Contabilitate Excel pentru întreprinderile mici: este mai ușor decât crezi

Sunt scriitor, nu contabil. Mențiunea contabilității în partidă dublă obișnuia să mă adorm - și apoi să-mi provoace coșmaruri de stres. Din fericire, am evoluat. Nu mă voi preface că m-am transformat într-un superstar al contabilității iubitor de numere. Dar contabilitatea Excel pentru afaceri mici nu necesită nici tu să fii unul.

Tot ce aveți nevoie este o scurtă orientare și câteva șabloane și formule utile. Acest articol va acoperi următoarele:

• contabilitatea pe bază de casă
• contabilitatea de angajamente și metoda partidei duble
• formule utile
• șabloane utile
• sfaturi suplimentare

Indiferent dacă sunteți un proprietar cu normă întreagă a unei mici afaceri sau un angajat cu propria afacere, puteți găsi instrumentele de care aveți nevoie în Excel. Așa că respiră adânc, pregătește-te și hai să rulăm cifrele.

Contabilitate Excel 101

Puteți face aproape miracole folosind foile de calcul Excel. Există chiar și un campionat mondial în aplicațiile Microsoft Office.

Asta nu este pentru noi.

Acestea sunt cele mai de bază forme de contabilitate și puteți efectua oricare dintre ele folosind Excel. Voi discuta despre diferența dintre baza de numerar și contabilitatea de angajamente. Pe parcurs, voi demistifica și contabilitatea cu intrare dublă (sau cu intrare dublă).

Contabilitatea pe baza de numerar

Pe vremuri, oamenii obișnuiau să-și echilibreze carnetele de cecuri manual. Ei ar înregistra veniturile și cheltuielile în contul lor. Ei se uitau în mod regulat peste aceste liste pentru a se asigura că știau întotdeauna câți bani aveau la dispoziție. ‌

Asta este tot ceea ce există în contabilitatea pe bază de casă.

Multe întreprinderi mici preferă să folosească acest sistem datorită simplității sale. Puteți – și ar trebui – să păstrați înregistrări suplimentare ale conturilor de plătit (banii pe care îi datorați) și a conturilor de încasat (banii care vi se datorează). Dar contabilitatea ta fundamentală urmărește banii doar atunci când își schimbă mâinile.

Foaia de calcul ar trebui să aibă cel puțin următoarele coloane:

• numarul tranzactiei
• Data
• Descriere
• sursa de venit
• cheltuiala
• echilibru

Să presupunem că ești organizator de nunți. Pe 8 iulie 2021, începeți ziua cu 750 USD în cont. În acea zi, trebuie să plătiți florarului pentru viitoarea nuntă Johnson. De asemenea, trebuie să încasați o plată de la familia Johnson.

Contabilitatea dvs. Excel ar putea arăta cam așa:

Înregistrați mai întâi plata către Rosa's Roses și reduceți soldul contului cu 150 USD la 600 USD. Apoi înregistrați cecul primit de la Johnsons, mărind soldul la 1100 USD.

Da, chiar este atât de ușor.

Contabilitatea de angajamente și metoda partidei duble

Deși contabilitatea pe bază de numerar este mai simplă, multe companii preferă contabilitatea de angajamente, deoarece le oferă o imagine mai completă și mai precisă a finanțelor companiei lor.

În loc să înregistrați pur și simplu fluxul de numerar, contabilitatea de angajamente necesită să vă înregistrați toate activele și pasivele. Principiul de bază al contabilității de angajamente este ecuația:

• Active = Datorii + Capitalurile proprii ale acționarilor (sau ale proprietarului).

Aici intervine contabilitatea în partidă dublă. Contabilitatea în partidă dublă vă ajută să vă asigurați că mențineți această ecuație echilibrată. De fiecare dată când creșteți sau micșorați o parte a ecuației, trebuie să faceți același lucru cu cealaltă.

În contabilitatea de angajamente, aveți nevoie de mai mult decât un singur registru. Pe lângă bilanțul dvs., trebuie să păstrați fișe de lucru pentru fiecare dintre conturile incluse în acesta.

Prima pagină a registrului de contabilitate Excel ar trebui să fie un plan de conturi. Creați o listă cu toate conturile dvs., inclusiv ce tip de conturi sunt și cum le creșteți.

