อย่าเป็นหุ่นยนต์: วิธีเขียนอีเมลเหมือนมนุษย์

เมื่อเราได้รับอีเมลในกล่องจดหมาย เราจะถือว่าอีเมลนั้นเป็นวิธีการติดต่อสื่อสารแบบสองทาง คุณส่งอีเมลฉันตอบกลับ เมื่อพูดถึงแคมเปญการตลาดผ่านอีเมลหลายๆ แคมเปญ สมาชิกไม่ได้รู้สึกแบบนั้น แต่พวกเขาเห็นข้อความทางการตลาดหลังจากข้อความทางการตลาดที่มีความสัมพันธ์ส่วนตัวเพียงเล็กน้อย (และไม่ [ชื่อแรก] ไม่นับ)

“การคิดว่าผู้รับเป็นคนๆ เดียว ไม่ใช่แค่กลุ่มคนหรือกลุ่มลูกค้า มีประโยชน์มากเพราะช่วยให้ฉันเขียนด้วยเสียงที่เป็นธรรมชาติมากขึ้น” - แอน แฮนด์ลีย์

หากคุณต้องการใช้ประโยชน์จากอีเมลส่วนตัวแบบ 1:1 คุณจะต้องเริ่มสร้างสำเนาอีเมลของคุณให้เป็นแบบมนุษย์มากขึ้น

ทำให้สำเนาของคุณสามารถอ่านได้

วิธีหนึ่งที่จะรู้ว่างานเขียนของคุณเป็นมนุษย์หรือไม่? ทดสอบระดับความสามารถในการอ่านของสำเนาของคุณ การทดสอบยอดนิยมที่เรียกว่าการทดสอบ Flesch-Kincaid Reading Ease สามารถพบได้ใน Microsoft Word และคำนวณว่าเนื้อหาของคุณอ่านง่ายเพียงใดในระดับ 0-100 นั่นหมายความว่า:

• คะแนน 90-100 จะเข้าใจได้ง่ายโดยนักเรียนอายุ 11 ปี
• คะแนน 60-70 จะเข้าใจได้ง่ายโดยนักเรียนอายุ 13-15 ปี
• คะแนน 0-30 จะเข้าใจดีขึ้นโดยผู้สำเร็จการศึกษาระดับมหาวิทยาลัย

การทำบางสิ่งที่ “อ่านง่าย” มากขึ้นไม่ได้หมายความว่าคุณหลีกเลี่ยงหัวข้อที่ยุ่งยากหรือหัวข้อที่มีน้ำหนัก แทนที่จะทำให้บางอย่างเป็นใบ้ มันหมายถึงการเข้าถึงข้อความได้ จุดที่น่าสนใจของคุณอยู่ระหว่าง 60 ถึง 70 เพื่อดึงดูดผู้ชมทั่วไป

และก่อนที่คุณจะพูดว่าวรรณกรรมไม่เหมือนการตลาด ลองดูงานวิจัยนี้จาก Contently เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่านักเขียนที่มีชื่อเสียงอาจอ่านง่ายกว่าวรรณกรรม "คลาสสิก" แต่จริงๆ แล้ว กลับตรงกันข้าม:

การเขียนที่ดีที่สุดคือการอ่านมากที่สุด และด้วยอีเมล คุณมีเวลาน้อยมากที่จะอธิบายประเด็นของคุณ ทำสำเนาของคุณให้อ่านง่ายที่สุดเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นที่สุดของมนุษย์

วิธีง่ายๆ ในการทำให้สำเนาของคุณอ่านง่ายขึ้นมาจากการจัดรูปแบบและโครงสร้าง เช่น

• การเพิ่มส่วนหัวหรือส่วนหัวย่อย
• สร้างในช่องว่างระหว่างองค์ประกอบต่างๆ
• ใช้โครงสร้างอีเมลแบบคอลัมน์เดียวที่เรียบง่าย

คุณยังสามารถเพิ่มความสามารถในการอ่านได้โดยแก้ไขสำเนาของคุณให้ตรงประเด็น

ลอง:

