Бухгалтерский учет в Excel для малого бизнеса: это проще, чем вы думаете

Я писатель, а не бухгалтер. Упоминание о двойной бухгалтерии раньше усыпляло меня, а потом вызывало стрессовые кошмары. К счастью, я эволюционировал. Я не буду притворяться, что превратился в бухгалтерскую суперзвезду, любящую числа. Но учет Excel для малого бизнеса не требует, чтобы вы были таковым.

Все, что вам нужно, это краткая ориентация и несколько полезных шаблонов и формул. В этой статье будет рассмотрено следующее:

• кассовый учет
• учет по методу начисления и метод двойной записи
• полезные формулы
• полезные шаблоны
• дополнительные советы

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, работающим полный рабочий день, или сотрудником с собственным побочным бизнесом, вы можете найти необходимые инструменты в Excel. Так что сделайте глубокий вдох, приготовьтесь и давайте посчитаем.

Бухгалтерия Excel 101

Вы можете творить почти чудеса, используя электронные таблицы Excel. Есть даже чемпионат мира по приложениям Microsoft Office.

Это не для нас.

Это самые основные формы учета, и вы можете выполнять любую из них с помощью Excel. Я расскажу о разнице между кассовым методом и методом начисления. Попутно я также демистифицирую двойную запись (или двойную запись) в бухгалтерском учете.

Кассовый учет

Когда-то люди балансировали свои чековые книжки вручную. Они записывали доходы и расходы на свой счет. Они регулярно просматривали эти списки, чтобы всегда знать, сколько денег у них было в наличии. ‌

Это все, что касается кассового учета.

Многие малые предприятия предпочитают использовать эту систему из-за ее простоты. Вы можете — и должны — вести дополнительный учет кредиторской задолженности (денег, которые вы должны) и дебиторской задолженности (денег, которые вам должны). Но ваш фундаментальный учет отслеживает деньги только тогда, когда они переходят из рук в руки.

В вашей электронной таблице должны быть как минимум следующие столбцы:

• номер транзакции
• свидание
• описание
• доход
• расход
• остаток средств

Допустим, вы организатор свадеб. 8 июля 2021 года вы начинаете день с 750 долларов США на своем счету. В этот день вам нужно заплатить флористу за предстоящую свадьбу Джонсона. Вам также необходимо получить платеж от семьи Джонсон.

Ваш бухгалтерский учет в Excel может выглядеть примерно так:

Сначала вы записываете свой платеж Rosa's Roses и уменьшаете баланс своего счета на 150–600 долларов. Затем вы записываете чек, полученный от Джонсонов, увеличивая баланс до 1100 долларов.

Да, это действительно так просто.

Учет по методу начисления и метод двойной записи

В то время как кассовый учет проще, многие предприятия предпочитают учет по методу начисления, потому что он дает им более полную и точную картину финансов их компании.

Вместо того, чтобы просто регистрировать денежные потоки, учет по методу начисления требует, чтобы вы записывали все свои активы и пассивы. Основным принципом учета по методу начисления является уравнение:

• Активы = Обязательства + Собственный капитал акционеров (или владельцев)

Вот где вступает в действие двойная бухгалтерия. Двойная бухгалтерия помогает вам обеспечить сбалансированность этого уравнения. Каждый раз, когда вы увеличиваете или уменьшаете одну часть уравнения, вы должны делать то же самое с другой.

В учете по методу начисления вам нужно больше, чем одна книга. В дополнение к вашему балансовому отчету вам необходимо вести рабочие листы для каждого из счетов, включенных в него.

Первой страницей вашей бухгалтерской книги Excel должен быть план счетов. Создайте список всех своих учетных записей, включая типы учетных записей и способы их увеличения.

Эта последняя часть — как вы увеличиваете свои учетные записи — является наиболее запутанным аспектом Excel для малого бизнеса, и я скоро вернусь к нему.

