Akuntansi Excel untuk Bisnis Kecil: Lebih Mudah dari yang Anda Pikirkan

Saya seorang penulis, bukan akuntan. Penyebutan pembukuan entri ganda digunakan untuk membuat saya tertidur - dan kemudian memberi saya mimpi buruk stres. Untungnya, saya telah berevolusi. Saya tidak akan berpura-pura bahwa saya telah berubah menjadi superstar akuntansi yang mencintai angka. Tetapi akuntansi Excel untuk bisnis kecil juga tidak mengharuskan Anda menjadi salah satunya.

Yang Anda butuhkan hanyalah orientasi singkat dan beberapa template dan formula yang berguna. Artikel ini akan mencakup hal-hal berikut:

• akuntansi berbasis kas
• akuntansi berbasis akrual dan metode entri ganda
• rumus membantu
• template yang membantu
• tips tambahan

Baik Anda pemilik usaha kecil penuh waktu atau karyawan dengan bisnis sampingan Anda sendiri, Anda dapat menemukan alat yang Anda butuhkan di Excel. Jadi ambil napas dalam-dalam, persiapkan diri Anda, dan mari kita jalankan angkanya.

Akuntansi Excel 101

Anda dapat melakukan hampir keajaiban menggunakan spreadsheet Excel. Bahkan ada kejuaraan dunia aplikasi Microsoft Office.

Itu bukan untuk kita.

Ini adalah bentuk akuntansi paling dasar, dan Anda bisa melakukan salah satunya dengan menggunakan Excel. Saya akan membahas perbedaan antara cash basis dan accrual accounting. Sepanjang jalan, saya juga akan mengungkap akuntansi entri ganda (atau entri ganda).

Akuntansi berbasis kas

Dahulu kala, orang biasa menyeimbangkan buku cek mereka dengan tangan. Mereka akan mencatat pendapatan dan pengeluaran ke rekening mereka. Mereka akan secara teratur memeriksa daftar ini untuk memastikan bahwa mereka selalu tahu berapa banyak uang yang mereka miliki.

Itu saja yang ada untuk akuntansi berbasis kas.

Banyak usaha kecil lebih suka menggunakan sistem ini karena kesederhanaannya. Anda dapat — dan harus — menyimpan catatan tambahan tentang hutang (uang yang Anda miliki) dan piutang (uang yang terutang kepada Anda). Tapi akuntansi dasar Anda melacak uang hanya ketika berpindah tangan.

Spreadsheet Anda harus memiliki setidaknya kolom berikut:

• nomor transaksi
• tanggal
• keterangan
• penghasilan
• biaya
• keseimbangan

Katakanlah Anda seorang perencana pernikahan. Pada 8 Juli 2021, Anda memulai hari dengan $750 di akun Anda. Pada hari itu, Anda perlu membayar toko bunga untuk pernikahan Johnson yang akan datang. Anda juga perlu menagih pembayaran dari keluarga Johnson.

Akuntansi Excel Anda mungkin terlihat seperti ini:

Anda mencatat pembayaran Anda ke Rosa's Roses terlebih dahulu dan mengurangi saldo akun Anda sebesar $150 menjadi $600. Anda kemudian mencatat cek yang Anda terima dari keluarga Johnson, meningkatkan saldo menjadi $1100.

Ya, itu benar-benar mudah.

Akuntansi akrual dan metode entri ganda

Sementara akuntansi berbasis kas lebih sederhana, banyak bisnis lebih memilih akuntansi akrual karena memberi mereka gambaran yang lebih lengkap dan lebih akurat tentang keuangan perusahaan mereka.

Alih-alih hanya mencatat arus kas, akuntansi akrual mengharuskan Anda untuk mencatat semua aset dan kewajiban Anda. Prinsip inti akuntansi akrual adalah persamaan:

• Aset = Kewajiban + Ekuitas Pemegang Saham (atau Pemilik)

Di sinilah pembukuan entri ganda masuk. Akuntansi entri ganda membantu Anda memastikan bahwa Anda menjaga persamaan ini tetap seimbang. Setiap kali Anda menambah atau mengurangi satu sisi persamaan, Anda perlu melakukan hal yang sama ke sisi lainnya.

Dalam akuntansi akrual, Anda membutuhkan lebih dari satu buku besar. Selain neraca Anda, Anda perlu menyimpan lembar kerja untuk setiap akun yang disertakan di dalamnya.

Halaman pertama buku kerja akuntansi Excel Anda harus berupa bagan akun. Buat daftar semua akun Anda termasuk jenis akun apa dan bagaimana Anda meningkatkannya.