• ผสมผสานโครงสร้างประโยคของคุณ หากคุณมีประโยคที่ยาวและซับซ้อนซึ่งมีเครื่องหมายวรรคตอนจำนวนมาก พยายามทำให้ประโยคถัดไปสั้นลงและเรียบง่ายขึ้น เพิ่มความหลากหลาย
• การใช้เสียงพูด วิธีที่ดีในการตรวจสอบเสียงที่ใช้งานคือการวัดการใช้กริยาช่วยหรือกริยา "เป็น" เช่น was, will, is, are, am เป็นต้น แทนที่จะใช้ "ผลิตภัณฑ์ของเราจะช่วยให้คุณ…” ให้ลอง “ของเรา ผลิตภัณฑ์ช่วยคุณ…” การปรับแต่งง่ายๆ ทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมาก
• สูญเสียศัพท์แสง ทั้งหมด ทุกแบรนด์มีคำย่อและคำศัพท์ทางอุตสาหกรรมที่สมเหตุสมผลสำหรับพวกเขา เมื่อคุณเขียนเพื่อมนุษย์ คุณต้องจำไว้ว่าการที่มันสมเหตุสมผลสำหรับคุณ ไม่ได้หมายความว่ามันจะเหมาะกับคนอื่น ศัพท์เฉพาะไม่ใช่แค่ไม่ดี แต่ยังใช้มากเกินไปและไม่มีความหมายสำหรับสมาชิกของคุณ มีกี่สิ่งที่ "ก่อกวน" "Uber for X" หรือ "# 1" อย่าเป็นผู้ชายคนนั้น

คุณสามารถใช้เครื่องมือฟรี เช่น Dejargonator ของ Unbounce, แอป Hemingway หรือแอปให้คะแนนที่สามารถอ่านได้นี้ เพื่อช่วยให้เข้าใจว่าคุณทำสำเนาของคุณเข้าถึงได้ง่ายเพียงใด

ปรับโทนของคุณ

การเป็นมนุษย์มากขึ้นหมายถึงการเปลี่ยนวิธีเขียนอีเมลของคุณ ไม่สำคัญว่าคุณมีแบรนด์ดั้งเดิมหรือแบรนด์ที่แปลกและทันสมัย ​​ทำให้น้ำเสียงของคุณเป็นมิตร เชิญชวนและมีส่วนร่วมกับทุกคน

คุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร?

ลองนึกภาพตัวเองที่ร้านกาแฟใกล้บ้านคุณที่กำลังคุยกับเพื่อนเก่า พวกเขาจำไม่ได้ว่าบริษัทของคุณทำอะไร และอยู่ในอุตสาหกรรมที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง แต่พวกมันค่อนข้างฉลาด ดังนั้นเมื่อคุณเสนองานให้กับบริษัท คุณพูดแบบเป็นกันเองและจัดวางให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้

ในตอนนี้ ให้อธิบายสิ่งที่คุณทำเหมือนกับที่ทำกับเพื่อนคนนั้น แต่ในอีเมลของคุณ คุณจะไม่ทิ้งขว้างเธอด้วยการเลื่อนตำแหน่งหรือรางวัล คุณต้องอธิบายผลิตภัณฑ์ มันคืออะไร และมันจะช่วยให้ชีวิตคนบางคนดีขึ้นได้อย่างไร อาจมีตัวอย่าง นั่นเป็นวิธีที่คุณควรเขียน

ในช่วงเปลี่ยนผ่านระหว่างการพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่คุณทำกับกาแฟเป็นการเขียนข้อความ ภาษาของเรามักจะเป็นทางการหรือเหมือนโฆษณา ในฐานะนักเขียน เราหยุดนิ่งและลืมไปว่าผู้คนที่อยู่อีกด้านของหน้าจอก็เหมือนเรา นั่นคือผู้คน

เขียนเหมือนมีคนอยู่ตรงข้ามโต๊ะในอีเมลของคุณและคุณก็พร้อมที่จะเขียนเหมือนมนุษย์มากขึ้น

ใช้อีเมลเพื่อสอน ไม่ใช่ขาย

อีเมลเป็นสื่อส่วนบุคคล ตีกลอง "ขาย, ขาย, ขาย" ไปเรื่อยๆ ไม่ได้ช่วยอะไรคุณมากนัก นั่นทำให้คุณดูเหมือนหุ่นยนต์ ไม่ใช่มนุษย์ อันที่จริง มันอาจทำให้สมาชิกของคุณแปลกแยกมากกว่าที่จะกระตุ้นให้พวกเขาซื้อ การส่งอีเมลหลังจากส่งอีเมลด้วยการขายแบบเดียวกันแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่คุณสนใจคือการขาย ไม่ใช่เกี่ยวกับลูกค้าของคุณ ท้ายที่สุด คุณจะไม่เล่าเรื่องเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกให้เพื่อนของคุณที่ร้านกาแฟ!