Существует пять типов счетов:

• ресурсы
• затраты
• обязательства
• беспристрастность
• доход

Активы и расходы относятся к левой части баланса (или уравнения баланса), а обязательства, собственный капитал и выручка — к правой.

Почему расходы относятся к активам? Помните, что это не кредиторская задолженность/деньги, которые все еще должны другим. Это вещи, за которые вы платите.

Счет за электричество, который вам нужно оплатить, является обязательством и находится в правой части уравнения. Взамен вы получаете что-то — электричество, — которое идет слева, уравновешивая уравнение.

Так почему же расходы не являются просто активами? Потому что они потребляются в ходе обычной работы вашего бизнеса в течение отчетного периода. У вас нет остатка электроэнергии в конце месяца, которую вы используете в качестве актива в будущем.

А теперь кое-что еще более контринтуитивное.

Дебеты и кредиты

Вот правило номер один, которое следует помнить при учете по методу начисления:

• Активы и расходы увеличиваются по дебету и уменьшаются по кредиту.
• Обязательства, собственный капитал и выручка увеличиваются по кредиту и уменьшаются по дебету.

Но почему? Если вы получаете огромный платеж наличными, разве это не должно пополнить ваш денежный счет? Нет. Вы дебетуете свой счет.

Вы опять спросите, а почему ?

Потому что бизнес-бухгалтерия рассматривается через призму банковских учреждений, и они рассчитывают дебет и кредит не так, как вы привыкли.

Все еще в замешательстве? Честно говоря, я только сам это понимаю. Вам действительно не нужно понимать, как это работает таким образом, просто это работает именно так. Точно так же я ничего не понимаю в кодировании бухгалтерского учета в Excel. Мне не нужно (к счастью).

Старайтесь не думать о кредите как о хорошем, а о дебете как о плохом, а как о нейтральных с точки зрения стоимости терминах бухгалтерского учета. Вы также хотите избежать связывания кредитов с увеличением и дебетование с уменьшением. Вместо того, чтобы прикреплять к словам воображаемый знак +/-, прикрепляйте к ним местоположение.

• дебет = слева
• кредиты = правильно

Вы записываете дебеты в левой части отдельных счетов и используете дебеты для увеличения значений в левой части уравнения. Вы записываете кредиты в правой части счетов и используете их для увеличения значений в правой части уравнения.‌

Это проще увидеть на практике. Давайте рассмотрим приведенный выше пример свадебного планировщика с упрощенным учетом по методу начисления.

Вы начинаете с остатка наличности в размере 750 долларов. У вас также есть дебиторская задолженность в размере 600 долларов (включая платеж Джонсонов, который должен быть оплачен сегодня) и кредиторская задолженность в размере 200 долларов (включая счет за цветы).

Когда вы получаете чек Джонсонов и цветы, деньги начинают двигаться. Вы записали бы каждую транзакцию дважды, в двух учетных записях, на которые она влияет. ‌

Хотя в этом конкретном примере один дебет сочетается с одним кредитом, у вас также могут быть транзакции, требующие дебетования двух счетов или кредитования двух счетов.

Например, предположим, что, пока вы были в цветочном магазине, вы решили взять вазу и добавить ее в свой инвентарь. Вы принесли чек, чтобы покрыть заказанные розы, но затем использовали кредитную карту, чтобы купить вазу, которая стоит 50 долларов.

При этом вы увеличили свой инвентарь, который является активом. Таким образом, вы бы списали свой инвентарь на 50 долларов, чтобы отметить увеличение. Вы также увеличили свои обязательства с новой непогашенной покупкой. Вы дебетуете свою кредиторскую задолженность на 50 долларов.

Все эти транзакции влияют на вашу прибыль, и вы должны регулярно балансировать свои счета. Приведенный ниже шаблон балансового отчета Excel сделает всю работу за вас.

