Küçük İşletmeler için Excel Muhasebesi: Düşündüğünüzden Daha Kolay

Ben bir yazarım, muhasebeci değil. Çift girişli defter tutmanın sözü beni uyuturdu - ve sonra bana stresli kabuslar verirdi. Neyse ki, geliştim. Sayıları seven bir muhasebe süperstarına dönüşmüş gibi davranmayacağım. Ancak küçük işletmeler için Excel muhasebesi, sizin de öyle olmanızı gerektirmez.

Tek ihtiyacınız olan kısa bir yönlendirme ve bazı faydalı şablonlar ve formüller. Bu makale aşağıdakileri kapsayacaktır:

• nakit esaslı muhasebe
• tahakkuk esaslı muhasebe ve çift giriş yöntemi
• yardımcı formüller
• yardımcı şablonlar
• ek ipuçları

İster tam zamanlı bir küçük işletme sahibi olun, ister kendi yan işinizde çalışan bir çalışan olun, ihtiyacınız olan araçları Excel'de bulabilirsiniz. Öyleyse derin bir nefes alın, kendinizi hazırlayın ve sayıları çalıştıralım.

Excel Muhasebe 101

Excel elektronik tablolarını kullanarak mucizelere yakın bir performans sergileyebilirsiniz. Microsoft Office uygulamalarında bir dünya şampiyonası bile var.

Bu bizim için değil.

Bunlar en temel muhasebe biçimleridir ve bunlardan herhangi birini Excel kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Nakit esası ve tahakkuk muhasebesi arasındaki farkı tartışacağım. Bu arada, çift girişli (veya çift girişli) muhasebeyi de açıklayacağım.

Nakit esaslı muhasebe

Bir zamanlar insanlar çek defterlerini elle dengelerdi. Gelir ve giderlerini hesaplarına kaydederlerdi. Ne kadar paraları olduğunu her zaman bildiklerinden emin olmak için düzenli olarak bu listelere bakarlardı. ‌

Nakit esaslı muhasebe için hepsi bu kadar.

Birçok küçük işletme, basitliği nedeniyle bu sistemi kullanmayı tercih ediyor. Ödenecek hesapların (borçlu olduğunuz para) ve alacak hesaplarının (size borçlu olduğunuz para) ek kayıtlarını tutabilirsiniz ve tutmalısınız. Ancak temel muhasebeniz parayı yalnızca el değiştirdiğinde izler.

E-tablonuzda en az aşağıdaki sütunlar bulunmalıdır:

• işlem numarası
• tarih
• tanım
• Gelir
• masraf
• denge

Diyelim ki bir düğün planlayıcısısınız. 8 Temmuz 2021'de güne hesabınızda 750$ ile başlıyorsunuz. O gün, yaklaşan Johnson düğünü için çiçekçiye ödeme yapmanız gerekiyor. Ayrıca Johnson ailesinden bir ödeme almanız gerekiyor.

Excel muhasebeniz şöyle görünebilir:

Ödemenizi önce Rosa's Roses'a kaydedersiniz ve hesap bakiyenizi 150$ ila 600$ arasında düşürürsünüz. Ardından Johnsonlardan aldığınız çeki kaydederek bakiyeyi 1100$'a yükseltirsiniz.

Evet, gerçekten bu kadar kolay.

Tahakkuk muhasebesi ve çift giriş yöntemi

Nakit esaslı muhasebe daha basit olsa da, birçok işletme tahakkuk muhasebesini tercih eder çünkü bu onlara şirketlerinin maliyesinin daha eksiksiz ve daha doğru bir resmini verir.

Sadece nakit akışını kaydetmek yerine, tahakkuk muhasebesi, tüm varlıklarınızı ve borçlarınızı kaydetmenizi gerektirir. Tahakkuk esaslı muhasebenin temel ilkesi şu denklemdir:

• Varlıklar = Borçlar + Hissedarların (veya Sahibinin) Özsermayesi

Çift girişli muhasebe burada devreye girer. Çift girişli muhasebe, bu denklemi dengede tutmanıza yardımcı olur. Denklemin bir tarafını her artırdığınızda veya azalttığınızda, aynısını diğerine de yapmanız gerekir.

Tahakkuk muhasebesinde, tek bir defterden fazlasına ihtiyacınız var. Bilançonuza ek olarak, üzerinde yer alan hesapların her biri için çalışma sayfaları tutmanız gerekir.

Excel muhasebe çalışma kitabınızın ilk sayfası bir hesap planı olmalıdır. Ne tür hesaplar olduklarını ve onları nasıl artırdığınızı içeren tüm hesaplarınızın bir listesini oluşturun.

Bu son kısım - hesaplarınızı nasıl artıracağınız - küçük işletmeler için Excel'in en kafa karıştırıcı yönüdür ve buna birazdan döneceğim.

