Rachunkowość Excel dla małych firm: to prostsze niż myślisz

Jestem pisarzem, nie księgowym. Wzmianka o księgowości z podwójnym zapisem usypiała mnie, a potem przyprawiała o stresujące koszmary. Na szczęście ewoluowałem. Nie będę udawał, że przekształciłem się w kochającą liczby supergwiazdę rachunkowości. Ale księgowość w programie Excel dla małych firm też nie wymaga tego.

Wszystko, czego potrzebujesz, to krótka orientacja i kilka przydatnych szablonów i formuł. W tym artykule omówimy następujące kwestie:

• rachunkowość kasowa
• rachunkowości memoriałowej i metody podwójnego księgowania
• pomocne formuły
• pomocne szablony
• dodatkowe wskazówki

Niezależnie od tego, czy jesteś pełnoetatowym właścicielem małej firmy, czy pracownikiem prowadzącym własną działalność, w programie Excel znajdziesz potrzebne narzędzia. Więc weź głęboki oddech, przygotuj się i policzmy.

Księgowość w Excelu 101

Korzystając z arkuszy kalkulacyjnych Excel, możesz dokonać niemal cudów. W aplikacjach Microsoft Office odbywają się nawet mistrzostwa świata.

To nie dla nas.

Są to najbardziej podstawowe formy księgowości, które można wykonać za pomocą programu Excel. Omówię różnicę między zasadą kasową a rachunkowością memoriałową. Po drodze wyjaśnię również rachunkowość podwójnego (lub podwójnego wpisu).

Rachunkowość kasowa

Dawno, dawno temu ludzie balansowali swoje książeczki czekowe ręcznie. Zapisywali dochody i wydatki na swoje konto. Regularnie przeglądali te listy, aby upewnić się, że zawsze wiedzieli, ile pieniędzy mają do dyspozycji.

To wszystko, co dotyczy rachunkowości kasowej.

Wiele małych firm woli korzystać z tego systemu ze względu na jego prostotę. Możesz – i powinieneś – prowadzić dodatkową ewidencję rozrachunków z dostawcami (pieniądze, które jesteś winien) i rozrachunków z odbiorcami (pieniądze należne Tobie). Ale twoja podstawowa rachunkowość śledzi pieniądze tylko wtedy, gdy zmienia właściciela.

Twój arkusz kalkulacyjny powinien zawierać co najmniej następujące kolumny:

• numer transakcji
• data
• opis
• dochód
• koszt
• saldo

Załóżmy, że zajmujesz się planowaniem ślubów. 8 lipca 2021 r. rozpoczynasz dzień z 750 USD na koncie. Tego dnia musisz zapłacić kwiaciarni za nadchodzący ślub Johnsona. Musisz także odebrać płatność od rodziny Johnsonów.

Twoja księgowość w Excelu może wyglądać mniej więcej tak:

Najpierw rejestrujesz swoją wpłatę do Rosa's Roses i zmniejszasz saldo konta o 150 do 600 USD. Następnie rejestrujesz czek otrzymany od Johnsons, zwiększając saldo do 1100 USD.

Tak, to naprawdę takie proste.

Rachunkowość memoriałowa i metoda podwójnego zapisu

Chociaż rachunkowość kasowa jest prostsza, wiele firm preferuje rachunkowość memoriałową, ponieważ daje im pełniejszy i dokładniejszy obraz finansów firmy.

Zamiast po prostu rejestrować przepływy pieniężne, rachunkowość memoriałowa wymaga zarejestrowania wszystkich aktywów i pasywów. Podstawową zasadą rachunkowości memoriałowej jest równanie:

• Aktywa = Zobowiązania + Kapitał własny (lub właściciela)

W tym miejscu pojawia się księgowość z podwójnym zapisem. Rachunkowość z podwójnym zapisem pomaga zapewnić równowagę w tym równaniu. Za każdym razem, gdy zwiększasz lub zmniejszasz jedną stronę równania, musisz zrobić to samo z drugą.

W rachunkowości memoriałowej potrzebujesz więcej niż jednej księgi. Oprócz bilansu musisz przechowywać arkusze robocze dla każdego z zawartych w nim kont.

Pierwszą stroną skoroszytu księgowego programu Excel powinien być plan kont. Stwórz listę wszystkich swoich kont, w tym jakiego typu są one i jak je zwiększasz.

Ta ostatnia część — sposób zwiększania liczby kont — jest najbardziej mylącym aspektem programu Excel dla małych firm i za chwilę do niej wrócę.

