小型企业的 Excel 会计：比您想象的要容易

我是作家，不是会计师。 提到复式簿记曾经让我入睡——然后让我做压力噩梦。 幸运的是，我进化了。 我不会假装我已经变成了一个热爱数字的会计巨星。 但是小型企业的 Excel 会计也不要求您是其中之一。

您所需要的只是一个简短的方向和一些有用的模板和公式。 本文将涵盖以下内容：

• 现金基础会计
• 权责发生制会计和复式记账法
• 有用的公式
• 有用的模板
• 附加提示

无论您是全职小企业主还是拥有自己的副业的员工，您都可以在 Excel 中找到所需的工具。 所以深呼吸，振作起来，让我们计算一下数字。

Excel 会计 101

您可以使用 Excel 电子表格创造近乎奇迹。 Microsoft Office 应用程序甚至还获得了世界冠军。

那不适合我们。

这些是最基本的会计形式，您可以使用 Excel 执行其中任何一种。 我将讨论现金制和权责发生制之间的区别。 在此过程中，我还将揭开复式记账法（或复式记账法）的神秘面纱。

现金基础会计

曾几何时，人们过去常常用手平衡他们的支票簿。 他们会将收入和支出记录到他们的账户中。 他们会定期查看这些清单，以确保他们始终知道他们有多少可用资金。 ‌

这就是现金基础会计的全部内容。

由于其简单性，许多小型企业更喜欢使用此系统。 您可以而且应该保留应付账款（您欠的钱）和应收账款（欠您的钱）的额外记录。 但是，您的基本会计仅在货币易手时才跟踪它。

您的电子表格至少应包含以下列：

• 交易号
• 日期
• 描述
• 收入
• 费用
• 平衡

假设您是一名婚礼策划师。 从 2021 年 7 月 8 日开始，您的账户中有 750 美元。 那天，您需要为即将举行的约翰逊婚礼支付花店费用。 您还需要向 Johnson 家人收取一笔款项。

您的 Excel 会计可能如下所示：

您首先将您的付款记录到 Rosa's Roses，然后将您的帐户余额减少 150 美元至 600 美元。 然后记录您从 Johnsons 收到的支票，将余额增加到 1100 美元。

是的，这真的很容易。

权责发生制会计和复式记账法

虽然现金制会计更简单，但许多企业更喜欢权责发生制会计，因为它可以让他们更全面、更准确地了解公司的财务状况。

权责发生制会计要求您记录所有资产和负债，而不是简单地记录现金流。 权责发生制会计的核心原则是等式：

• 资产 = 负债 + 股东（或所有者）权益

这就是复式记账法的用武之地。复式记账法可以帮助您确保保持这个等式的平衡。 每次增加或减少等式的一侧时，您都需要对另一侧执行相同的操作。

在权责发生制会计中，您需要的不仅仅是一个分类帐。 除了资产负债表之外，您还需要保留其中包含的每个帐户的工作表。

Excel 会计工作簿的第一页应该是会计科目表。 创建所有帐户的列表，包括它们是什么类型的帐户以及如何增加它们。

最后一部分——如何增加账户——是 Excel 对小型企业来说最令人困惑的方面，我将稍后再谈。

有五种类型的帐户：

• 资产
• 花费
• 负债
• 公平
• 收入

资产和费用属于资产负债表（或平衡方程）的左侧，而负债、权益和收入属于右侧。

为什么费用属于资产？ 请记住，这些不是应付账款/仍欠他人的款项。 这些是你支付的东西。

您需要支付的电费是一种负债，并且在等式的右侧。 作为回报，你会得到一些东西——电——它在左边，平衡了方程。

那么，为什么费用不只是资产呢？ 因为它们在会计期间在您的业务的正常运营中被消耗。 月底，您没有剩余的电力作为资产继续使用。

现在来看看更违反直觉的东西。

借方和贷方

这是权责发生制会计中要记住的第一条规则：

• 资产和费用随借记增加，随贷记减少。
• 负债、权益和收入随着贷方而增加，随着借方而减少。

但为什么？ 如果您收到巨额现金付款，那不应该记入您的现金账户吗？ 不，你会从你的账户中扣除。

你又问了，但为什么？

因为商业会计是通过银行机构的视角来看待的，他们计算借方和贷方的方式与你以前的方式不同。

还在迷茫吗？ 老实说，我只是有点明白，我自己。 你不需要真正理解它是如何工作的，只要它是这样工作的。 同样，我不了解 Excel 会计背后的任何编码。 我不需要（幸运的是）。

