Comfort Letter – ความหมาย ประเภท แม่แบบและตัวอย่าง

จดหมายปลอบโยนเป็นการรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรจากฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่งว่าฝ่ายแรกมั่นใจในความสามารถของฝ่ายหลังในการบรรลุภาระผูกพัน ธุรกิจมักใช้ Comfort Letters เมื่อพิจารณาถึงความสัมพันธ์ใหม่ๆ กับบริษัทหรือบุคคลอื่นๆ

โดยการจัดทำจดหมายรับรอง ธุรกิจกำลังพูดอย่างมีประสิทธิภาพว่าได้ทำการตรวจสอบสถานะแล้วและสบายใจที่จะเดินหน้าต่อไปด้วยข้อตกลงที่เสนอ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Comfort Letters เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล

Comfort Letter คืออะไร?

คำนิยาม: จดหมายรับรองหมายถึงเอกสารหรือการสื่อสารที่ออกโดยบริษัทแม่หรือสำนักงานบัญชีเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับบริษัทย่อยว่าจะให้การสนับสนุนทางการเงินในอนาคต ไม่ใช่จดหมายยืนยัน แต่เป็นจดหมายยืนยันที่ให้ข้อมูลสำรองเมื่อลูกค้าหรือบริษัทต้องการความช่วยเหลือทางการเงิน เมื่อภาระผูกพันไม่เป็นไปตามกำหนดเวลา รัฐบาลกลางอาจออกจดหมายปลอบโยนไปยังผู้ยืมหรือซัพพลายเออร์ของหน่วยงานสาธารณะเพื่อยืนยันการสนับสนุนอีกครั้ง

จดหมายรับรองคือคำรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ว่าจากการตรวจสอบอย่างสมเหตุสมผล CPA ไม่ได้ตระหนักถึงการแก้ไขที่มีสาระสำคัญใด ๆ ที่ควรทำในงบการเงินเพื่อให้สอดคล้องกับการบัญชีที่รับรองทั่วไป หลักการ มิใช่หลักประกันหรือความเห็นต่อความเป็นธรรมของงบการเงิน แต่เป็นวิธีที่ CPA จะช่วยปลอบใจผู้อ่านว่า จากการสอบสวนของ CPA นั้น ไม่พบสิ่งใดที่ CPA ให้ความสนใจที่จะทำให้งบการเงินมีการแสดงข้อมูลที่ผิดพลาดอย่างมีสาระสำคัญ

จดหมายปลอบโยนมักใช้กับข้อตกลงในการซื้อ ผู้ซื้อของธุรกิจอาจต้องการให้ผู้ขายแสดงจดหมายรับรองจาก CPA ของธุรกิจซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบสถานะ ในกรณีเช่นนี้ จดหมายรับรองจะถูกส่งไปยังผู้ซื้อและระบุว่า ตามการตรวจสอบของ CPA งบการเงินที่รวมอยู่ในข้อตกลงการซื้อนั้นถูกต้อง

ความหมายของจดหมายสบาย

จดหมายปลอบโยนเป็นจดหมายประเภทหนึ่งที่ผู้ตรวจสอบบัญชีมักใช้เพื่อให้การรับรองแก่ผู้บริหารของบริษัทเกี่ยวกับความถูกต้องของงบการเงิน จดหมายปลอบโยนไม่ได้รับประกันความถูกต้องของงบการเงิน แต่มีขึ้นเพื่อให้ความมั่นใจในระดับหนึ่งแก่ผู้บริหาร โดยปกติแล้ว จดหมายจะจ่าหน้าถึงฝ่ายบริหารของบริษัทและลงนามโดยผู้ตรวจสอบบัญชี

จดหมายรับรองโดยทั่วไปประกอบด้วยภาษาที่ระบุว่าผู้สอบบัญชีได้ตรวจสอบงบการเงินแล้วและเชื่อว่าไม่มีการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญ จดหมายอาจมีภาษาเกี่ยวกับความคิดเห็นของผู้สอบบัญชีเกี่ยวกับการควบคุมภายในและกระบวนการรายงานทางการเงินของบริษัท จดหมายรับรองมักจะใช้กับการเสนอขายหุ้นแก่ประชาชนทั่วไปในเบื้องต้น ธุรกรรมการควบรวมกิจการ และสถานการณ์อื่นๆ ที่งบการเงินของบริษัทกำลังได้รับการตรวจสอบอย่างใกล้ชิด