Beş tür hesap vardır:

• varlıklar
• masraflar
• yükümlülükler
• Eşitlik
• gelir

Varlıklar ve giderler bir bilançonun (veya bilanço denkleminin) sol tarafına, yükümlülükler, özkaynak ve gelir ise sağ tarafa aittir.

Giderler neden varlıklara aittir? Bunların ödenecek hesaplar/diğerlerine borçlu olunan para olmadığını unutmayın. Bunlar sizin için ödediğiniz şeylerdir.

Ödemeniz gereken elektrik faturası bir yükümlülüktür ve denklemin sağ tarafında yer alır. Karşılığında, denklemi dengeleyen, sola doğru giden bir şey – elektrik – alırsınız.

Öyleyse neden giderler sadece varlıklar değil? Çünkü bir hesap döneminde işinizin olağan işleyişinde tüketilirler. İleriye dönük bir varlık olarak sürdürdüğünüz ay sonunda artık elektriğiniz olmaz.

Ve şimdi daha da mantıksız bir şey için.

Borçlar ve krediler

İşte tahakkuk muhasebesinde hatırlanması gereken bir numaralı kural:

• Varlıklar ve giderler borçlarla artar, kredilerle azalır.
• Borçlar, özkaynaklar ve gelirler kredilerle artar ve borçlarla azalır.

Ama neden? Büyük bir nakit ödeme alırsanız, bunun nakit hesabınıza geçmesi gerekmez mi? Hayır. Hesabınızı borçlandırırsınız.

Yine soruyorsun ama neden ?

Çünkü işletme muhasebesine bankacılık kurumlarının merceğinden bakılır ve borçları ve kredileri alışkın olduğunuzdan farklı şekilde hesaplarlar.

Hala kafan mı karıştı? Dürüst olmak gerekirse, sadece kendim anlıyorum. Bu şekilde nasıl çalıştığını gerçekten anlamanıza gerek yok, sadece bu şekilde çalıştığını anlamanız gerekiyor. Benzer şekilde, Excel muhasebesinin arkasındaki kodlamalardan hiçbirini anlamıyorum. (Neyse ki) ihtiyacım yok.

Kredileri iyi, borçları kötü olarak değil, değerden bağımsız muhasebe terimleri olarak düşünmeye çalışın. Ayrıca, kredileri artışlarla, borçları ise düşüşlerle ilişkilendirmekten kaçınmak istersiniz. Kelimelere hayali bir +/- işareti eklemek yerine, onlara bir konum ekleyin.

• borçlar = sol
• kredi = doğru

Borçları bireysel hesapların sol tarafına kaydedersiniz ve denklemin sol tarafındaki değerleri artırmak için borçları kullanırsınız. Kredileri hesapların sağ tarafına kaydedersiniz ve bunları denklemin sağındaki değerleri artırmak için kullanırsınız.‌

Pratikte görmek daha kolay. Bazı basitleştirilmiş tahakkuk muhasebesi ile yukarıdaki düğün planlayıcısı örneğini inceleyelim.

750$ nakit bakiye ile başlarsınız. Ayrıca alacak hesaplarınızda 600$ (bugün ödenmesi gereken Johnsons ödemesi dahil) ve ödenecek hesaplarda 200$ (çiçeklerin faturası dahil) var.

Johnson'ların çeki ve çiçekleri aldığınızda, para ortalıkta dolaşır. Her işlemi, etkilediği iki hesaba iki kez kaydedersiniz. ‌

Bu özel örnek bir borçla bir krediyi eşleştirirken, iki hesabı borçlandırmanızı veya iki hesabı borçlandırmanızı gerektiren işlemleriniz de olabilir.

Örneğin, diyelim ki, çiçekçideyken, envanterinize eklemek için bir vazo almaya karar verdiniz. Sipariş ettiğiniz gülleri kapatmak için bir çek getirdiniz ama sonra kredi kartıyla vazoyu satın aldınız, bu da 50 dolara mal oldu.

Bunu yaparken, bir varlık olan envanterinizi artırdınız. Bu nedenle, artışı işaretlemek için envanterinizi 50 $ borçlandırırsınız. Ayrıca, ödenmemiş yeni bir satın alma ile yükümlülüklerinizi artırdınız. Hesaplarınızı ödenecek 50 ABD Doları borçlandıracaksınız.

Tüm bu işlemler kârlılığınızı etkiler ve hesaplarınızı düzenli olarak dengelemeniz gerekir. Aşağıdaki Excel bilanço şablonu bu işi sizin yerinize yapacaktır.

‌ Daha basit bir aylık bilanço isteyebilirsiniz, ancak bu yıllık bilanço, çeşitli hesaplarınızın sonunda nasıl dengelendiğini gösterir.