尽量不要将贷方视为好借方，而应将其视为价值中性的会计条款。 您还希望避免将贷方与增加关联，将借方与减少关联。 不要在单词上附加一个想象的 +/- 符号，而是在它们上附加一个位置。

• 借方 = 左
• 学分=对

您在各个帐户的左侧记录借方，并使用借方来增加等式左侧的值。 您在帐户右侧记录信用，并使用它们来增加等式右侧的值。‌

在实践中更容易看到。 让我们通过一些简化的应计会计来完成上述婚礼策划师的示例。

您从 750 美元的现金余额开始。 您还有 600 美元的应收账款（包括今天到期的 Johnsons 付款）和 200 美元的应付账款（包括鲜花发票）。

当你收到约翰逊的支票和鲜花时，钱就会四处流动。 您将在其影响的两个帐户中记录每笔交易两次。 ‌

尽管此特定示例将一笔借记与一笔贷记配对，但您也可能有需要借记两个帐户或贷记两个帐户的交易。

例如，假设您在花店时，决定拿起一个花瓶添加到您的库存中。 你带了一张支票来支付你订购的玫瑰，然后用信用卡购买了花瓶，花了 50 美元。

这样做，您增加了库存，这是一种资产。 因此，您将从库存中扣除 50 美元以标记增加。 您还通过新的未完成购买增加了您的负债。 您将从应付账款中扣除 50 美元。

所有这些交易都会影响您的底线，您应该定期平衡您的账户。 下面的 Excel 资产负债表模板将为您完成工作。

‌您可能想要一份更简单的月度资产负债表，但这份年度资产负债表显示了您的各个账户最终余额如何。

复式记账法和收付实现制会计

可以使用现金法进行复式记账。 例如，如果您维护应付账款和应收账款，您会将客户付款记录为收入，同时从应收账款中扣除该金额。 这笔款项将不再记录为日后收取的款项。

重要的区别是资金仅在易手时记录在您的资产负债表中。

有用的公式

将 Excel 用于小型企业会计的一大好处是，您可以将计算器放在抽屉里——自从他们第一次在手机上安装计算器以来，它可能就一直放在抽屉里。

您可能会发现自己经常使用一些公式。 这里有一些要记住的：

和

也许是最常用的，这个公式可以让你快速将一长串数字相加。

需要将 A 列中第 1 行到第 50 行的所有数字相加吗？ 只需使用 SUM 函数：

• =总和（A1：A50）

或者只是转到列末尾的第一个空单元格（在本例中为 A51），然后单击 AutoSum。 您可以在主页和公式工具栏上找到该按钮。

苏米夫

多年来，您的企业一直是 Rosa's Roses 的忠实客户。 想知道今年到目前为止你在那里花了多少钱？ 没问题。

SUMIF 允许您仅添加满足特定条件的单元格。 如果你想看看某个产品带来了多少钱——或者你的收入中有多少是通过购买少于 20 美元产生的——你可以做到。

基本语法是

• =SUMIF（范围，标准，[sum_range]）

假设您当年的应付账款从第 2 行到第 152 行。您在 B 列中记录交易的描述，在 D 列中记录该账户的所有贷项。您的公式将如下所示：

• =SUMIF(B2:B152, “罗莎的”, D2:D152)