Istnieje pięć rodzajów kont:

• majątek
• wydatki
• zadłużenie
• kapitał
• przychód

Aktywa i wydatki znajdują się po lewej stronie bilansu (lub równania bilansu), podczas gdy zobowiązania, kapitał własny i przychody znajdują się po prawej stronie.

Dlaczego wydatki należą do aktywów? Pamiętaj, że nie są to zobowiązania/pieniądze, które są nadal należne innym. To są rzeczy, za które płacisz.

Rachunek za energię elektryczną, który musisz zapłacić, jest zobowiązaniem i znajduje się po prawej stronie równania. W zamian dostajesz coś — elektryczność — co idzie po lewej stronie, równoważąc równanie.

Dlaczego więc wydatki nie są po prostu aktywami? Ponieważ są zużywane w trakcie normalnej działalności Twojej firmy w okresie rozliczeniowym. Nie masz resztek energii elektrycznej na koniec miesiąca, które kontynuujesz jako aktywa w przyszłości.

A teraz coś jeszcze bardziej sprzecznego z intuicją.

Obciążenia i kredyty

Oto zasada numer jeden, o której należy pamiętać w rachunkowości memoriałowej:

• Aktywa i wydatki są powiększane za pomocą debetów i zmniejszane za pomocą kredytów.
• Zobowiązania, kapitał własny i przychody są zwiększane za pomocą kredytów i zmniejszane za pomocą obciążeń.

Ale dlaczego? Jeśli otrzymasz ogromną płatność gotówkową, czy nie powinno to zasilić twojego konta gotówkowego? Nie. Obciążysz swoje konto.

Znowu pytasz, ale dlaczego ?

Ponieważ rachunkowość biznesowa jest postrzegana przez pryzmat instytucji bankowych, które obliczają debety i kredyty inaczej, niż do tego przywykłeś.

Nadal zdezorientowany? Szczerze mówiąc, sam to rozumiem. Tak naprawdę nie musisz rozumieć, jak to działa w ten sposób, po prostu to działa w ten sposób. Podobnie nie rozumiem żadnego kodowania stojącego za księgowością w Excelu. Nie muszę (na szczęście).

Staraj się nie myśleć o kredytach jako dobrych i debetach jako o złych, ale jako neutralnych pod względem wartości terminach księgowych. Chcesz również uniknąć kojarzenia kredytów ze wzrostami i debetów ze spadkami. Zamiast dołączać wyimaginowany znak +/- do słów, dołącz do nich lokalizację.

• obciążenia = pozostało
• kredyty = dobrze

Rejestrujesz debety po lewej stronie poszczególnych kont i używasz debetów do zwiększania wartości po lewej stronie równania. Rejestrujesz kredyty po prawej stronie kont i używasz ich do zwiększania wartości po prawej stronie równania.‌

W praktyce łatwiej to zobaczyć. Przeanalizujmy powyższy przykład wedding plannera z uproszczoną księgowością memoriałową.

Zaczynasz z saldem gotówkowym w wysokości 750 USD. Masz również 600 dolarów należności (w tym płatność Johnsonów, która jest należna dzisiaj) i 200 dolarów należności (w tym fakturę za kwiaty).

Kiedy otrzymasz czek Johnsonów i kwiaty, pieniądze krążą. Każdą transakcję zarejestrowałbyś dwukrotnie, na dwóch kontach, na które ma wpływ.

Chociaż ten konkretny przykład łączy jedno obciążenie z jednym kredytem, ​​możesz również mieć transakcje wymagające obciążenia dwóch rachunków lub uznania dwóch rachunków.

Załóżmy na przykład, że będąc w kwiaciarni zdecydowałeś się podnieść wazon i dodać go do swojego ekwipunku. Przyniosłeś czek na zamówione róże, ale potem użyłeś karty kredytowej, by kupić wazon, który kosztował 50 dolarów.

W ten sposób zwiększyłeś swój ekwipunek, który jest atutem. Więc obciążysz swoje zapasy o 50 USD, aby zaznaczyć wzrost. Zwiększyłeś również swoje zobowiązania dzięki nowemu zaległemu zakupowi. Obciążyłby Pan swoje rachunki płatne o 50 USD.

Wszystkie te transakcje wpływają na Twoje zyski i powinieneś regularnie równoważyć swoje konta. Poniższy szablon bilansu Excel wykona pracę za Ciebie.

‌ Możesz potrzebować prostszego bilansu miesięcznego, ale ten roczny pokazuje, jak ostatecznie bilansują się Twoje różne konta.