Bagian terakhir ini — bagaimana Anda meningkatkan akun Anda — adalah aspek yang paling membingungkan dari Excel untuk bisnis kecil, dan saya akan kembali ke sana sebentar lagi.

Ada lima jenis akun:

• aktiva
• pengeluaran
• kewajiban
• ekuitas
• pendapatan

Aset dan beban berada di sisi kiri neraca (atau persamaan keseimbangan), sedangkan kewajiban, ekuitas, dan pendapatan berada di sisi kanan.

Mengapa pengeluaran termasuk dalam aset? Ingatlah bahwa ini bukan hutang/uang yang masih terutang kepada orang lain. Ini adalah hal-hal yang Anda bayar.

Tagihan listrik yang harus Anda bayar adalah kewajiban dan berada di sisi kanan persamaan. Sebagai imbalannya, Anda mendapatkan sesuatu — listrik — yang berada di sebelah kiri, menyeimbangkan persamaan.

Jadi, mengapa pengeluaran bukan sekadar aset? Karena mereka dikonsumsi dalam operasi biasa bisnis Anda selama periode akuntansi. Anda tidak memiliki sisa listrik di akhir bulan yang Anda jalankan sebagai aset di masa depan.

Dan sekarang untuk sesuatu yang lebih berlawanan dengan intuisi.

Debit dan kredit

Inilah aturan nomor satu yang harus diingat dalam akuntansi akrual:

• Harta dan beban bertambah di debet dan berkurang di kredit.
• Kewajiban, ekuitas, dan pendapatan meningkat dengan kredit dan menurun dengan debit.

Tapi kenapa? Jika Anda menerima pembayaran tunai dalam jumlah besar, bukankah itu seharusnya mengkredit rekening tunai Anda? Tidak. Anda akan mendebit akun Anda.

Sekali lagi Anda bertanya, tapi mengapa ?

Karena akuntansi bisnis dilihat melalui lensa lembaga perbankan, dan mereka menghitung debit dan kredit secara berbeda dari yang biasa Anda lakukan.

Masih bingung? Sejujurnya, saya hanya mengerti, saya sendiri. Anda tidak benar-benar perlu memahami cara kerjanya seperti itu, hanya saja cara kerjanya seperti itu. Demikian pula, saya tidak mengerti kode apa pun di balik akuntansi Excel. Saya tidak perlu (untungnya).

Cobalah untuk tidak menganggap kredit sebagai hal yang baik dan debit sebagai hal yang buruk, tetapi sebagai istilah akuntansi yang netral nilai. Anda juga ingin menghindari mengaitkan kredit dengan kenaikan dan debit dengan penurunan. Alih-alih melampirkan tanda +/- imajiner pada kata-kata, lampirkan lokasi pada kata tersebut.

• debit = kiri
• kredit = benar

Anda mencatat debit di sisi kiri masing-masing akun dan menggunakan debit untuk meningkatkan nilai di sisi kiri persamaan. Anda mencatat kredit di sisi kanan akun dan menggunakannya untuk meningkatkan nilai di sebelah kanan persamaan.‌

Lebih mudah untuk melihat dalam praktek. Mari kita kerjakan contoh perencana pernikahan di atas dengan beberapa akuntansi akrual yang disederhanakan.

Anda mulai dengan saldo tunai $750. Anda juga memiliki $600 dalam piutang (termasuk pembayaran Johnson, yang jatuh tempo hari ini) dan $200 dalam hutang (termasuk faktur untuk bunga).

Saat Anda menerima cek Johnson dan bunganya, uang bergerak. Anda akan mencatat setiap transaksi dua kali, di dua akun yang terpengaruh.

Meskipun contoh khusus ini memasangkan satu debit dengan satu kredit, Anda juga dapat memiliki transaksi yang mengharuskan Anda mendebit dua akun atau mengkredit dua akun.

Misalnya, ketika Anda berada di toko bunga, Anda memutuskan untuk mengambil vas untuk ditambahkan ke inventaris Anda. Anda membawa cek untuk menutupi mawar yang Anda pesan tetapi kemudian menggunakan kartu kredit untuk membeli vas bunga, yang harganya $50.

Dengan melakukan itu, Anda telah meningkatkan inventaris Anda, yang merupakan aset. Jadi, Anda akan mendebit inventaris Anda sebesar $50 untuk menandai kenaikan tersebut. Anda juga telah meningkatkan kewajiban Anda dengan pembelian baru yang belum terbayar. Anda akan mendebit hutang usaha Anda sebesar $50.

Semua transaksi ini memengaruhi laba Anda, dan Anda harus menyeimbangkan akun Anda secara teratur. Template neraca Excel di bawah ini akan bekerja untuk Anda.