如果相应的 B 单元格显示单词“Rosa's”，这会将单元格 D2 到 D152 中的所有值相加。

注意“Rosa's”这个词周围的引号。 如果您使用的是文本，则需要将其放在引号中。

其他常用功能

最常用的函数可以在主页和公式工具栏上的 sigma（或求和符号）旁边轻松访问。 他们是：

• 平均
• 数数
• 最大限度
• 分钟

财务公式

Excel 的财务功能为您省去了手动执行繁琐计算的麻烦。 您只需单击即可使用完整的财务公式列表。 例如，下面屏幕截图右侧的两个公式生成器为您提供了两种不同的折旧计算方法。

有用的模板

虽然 Excel 会计公式非常有用，但它们确实需要精确。 额外的空格或句号可能会影响您的方程式。

模板为您完成了所有繁重的工作。 设计师标记您需要提供的所有信息并输入正确的公式来计算您的业务损益。

‌我将介绍几个有用的选项，但我应该指出，您还可以从第三方下载 Excel 会计模板。 您可能会找到更适合您的特定风格和财务状况的东西。

业务费用

此模板将您的成本分解为不同的领域：

• 员工成本
• 办公费用
• 营销成本
• 培训和旅行费用

该模板的最佳功能可帮助您查看何时超出预算。 它向您显示计划费用和实际费用之间的差异，并直观地记录两者在一年中的一致性程度。

每月公司预算

您可能更喜欢仅关注当前月份的更详细的成本明细。 如果是这样，还有一个 Excel 会计模板，其中详细列出了主要支出领域。‌

每月公司预算模板还向您显示您的前五项支出，并允许您查看大规模削减的情况。

总账

小企业会计最全面的模板是这个总账。 它既跟踪计划支出与实际支出，又将每月预算细分为更详细的信息。

您甚至可以跟踪您的慈善捐赠和赞助情况，以在报税季节让生活更轻松。

发票

使用 Excel 会计可以轻松开具专业发票。 正如下面的屏幕截图所示，您可以从各种布局中进行选择，从而在样式和格式上提供灵活性。

和更多

您可以使用 Excel 创建许多不同的工作表。 有模板可用于

• 库存清单
• 时间表
• 销售跟踪
• 联系表

甚至还有现金流量预测模板可以帮助您确定何时合并以及何时发展业务。

每当您需要创建电子表格时，都值得检查一下是否有可用的内置模板。 当您可以乘坐出租车时，为什么要重新发明轮子？

更多提示

在您开始理顺您的帐户之前，您还应该了解两件事。

何时转动

当谈到灵活的数据分析时，微软确实擅长——请原谅双关语。 数据透视表是其办公套件中最强大的工具之一。

数据透视表使您能够聚焦和重新聚焦数据，以识别和显示多个重要领域。 它们是汇总较大数据组的小表格。 你甚至不需要输入你的函数——软件会为你做聚合和分析。

虽然您可以通过输入一系列单元格来手动创建数据透视表，但 Excel 附带了推荐的数据透视表，可以简化该过程。 您会在“插入”工具栏的最左侧找到它们。

何时继续

Excel for business 是一个强大的工具。 这并不意味着它是一种万能的解决方案。 您可能想尝试其他方法有充分的理由。

虽然您可以从许多在线平台下载数据集，但也有一些具有更好电子商务集成的软件选项。

Intuit Quickbooks 等程序还可以更轻松地计算某些统计数据，例如每次销售利润。 您可以使用 Excel 执行这些计算，但需要做更多的工作。 因为 Excel 做了这么多，所以可以更容易掌握更有针对性的软件。

您也可能不想为 Microsoft Excel 付费。 有许多免费应用程序可以为您提供 Excel 为您提供的大部分（但不是全部）功能。 例如，Google 表格可免费供个人使用。

现在打书

掌握 Excel 会计可能需要数年时间，但您可以在 15 分钟内学会如何使用它（或者无论您花了多长时间阅读本文）。

开始时对自己要有耐心。 熟悉需要时间。 我们中的大多数人并不觉得应计会计很直观。 这就是有这么多模板可以帮助您将数字保存在适当位置的原因之一。

因此，继续，开始使用 Excel for business。 而且，永远记住，在权责发生制会计中，您通过借方而不是贷方来增加资产。