วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ & เทมเพลตฟรี
เผยแพร่แล้ว: 2022-10-21ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการโปรโมตบริษัทหรือแบรนด์ของคุณกับผู้ชมในวงกว้าง โดยอาศัยช่องทางสื่อ (เช่น หนังสือพิมพ์ นิตยสาร และร้านค้าออนไลน์ เช่น Wired หรือ BuzzFeed) ที่สามารถเผยแพร่ข่าวสารและข้อมูลในระดับท้องถิ่น ระดับประเทศ และระดับโลก ใช้เพื่อเพิ่มความพยายามทางการตลาดดิจิทัลของคุณและรับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลก
ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่เพียงแต่สามารถรับข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แต่ยังเป็นมิตรกับงบประมาณ ไม่เหมือนโฆษณาแบบเสียเงินหรือโฆษณาแบบเดิม คุณกำลังใช้ช่องทางที่ไม่ต้องชำระเงินเพื่อเผยแพร่การรับรู้
ต้องการการโน้มน้าวใจว่าข่าวประชาสัมพันธ์ใช้งานได้หรือไม่? Warner Leisure Hotels ได้สร้างจินที่ขนานนามว่า 'Anti-aGin' ที่มีคอลลาเจน สารต้านอนุมูลอิสระ และพฤกษศาสตร์ 'การสมานผิว' เพื่อช่วย 'ลดเซลลูไลท์และความเสียหายจากแสงแดด' การแสดงผาดโผนส่งผลให้ครอบคลุมทั่วโลก 1,000 ชิ้นและจินขายหมดทางออนไลน์ใน 24 ชั่วโมง!
แม้ว่าการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์และส่งไปยังสื่ออาจดูเหมือนง่าย แต่ก็มีองค์ประกอบบางอย่างที่เกี่ยวข้องในการเขียนบทความที่ดึงดูดความสนใจของนักข่าวหรือบรรณาธิการ
ในคู่มือที่มีประโยชน์และครอบคลุมนี้ เราจะดูวิธีสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมเพื่อโปรโมตธุรกิจของคุณ
รู้จักผู้ชมของคุณ
เช่นเดียวกับกลยุทธ์ทางการตลาดอื่นๆ คุณจำเป็นต้องรู้จักผู้ชมของคุณเมื่อสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ คุณอยากคุยกับใคร
นอกจากนี้ คุณจำเป็นต้องทราบจำนวนผู้อ่านของร้านข่าวหรือสื่อสิ่งพิมพ์ใดๆ เพื่อพิจารณาว่า ก) มีความสนใจในเรื่องราวของคุณหรือไม่ และ ข) ดึงดูดประเภทของผู้ชมที่คุณกำลังมองหา
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปิดสาขาหรือสาขาใหม่ในพื้นที่ ทางออกที่ดีที่สุดของคุณคือการกำหนดเป้าหมายสื่อท้องถิ่น โอกาสที่หนังสือพิมพ์ระดับชาติจะสนใจเรื่องนี้น้อยมาก หรือหากคุณต้องการกำหนดเป้าหมายไปยังกลุ่มประชากรบางกลุ่ม เช่น ผู้หญิงและอายุมากกว่า 35 ปี ให้มองหาสิ่งตีพิมพ์ที่เป็นผู้ชมหลักของพวกเขา
หากผู้ชมของคุณเป็นแบบเฉพาะเจาะจง ให้มองหาสิ่งพิมพ์เฉพาะกลุ่ม ดังนั้น หากคุณเป็นตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ สิ่งพิมพ์เกี่ยวกับรถยนต์หรือรถยนต์จะเหมาะสมที่สุดและจะกำหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมที่คุณต้องการดึงดูด
หมายเหตุ : อย่าลืมรวมสื่อแบบเดิมและแบบออนไลน์ไว้ในรายการเป้าหมายของคุณ เนื่องจากทั้งสองรายการจะมีผู้ชมและการเข้าถึงที่แตกต่างกัน
ระดมสมองคิดมุมหรือขอเกี่ยว
ร้านข่าวมีข่าวประชาสัมพันธ์หลายร้อยฉบับทุกวัน ดังนั้นคุณต้องทำให้ข่าวของคุณโดดเด่น หากคุณกำลังโปรโมตผลิตภัณฑ์ใหม่ อย่ามุ่งเน้นที่ผลิตภัณฑ์เพียงอย่างเดียวเพราะมักจะไม่น่าตื่นเต้น เว้นแต่จะเป็นการปฏิวัติหรือดึงดูดความสนใจจากทั่วโลกอย่างแมคโดนัลด์
ประกาศที่น่าสนใจ ได้แก่ :
- สินค้าหรือบริการใหม่
- การควบรวมกิจการ
- การเป็นหุ้นส่วนหรือการสนับสนุนธุรกิจในท้องถิ่น งานกีฬาหรือการกุศล
- จ้างใหม่หรือเลื่อนตำแหน่งบริษัท
- รับรางวัลไปเลย
- การรีแบรนด์หรือการขยายบริษัท
- จัดงานหรือจัดประกวด
- ผลการวิจัยหรือการสำรวจต้นฉบับ
กุญแจสำคัญในการสร้างมุมหรือขอเกี่ยวสำหรับการเปิดตัวของคุณคือการดูว่าจะส่งผลกระทบหรือวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ผลิตภัณฑ์นั้นจะเปลี่ยนแปลงหรือปรับปรุงชีวิตของผู้คนอย่างไร? แตกต่างจากที่ออกสู่ตลาดแล้วอย่างไร? ใครจะเป็นประโยชน์มากที่สุด เช่น คนพิการ สตรีมีครรภ์ ฯลฯ?