Această ultimă parte - modul în care vă creșteți conturile - este cel mai confuz aspect al Excel pentru întreprinderile mici și voi reveni la el pentru moment.

Există cinci tipuri de conturi:

• active
• cheltuieli
• pasive
• capitaluri proprii
• venituri

Activele și cheltuielile aparțin în partea stângă a unui bilanț (sau a ecuației de bilanț), în timp ce pasivele, capitalurile proprii și veniturile aparțin în partea dreaptă.

De ce cheltuielile aparțin activelor? Rețineți că acestea nu sunt conturi de plătit/bani care sunt încă datorați altora. Acestea sunt lucrurile pentru care plătiți.

Factura de electricitate pe care trebuie să o plătiți este o datorie și merge în partea dreaptă a ecuației. În schimb, primești ceva — electricitate — care merge pe stânga, echilibrând ecuația.

Deci, de ce cheltuielile nu sunt pur și simplu active? Pentru că sunt consumate în funcționarea obișnuită a afacerii dvs. pe parcursul unei perioade contabile. Nu aveți energie electrică rămasă la sfârșitul lunii pe care o continuați ca activ în viitor.

Și acum pentru ceva și mai contraintuitiv.

Debite si credite

Iată regula numărul unu de reținut în contabilitatea de angajamente:

• Activele și cheltuielile sunt majorate cu debite și diminuate cu credite.
• Datoriile, capitalurile proprii și veniturile sunt majorate cu credite și diminuate cu debite.

Dar de ce? Dacă primiți o plată uriașă în numerar, aceasta nu ar trebui să vă crediteze contul de numerar? Nu. V-ați debita contul.

Te mai întrebi, dar de ce ?

Pentru că contabilitatea de afaceri este privită prin prisma instituțiilor bancare, iar acestea calculează debitele și creditele altfel decât sunteți obișnuit să faceți.

Inca confuz? Sincer, eu înțeleg doar eu. Nu trebuie să înțelegeți cum funcționează așa, doar că funcționează așa. În mod similar, nu înțeleg nimic din codificarea din spatele contabilității Excel. Nu am nevoie (din fericire).

Încercați să nu vă gândiți la credite la fel de bune și la debite la fel de rele, ci la termeni contabili neutri din punct de vedere al valorii. De asemenea, vrei să eviți să asociezi creditele cu creșteri și debitele cu scăderi. În loc să atașați cuvintelor un semn imaginar +/-, atașați-le o locație.

• debits = left
• credite = right

Înregistrați debite în partea stângă a conturilor individuale și utilizați debite pentru a crește valorile în partea stângă a ecuației. Înregistrați credite în partea dreaptă a conturilor și le utilizați pentru a crește valorile în partea dreaptă a ecuației.‌

Este mai ușor de văzut în practică. Să analizăm exemplul de planificator de nuntă de mai sus cu o contabilitate de angajamente simplificată.

Începeți cu un sold de numerar de 750 USD. De asemenea, aveți 600 USD în conturi de încasat (inclusiv plata soților Johnson, care este scadentă astăzi) și 200 USD în conturi de plătit (care include factura pentru flori).

Când primești cecul familiei Johnson și florile, banii se mișcă. Ați înregistra fiecare tranzacție de două ori, în cele două conturi pe care le afectează. ‌

În timp ce acest exemplu specific îmbină un debit cu un credit, ați putea avea, de asemenea, tranzacții care v-au impus să debitați două conturi sau să creditați două conturi.

De exemplu, să presupunem că, în timp ce erai la florărie, ai decis să iei o vază pe care să o adaugi la inventarul tău. Ai adus un cec pentru a acoperi trandafirii pe care i-ai comandat, dar apoi ai folosit un card de credit pentru a cumpăra vaza, care a costat 50 de dolari.

Procedând astfel, v-ați mărit inventarul, ceea ce este un atu. Așa că v-ați debita inventarul cu 50 USD pentru a marca creșterea. De asemenea, v-ați mărit obligațiile cu o nouă achiziție restante. Veți debita conturile dvs. de plătit cu 50 USD.

Toate aceste tranzacții vă afectează rezultatul final și ar trebui să vă echilibrați conturile în mod regulat. Șablonul de bilanţ Excel de mai jos va face treaba pentru dvs.