แม้ว่าจดหมายปลอบโยนสามารถให้ความมั่นใจแก่ฝ่ายบริหาร แต่ก็ไม่ได้รับประกันความถูกต้องของงบการเงิน หากมีการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญในงบการเงิน (งบการเงินที่ตรวจสอบแล้วหรืองบการเงินที่ยังไม่ได้ตรวจสอบ) จดหมายรับรองจะไม่ปกป้องผู้บริหารจากความรับผิด หลักการบัญชีที่ยอมรับโดยทั่วไป (GAAP) กำหนดให้ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องแสดงความเห็นอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับงบการเงินของบริษัท อย่างไรก็ตาม จดหมายปลอบโยนไม่ครอบคลุมโดย GAAP และไม่จำเป็นโดยผู้ตรวจสอบบัญชี

นักลงทุนและผู้ควบคุมดูแลบางคนมองว่าจดหมายปลอบโยนเป็นวิธีที่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะหลีกเลี่ยงการออกความเห็นอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับงบการเงิน เป็นผลให้จดหมายปลอบโยนได้รับการตรวจสอบข้อเท็จจริงที่เพิ่มขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ในปี 2553 สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ได้ออกแนวทางใหม่ที่ไม่สนับสนุนการใช้จดหมายรับรอง แม้จะมีคำแนะนำนี้ แต่บางสถานการณ์ก็ยังใช้ตัวอักษรปลอบโยน ตัวอย่างเช่น ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้ตรวจสอบบัญชีจะออกจดหมายรับรองที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมในวงกว้าง ในธุรกรรมเหล่านี้ จดหมายรับรองมักใช้แทนความเห็นที่เป็นทางการ เนื่องจากผู้ตรวจสอบเตรียมค่าใช้จ่ายน้อยกว่าและใช้เวลานาน

จดหมายรับรองยังใช้กับงบการเงินที่ไม่ได้ตรวจสอบได้ ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจขอให้ผู้สอบบัญชีออกหนังสือรับรองที่เกี่ยวข้องกับงบการเงินระหว่างกาลที่ยังไม่ได้ตรวจสอบ สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้ตรวจสอบบัญชีไม่จำเป็นต้องใช้จดหมายปลอบโยนและไม่ได้ครอบคลุมโดย GAAP อย่างไรก็ตาม ยังสามารถใช้ได้ในบางสถานการณ์ที่มีการตรวจสอบงบการเงินของบริษัทอย่างใกล้ชิด

คุณสมบัติของ Comfort Letter

1. จดหมายดังกล่าวโดยทั่วไปไม่มีผลผูกพัน
2. มักใช้ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่บริษัทหนึ่งกำลังพิจารณาทำธุรกิจกับบริษัทอื่นหรือบุคคลอื่น
3. จดหมายรับรองสามารถให้ความมั่นใจว่าบริษัทหรือบุคคลสามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนได้
4. จดหมายรับรองยังใช้ยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคลได้

ประเภทของจดหมายสบาย

1. จดหมายรับรองจากธนาคาร (BCL)

Bank Comfort Letter เป็นหนังสือรับรองจากสถาบันสินเชื่อว่าเต็มใจที่จะจัดหาเงินทุนให้กับผู้กู้ ธุรกิจมักใช้ BCLs เพื่อขอสินเชื่อจากธนาคารหรือสถาบันการเงินอื่นๆ

การจัดทำ BCL ทำให้ธนาคารมีความมั่นใจในความสามารถของผู้กู้ในการชำระคืนเงินกู้ สามารถใช้ BCL เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคลได้

2. จดหมายปลอบใจสำหรับผู้ปกครอง

Parent Comfort Letter เป็นหนังสือรับรองจากบริษัทแม่ถึงบริษัทย่อยว่าจะให้การสนับสนุนทางการเงินในอนาคต ธุรกิจมักใช้ Parent Comfort Letters เมื่อพิจารณาสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับบริษัทหรือบุคคลอื่นๆ

โดยการจัดทำหนังสือรับรองผู้ปกครอง บริษัทแม่มีความมั่นใจในความสามารถของบริษัทย่อยในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Parent Comfort Letters เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล

3. จดหมายอำนวยความสะดวกนักบัญชี

จดหมายรับรองจากนักบัญชีคือหนังสือรับรองจากสำนักงานบัญชีถึงลูกค้าว่าจะให้การสนับสนุนทางการเงินในอนาคต Accountant Comfort Letters มักใช้ในธุรกิจต่างๆ เมื่อพิจารณาถึงการสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับบริษัทหรือบุคคลอื่นๆ

โดยการจัดทำหนังสือรับรองความสบายสำหรับนักบัญชี สำนักงานบัญชีกำลังพูดอย่างมีประสิทธิภาพว่ามีความมั่นใจในความสามารถของลูกค้าในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน จดหมายความสะดวกสบายของนักบัญชีสามารถใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของแต่ละบุคคล

