเสียงให้กับพนักงานทุกคน ซึ่งสามารถได้ยินทั่วทั้งองค์กร สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการกำหนดกลยุทธ์ระยะยาวที่เน้นไปที่เป้าหมายร่วมกัน ซึ่งเป็นส่วน "แผน" ของ PBED จะต้องกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และบรรลุผลได้ อย่าลืมระบุความเสี่ยงและทรัพยากรที่จำเป็นในการหลีกเลี่ยง หากต้องการความช่วยเหลือ ให้ใช้บทเรียนที่ได้จากการซักถามหลังเลิกงาน และพัฒนาวัตถุประสงค์สำหรับสมาชิกในทีมที่สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวม

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีการเขียนพันธกิจที่น่าจดจำ (พร้อมตัวอย่าง)

ในแง่ของส่วนอื่น ๆ ของตัวย่อ PBED "บทสรุป" หมายถึงวิธีการสื่อสารแผนไปยังทีมที่ต้องดำเนินการ “การดำเนินการ” กำลังดำเนินการตามแผนและมุ่งเน้นไปที่วัตถุ ในขณะที่ยังคงมีความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม สุดท้าย "การซักถาม" คือเมื่อทีมพิจารณาการดำเนินการประจำวันและวัดผลที่ขัดกับแผน ความแตกต่างใดๆ จะถูกวิเคราะห์และนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้

โดยไม่คำนึงถึงวิธีการที่เลือก ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานรองรับความเรียบง่ายเหนือความซับซ้อน ทีมเรียนรู้จากข้อผิดพลาดและได้รับรางวัลสำหรับการแก้ไขและค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่สวยงามยิ่งขึ้น ประเด็นของความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานคือการทำงานเพื่อปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง

ความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานต้องมีแผนที่ติดตามและวัดผลกับความคืบหน้า เป็นโครงการ และเหมือนกับโครงการอื่นๆ ที่ต้องการเครื่องมือที่เหมาะสม ProjectManager เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการบนคลาวด์พร้อมคุณสมบัติที่ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำหนดเวลาด้วยแผนภูมิแกนต์ออนไลน์และติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วยแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ ดูวิธีที่จะช่วยให้องค์กรของคุณบรรลุความเป็นเลิศในการดำเนินงานโดยทดลองใช้ฟรี 30 วันนี้