และแม้ว่าสิ่งที่คุณสนใจคือการขาย (เราทุกคนต้องตีตัวเลขของเรา) พูดถึงสมาชิกของคุณในแบบที่ทำให้พวกเขารู้สึกว่าตัวเลขจะไม่ทำงาน ใช้ทักษะการตลาดผ่านอีเมลของคุณเพื่อสอนแทน

ทำไมพวกเขาต้องการสิ่งที่คุณขาย? แก้ปัญหาอะไรในชีวิตของพวกเขา? พวกเขาต้องรู้อะไรอีกบ้างก่อนที่จะพร้อมซื้อ วางลูกค้าของคุณในบริบทของช่องทาง เป็นไปได้ไหมที่พวกเขาพร้อมที่จะดูหน้าการกำหนดราคาหากพวกเขาไม่รู้สิ่งแรกเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ

ตัวอย่างจาก Sephora นี้เน้นที่ลูกค้าและความต้องการของเธอได้อย่างดีเยี่ยม การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณในลักษณะนี้ไม่ได้ล่วงล้ำและถูกกำหนดเวลาไว้อย่างสมบูรณ์ (ในฐานะลูกค้าที่เป็นปัญหา ฉันสามารถบอกคุณได้ว่า: ฉันวิ่งจากมูลนิธิ BareMinerals เมื่อเช้าที่ฉันได้รับอีเมลนี้ – ใช่ มันตรงเวลาและมีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่ง)

อีเมลเป็นโอกาสที่ดีในการสอนสมาชิกของคุณว่าทำไมพวกเขาถึงต้องการผลิตภัณฑ์ โซลูชัน หรือบริการของคุณ และวิธีที่คุณสามารถช่วยเหลือพวกเขาได้ ขึ้นอยู่กับความมุ่งมั่นที่ผลิตภัณฑ์ของคุณต้องการ อาจเป็นเพราะสมาชิกของคุณต้องการเวลาและข้อมูลเพิ่มเติม

เริ่มทดลอง

ในที่สุด การทำให้อีเมลของคุณมีความเป็นมิตรและเป็นมิตรมากขึ้นจะทำให้คุณต้องคิดใหม่ว่าเขียนอย่างไร ใส่ตัวเองในรองเท้าของสมาชิกของคุณ เพื่อให้ถูกต้อง คุณจะต้องทดลอง! การทดสอบมีความสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยให้แบรนด์สร้างเสียงที่เหมาะสมสำหรับผู้ชมของตน

ลองนึกถึงผู้ชมของคุณและลอง:

• อีเมลข้อความธรรมดาทำงานได้ดีกว่าอีเมล HTML หรือไม่
• การใช้ 'จากชื่อ' ของบุคคลนั้นดีกว่าการใช้ชื่อบริษัทหรือไม่
• การใช้ข้อมูลสมาชิกเพื่อส่งอีเมลที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ
• การขอให้สมาชิกของคุณแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์อย่างตรงไปตรงมา (ไม่มีการสำรวจ เพียงแค่ส่งอีเมล)
• ผ่อนคลายน้ำเสียงของคุณในอีเมลฉบับถัดไปเพื่อให้เป็นมิตรและเป็นกันเองมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะทดสอบอะไร (และทดสอบ…และทดสอบ…และทดสอบ!) ทั้งหมดเกี่ยวกับผู้ชมของคุณ คุณจะทำให้อีเมลของคุณมีความเป็นมนุษย์มากขึ้นและสัมพันธ์กับอีเมลเหล่านี้ได้อย่างไร

เพิ่มประสิทธิภาพอีเมลของคุณจากบนลงล่าง เมื่อคุณทำสำเนาอีเมลที่น่าทึ่งเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลที่เหลือของคุณทำงานได้อย่างสมบูรณ์และดูดีไม่ว่าสมาชิกของคุณจะเปิดรายการตรวจสอบ Litmus ไว้ที่ใด ลองลิตมัสฟรี →