สื่อจะหยิบแต่เรื่องราวที่ดึงดูดใจผู้ฟังเท่านั้น อาจมาจากมุมมองทางอารมณ์หรือเป็นที่สนใจของคนจำนวนมาก
เคล็ดลับ: ระดมสมองและจัดทำรายการคุณลักษณะและ/หรือผลกระทบของข่าวของคุณ จะมีใครมาสนใจทำไม ทำไมคุณถึงสนใจเรื่องนี้? มีแง่มุมทางอารมณ์หรือไม่? สิ่งนี้จะช่วยคุณสร้างมุมที่น่าสนใจ
สร้างพาดหัวข่าวที่ยอดเยี่ยม
เช่นเดียวกับอีเมลที่ยอดเยี่ยม ข่าวประชาสัมพันธ์ที่ดีต้องมีหัวข้อข่าวที่น่าสนใจ ควรสรุปสิ่งที่คุณประกาศอย่างชัดเจนแต่กระชับและดึงดูดความสนใจ
พาดหัวข่าวที่ดีควร:
- สั้นและน่าดึงดูด (10 คำก็พอ!)
- เน้นการประกาศ
- หลีกเลี่ยงถ้อยคำที่เบื่อหูหรืออติพจน์
- ใช้กริยาการกระทำ
- มีความเฉพาะเจาะจงและเกี่ยวข้องกับผู้ชมของคุณ
นี่คือตัวอย่างจาก Kraft Heinz เกี่ยวกับการเปิดตัวการแข่งขันใหม่เพื่อค้นหา 'First-Ever Head Burger Artist'
พาดหัวนี้ใช้ได้เพราะทำให้คุณหยุดและต้องการอ่านอีกครั้ง วลี 'Head Burger Artist' เป็นนวัตกรรมใหม่และจะดึงดูดผู้ชมได้กว้างถึงแม้จะเป็นบทสนทนาก็ตาม นอกจากนี้ยังเป็นครั้งแรกที่บริษัทได้ทำ สังเกตว่าพวกเขายังใช้ "กำลังค้นหา" ซึ่งเพิ่มความน่าสนใจและความคาดหมายให้กับพาดหัวข่าว
แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียที่เพิ่มขึ้น TikTok มุ่งเน้นไปที่ผู้ชมเฉพาะกลุ่มมากขึ้น - 'ธุรกิจขนาดเล็ก' - ในการเปิดตัวดังแสดงด้านล่าง แต่พาดหัวข่าวแสดงคุณค่าหรือสิ่งที่พวกเขานำเสนอทันที มันใช้การศึกษาใหม่เพื่อกระตุ้นความสนใจและรวมวิดีโอ - สิ่งที่มีชื่อเสียงมาก - ไว้ในเนื้อหา
แม่แบบข่าวประชาสัมพันธ์
แม่แบบข่าวประชาสัมพันธ์
ข้อมูลสำคัญควบแน่น
ประเด็นของการแถลงข่าวคือเพื่อกระตุ้นความอยากอาหารของนักข่าว หลีกเลี่ยงการใส่ทุกอย่างลงในรุ่น มิฉะนั้น หากพวกเขาติดตามผลกับคุณ จะมีข้อมูลเพิ่มน้อยมาก!
