小型企業的 Excel 會計：比您想像的要容易

我是作家，不是會計師。 提到復式簿記曾經讓我入睡——然後讓我做壓力噩夢。 幸運的是，我進化了。 我不會假裝我已經變成了一個熱愛數字的會計巨星。 但是小型企業的 Excel 會計也不要求您是其中之一。

您所需要的只是一個簡短的方向和一些有用的模板和公式。 本文將涵蓋以下內容：

• 現金基礎會計
• 權責發生製會計和復式記賬法
• 有用的公式
• 有用的模板
• 附加提示

無論您是全職小企業主還是擁有自己的副業的員工，您都可以在 Excel 中找到所需的工具。 所以深呼吸，振作起來，讓我們計算一下數字。

Excel 會計 101

您可以使用 Excel 電子表格創造近乎奇蹟。 Microsoft Office 應用程序甚至還獲得了世界冠軍。

那不適合我們。

這些是最基本的會計形式，您可以使用 Excel 執行其中任何一種。 我將討論現金制和權責發生製之間的區別。 在此過程中，我還將揭開復式記賬法（或複式記賬法）的神秘面紗。

現金基礎會計

曾幾何時，人們過去常常用手平衡他們的支票簿。 他們會將收入和支出記錄到他們的賬戶中。 他們會定期查看這些清單，以確保他們始終知道他們有多少可用資金。 ‌

這就是現金基礎會計的全部內容。

由於其簡單性，許多小型企業更喜歡使用此系統。 您可以而且應該保留應付賬款（您欠的錢）和應收賬款（欠您的錢）的額外記錄。 但是，您的基本會計僅在貨幣易手時才跟踪它。

您的電子表格至少應包含以下列：

• 交易號
• 日期
• 描述
• 收入
• 費用
• 平衡

假設您是一名婚禮策劃師。 從 2021 年 7 月 8 日開始，您的賬戶中有 750 美元。 那天，您需要為即將舉行的約翰遜婚禮支付花店費用。 您還需要向 Johnson 家人收取一筆款項。

您的 Excel 會計可能如下所示：

您首先將您的付款記錄到 Rosa's Roses，然後將您的帳戶餘額減少 150 美元至 600 美元。 然後記錄您從 Johnsons 收到的支票，將餘額增加到 1100 美元。

是的，這真的很容易。

權責發生製會計和復式記賬法

雖然現金制會計更簡單，但許多企業更喜歡權責發生製會計，因為它可以讓他們更全面、更準確地了解公司的財務狀況。

權責發生製會計要求您記錄所有資產和負債，而不是簡單地記錄現金流。 權責發生製會計的核心原則是等式：

• 資產 = 負債 + 股東（或所有者）權益

這就是複式記賬法的用武之地。複式記賬法可以幫助您確保保持這個等式的平衡。 每次增加或減少等式的一側時，您都需要對另一側執行相同的操作。

在權責發生製會計中，您需要的不僅僅是一個分類帳。 除了資產負債表之外，您還需要保留其中包含的每個帳戶的工作表。

Excel 會計工作簿的第一頁應該是會計科目表。 創建所有帳戶的列表，包括它們是什麼類型的帳戶以及如何增加它們。

最後一部分——如何增加賬戶——是 Excel 對小型企業來說最令人困惑的方面，我將稍後再談。

有五種類型的帳戶：

• 資產
• 花費
• 負債
• 公平
• 收入

資產和費用屬於資產負債表（或平衡方程）的左側，而負債、權益和收入屬於右側。

為什麼費用屬於資產？ 請記住，這些不是應付賬款/仍欠他人的款項。 這些是你支付的東西。

您需要支付的電費是一種負債，並且在等式的右側。 作為回報，你會得到一些東西——電——它在左邊，平衡了方程。

那麼，為什麼費用不只是資產呢？ 因為它們在會計期間在您的業務的正常運營中被消耗。 月底，您沒有剩餘的電力作為資產繼續使用。

現在來看看更違反直覺的東西。

借方和貸方

這是權責發生製會計中要記住的第一條規則：

• 資產和費用隨借記增加，隨貸記減少。
• 負債、權益和收入隨著貸方而增加，隨著借方而減少。

但為什麼？ 如果您收到巨額現金付款，那不應該記入您的現金賬戶嗎？ 不，你會從你的賬戶中扣除。

你又問了，但為什麼？

因為商業會計是通過銀行機構的視角來看待的，他們計算借方和貸方的方式與你以前的方式不同。

還在迷茫嗎？ 老實說，我只是有點明白，我自己。 你不需要真正理解它是如何工作的，只要它是這樣工作的。 同樣，我不了解 Excel 會計背後的任何編碼。 我不需要（幸運的是）。