‌ Возможно, вам нужен более простой месячный баланс, но этот годовой показывает, как в итоге балансируются ваши различные счета.

Двойная запись и кассовый учет

Возможно использование двойной записи при кассовом методе. Например, если вы ведете кредиторскую и дебиторскую задолженность, вы должны отразить платеж клиента как доход и одновременно вычесть сумму из своей дебиторской задолженности. Эта сумма больше не будет регистрироваться как деньги, подлежащие взысканию позднее.

Важным отличием является то, что деньги отражаются в вашем балансе только тогда, когда они переходят из рук в руки.

Полезные формулы

Одна из замечательных особенностей использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса заключается в том, что вы можете оставить свой калькулятор в ящике стола — где он, вероятно, оставался с тех пор, как калькулятор впервые появился на телефонах.

Есть несколько формул, которые вы, вероятно, будете часто использовать. Вот некоторые из них, которые следует помнить:

СУММА

Эта формула, пожалуй, наиболее часто используемая, позволяет быстро складывать длинные цепочки чисел.

Нужно сложить все числа в столбце А от строк 1 до 50? Просто используйте функцию СУММ:

• =СУММ(A1:A50)

Или просто перейдите к первой пустой ячейке в конце столбца (в данном случае A51) и нажмите «Автосумма». Вы можете найти кнопку на панелях инструментов «Главная» и «Формулы».

СУММЕСЛИ

Ваш бизнес был постоянным клиентом Rosa's Roses в течение многих лет. Нужно точно знать, сколько вы потратили там в этом году? Без проблем.

СУММЕСЛИ позволяет суммировать только те ячейки, которые соответствуют определенным критериям. Если вы хотите узнать, сколько денег принес определенный продукт — или какую часть вашего дохода принесли покупки менее чем на 20 долларов — вы можете это сделать.

Основной синтаксис

• =СУММЕСЛИ(диапазон, критерии, [сумма_диапазон])

Допустим, ваша кредиторская задолженность за год находится в строках со 2 по 152. Вы записываете описание транзакции в столбце B и все кредиты на этот счет в столбце D. Ваша формула будет выглядеть следующим образом:

• =СУММЕСЛИ(B2:B152, "Роза", D2:D152)

Это добавит все значения в ячейках D2 и D152, если в соответствующей ячейке B будет указано слово «Роза».

Обратите внимание на кавычки вокруг слова «Роза». Если вы используете текст, вам нужно поместить его в кавычки.

Другие общие функции

Наиболее часто используемые функции легко доступны рядом с сигмой (или символом суммы) на панелях инструментов «Главная» и «Формулы». Они есть:

• средний
• считать
• Максимум
• мин

Финансовые формулы

Финансовые функции Excel избавят вас от необходимости выполнять сложные расчеты вручную. Существует целый список финансовых формул, которые вы можете использовать, просто нажав на них. Например, два построителя формул справа от снимка экрана ниже дают вам два разных способа расчета амортизации.

Полезные шаблоны

Хотя бухгалтерские формулы Excel невероятно полезны, они требуют точности. Дополнительный пробел или точка могут испортить ваши уравнения.

Шаблоны поставляются со всей тяжелой работой, сделанной за вас. Дизайнеры маркируют всю информацию, которую вам нужно предоставить, и вводят правильные формулы для расчета прибыли и убытков вашего бизнеса.

‌Я расскажу о нескольких полезных опциях, но должен отметить, что вы также можете скачать шаблоны бухгалтерского учета Excel от третьих лиц. Вы можете найти что-то, что лучше подходит вашему конкретному стилю и финансам.

Коммерческие расходы

Этот шаблон разбивает ваши расходы на разные области:

• расходы на сотрудников
• офисные расходы
• затраты на маркетинг
• расходы на обучение и проезд

Лучшая функция шаблона помогает вам увидеть, когда вы превысили свой бюджет. Он показывает вам разницу между запланированными и фактическими расходами и ведет визуальную запись того, насколько близко они совпадают в течение года.