Çift girişli ve nakit esaslı muhasebe

Nakit yöntemi ile çift girişli muhasebe kullanmak mümkündür. Örneğin, borç ve alacak hesaplarınız varsa, bir müşteri ödemesini gelir olarak kaydeder ve aynı anda tutarı hesabınızdan düşersiniz. Bu meblağ artık daha sonraki bir tarihte tahsil edilecek para olarak kaydedilmeyecekti.

Önemli fark, paranın sadece el değiştirdiğinde bilançonuza kaydedilmesidir.

Yardımcı formüller

Küçük işletme muhasebesi için Excel kullanmanın en güzel yanlarından biri, hesap makinenizi, telefonlara ilk hesap makinesini koyduklarından beri muhtemelen kaldığı çekmecede bırakabilmenizdir.

Kendinizi sık sık kullanırken bulacağınız birkaç formül vardır. İşte hatırlamanız gereken birkaç tanesi:

TOPLA

Belki de en sık kullanılanı olan bu formül, uzun sayı dizilerini hızlı bir şekilde eklemenizi sağlar.

A sütunundaki tüm sayıları 1'den 50'ye kadar toplamanız mı gerekiyor? SUM işlevini kullanmanız yeterlidir:

• =TOPLA(A1:A50)

Veya bir sütunun sonundaki ilk boş hücreye gidin (bu durumda A51) ve Otomatik Toplam'a tıklayın. Düğmeyi Ana Sayfa ve Formüller araç çubuklarında bulabilirsiniz.

SUMIF

İşletmeniz yıllardır Rosa's Roses'ın sadık bir müşterisi olmuştur. Bu yıl şimdiye kadar orada tam olarak ne kadar harcadığınızı görmeniz mi gerekiyor? Sorun değil.

SUMIF, yalnızca belirli kriterleri karşılayan hücreleri eklemenize olanak tanır. Belirli bir ürünün ne kadar para getirdiğini veya gelirinizin ne kadarının 20 doların altındaki satın alımlardan elde edildiğini görmek istiyorsanız, bunu yapabilirsiniz.

Temel sözdizimi

• =SUMIF(aralık, ölçüt, [toplam_aralık])

Diyelim ki yıl için ödenecek hesaplarınız 2. satırdan 152. satıra kadar. İşlemin açıklamasını B sütununa ve bu hesaba olan tüm kredileri D sütununa kaydettiniz. Formülünüz aşağıdaki gibi olacaktır:

• =TOPLA(B2:B152, “Rosa'nın”, D2:D152)

Bu, karşılık gelen B hücresinin “Rosa's” kelimesini göstermesi durumunda, D2 ila D152 hücrelerindeki tüm değerleri ekleyecektir.

“Rosa's” kelimesinin etrafındaki tırnak işaretlerine dikkat edin. Metin kullanıyorsanız, onu tırnak içine almanız gerekir.

Diğer ortak işlevler

En sık kullanılan işlevlere, Ana Sayfa ve Formüller araç çubuklarındaki sigmanın (veya toplam sembolünün) yanında kolayca erişilebilir. Bunlar:

• ortalama
• saymak
• maksimum
• dk

Finansal formüller

Excel'in finansal işlevleri, el ile hassas hesaplamalar yapma zahmetinden sizi kurtarır. Kullanmak için tıklayabileceğiniz tam bir finansal formül listesi var. Örneğin, aşağıdaki ekran görüntüsünün sağındaki iki formül oluşturucu size amortismanı hesaplamak için iki farklı yol sunar.

Yararlı şablonlar

Excel muhasebe formülleri inanılmaz derecede faydalı olsa da, kesinlik gerektirirler. Fazladan bir boşluk veya nokta denklemlerinizi bozabilir.

Şablonlar, sizin için yapılan tüm ağır kaldırma işlemleriyle birlikte gelir. Tasarımcılar, sağlamanız gereken tüm bilgileri etiketler ve işletmenizin kâr ve zararlarını hesaplamak için doğru formülleri girer.

‌Birkaç kullanışlı seçeneği gözden geçireceğim, ancak üçüncü şahıslardan Excel muhasebe şablonlarını da indirebileceğinizi belirtmeliyim. Kendi tarzınıza daha uygun bir şey bulabilir ve daha iyi finanse edebilirsiniz.

İşletme giderleri

Bu şablon, maliyetlerinizi farklı alanlara böler:

• çalışan maliyetleri
• ofis masrafları
• pazarlama maliyetleri
• eğitim ve seyahat masrafları

Şablonun en iyi özelliği, bütçenizi ne zaman aştığınızı görmenize yardımcı olur. Size planlanan ve gerçekleşen giderler arasındaki farkı gösterir ve bu ikisinin yıl boyunca ne kadar uyumlu olduğuna dair görsel bir kayıt tutar.