อย่างไรก็ตาม คุณต้องการให้ข้อมูลที่เพียงพอด้วย เพื่อให้ร้านสามารถทำงานได้โดยไม่ต้องติดต่อกับบริษัทของคุณ ตามหลักการแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณประกอบด้วย 2-3 ย่อหน้า และหนึ่งในนั้นควรเป็นข้อความอ้างอิงจากบุคคลที่เกี่ยวข้องและได้รับข้อมูลมากที่สุด (ในพื้นที่นี้) ในธุรกิจ หากคุณมีแผนกประชาสัมพันธ์หรือเอเจนซี่ พวกเขาสามารถทำงานให้คุณได้
กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพคือการใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดก่อนเพื่อให้สามารถเลือกได้ทันที จากนั้นตามด้วยข้อมูลประกอบ (หรือสำคัญน้อยกว่า) เพื่อขยายประกาศของคุณ
ประเด็นสำคัญยังมีประโยชน์เพราะช่วยให้นักข่าวเลือกข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว การรวมสถิติหรือตัวเลขก็เป็นความคิดที่ดีเช่นกันเนื่องจากข้อเท็จจริงและตัวเลขเป็นที่นิยมในสื่อและช่วยในการถ่ายทอดข้อความไปยังผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างจาก Meta นี้ใช้ 'Key Takeaways' เพื่อให้สื่อมีประเด็นที่สำคัญที่สุดอย่างรวดเร็ว
อีกตัวอย่างหนึ่งด้านล่างคือการประกาศความร่วมมือระหว่าง DMI กับ Neil Patel Digital ในการสร้างหลักสูตร Search Marketing ใหม่ ดังที่คุณเห็นในย่อหน้าเริ่มต้นมุ่งเน้นไปที่การเป็นหุ้นส่วนและแสดงให้เห็นถึงประโยชน์ของมัน 'การสร้างอาชีพของผู้คน' ตามด้วยคำพูดจากทั้งสองฝ่าย
รวมใบเสนอราคา
ตามที่ได้กล่าวไปแล้วในประเด็นข้างต้น คุณควรใส่ใบเสนอราคาในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถสรุปเหตุผล/เบื้องหลังการประกาศของคุณและความสำคัญที่มีต่อผู้ชมและบริษัทของคุณ
หากคุณไม่มีตัวแทนฝ่ายประชาสัมพันธ์ ให้เลือกบุคคลในธุรกิจที่เหมาะสมที่สุดที่จะพูดเกี่ยวกับเนื้อหาในหนังสือเผยแพร่ของคุณ การฝึกอบรมสื่อสำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้องอาจคุ้มค่าเพื่อให้พวกเขารู้ว่าจะโต้ตอบและพูดคุยกับสื่ออย่างไร
ให้ใบเสนอราคาสั้นและเกี่ยวข้องกับประกาศ นี่เป็นโอกาสของคุณที่จะทำให้แบรนด์ของคุณมีมนุษยธรรมและแบ่งปันผลกระทบที่มีต่อบริษัทของคุณและที่สำคัญกว่านั้นคือผู้ชมของคุณ
เน้นที่ประโยชน์หรือโอกาส (ถ้าสมมุติว่าเป็นคู่แข่งอย่างคราฟท์ ไฮนซ์ข้างบน) จำไว้ว่านี่อาจเป็นส่วนนึงที่นักข่าวดึงออกมา ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันมีผลกระทบและสะท้อน
ตัวอย่างนี้จากการแถลงข่าวใน Apple Fitness+ เน้นย้ำถึงประโยชน์ที่ผู้ใช้จะได้รับ
“การเดินเป็นกิจกรรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก และเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่ดีต่อสุขภาพที่สุดที่เราสามารถทำได้เพื่อร่างกายของเรา การเดินมักจะเป็นมากกว่าการออกกำลังกาย การเดินสามารถช่วยให้จิตใจปลอดโปร่ง แก้ปัญหา หรือเปิดรับมุมมองใหม่ๆ ได้” Jay Blahnik ผู้อำนวยการอาวุโสฝ่ายเทคโนโลยีฟิตเนสของ Apple กล่าว
สร้างต้นแบบ
ข่าวประชาสัมพันธ์แต่ละรายการควรมีข้อความ 'boilerplate' ที่ให้ข้อมูลมาตรฐานเกี่ยวกับบริษัทหรือแบรนด์ของคุณ นี่ไม่ใช่ส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดของการแถลงข่าว แต่มีความสำคัญเนื่องจากจะให้ภาพรวมของบริษัทของคุณแก่สื่อต่างๆ
คุณสามารถสร้างต้นแบบที่มุ่งเน้นไปที่ USP ของบริษัทของคุณ อาจรวมถึงข้อมูลเช่น:
- วันที่ก่อตั้งและที่ตั้งของคุณ
- สินค้าหรือบริการของคุณ
- ภารกิจของคุณ
- รางวัลหรือเหตุการณ์สำคัญใด ๆ
คุณควรใส่ CTA ไว้ที่ส่วนท้าย เช่น ไฮเปอร์ลิงก์เว็บไซต์ของคุณและข้อมูลติดต่อสำหรับผู้แก้ไข นี่คือตัวอย่างจาก Dominos
อะไรต่อไปสำหรับการแถลงข่าวของคุณ?
เมื่อคุณสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่ยอดเยี่ยมแล้ว ก็ถึงเวลาแชร์กับสื่อ คุณสามารถค้นหารายชื่อผู้ติดต่อของสื่อออนไลน์ผ่านการค้นหาของ Google, LinkedIn หรือไดเร็กทอรีออนไลน์
ค้นหาตามภูมิศาสตร์ อุตสาหกรรม หรือประเภทสื่อเพื่อจำกัดรายการของคุณให้แคบลงเนื่องจากมีสิ่งพิมพ์หลายพันรายการอยู่ที่นั่น เป็นการค้นหาสิ่งพิมพ์ที่เกี่ยวข้องซึ่งคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ด้วยได้
ทำรายการหรือสเปรดชีตของสิ่งพิมพ์สำคัญและนักข่าวหรือบรรณาธิการ เพื่อให้คุณติดตามได้ว่าจะส่งข่าวไปที่ใด ขอให้โชคดี!