4. จดหมายรับรองของผู้รับประกัน

Underwriter's Comfort Letter เป็นหนังสือรับรองจากบริษัทจัดจำหน่ายหลักทรัพย์ถึงลูกค้าว่าจะให้การสนับสนุนทางการเงินในอนาคต Underwriter's Comfort Letters มักถูกใช้ในธุรกิจต่างๆ เมื่อพิจารณาถึงการสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับบริษัทหรือบุคคลอื่นๆ

โดยการจัดหา Underwriter's Comfort Letter บริษัทจัดจำหน่ายหลักทรัพย์กล่าวได้อย่างมีประสิทธิภาพว่ามีความมั่นใจในความสามารถของลูกค้าในการปฏิบัติตามภาระผูกพัน Underwriter Comfort Letters สามารถใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคลได้

5. จดหมายรับรองของบริษัท

จดหมายรับรองของบริษัทเป็นหนังสือรับรองจากบริษัทถึงผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ หรือผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ของบริษัทว่าจะให้การสนับสนุนทางการเงินในอนาคต ธุรกิจมักใช้ Letter Comfort Letters เมื่อพิจารณาถึงการสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับบริษัทหรือบุคคลอื่นๆ

โดยการจัดทำจดหมายรับรองบริษัท บริษัทมีความมั่นใจในความสามารถในการปฏิบัติตามภาระผูกพันได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ Company Comfort Letters เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล

วิธีเขียนจดหมายปลอบโยน

1. ควรเขียนจดหมายที่สะดวกสบายบนหัวจดหมายของบริษัท
2. จดหมายควรจ่าหน้าถึงผู้รับ
3. จดหมายควรระบุว่าบริษัทยินดีให้การสนับสนุนทางการเงิน
4. จดหมายควรลงนามโดยตัวแทนที่ได้รับมอบอำนาจของบริษัท
5. จดหมายรับรองยังใช้ยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคลได้

ธุรกิจมักใช้จดหมายรับรองเพื่อขอสินเชื่อจากธนาคารหรือสถาบันการเงินอื่นๆ การส่งจดหมายปลอบใจทำให้บริษัทมั่นใจได้อย่างมีประสิทธิภาพว่าบริษัทสามารถชำระคืนเงินกู้ได้ จดหมายรับรองยังใช้ยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคลได้

ทำไมต้องใช้จดหมายสบาย ๆ?

มีสาเหตุหลายประการที่บริษัทอาจเลือกใช้จดหมายรับรอง Comfort Letters สามารถให้ความมั่นใจกับบริษัทต่างๆ ที่พวกเขากำลังทำธุรกิจกับบุคคลหรือบริษัทอื่นๆ ที่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนได้ ในบางกรณี จดหมายรับรองอาจใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล โดยการจัดทำจดหมายรับรอง ธุรกิจสามารถพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพว่าพวกเขาได้ทำการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะแล้วและสบายใจที่จะเดินหน้าต่อไปด้วยข้อตกลงที่เสนอ

เมื่อใดควรใช้จดหมายสบาย

Comfort Letters มักใช้เมื่อบริษัทต่างๆ กำลังพิจารณาสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับบริษัทหรือบุคคลอื่นๆ ในบางกรณี จดหมายรับรองอาจใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล

วิธีการใช้จดหมายความสะดวกสบาย?

โดยทั่วไปแล้ว Comfort Letters จะใช้เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับบริษัทต่างๆ ว่าพวกเขากำลังทำธุรกิจกับบุคคลหรือบริษัทอื่นๆ ที่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนได้ ในบางกรณี จดหมายรับรองอาจใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล ในการใช้ Comfort Letter ธุรกิจควรพิจารณาก่อนว่า Comfort Letter นั้นเหมาะสมกับสถานการณ์หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ธุรกิจต่างๆ ควรร่างจดหมายรับรองและให้ทนายความตรวจสอบ หลังจากที่จดหมายรับรองเสร็จสิ้นแล้ว ธุรกิจต่างๆ ควรจัดเตรียมสำเนาให้กับผู้รับ

เมื่อสร้าง Comfort Letter มีสิ่งสำคัญบางประการที่ควรคำนึงถึง ประการแรก Comfort Letter มักไม่มีผลผูกพัน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจหรือบุคคลที่ได้รับจดหมายรับรองไม่มีภาระผูกพันตามกฎหมายที่จะต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันของตน ประการที่สอง ควรใช้ Comfort Letters เฉพาะในกรณีที่ธุรกิจมั่นใจว่าผู้รับสามารถปฏิบัติตามภาระหน้าที่ของตนได้ สุดท้าย สามารถใช้ Comfort Letters เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคลได้ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจต่างๆ ควรใช้ความระมัดระวังเมื่อรวมข้อมูลประเภทนี้ในจดหมายรับรอง