‌ S -ar putea să doriți un bilanţ lunar mai simplu, dar acesta anual arată cum se echilibrează diferitele conturi în cele din urmă.

Contabilitate în partidă dublă și pe bază de casă

Este posibil să se utilizeze contabilitatea în partidă dublă cu metoda de casă. De exemplu, dacă mențineți conturi de plătit și de încasat, veți înregistra o plată a clientului ca venit și, în același timp, veți deduce suma din contul dvs. de primit. Suma respectivă nu va mai fi înregistrată ca bani care urmează să fie colectați la o dată ulterioară.

Distincția importantă este că banii sunt înregistrați numai în bilanțul dvs. atunci când își schimbă mâinile.

Formule utile

Unul dintre lucrurile grozave despre utilizarea Excel pentru contabilitatea întreprinderilor mici este că vă puteți lăsa calculatorul în sertar - unde probabil a rămas de când au pus pentru prima dată un calculator pe telefoane.

Există câteva formule pe care probabil că te vei trezi să le folosești des. Iată câteva de reținut:

SUMĂ

Poate cea mai des folosită, această formulă vă permite să adăugați rapid șiruri lungi de numere.

Trebuie să aduni toate numerele din coloana A de la rândurile de la 1 la 50? Folosiți doar funcția SUM:

• =SUMA(A1:A50)

Sau mergeți la prima celulă goală de la sfârșitul unei coloane (în acest caz, A51) și faceți clic pe AutoSum. Puteți găsi butonul în barele de instrumente Acasă și Formule.

SUMIF

Compania ta a fost un client fidel al Rosa's Roses de ani de zile. Vrei să vezi exact cât ai cheltuit acolo până acum anul acesta? Nici o problemă.

SUMIF vă permite să adăugați doar celulele care îndeplinesc anumite criterii. Dacă doriți să vedeți câți bani a adus un anumit produs - sau cât de mult din venitul dvs. a fost generat de achiziții mai mici de 20 USD - puteți face acest lucru.

Sintaxa de bază este

• =SUMIF(interval, criterii, [interval_sumă])

Să presupunem că conturile dvs. de plătit pentru anul se desfășoară de la rândurile 2 la 152. Înregistrați descrierea tranzacției în coloana B și toate creditele acelui cont în coloana D. Formula dvs. s-ar citi după cum urmează:

• =SUMIF(B2:B152, „Rosei”, D2:D152)

Acest lucru ar adăuga toate valorile din celulele D2 la D152 dacă celula B corespunzătoare ar afișa cuvântul „Rosa”.

Observați ghilimelele din jurul cuvântului „Rosa”. Dacă utilizați text, trebuie să îl puneți între ghilimele.

Alte funcții comune

Funcțiile cele mai frecvent utilizate sunt ușor accesibile lângă simbolul sigma (sau simbolul sumei) din barele de instrumente Acasă și Formule. Sunt:

• in medie
• numara
• max
• min

Formule financiare

Funcțiile financiare ale Excel vă scutesc de problemele de a efectua manual calcule complicate. Există o listă întreagă de formule financiare pe care le puteți pur și simplu faceți clic pentru a le folosi. De exemplu, cei doi generatori de formule din dreapta capturii de ecran de mai jos vă oferă două moduri diferite de a calcula amortizarea.

Șabloane utile

Deși formulele de contabilitate Excel sunt incredibil de utile, ele necesită precizie. Un spațiu sau o perioadă în plus ar putea arunca ecuațiile.

Șabloanele vin cu toate sarcinile făcute pentru dvs. Designerii etichetează toate informațiile de care aveți nevoie pentru a furniza și introdu formulele corecte pentru a calcula profiturile și pierderile afacerii dvs.

Voi trece prin câteva opțiuni utile, dar ar trebui să subliniez că puteți descărca și șabloane de contabilitate Excel de la terți. S-ar putea să găsești ceva care se potrivește mai bine stilului tău și finanțelor.

Cheltuieli de afaceri

Acest șablon defalcă costurile în diferite domenii:

• costurile angajatilor
• costuri de birou
• costuri de marketing
• costuri de formare și deplasare

Cea mai bună caracteristică a șablonului vă ajută să vedeți când depășiți bugetul. Vă arată diferența dintre cheltuielile planificate și cele reale și păstrează o înregistrare vizuală a cât de aproape se aliniază cele două pe parcursul anului.