Rachunkowość dwuetapowa i kasowa

Możliwe jest stosowanie księgowości dwuwejściowej metodą kasową. Na przykład, jeśli prowadzisz rachunki do zapłacenia i do odebrania, zarejestrujesz płatność klienta jako dochód i jednocześnie odliczysz kwotę od należności. Suma ta nie byłaby już księgowana jako pieniądze do odebrania w późniejszym terminie.

Ważnym rozróżnieniem jest to, że pieniądze są rejestrowane w bilansie tylko wtedy, gdy zmieniają właściciela.

Pomocne formuły

Jedną z największych zalet korzystania z programu Excel do rozliczania małych firm jest to, że możesz zostawić swój kalkulator w szufladzie — tam, gdzie prawdopodobnie został, odkąd po raz pierwszy umieścili go na telefonach.

Istnieje kilka formuł, których prawdopodobnie będziesz często używać. Oto kilka do zapamiętania:

SUMA

Być może najczęściej używana formuła ta pozwala na szybkie sumowanie długich ciągów liczb.

Chcesz zsumować wszystkie liczby w kolumnie A z rzędów od 1 do 50? Wystarczy skorzystać z funkcji SUMA:

• =SUMA(A1:A50)

Lub po prostu przejdź do pierwszej pustej komórki na końcu kolumny (w tym przypadku A51) i kliknij Autosumowanie. Możesz znaleźć przycisk na paskach narzędzi Strona główna i Formuły.

SUMA

Twoja firma od lat jest lojalnym klientem Rosa's Roses. Chcesz zobaczyć dokładnie, ile wydałeś tam do tej pory w tym roku? Nie ma problemu.

SUMA.JEŻELI umożliwia dodawanie tylko komórek spełniających określone kryteria. Jeśli chcesz zobaczyć, ile pieniędzy przyniósł dany produkt — lub jaka część Twojego dochodu została wygenerowana przez zakupy poniżej 20 USD — możesz to zrobić.

Podstawowa składnia to

• =SUMA.JEŻELI(zakres; kryteria; [suma_zakres])

Załóżmy, że twoje rachunki do zapłacenia za rok biegną od wierszy 2 do 152. Zapisujesz opis transakcji w kolumnie B, a wszystkie kredyty na tym koncie w kolumnie D. Twoja formuła wyglądałaby następująco:

• =SUMA.JEŻELI(B2:B152,"Rosa";D2:D152)

Spowoduje to dodanie wszystkich wartości w komórkach D2 do D152, jeśli odpowiadająca komórka B będzie zawierała słowo „Rosa”.

Zwróć uwagę na cudzysłów wokół słowa „Rosa's”. Jeśli używasz tekstu, musisz umieścić go w cudzysłowie.

Inne wspólne funkcje

Najczęściej używane funkcje są łatwo dostępne obok symbolu sigmy (lub symbolu sumy) na paskach narzędzi Home i Formuły. Oni są:

• przeciętny
• liczyć
• maks
• min

Formuły finansowe

Funkcje finansowe programu Excel oszczędzą Ci kłopotów z ręcznym wykonywaniem drobiazgowych obliczeń. Istnieje cała lista formuł finansowych, które możesz po prostu kliknąć, aby użyć. Na przykład dwa kreatory formuł po prawej stronie poniższego zrzutu ekranu zapewniają dwa różne sposoby obliczania amortyzacji.

Pomocne szablony

Chociaż formuły księgowe programu Excel są niezwykle przydatne, wymagają precyzji. Dodatkowa spacja lub kropka może zburzyć twoje równania.

Szablony zawierają wszystkie czynności, które wykonaliśmy dla Ciebie. Projektanci opisują wszystkie informacje potrzebne do podania i wprowadzają prawidłowe formuły, aby obliczyć zyski i straty firmy.

‌Omówię kilka przydatnych opcji, ale chciałbym zaznaczyć, że można również pobrać szablony księgowe Excel od innych firm. Możesz znaleźć coś, co lepiej pasuje do Twojego stylu i finansów.

Wydatki służbowe

Ten szablon dzieli Twoje koszty na różne obszary:

• koszty pracownicze
• koszty biurowe
• koszty marketingu
• koszty szkoleń i podróży

Najlepsza funkcja szablonu pozwala zobaczyć, kiedy przekraczasz budżet. Pokazuje różnicę między planowanymi a rzeczywistymi wydatkami i prowadzi wizualny zapis tego, jak ściśle te dwa elementy pokrywają się w ciągu roku.