Anda mungkin menginginkan neraca bulanan yang lebih sederhana, tetapi neraca tahunan ini menunjukkan bagaimana saldo berbagai akun Anda pada akhirnya.

Akuntansi double-entry dan cash basis

Dimungkinkan untuk menggunakan akuntansi entri ganda dengan metode tunai. Misalnya, jika Anda mempertahankan hutang dan piutang, Anda akan mencatat pembayaran pelanggan sebagai pendapatan dan secara bersamaan mengurangi jumlah dari piutang Anda. Jumlah itu tidak lagi dicatat sebagai uang untuk dikumpulkan di kemudian hari.

Perbedaan penting adalah bahwa uang dicatat hanya di neraca Anda ketika berpindah tangan.

Formula yang membantu

Salah satu hal hebat tentang menggunakan Excel untuk akuntansi bisnis kecil adalah Anda dapat meninggalkan kalkulator di laci — tempat kalkulator itu mungkin tersimpan sejak kalkulator pertama kali diletakkan di ponsel.

Ada beberapa rumus yang mungkin sering Anda gunakan. Berikut adalah beberapa yang perlu diingat:

JUMLAH

Mungkin yang paling sering digunakan, rumus ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menjumlahkan rangkaian angka yang panjang.

Perlu menjumlahkan semua angka di kolom A dari baris 1 hingga 50? Cukup gunakan fungsi SUM:

• =SUM(A1:A50)

Atau cukup buka sel kosong pertama di akhir kolom (dalam hal ini, A51), dan klik JumlahOtomatis. Anda dapat menemukan tombol di bilah alat Beranda dan Rumus.

SUMIF

Bisnis Anda telah menjadi pelanggan setia Rosa's Roses selama bertahun-tahun. Perlu melihat dengan tepat berapa banyak yang telah Anda habiskan di sana sepanjang tahun ini? Tidak masalah.

SUMIF memungkinkan Anda untuk menambahkan hanya sel yang memenuhi kriteria tertentu. Jika Anda ingin melihat berapa banyak uang yang dihasilkan oleh produk tertentu — atau berapa banyak pendapatan Anda yang dihasilkan dengan pembelian kurang dari $20 — Anda dapat melakukannya.

Sintaks dasarnya adalah

• =SUMIF(rentang, kriteria, [jumlah_rentang])

Katakanlah hutang dagang Anda untuk tahun berjalan dari baris 2 sampai 152. Anda mencatat deskripsi transaksi di kolom B dan semua kredit ke akun itu di kolom D. Rumus Anda akan berbunyi sebagai berikut:

• =SUMIF(B2:B152, “Rosa”, D2:D152)

Ini akan menambahkan semua nilai di sel D2 ke D152 jika sel B yang sesuai menunjukkan kata "Rosa's."

Perhatikan tanda kutip di sekitar kata “Rosa”. Jika Anda menggunakan teks, Anda harus memasukkannya ke dalam tanda kutip.

Fungsi umum lainnya

Fungsi yang paling umum digunakan mudah diakses di sebelah sigma (atau simbol jumlah) pada toolbar Home dan Rumus. Mereka:

• rata-rata
• menghitung
• maksimal
• min

Rumus keuangan

Fungsi keuangan Excel menghemat kesulitan melakukan perhitungan rewel dengan tangan. Ada seluruh daftar rumus keuangan yang bisa Anda klik untuk digunakan. Misalnya, dua pembuat rumus di sebelah kanan tangkapan layar di bawah ini memberi Anda dua cara berbeda untuk menghitung penyusutan.

Template yang membantu

Sementara rumus akuntansi Excel sangat berguna, mereka memang membutuhkan presisi. Spasi atau titik ekstra dapat menghilangkan persamaan Anda.

Template datang dengan semua pekerjaan berat yang dilakukan untuk Anda. Para desainer memberi label semua informasi yang Anda butuhkan untuk memberikan dan memasukkan formula yang benar untuk menghitung keuntungan dan kerugian bisnis Anda.

Saya akan menjalankan beberapa opsi yang berguna, tetapi saya harus menunjukkan bahwa Anda juga dapat mengunduh template akuntansi Excel dari pihak ketiga. Anda mungkin menemukan sesuatu yang lebih sesuai dengan gaya dan keuangan Anda.

Pengeluaran bisnis

Template ini membagi biaya Anda ke dalam area yang berbeda:

• biaya karyawan
• biaya kantor
• biaya pemasaran
• biaya pelatihan dan perjalanan

Fitur terbaik template membantu Anda melihat kapan Anda melebihi anggaran Anda. Ini menunjukkan kepada Anda perbedaan antara pengeluaran yang direncanakan dan aktual dan menyimpan catatan visual tentang seberapa dekat keduanya sejajar sepanjang tahun.