Ежемесячный бюджет компании

Вы можете предпочесть более подробную разбивку ваших расходов, которая фокусируется только на текущем месяце. Если это так, есть также шаблон бухгалтерского учета в Excel с подробной разбивкой по основным областям расходов.‌

Шаблон ежемесячного бюджета компании также показывает пять основных расходов и позволяет увидеть, как будут выглядеть крупномасштабные сокращения.

Главная бухгалтерская книга

Эта главная книга является наиболее всеобъемлющим шаблоном для бухгалтерского учета малого бизнеса. Он отслеживает запланированные и фактические расходы и более подробно разбивает ежемесячный бюджет.

Вы даже можете отслеживать свои благотворительные пожертвования и спонсорство, чтобы облегчить жизнь в налоговый сезон.

Счет

Профессиональные счета-фактуры легко с учетом Excel. Как показано на снимке экрана ниже, вы можете выбирать из множества макетов, что дает вам гибкость как в стиле, так и в формате.

И более

В Excel можно создать множество различных рабочих листов. Имеются шаблоны для

• инвентарные списки
• табель учета рабочего времени
• отслеживание продаж
• контактные листы

Существуют даже шаблоны прогнозов денежных потоков, которые могут помочь вам определить, когда нужно консолидировать, а когда развивать бизнес.

Всякий раз, когда вам нужно создать электронную таблицу, стоит проверить, доступен ли встроенный шаблон. Зачем изобретать велосипед, если можно взять такси?

Дополнительные советы

Прежде чем вы приступите к корректировке своих счетов, вам следует знать еще две вещи.

Когда поворачивать

Microsoft действительно преуспевает — простите за каламбур — когда дело доходит до гибкого анализа данных. А сводные таблицы — один из сильнейших инструментов в их офисном пакете.

Сводные таблицы позволяют фокусировать и перефокусировать данные, чтобы определять и отображать несколько важных областей. Это небольшие таблицы, которые обобщают большие группы данных. Вам даже не нужно вводить свои функции — программное обеспечение выполнит агрегацию и анализ за вас‌.

Хотя вы можете создавать сводные таблицы вручную, вводя диапазон ячеек, Excel поставляется с рекомендуемыми сводными таблицами, которые упрощают этот процесс. Вы найдете их в крайней левой части панели инструментов «Вставка».

Когда двигаться дальше

Excel для бизнеса — мощный инструмент. Это не значит, что это универсальное решение. Есть веские причины, по которым вы можете попробовать что-то еще.

Хотя вы можете загружать наборы данных со многих онлайн-платформ, существуют варианты программного обеспечения с лучшей интеграцией с электронной коммерцией.

Такие программы, как Intuit Quickbooks, также упрощают расчет определенных статистических данных, таких как прибыль на продажу. Вы можете выполнить эти расчеты в Excel, но это потребует немного больше усилий. Поскольку Excel делает так много, может быть проще освоить более специализированное программное обеспечение.

Вы также можете не хотеть платить за Microsoft Excel. Существует множество бесплатных приложений, которые дадут вам большую часть — но не все — того, что дает вам Excel. Например, Google Таблицы бесплатны для личного использования.

Теперь ударьте по книгам

На освоение бухгалтерского учета в Excel могут уйти годы, но вы можете научиться его использовать за 15 минут (или столько времени, сколько вам понадобилось, чтобы прочитать эту статью).

Будьте терпеливы с собой, когда начнете. Знакомство требует времени. И большинству из нас учет по методу начисления не кажется интуитивным. Это одна из причин, по которой существует так много шаблонов, которые вы можете попробовать, чтобы помочь вам сохранить числа на своих местах.

Итак, приступайте к работе с Excel для бизнеса. И всегда помните, что при учете по методу начисления вы увеличиваете активы по дебету, а не по кредиту.