Aylık şirket bütçesi

Yalnızca içinde bulunduğunuz aya odaklanan maliyetlerinizin daha ayrıntılı bir dökümünü tercih edebilirsiniz. Eğer öyleyse, ana harcama alanlarında ayrıntılı döküm içeren bir Excel muhasebe şablonu da vardır.‌

Aylık şirket bütçesi şablonu ayrıca size ilk beş harcamanızı gösterir ve büyük ölçekli indirimlerin nasıl görüneceğini görmenize olanak tanır.

Genel muhasebe

Küçük işletme muhasebesi için en kapsamlı şablon bu defteri kebirdir. Hem planlanan harcamaları hem de gerçekleşen harcamaları takip eder ve aylık bütçeyi daha ayrıntılı olarak ayırır.

Vergi sezonunda hayatı kolaylaştırmak için hayırsever bağışlarınızı ve sponsorluklarınızı bile takip edebilirsiniz.

Fatura

Excel muhasebesi ile profesyonel faturalar çok kolay. Aşağıdaki ekran görüntüsünün gösterdiği gibi, size formatta olduğu kadar stilde de esneklik sağlayan çeşitli düzenler arasından seçim yapabilirsiniz.

Ve dahası

Excel ile oluşturabileceğiniz birçok farklı çalışma sayfası vardır. için şablonlar var

• envanter listeleri
• zaman çizelgeleri
• satış takibi
• iletişim sayfaları

İşletmenizi ne zaman konsolide edeceğinizi ve ne zaman büyüteceğinizi belirlemenize yardımcı olabilecek nakit akışı projeksiyon şablonları bile vardır.

Bir e-tablo oluşturmanız gerektiğinde, yerleşik bir şablon olup olmadığını kontrol etmeye değer. Taksiye binebilecekken neden tekerleği yeniden icat ettin?

Diğer ipuçları

Hesaplarınızı düzeltmeye başlamadan önce bilmeniz gereken iki şey daha var.

Ne zaman dönmeli

Esnek veri analizi söz konusu olduğunda, Microsoft gerçekten üstündür - kelime oyunu için kusura bakmayın. Ve pivot tablolar, ofis takımlarındaki en güçlü araçlardan birini oluşturur.

Pivot tablolar, birden çok önemli alanı belirlemek ve görüntülemek için verilere odaklanmanıza ve yeniden odaklanmanıza olanak tanır. Daha büyük veri gruplarını özetleyen küçük tablolardır. İşlevlerinizi girmenize bile gerek yok - yazılım sizin için toplama ve analiz yapacak‌.

Bir hücre aralığı girerek manuel olarak pivot tablolar oluşturabilirsiniz, ancak Excel, süreci kolaylaştıran önerilen pivot tablolarla birlikte gelir. Bunları Ekle araç çubuğunun en sol tarafında bulacaksınız.

Ne zaman devam etmeli

İş için Excel güçlü bir araçtır. Bu, tek bedene uyan bir çözüm olduğu anlamına gelmez. Başka bir şey denemek isteyebileceğiniz iyi nedenler var.

Birçok çevrimiçi platformdan veri kümeleri indirebilseniz de, daha iyi e-ticaret entegrasyonlarına sahip yazılım seçenekleri vardır.

Intuit Quickbooks gibi programlar ayrıca satış başına kâr gibi belirli istatistiklerin hesaplanmasını da kolaylaştırır. Bu hesaplamaları Excel ile yapabilirsiniz ancak biraz daha uğraştıracaktır. Excel çok şey yaptığı için, daha hedefli yazılımlarda uzmanlaşmak daha kolay olabilir.

Ayrıca Microsoft Excel için ödeme yapmak istemeyebilirsiniz. Excel'in size sunduklarının çoğunu - ama hepsini değil - verecek birçok ücretsiz uygulama var. Örneğin, Google E-Tablolar kişisel kullanım için ücretsizdir.

Şimdi kitaplara bas

Excel muhasebesinde uzmanlaşmak yıllar alabilir, ancak nasıl kullanılacağını 15 dakikada (veya bu makaleyi okumanız ne kadar uzun sürdüyse) öğrenebilirsiniz.

Başlarken kendinize karşı sabırlı olun. Tanımak zaman alır. Ve çoğumuz tahakkuk muhasebesini sezgisel bulmuyoruz. Sayıları doğru yerlerinde tutmanıza yardımcı olmak için deneyebileceğiniz çok sayıda şablonun olmasının bir nedeni budur.

Öyleyse devam edin ve iş için Excel'i kullanmaya başlayın. Ve tahakkuk muhasebesinde varlıkları kredilerle değil borçlarla artırdığınızı her zaman unutmayın.