O guia definitivo para a legislação internacional de e-mail [Infográfico]

Publicados: 2016-08-24

Como o spam continua a se tornar um problema maior, governos em todo o mundo implementaram regulamentações para proteger seus cidadãos contra e-mails não solicitados. Embora os profissionais de marketing por email geralmente estejam cientes das leis locais, em muitos casos, pouco se sabe sobre os requisitos internacionais.

Manter-se atualizado com as leis internacionais anti-spam é difícil! Práticas que são completamente legítimas em um país podem ser absolutamente proibidas em outro lugar e podem resultar em multas pesadas. Fizemos uma parceria com a newsletter2go e elaboramos esta visão geral para ajudá-lo a navegar pelos requisitos internacionais de e-mail.

Confira o infográfico ou leia a transcrição em inglês abaixo. Este infográfico também está disponível em francês, espanhol, alemão, italiano e holandês.

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QUE LEIS SE APLICAM?

A primeira etapa para conformidade internacional de e-mail: Descubra onde seus assinantes estão localizados e quais regulamentações estão em vigor nesses países. As associações locais são um ótimo recurso para aprender mais sobre os requisitos regionais.

EUA - CAN-SPAM Act
Canadá - CASL
Austrália - Spam Act de 2003
União Europeia - Diretiva de Privacidade e Comunicações Eletrônicas
Reino Unido - Lei de Proteção de Dados
Alemanha - Lei Federal de Proteção de Dados, Lei da Telemédia, Lei Contra a Concorrência Desleal
Holanda - Lei Holandesa de Telecomunicações
França - Artigo L. 43-5 Código das Comunicações Postais e Eletrônicas
Espanha - Lei Espanhola de Serviços da Sociedade da Informação e Comércio Eletrônico
Itália - Lei Italiana de Proteção de Dados

A QUEM VOCÊ PODE ENVIAR UM E-MAIL?

Um dos principais objetivos das leis de e-mail é proteger os cidadãos de receber e-mails indesejados. Para ajudar a combater esse problema, muitas leis exigem que os comerciantes coletem permissão do proprietário de um endereço de e-mail antes de qualquer comunicação. Isso geralmente é feito pedindo às pessoas que aceitem o recebimento de mensagens.

Uma exceção a isso é a Lei CAN-SPAM dos EUA. No CAN-SPAM, você não precisa de consentimento antes de enviar um e-mail, desde que forneça às pessoas a oportunidade de cancelar a assinatura a qualquer momento.

Consentimento obrigatório:

Canadá
Reino Unido
Austrália
Alemanha
França
Espanha
Os Países Baixos

Não é necessário consentimento

nós

As caixas pré-marcadas são permitidas para coletar o consentimento?
Enquanto algumas jurisdições aceitam caixas de opt-in pré-marcadas e outras formas de consentimento passivo (por exemplo, durante um processo de checkout), outras são muito mais rígidas e exigem consentimento ativo. Os países que não permitem caixas pré-marcadas incluem:

Canadá
Austrália
Alemanha
Holanda
França

Manutenção de registros de consentimento

Se um destinatário de e-mail reclamar, é responsabilidade do remetente fornecer uma prova válida de consentimento perante os tribunais. Portanto, sempre controle os endereços IP dos assinantes e a data e hora de sua adesão, bem como a URL específica da fonte de aquisição do e-mail.

E SE OS SEUS ASSINANTES NÃO QUISEREM MAIS RECEBER SEUS E-MAILS?

Sobre este assunto, as leis internacionais concordam: Você deve dar aos seus assinantes a oportunidade de cancelar o recebimento de suas mensagens. Embora existam diferentes métodos de cancelamento de assinatura - por exemplo, por meio de call center ou resposta por email - fornecer um link de cancelamento de assinatura funcional em cada email é obrigatório para cada email enviado.

O processo de cancelamento de assinatura
Embora cada país tenha diretrizes diferentes sobre o processo de cancelamento de inscrição, aqui estão algumas dicas para manter em mente:

Não cobra taxa
Não exija nenhuma outra informação além de um endereço de e-mail
Não peça aos assinantes para fazer login
Não peça aos assinantes que visitem mais de uma página para enviar sua solicitação

Fornecer um opt-out é obrigatório em todos os lugares. A única diferença é quanto tempo você pode levar para processar a solicitação. Se demorar muito ou não processar o cancelamento da assinatura, você corre o risco de ser multado.

Tempo permitido para processar um pedido de opt-out:

EUA: 10 dias úteis
Canadá: 10 dias úteis
Austrália: 5 dias
Reino Unido: 28 dias
Alemanha: tão razoável *
França: tão razoável *
Espanha: 10 dias
Itália: tão razoável *
Holanda: 30 dias

* As leis locais não estabelecem explicitamente um tempo máximo para processar cancelamentos. As decisões são tomadas caso a caso.