盡量不要將貸方視為好藉方，而應將其視為價值中性的會計條款。 您還希望避免將貸方與增加關聯，將藉方與減少關聯。 不要在單詞上附加一個想像的 +/- 符號，而是在它們上附加一個位置。

• 借方 = 左
• 學分=對

您在各個帳戶的左側記錄借方，並使用借方來增加等式左側的值。 您在帳戶右側記錄信用，並使用它們來增加等式右側的值。‌

在實踐中更容易看到。 讓我們通過一些簡化的應計會計來完成上述婚禮策劃師的示例。

您從 750 美元的現金餘額開始。 您還有 600 美元的應收賬款（包括今天到期的 Johnsons 付款）和 200 美元的應付賬款（包括鮮花發票）。

當你收到約翰遜的支票和鮮花時，錢就會四處流動。 您將在其影響的兩個帳戶中記錄每筆交易兩次。 ‌

儘管此特定示例將一筆借記與一筆貸記配對，但您也可能有需要藉記兩個帳戶或貸記兩個帳戶的交易。

例如，假設您在花店時，決定拿起一個花瓶添加到您的庫存中。 你帶了一張支票來支付你訂購的玫瑰，然後用信用卡購買了花瓶，花了 50 美元。

這樣做，您增加了庫存，這是一種資產。 因此，您將從庫存中扣除 50 美元以標記增加。 您還通過新的未完成購買增加了您的負債。 您將從應付賬款中扣除 50 美元。

所有這些交易都會影響您的底線，您應該定期平衡您的賬戶。 下面的 Excel 資產負債表模板將為您完成工作。

‌您可能想要一份更簡單的月度資產負債表，但這份年度資產負債表顯示了您的各個賬戶最終餘額如何。

複式記賬法和收付實現制會計

可以使用現金法進行複式記賬。 例如，如果您維護應付賬款和應收賬款，您會將客戶付款記錄為收入，同時從應收賬款中扣除該金額。 這筆款項將不再記錄為日後收取的款項。

重要的區別是資金僅在易手時記錄在您的資產負債表中。

有用的公式

將 Excel 用於小型企業會計的一大好處是，您可以將計算器放在抽屜裡——自從他們第一次在手機上安裝計算器以來，它可能就一直放在抽屜裡。

您可能會發現自己經常使用一些公式。 這裡有一些要記住的：

和

也許是最常用的，這個公式可以讓你快速將一長串數字相加。

需要將 A 列中第 1 行到第 50 行的所有數字相加嗎？ 只需使用 SUM 函數：

• =總和（A1：A50）

或者只是轉到列末尾的第一個空單元格（在本例中為 A51），然後單擊 AutoSum。 您可以在主頁和公式工具欄上找到該按鈕。

蘇米夫

多年來，您的企業一直是 Rosa's Roses 的忠實客戶。 想知道今年到目前為止你在那里花了多少錢？ 沒問題。

SUMIF 允許您僅添加滿足特定條件的單元格。 如果你想看看某個產品帶來了多少錢——或者你的收入中有多少是通過購買少於 20 美元產生的——你可以做到。

基本語法是

• =SUMIF（範圍，標準，[sum_range]）

假設您當年的應付賬款從第 2 行到第 152 行。您在 B 列中記錄交易的描述，在 D 列中記錄該賬戶的所有貸項。您的公式將如下所示：

• =SUMIF(B2:B152, “羅莎的”, D2:D152)

如果相應的 B 單元格顯示單詞“Rosa's”，這會將單元格 D2 到 D152 中的所有值相加。

注意“Rosa's”這個詞周圍的引號。 如果您使用的是文本，則需要將其放在引號中。

其他常用功能

最常用的函數可以在主頁和公式工具欄上的 sigma（或求和符號）旁邊輕鬆訪問。 他們是：

• 平均
• 數數
• 最大限度
• 分鐘

財務公式

Excel 的財務功能為您省去了手動執行繁瑣計算的麻煩。 您只需單擊即可使用完整的財務公式列表。 例如，下面屏幕截圖右側的兩個公式生成器為您提供了兩種不同的折舊計算方法。

有用的模板

雖然 Excel 會計公式非常有用，但它們確實需要精確。 額外的空格或句號可能會影響您的方程式。

模板為您完成了所有繁重的工作。 設計師標記您需要提供的所有信息並輸入正確的公式來計算您的業務損益。

‌我將介紹幾個有用的選項，但我應該指出，您還可以從第三方下載 Excel 會計模板。 您可能會找到更適合您的特定風格和財務狀況的東西。

業務費用

此模板將您的成本分解為不同的領域：

• 員工成本
• 辦公費用
• 營銷成本
• 培訓和旅行費用

該模板的最佳功能可幫助您查看何時超出預算。 它向您顯示計劃費用和實際費用之間的差異，並直觀地記錄兩者在一年中的一致性程度。

每月公司預算

您可能更喜歡僅關注當前月份的更詳細的成本明細。 如果是這樣，還有一個 Excel 會計模板，其中詳細列出了主要支出領域。‌

每月公司預算模板還向您顯示您的前五項支出，並允許您查看大規模削減的情況。

總賬

小企業會計最全面的模板是這個總賬。 它既跟踪計劃支出與實際支出，又將每月預算細分為更詳細的信息。

您甚至可以跟踪您的慈善捐贈和讚助情況，以在報稅季節讓生活更輕鬆。

發票

使用 Excel 會計可以輕鬆開具專業發票。 正如下面的屏幕截圖所示，您可以從各種佈局中進行選擇，從而在樣式和格式上提供靈活性。

和更多

您可以使用 Excel 創建許多不同的工作表。 有模板可用於

• 庫存清單
• 時間表
• 銷售跟踪
• 聯繫表

甚至還有現金流量預測模板可以幫助您確定何時合併以及何時發展業務。

每當您需要創建電子表格時，都值得檢查一下是否有可用的內置模板。 當您可以乘坐出租車時，為什麼要重新發明輪子？

更多提示

在您開始理順您的帳戶之前，您還應該了解兩件事。

何時轉動

當談到靈活的數據分析時，微軟確實擅長——請原諒雙關語。 數據透視表是其辦公套件中最強大的工具之一。

數據透視表使您能夠聚焦和重新聚焦數據，以識別和顯示多個重要領域。 它們是匯總較大數據組的小表格。 你甚至不需要輸入你的函數——軟件會為你做聚合和分析。

雖然您可以通過輸入一系列單元格來手動創建數據透視表，但 Excel 附帶了推薦的數據透視表，可以簡化該過程。 您會在“插入”工具欄的最左側找到它們。

何時繼續

Excel for business 是一個強大的工具。 這並不意味著它是一種萬能的解決方案。 您可能想嘗試其他方法有充分的理由。

雖然您可以從許多在線平台下載數據集，但也有一些具有更好電子商務集成的軟件選項。

Intuit Quickbooks 等程序還可以更輕鬆地計算某些統計數據，例如每次銷售利潤。 您可以使用 Excel 執行這些計算，但需要做更多的工作。 因為 Excel 做了這麼多，所以可以更容易掌握更有針對性的軟件。

您也可能不想為 Microsoft Excel 付費。 有許多免費應用程序可以為您提供 Excel 為您提供的大部分（但不是全部）功能。 例如，Google 表格可免費供個人使用。

現在打書

掌握 Excel 會計可能需要數年時間，但您可以在 15 分鐘內學會如何使用它（或者無論您花了多長時間閱讀本文）。

開始時對自己要有耐心。 熟悉需要時間。 我們中的大多數人並不覺得應計會計很直觀。 這就是有這麼多模板可以幫助您將數字保存在適當位置的原因之一。

因此，繼續，開始使用 Excel for business。 而且，永遠記住，在權責發生製會計中，您通過借方而不是貸方來增加資產。