Bugetul lunar al companiei

S-ar putea să preferați o defalcare mai detaliată a costurilor, care să se concentreze doar pe luna curentă. Dacă da, există și un șablon de contabilitate Excel cu detaliere detaliată în domeniile majore de cheltuieli.‌

Șablonul de buget lunar al companiei vă arată, de asemenea, primele cinci cheltuieli și vă permite să vedeți cum ar arăta reducerile la scară largă.

Registrul general

Cel mai cuprinzător șablon pentru contabilitatea întreprinderilor mici este acest registru general. Acesta urmărește atât cheltuielile planificate, cât și cheltuielile reale și defalcă bugetul lunar în mai multe detalii.

Puteți chiar să urmăriți donațiile și sponsorizările dvs. caritabile pentru a vă ușura viața în sezonul fiscal.

Factura fiscala

Facturile profesionale sunt simple cu contabilitatea Excel. După cum demonstrează captura de ecran de mai jos, puteți alege dintr-o varietate de aspecte, oferindu-vă flexibilitate în stil, precum și format.

Și altele

Există o mulțime de foi de lucru diferite pe care le puteți crea cu Excel. Există șabloane disponibile pentru

• liste de inventar
• foile de pontaj
• urmărirea vânzărilor
• foi de contact

Există chiar și șabloane de proiecție a fluxului de numerar care vă pot ajuta să determinați când să vă consolidați și când să vă dezvoltați afacerea.

Ori de câte ori trebuie să creați o foaie de calcul, merită să verificați pentru a vedea dacă există un șablon încorporat disponibil. De ce să reinventezi roata când poți lua un taxi?

Alte sfaturi

Înainte de a vă pune la treabă să vă îndreptați conturile, mai sunt două lucruri pe care ar trebui să le știți.

Când să pivotezi

Microsoft excelează cu adevărat - scuzați jocul de cuvinte - atunci când vine vorba de analiza flexibilă a datelor. Și tabelele pivot reprezintă unul dintre cele mai puternice instrumente din suita lor de birou.

Tabelele pivot vă permit să focalizați și să reorientați datele pentru a identifica și afișa mai multe zone de importanță. Sunt tabele mici care rezumă grupuri mai mari de date. Nici măcar nu trebuie să introduceți funcțiile dvs. - software-ul va face agregarea și analiza pentru dvs.‌.

În timp ce puteți crea manual tabele pivot introducând o serie de celule, Excel vine cu tabele pivot recomandate care ușurează procesul. Le veți găsi în partea din stânga a barei de instrumente Inserare.

Când să treci mai departe

Excel pentru afaceri este un instrument puternic. Asta nu înseamnă că este o soluție unică. Există motive întemeiate pentru care ați putea dori să încercați altceva.

Deși puteți descărca seturi de date de pe multe platforme online, există opțiuni software cu integrări mai bune de comerț electronic.

Programe precum Intuit Quickbooks facilitează, de asemenea, calcularea anumitor statistici, cum ar fi profitul pe vânzare. Puteți efectua aceste calcule cu Excel, dar va dura puțin mai multă muncă. Deoarece Excel face atât de mult, poate fi mai ușor să stăpânești un software mai bine direcționat.

De asemenea, este posibil să nu doriți să plătiți pentru Microsoft Excel. Există multe aplicații gratuite care vă vor oferi cele mai multe – dar nu toate – din ceea ce vă oferă Excel. De exemplu, Google Sheets este gratuit pentru uz personal.

Acum lovește cărțile

Contabilitatea Excel poate dura ani pentru a stăpâni, dar poți învăța cum să o folosești în 15 minute (sau cât de mult ți-a luat să citești acest articol).

Fii răbdător cu tine însuți când începi. Familiaritatea necesită timp. Și majoritatea dintre noi nu consideră intuitivă contabilitatea de angajamente. Acesta este unul dintre motivele pentru care există atât de multe șabloane pe care le puteți încerca să vă ajute să păstrați numerele în locurile potrivite.

Deci, mergeți mai departe și începeți cu Excel pentru afaceri. Și, amintiți-vă întotdeauna că în contabilitatea de angajamente, creșteți activele cu debite, nu cu credite.