Embora os governos possam dar a você até 30 dias para processar um cancelamento, os assinantes não o farão.

Você enfrenta um risco cada vez maior de reclamações de spam com cada e-mail que envia a alguém que enviou uma solicitação de cancelamento. Os assinantes sabem que as marcas podem homenagear os assinantes imediatamente na maioria dos casos, portanto, levar mais de um ou dois dias pode fazer com que pensem que o processo de cancelamento da assinatura foi interrompido. Nesse ponto, eles podem pensar que o botão “denunciar spam” é seu único recurso.

QUAIS INFORMAÇÕES VOCÊ DEVE INCLUIR EM CADA E-MAIL?

As leis internacionais de e-mail não apenas regulam para quem você tem permissão para enviar e-mails e como as pessoas podem optar por não receber mensagens, mas também especificam que tipo de informação você precisa incluir em cada mala direta comercial.

Estados Unidos:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal

Canadá:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal
informações sobre como entrar em contato com o remetente

Reino Unido:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal

Austrália:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
informações sobre como entrar em contato com o remetente

Alemanha:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal
informações sobre como entrar em contato com o remetente

Os Países Baixos:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal

França:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal

Espanha:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal

Itália:

Cancelar subscrição
identificação clara do remetente
endereço postal

O QUE ACONTECE SE VOCÊ NÃO CUMPRE AS REGRAS?

A violação das leis internacionais de e-mail tem seu preço.

Em cada país, as violações das leis anti-spam podem resultar em penalidades graves. As multas por incumprimento da lei podem variar com base em vários fatores, incluindo a natureza da violação, se é ou não uma ofensa reincidente e muito mais.

EUA - até US $ 16.000 por e-mail
Canadá - até CAD 10 milhões
Austrália - até AUD 1,7 milhão
Reino Unido - até GBP 500.000
Alemanha - até EUR 4.000 por e-mail
Holanda - até EUR 450.000
França - até EUR 750 por e-mail
Espanha - até EUR 600.000 por infração
Itália - prisão até 3 anos

A Compu-Finder, empresa canadense de treinamento, foi sancionada com uma multa de CAD 1,1 milhão em 2015. Segundo as autoridades, a Compu-Finder havia enviado e-mails sem consentimento, bem como mensagens em que os mecanismos de cancelamento de assinatura não funcionavam corretamente.

LISTA DE CONTROLE

Criar e-mails que cumpram os requisitos internacionais pode ser difícil, mas seguir esta lista de verificação é um bom começo para manter o controle ao enviar e-mails internacionalmente:

Envie e-mails apenas para pessoas que optaram por receber suas mensagens. Mantenha registros dessas autorizações.
Inclua um link de cancelamento de inscrição em seus e-mails. Facilite o cancelamento da assinatura e atenda aos pedidos de cancelamento o mais rápido possível.
Certifique-se de que seus assinantes podem identificá-lo facilmente como o remetente. Inclua o nome da sua marca na mala direta e escolha um nome diferente de.
Permita que os assinantes entrem em contato com você facilmente. Inclua um endereço postal válido e um endereço de e-mail de contato em cada correspondência e certifique-se de que seu e -mail de resposta esteja funcionando.
Seja honesto. Não esconda o caráter comercial do seu e-mail e nunca use linhas de assunto ou conteúdo falso ou enganoso.

Fontes e links para aprender mais

Associações Locais

Estados Unidos: DMA
Canadá: DMAC
Austrália: ADMA
Reino Unido: DMA
Alemanha: DDV
Holanda: DDMA
Itália: DMA Italia
Espanha: Adigital

Outros recursos

eec Global Email Marketing Compliance Guide
CAN-SPAM Act: Um Guia de Conformidade para Negócios (EUA)
Legislação Anti-Spam do Canadá (Canadá)
Autoridade Australiana de Comunicações e Mídia: Anti-Spam (Austrália)
10 coisas que você deve saber sobre marketing por e-mail (Reino Unido)
Guia de Regulamentações de Privacidade e Comunicações Eletrônicas (Reino Unido)
Você está em conformidade? Diretivas europeias de spam e cookies (União Europeia)
Diretiva eco para marketing por e-mail permitido (Alemanha)
Conformidade legal em marketing internacional de e-mail (Alemanha, Reino Unido, França)
Legislação de e-mail: Holanda (Holanda)
Visão geral das regulamentações internacionais de proteção de dados e multas
Autoridade italiana de proteção de dados: legislação italiana sobre proteção de dados e privacidade (Itália)

Isenção de responsabilidade

Esta postagem fornece uma visão geral de alto nível sobre as leis internacionais de e-mail, mas não tem a intenção e não deve ser considerada como aconselhamento jurídico. Entre em contato com seu advogado para obter orientação sobre as regulamentações de marketing por e-mail ou quaisquer problemas jurídicos específicos.

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