จดหมายรับรองคือประเภทของงบการเงินที่ไม่ได้รับการตรวจสอบหรือตรวจสอบโดยบุคคลที่สามที่เป็นอิสระ จดหมายดังกล่าวมีการลงนามโดยเจ้าหน้าที่ นักบัญชี หรือบุคคลภายในของบริษัทแทน บางครั้งจดหมายปลอบโยนจะใช้แทนการตรวจสอบเมื่อผู้มีโอกาสเป็นนักลงทุนหรือผู้ให้กู้ร้องขอการรับรองเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัท

ก.ล.ต. เตือนว่าจดหมายปลอบโยนอาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นเท็จหรือทำให้เข้าใจผิดเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัท ในบางกรณี มีการใช้จดหมายปลอบโยนเพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ หลอกลวงนักลงทุนโดยละเว้นข้อมูลสำคัญหรือนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่ไม่ถูกต้อง

จดหมายที่สะดวกสบายสามารถเป็นส่วนสำคัญของการตรวจสอบสถานะเมื่อตรวจสอบการลงทุนที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม จดหมายปลอบโยนไม่ควรเป็นแหล่งข้อมูลเพียงแหล่งเดียวเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของบริษัท สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด รวมถึงใบแจ้งการจดทะเบียนและงบการเงินของบริษัท ก่อนตัดสินใจลงทุน

ตัวอย่างของ Comfort Letters

บริษัท ABC ยินดีที่จะให้การสนับสนุนทางการเงินแก่บริษัท XYZ ในจำนวน 10,000 ดอลลาร์

จดหมายนี้มีขึ้นเพื่อยืนยันว่า บริษัท ABC สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันได้

ข้อจำกัดของ Comfort Letter

สำนักงานบัญชีมักใช้จดหมายรับรองเพื่อให้ความมั่นใจในเชิงบวกแก่ฝ่ายบริหารของบริษัทว่างบการเงินไม่มีข้อผิดพลาดและการละเว้น อย่างไรก็ตาม จดหมายปลอบโยนไม่ได้รับประกันความถูกต้องของงบการเงิน และไม่ควรยึดถือตามนั้น

การป้องกันการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะอาจเพิ่มขึ้นหากได้รับจดหมายรับรอง ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจข้อจำกัดของจดหมายปลอบโยนก่อนที่จะพึ่งพา ข้อจำกัดเด่นบางประการที่คุณต้องระวังในกรณีดังกล่าวคือ-

1. จดหมายรับรองไม่ได้รับประกันความถูกต้องของงบการเงิน
2. สำนักงานบัญชีมักจะจัดเตรียมจดหมายรับรองให้กับฝ่ายบริหารของบริษัทเท่านั้น ไม่ใช่ให้กับบุคคลที่สาม
3. จดหมายรับรองไม่ได้แทนที่การตรวจสอบหรือทบทวนงบการเงิน
4. สำนักงานบัญชีอาจถอนหนังสือรับรองหากพบข้อผิดพลาดหรือการละเว้นในงบการเงิน
5. อักษรย่อไม่ได้ควบคุมโดยหน่วยงานมืออาชีพและไม่มีรูปแบบมาตรฐานสำหรับพวกเขา

บทสรุป!

Comfort Letters มักใช้ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่บริษัทหนึ่งกำลังพิจารณาทำธุรกิจกับบริษัทอื่นหรือบุคคลอื่น Comfort Letters สามารถให้ความมั่นใจว่าบริษัทหรือบุคคลสามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนได้ ในบางกรณี จดหมายรับรองอาจใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล

ธุรกิจควรใช้ความระมัดระวังเมื่อรวมข้อมูลประเภทนี้ในจดหมายรับรอง โดยทั่วไปแล้ว Comfort Letters จะไม่มีผลผูกพัน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจหรือบุคคลที่ได้รับ Comfort Letters ไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันตามกฎหมาย สุดท้ายนี้ ควรใช้ Comfort Letters เฉพาะในกรณีที่ธุรกิจมั่นใจว่าผู้รับสามารถปฏิบัติตามภาระหน้าที่ของตนได้

อักษรย่อสามารถเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจเมื่อใช้อย่างถูกต้อง Comfort Letters สามารถให้ความมั่นใจกับบริษัทต่างๆ ที่พวกเขากำลังทำธุรกิจกับบุคคลหรือบริษัทอื่นๆ ที่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนได้ ในบางกรณี จดหมายรับรองอาจใช้เพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานหรือเงินเดือนของบุคคล