محاسبة Excel للشركات الصغيرة: إنها أسهل مما تعتقد

أنا كاتب ولست محاسب. كان ذكر مسك الدفاتر مزدوج القيد يجعلني أنام - ثم يعطيني كوابيس توتر. لحسن الحظ ، لقد تطورت. لن أتظاهر بأنني تحولت إلى نجم محاسبة محب للأرقام. لكن محاسبة Excel للأعمال الصغيرة لا تتطلب منك أن تكون واحدًا أيضًا.

كل ما تحتاجه هو توجيه موجز وبعض القوالب والصيغ المفيدة. ستغطي هذه المقالة ما يلي:

• أساس المحاسبة النقدية
• المحاسبة على أساس الاستحقاق وطريقة القيد المزدوج
• الصيغ المفيدة
• قوالب مفيدة
• نصائح إضافية

سواء كنت مالكًا لمشروع صغير يعمل بدوام كامل أو موظفًا في عملك الجانبي الخاص ، يمكنك العثور على الأدوات التي تحتاجها في Excel. لذا خذ نفساً عميقاً ، واستعد لنفسك ، ودعنا نجري الأرقام.

Excel محاسبة 101

يمكنك أداء بالقرب من المعجزات باستخدام جداول بيانات Excel. حتى أن هناك بطولة عالمية في تطبيقات Microsoft Office.

هذا ليس لنا.

هذه هي أبسط أشكال المحاسبة ، ويمكنك أداء أي منها باستخدام Excel. سأناقش الفرق بين الأساس النقدي والمحاسبة على أساس الاستحقاق. على طول الطريق ، سأزيل الغموض عن محاسبة القيد المزدوج (أو القيد المزدوج).

أساس المحاسبة النقدية

ذات مرة ، اعتاد الناس على موازنة دفاتر الشيكات يدويًا. كانوا يسجلون الدخل والمصروفات في حسابهم. كانوا يراجعون هذه القوائم بانتظام للتأكد من أنهم يعرفون دائمًا مقدار الأموال المتاحة لديهم. ‌

هذا كل ما في المحاسبة على أساس نقدي.

تفضل العديد من الشركات الصغيرة استخدام هذا النظام بسبب بساطته. يمكنك - ويجب - الاحتفاظ بسجلات إضافية للحسابات الدائنة (الأموال المستحقة عليك) والحسابات المستحقة القبض (الأموال المستحقة لك). لكن المحاسبة الأساسية الخاصة بك تتعقب الأموال فقط عندما يتم تغييرها.

يجب أن يحتوي جدول البيانات على الأعمدة التالية على الأقل:

• رقم التحويلة
• تاريخ
• وصف
• الإيرادات
• مصروف
• الرصيد

لنفترض أنك منظم حفل زفاف. في 8 يوليو 2021 ، تبدأ اليوم بمبلغ 750 دولارًا في حسابك. في ذلك اليوم ، عليك أن تدفع لبائع الزهور لحفل زفاف جونسون القادم. تحتاج أيضًا إلى تحصيل دفعة من عائلة جونسون.

قد تبدو محاسبة Excel الخاصة بك كما يلي:

تسجل دفعتك إلى Rosa's Roses أولاً وتقليل رصيد حسابك بمقدار 150 دولارًا إلى 600 دولار. تقوم بعد ذلك بتسجيل الشيك الذي تلقيته من Johnsons ، وزيادة الرصيد إلى 1100 دولار.

نعم، هو حقا بهذه السهولة.

المحاسبة على أساس الاستحقاق وطريقة القيد المزدوج

في حين أن المحاسبة على أساس نقدي أبسط ، فإن العديد من الشركات تفضل المحاسبة على أساس الاستحقاق لأنها تمنحهم صورة أكمل وأكثر دقة عن الشؤون المالية لشركاتهم.

بدلاً من مجرد تسجيل التدفق النقدي ، تتطلب المحاسبة على أساس الاستحقاق تسجيل جميع أصولك وخصومك. المبدأ الأساسي للمحاسبة على أساس الاستحقاق هو المعادلة:

• الأصول = الخصوم + حقوق المساهمين (أو المالكين)

هذا هو المكان الذي يأتي فيه مسك الدفاتر مزدوج القيد. تساعدك محاسبة القيد المزدوج على ضمان الحفاظ على توازن هذه المعادلة. في كل مرة تقوم فيها بزيادة جانب واحد من المعادلة أو إنقاصه ، عليك أن تفعل الشيء نفسه مع الجانب الآخر.

في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، تحتاج إلى أكثر من دفتر أستاذ واحد. بالإضافة إلى ميزانيتك العمومية ، تحتاج إلى الاحتفاظ بأوراق عمل لكل حساب من الحسابات المدرجة فيها.

يجب أن تكون الصفحة الأولى من مصنف Excel للمحاسبة عبارة عن مخطط للحسابات. قم بإنشاء قائمة بجميع حساباتك بما في ذلك نوع الحسابات وكيفية زيادتها.

هذا الجزء الأخير - كيفية زيادة حساباتك - هو الجانب الأكثر إرباكًا في Excel للشركات الصغيرة ، وسأعود إليه في الحال.

هناك خمسة أنواع من الحسابات:

• أصول
• نفقات
• المطلوبات
• القيمة المالية
• ربح

تنتمي الأصول والمصروفات إلى الجانب الأيسر من الميزانية العمومية (أو معادلة الرصيد) ، بينما تنتمي الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات إلى اليمين.

لماذا تنتمي المصاريف إلى الأصول؟ تذكر أن هذه ليست حسابات مستحقة الدفع / أموال لا تزال مستحقة للآخرين. هذه هي الأشياء التي تدفع ثمنها .

فاتورة الكهرباء التي يتعين عليك دفعها هي مسؤولية وتسير في الجانب الأيمن من المعادلة. بالمقابل ، تحصل على شيء - كهرباء - الذي يذهب إلى اليسار ، موازنة المعادلة.

فلماذا لا تعد النفقات مجرد أصول؟ لأنهم يستهلكون في التشغيل العادي لعملك خلال فترة محاسبية. ليس لديك فائض من الكهرباء في نهاية الشهر الذي تستمر فيه كأصل من الآن فصاعدًا.

والآن من أجل شيء أكثر مخالفة للحدس.

الديون والائتمانات

إليك القاعدة الأولى التي يجب تذكرها في المحاسبة على أساس الاستحقاق:

• تزداد الأصول والمصروفات مع الديون وتنخفض مع الاعتمادات.
• تزداد الخصوم وحقوق الملكية والإيرادات مع الاعتمادات وتنخفض مع الديون.

لكن لماذا؟ إذا تلقيت دفعة نقدية ضخمة ، ألا يجب أن يضاف ذلك إلى حسابك النقدي؟ لا. يمكنك الخصم من حسابك.

مرة أخرى تسأل ولكن لماذا ؟

لأن محاسبة الأعمال يتم عرضها من خلال عدسة المؤسسات المصرفية ، وتقوم بحساب المدين والائتمان بشكل مختلف عما اعتدت فعله.

لازلت مشوش؟ بصراحة ، أنا فقط أفهمها بنفسي. لا تحتاج حقًا إلى فهم كيفية عملها بهذه الطريقة ، فقط لأنها تعمل بهذه الطريقة. وبالمثل ، لا أفهم أيًا من الترميز وراء محاسبة Excel. لست بحاجة إلى (لحسن الحظ).

حاول ألا تفكر في الائتمانات على أنها جيدة والدين سيئ ولكن كشروط محاسبية محايدة القيمة. أنت أيضًا تريد تجنب ربط الائتمانات بالزيادات والخصومات بالنقصان. بدلاً من إرفاق علامة تخيلية +/- بالكلمات ، قم بإرفاق موقع بها.

• ديون = اليسار
• الاعتمادات = الحق

يمكنك تسجيل الديون على الجانب الأيسر من الحسابات الفردية واستخدام الديون لزيادة القيم على الجانب الأيسر من المعادلة. يمكنك تسجيل الاعتمادات على الجانب الأيمن من الحسابات واستخدامها لزيادة القيم على يمين المعادلة

من الأسهل رؤيته في الممارسة العملية. دعنا نعمل من خلال مثال مخطط الزفاف أعلاه مع بعض المحاسبة على أساس الاستحقاق المبسطة.

تبدأ برصيد نقدي قدره 750 دولارًا. لديك أيضًا 600 دولار في حسابات القبض (بما في ذلك مدفوعات Johnsons ، المستحقة اليوم) و 200 دولار في حسابات الدفع (والتي تشمل فاتورة الزهور).

عندما تتلقى شيك Johnsons والزهور تتحرك الأموال. يمكنك تسجيل كل معاملة مرتين ، في الحسابين اللذين تؤثر عليهما. ‌

في حين أن هذا المثال بالذات يزاوج خصم واحد مع ائتمان واحد ، إلا أنه يمكنك أيضًا إجراء معاملات تتطلب منك الخصم من حسابين أو إضافة حسابين.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك أثناء تواجدك في محل بيع الزهور ، قررت التقاط إناء لإضافته إلى مخزونك. لقد أحضرت شيكًا لتغطية الورود التي طلبتها ولكنك استخدمت بطاقة ائتمان لشراء المزهرية ، والتي تكلف 50 دولارًا.

وبذلك ، تكون قد قمت بزيادة مخزونك ، وهو أحد الأصول. لذلك ستقوم بخصم مخزونك بمقدار 50 دولارًا لتمييز الزيادة. لقد قمت أيضًا بزيادة التزاماتك من خلال عملية شراء جديدة معلقة. ستخصم من حساباتك المستحقة الدفع بمقدار 50 دولارًا.

تؤثر كل هذه المعاملات على صافي أرباحك ، ويجب عليك موازنة حساباتك على أساس منتظم. قالب الميزانية العمومية لبرنامج Excel أدناه سوف يقوم بالعمل نيابة عنك.

‌ قد ترغب في الحصول على ميزانية شهرية أبسط ، لكن هذه الميزانية السنوية توضح كيفية رصيد حساباتك المختلفة في النهاية.

محاسبة القيد المزدوج والأساس النقدي

من الممكن استخدام محاسبة القيد المزدوج بالطريقة النقدية. على سبيل المثال ، إذا كنت تحتفظ بحسابات دائنة ومستحقة القبض ، فسوف تسجل مدفوعات العميل كدخل وتقوم في نفس الوقت بخصم المبلغ من حساب القبض الخاص بك. لن يتم تسجيل هذا المبلغ بعد الآن كأموال يتم تحصيلها في وقت لاحق.

الفرق المهم هو أن الأموال تُسجل فقط في ميزانيتك العمومية عندما يتم تداولها.

صيغ مفيدة

أحد الأشياء الرائعة حول استخدام Excel لمحاسبة الأعمال الصغيرة هو أنه يمكنك ترك الآلة الحاسبة في الدرج - حيث بقيت على الأرجح منذ أن وضعوا الآلة الحاسبة لأول مرة على الهواتف.

هناك بعض الصيغ التي من المحتمل أن تجد نفسك تستخدمها كثيرًا. إليك القليل لتتذكره:

مجموع

ربما تكون هذه الصيغة الأكثر استخدامًا ، تتيح لك إضافة سلاسل طويلة من الأرقام بسرعة.

هل تحتاج إلى جمع جميع الأرقام الموجودة في العمود A من الصفوف من 1 إلى 50؟ فقط استخدم وظيفة SUM:

• = SUM (A1: A50)

أو انتقل إلى أول خلية فارغة في نهاية العمود (في هذه الحالة ، A51) ، وانقر فوق "جمع تلقائي". يمكنك العثور على الزر في شريطي الأدوات "الصفحة الرئيسية" و "الصيغ".

سوميف

لقد كان عملك عميلًا مخلصًا لـ Rosa Roses لسنوات. هل تريد أن تعرف بالضبط المبلغ الذي أنفقته هناك حتى الآن هذا العام؟ لا مشكلة.

يسمح لك SUMIF بإضافة الخلايا التي تفي بمعايير معينة فقط. إذا كنت تريد معرفة مقدار الأموال التي جلبها منتج معين - أو مقدار الدخل الذي تم تحقيقه من عمليات الشراء التي تقل عن 20 دولارًا - فيمكنك القيام بذلك.

الصيغة الأساسية هي

• = SUMIF (النطاق ، المعايير ، [sum_range])

لنفترض أن حساباتك المستحقة الدفع للسنة تعمل من الصفوف 2 إلى 152. تسجل وصف المعاملة في العمود B وجميع الائتمانات لهذا الحساب في العمود D. ستقرأ الصيغة على النحو التالي:

• = SUMIF (B2: B152، “Rosa's”، D2: D152)

سيؤدي هذا إلى إضافة جميع القيم في الخلايا من D2 إلى D152 إذا أظهرت الخلية B المقابلة كلمة "روزا".

لاحظ علامات الاقتباس حول كلمة "Rosa's". إذا كنت تستخدم نصًا ، فأنت بحاجة إلى وضعه بين علامات اقتباس.

وظائف مشتركة أخرى

يمكن الوصول بسهولة إلى الوظائف الأكثر استخدامًا بجوار سيجما (أو رمز الجمع) على أشرطة الأدوات الرئيسية والصيغ. هم انهم:

• معدل
• عدد
• الأعلى
• دقيقة

الصيغ المالية

توفر لك الوظائف المالية لبرنامج Excel عناء إجراء العمليات الحسابية الدقيقة يدويًا. هناك قائمة كاملة بالصيغ المالية التي يمكنك ببساطة النقر فوقها لاستخدامها. على سبيل المثال ، يمنحك صانعو الصيغة الموجودان على يمين لقطة الشاشة أدناه طريقتين مختلفتين لحساب الاستهلاك.

قوالب مفيدة

في حين أن صيغ المحاسبة في Excel مفيدة بشكل لا يصدق ، إلا أنها تتطلب الدقة. قد تؤدي المسافة الإضافية أو النقطة إلى التخلص من معادلاتك.

تأتي القوالب مع كل المهام الثقيلة التي تم إجراؤها من أجلك. يقوم المصممون بتسمية جميع المعلومات التي تحتاجها لتوفير وإدخال الصيغ الصحيحة لحساب أرباح وخسائر عملك.

‌ سأقوم بإجراء عدة خيارات مفيدة ، لكن يجب أن أشير إلى أنه يمكنك أيضًا تنزيل قوالب محاسبة Excel من جهات خارجية. قد تجد شيئًا يناسب أسلوبك الخاص وأموالك بشكل أفضل.

مصاريف عمل

يقسم هذا النموذج تكاليفك إلى مناطق مختلفة:

• تكاليف الموظف
• تكاليف المكتب
• تكاليف التسويق
• تكاليف التدريب والسفر

تساعدك أفضل ميزة في النموذج على معرفة وقت تجاوز ميزانيتك. يوضح لك الفرق بين النفقات المخططة والفعلية ويحتفظ بسجل مرئي لمدى التقارب بين الاثنين على مدار العام.

ميزانية الشركة الشهرية

قد تفضل الحصول على مزيد من التفاصيل التفصيلية لتكاليفك التي تركز فقط على الشهر الحالي. إذا كان الأمر كذلك ، فهناك أيضًا نموذج محاسبة Excel مع تفصيل تفصيلي في المجالات الرئيسية للإنفاق

يوضح لك قالب ميزانية الشركة الشهرية أيضًا أهم خمس نفقات لديك ويسمح لك بمعرفة الشكل الذي ستبدو عليه التخفيضات واسعة النطاق.

دفتر الأستاذ العام

النموذج الأكثر شمولاً لمحاسبة الأعمال الصغيرة هو دفتر الأستاذ العام هذا. كلاهما يتتبع الإنفاق المخطط مقابل الإنفاق الفعلي ويقسم الميزانية الشهرية إلى تفاصيل أكثر.

يمكنك حتى تتبع العطاء الخيري والرعاية لجعل الحياة أسهل في موسم الضرائب.

فاتورة

الفواتير المهنية سهلة مع محاسبة Excel. كما توضح لقطة الشاشة أدناه ، يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من التخطيطات ، مما يمنحك المرونة في الأسلوب وكذلك التنسيق.

و اكثر

هناك الكثير من أوراق العمل المختلفة التي يمكنك إنشاؤها باستخدام Excel. هناك قوالب متاحة لـ

• قوائم الجرد
• أوراق الوقت
• تتبع المبيعات
• أوراق الاتصال

حتى أن هناك قوالب عرض للتدفق النقدي يمكن أن تساعدك في تحديد وقت الدمج ومتى تنمّي عملك.

كلما احتجت إلى إنشاء جدول بيانات ، يجدر التحقق لمعرفة ما إذا كان هناك نموذج مدمج متاح. لماذا تعيد اختراع العجلة عندما يمكنك ركوب سيارة أجرة؟

مزيد من النصائح

قبل الشروع في تسوية حساباتك ، هناك شيئان آخران يجب أن تعرفهما.

متى تقوم بالدوران

تتفوق Microsoft حقًا - عفواً - عندما يتعلق الأمر بتحليل البيانات المرن . وتعد الجداول المحورية واحدة من أقوى الأدوات في مجموعة المكاتب الخاصة بهم.

تمكّنك الجداول المحورية من تركيز البيانات وإعادة تركيزها من أجل تحديد وعرض نواحٍ متعددة ذات أهمية. إنها جداول صغيرة تلخص مجموعات أكبر من البيانات. لا تحتاج حتى إلى إدخال وظائفك - سيقوم البرنامج بالتجميع والتحليل نيابة عنك.

بينما يمكنك إنشاء جداول محورية يدويًا عن طريق إدخال نطاق من الخلايا ، يأتي Excel مزودًا بجداول محورية موصى بها تسهل العملية. ستجدها في أقصى الجانب الأيسر من شريط الأدوات "إدراج".

متى تمضي قدما

يعد برنامج Excel للأعمال أداة قوية. هذا لا يعني أنه حل واحد يناسب الجميع. هناك أسباب وجيهة وراء رغبتك في تجربة شيء آخر.

بينما يمكنك تنزيل مجموعات من البيانات من العديد من الأنظمة الأساسية عبر الإنترنت ، هناك خيارات برمجية مع تكامل أفضل للتجارة الإلكترونية.

تعمل برامج مثل Intuit Quickbooks أيضًا على تسهيل حساب إحصائيات معينة مثل الربح لكل عملية بيع. يمكنك إجراء هذه الحسابات باستخدام Excel ، لكن الأمر سيستغرق المزيد من العمل. نظرًا لأن Excel يقوم بالكثير ، فقد يكون من الأسهل إتقان برامج أكثر استهدافًا.

قد لا ترغب أيضًا في الدفع مقابل Microsoft Excel. هناك العديد من التطبيقات المجانية التي ستمنحك معظم - ولكن ليس كل - ما يقدمه لك Excel. على سبيل المثال ، جداول بيانات Google مجانية للاستخدام الشخصي.

الآن ضرب الكتب

قد تستغرق محاسبة Excel سنوات لإتقانها ، ولكن يمكنك تعلم كيفية استخدامها في 15 دقيقة (أو مهما استغرقت قراءة هذه المقالة).

كن صبورًا مع نفسك عندما تبدأ. الألفة تستغرق وقتا. ولا يجد معظمنا أن المحاسبة على أساس الاستحقاق بديهية. هذا أحد أسباب وجود العديد من القوالب التي يمكنك محاولة مساعدتك في الاحتفاظ بها في أماكنها المناسبة.

لذا انطلق وابدأ في استخدام Excel للأعمال. وتذكر دائمًا أنه في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، فإنك تزيد الأصول بالخصم ، وليس بالأرصدة.