Miesięczny budżet firmy

Możesz preferować bardziej szczegółowy podział kosztów, który koncentruje się tylko na bieżącym miesiącu. Jeśli tak, istnieje również szablon księgowy Excel ze szczegółowym wyszczególnieniem głównych obszarów wydatków.‌

Szablon miesięcznego budżetu firmy pokazuje również pięć największych wydatków i pozwala zobaczyć, jak wyglądałyby redukcje na dużą skalę.

Księga główna

Najbardziej wszechstronnym szablonem dla księgowości małych firm jest księga główna. Śledzi zarówno planowane, jak i rzeczywiste wydatki, a także bardziej szczegółowo rozkłada miesięczny budżet.

Możesz nawet śledzić swoje darowizny na cele charytatywne i sponsoring, aby ułatwić życie w sezonie podatkowym.

Faktura

Profesjonalne faktury są łatwe dzięki księgowaniu w Excelu. Jak pokazuje poniższy zrzut ekranu, możesz wybierać spośród różnych układów, co zapewnia elastyczność stylu i formatu.

I więcej

Istnieje wiele różnych arkuszy roboczych, które można tworzyć w programie Excel. Dostępne są szablony dla

• wykazy inwentarzowe
• arkusze czasu
• śledzenie sprzedaży
• arkusze kontaktowe

Istnieją nawet szablony prognoz przepływów pieniężnych, które mogą pomóc w określeniu, kiedy należy skonsolidować, a kiedy rozwijać firmę.

Za każdym razem, gdy musisz utworzyć arkusz kalkulacyjny, warto sprawdzić, czy jest dostępny wbudowany szablon. Po co wymyślać koło na nowo, skoro można wziąć taksówkę?

Dalsze wskazówki

Zanim przystąpisz do prostowania kont, są jeszcze dwie rzeczy, o których powinieneś wiedzieć.

Kiedy obracać?

Microsoft naprawdę przoduje — przepraszam za kalambur — jeśli chodzi o elastyczną analizę danych. A stoły przestawne stanowią jedno z najmocniejszych narzędzi w ich pakiecie biurowym.

Tabele przestawne umożliwiają skupienie i ponowne skupienie danych w celu zidentyfikowania i wyświetlenia wielu ważnych obszarów. Są to małe tabele podsumowujące większe grupy danych. Nie musisz nawet wprowadzać swoich funkcji — oprogramowanie wykona za Ciebie agregację i analizę‌.

Chociaż możesz ręcznie tworzyć tabele przestawne, wprowadzając zakres komórek, program Excel zawiera zalecane tabele przestawne, które ułatwiają ten proces. Znajdziesz je po lewej stronie paska narzędzi Wstaw.

Kiedy ruszać dalej?

Excel dla biznesu to potężne narzędzie. Nie oznacza to, że jest to uniwersalne rozwiązanie. Istnieją dobre powody, dla których warto spróbować czegoś innego.

Chociaż możesz pobierać zestawy danych z wielu platform internetowych, istnieją opcje oprogramowania z lepszą integracją e-commerce.

Programy takie jak Intuit Quickbooks ułatwiają również obliczanie niektórych statystyk, takich jak zysk na sprzedaż. Możesz wykonać te obliczenia w programie Excel, ale zajmie to trochę więcej pracy. Ponieważ program Excel robi tak wiele, opanowanie bardziej ukierunkowanego oprogramowania może być łatwiejsze.

Możesz też nie chcieć płacić za Microsoft Excel. Istnieje wiele bezpłatnych aplikacji, które zapewnią Ci większość — ale nie wszystko — z tego, co oferuje program Excel. Na przykład Arkusze Google są bezpłatne do użytku osobistego.

Teraz uderz w książki

Opanowanie rachunkowości w Excelu może zająć lata, ale możesz nauczyć się z niej korzystać w 15 minut (lub ile czasu zajęło Ci przeczytanie tego artykułu).

Na początku bądź cierpliwy wobec siebie. Znajomość wymaga czasu. Większość z nas nie uważa rachunkowości memoriałowej za intuicyjną. To jeden z powodów, dla których istnieje tak wiele szablonów, które możesz spróbować, aby pomóc Ci utrzymać liczby we właściwych miejscach.

Więc śmiało i zacznij korzystać z programu Excel dla firm. I zawsze pamiętaj, że w rachunkowości memoriałowej zwiększasz aktywa debetami, a nie kredytami.