Anggaran bulanan perusahaan

Anda mungkin lebih suka perincian lebih rinci dari biaya Anda yang hanya berfokus pada bulan ini. Jika demikian, ada juga templat akuntansi Excel dengan perincian terperinci di bidang pengeluaran utama.‌

Templat anggaran perusahaan bulanan juga menunjukkan lima pengeluaran teratas Anda dan memungkinkan Anda melihat seperti apa pengurangan skala besar itu.

Jurnal umum

Template yang paling mencakup semua untuk akuntansi usaha kecil adalah buku besar ini. Keduanya melacak pengeluaran yang direncanakan vs. aktual dan memecah anggaran bulanan menjadi lebih detail.

Anda bahkan dapat melacak pemberian amal dan sponsor Anda untuk membuat hidup lebih mudah di musim pajak.

Faktur

Faktur profesional mudah dengan akuntansi Excel. Seperti yang ditunjukkan oleh tangkapan layar di bawah, Anda dapat memilih dari berbagai tata letak, memberi Anda fleksibilitas dalam gaya dan juga format.

Dan banyak lagi

Ada banyak lembar kerja berbeda yang dapat Anda buat dengan Excel. Ada template yang tersedia untuk

• daftar inventaris
• lembar waktu
• pelacakan penjualan
• lembar kontak

Bahkan ada templat proyeksi arus kas yang dapat membantu Anda menentukan kapan harus mengkonsolidasikan dan kapan mengembangkan bisnis Anda.

Kapan pun Anda perlu membuat spreadsheet, ada baiknya memeriksa apakah ada template bawaan yang tersedia. Mengapa menemukan kembali roda ketika Anda bisa naik taksi?

Kiat lebih lanjut

Sebelum Anda mulai bekerja merapikan akun Anda, ada dua hal lagi yang harus Anda ketahui.

Kapan harus berputar?

Microsoft benar-benar unggul — maafkan permainan kata-kata — dalam hal analisis data yang fleksibel . Dan tabel pivot menjadi salah satu alat terkuat di suite kantor mereka.

Tabel pivot memungkinkan Anda untuk memfokuskan dan memfokuskan kembali data untuk mengidentifikasi dan menampilkan beberapa area penting. Mereka adalah tabel kecil yang merangkum kelompok data yang lebih besar. Anda bahkan tidak perlu memasukkan fungsi Anda — perangkat lunak akan melakukan agregasi dan analisis untuk Anda‌.

Meskipun Anda dapat membuat tabel pivot secara manual dengan memasukkan rentang sel, Excel hadir dengan tabel pivot yang direkomendasikan yang membuat prosesnya lebih mudah. Anda akan menemukannya di sisi paling kiri toolbar Sisipkan.

Kapan harus melanjutkan?

Excel untuk bisnis adalah alat yang ampuh. Itu tidak berarti ini adalah solusi satu ukuran untuk semua. Ada alasan bagus mengapa Anda mungkin ingin mencoba sesuatu yang lain.

Meskipun Anda dapat mengunduh kumpulan data dari banyak platform online, ada opsi perangkat lunak dengan integrasi e-niaga yang lebih baik.

Program seperti Intuit Quickbooks juga mempermudah penghitungan statistik tertentu seperti laba per penjualan. Anda dapat melakukan perhitungan ini dengan Excel, tetapi akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan. Karena Excel melakukan begitu banyak, akan lebih mudah untuk menguasai perangkat lunak yang lebih bertarget.

Anda juga mungkin tidak ingin membayar untuk Microsoft Excel. Ada banyak aplikasi gratis yang akan memberi Anda sebagian besar — ​​tetapi tidak semua — dari apa yang diberikan Excel kepada Anda. Misalnya, Google Spreadsheet gratis untuk penggunaan pribadi.

Sekarang tekan buku

Akuntansi Excel mungkin membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk dikuasai, tetapi Anda dapat mempelajari cara menggunakannya dalam 15 menit (atau berapa lama pun Anda membaca artikel ini).

Bersabarlah dengan diri sendiri saat Anda memulai. Keakraban membutuhkan waktu. Dan kebanyakan dari kita tidak menemukan akuntansi akrual intuitif. Itulah salah satu alasan ada begitu banyak templat yang dapat Anda coba untuk membantu Anda menyimpan angka di tempat yang tepat.

Jadi, lanjutkan, dan mulai dengan Excel untuk bisnis. Dan, selalu ingat bahwa dalam akuntansi akrual, Anda meningkatkan aset dengan debit, bukan kredit.