21 Ferramentas de colaboração online para aumentar a produtividade dos negócios

Com a ascensão da Internet e da tecnologia móvel ao longo das décadas, o mundo dos negócios se expandiu rapidamente. Com esse crescimento expansivo, vêm as demandas dos consumidores - e para atender a esses requisitos, aumentar a produtividade, ficar à frente da concorrência e continuar avançando, é vital que as empresas implementem as ferramentas, aplicativos e estratégias adequadas em suas operações comerciais.

Felizmente, a força de trabalho de hoje está mais flexível do que nunca e as empresas estão contratando funcionários remotos para distribuir parte de seu trabalho. O resultado disso: mais trabalho concluído em menos tempo com um orçamento acessível.

Para ter sucesso com essa estratégia de negócios, a colaboração é fundamental.

O que é colaboração no local de trabalho?

Pela definição do Merriam Webster, colaboração é “o trabalho e a atividade de várias pessoas que contribuem individualmente para a eficiência do todo”.

Em linguagem simples, isso significa trabalhar juntos para alcançar um objetivo comum. No local de trabalho, a colaboração refere-se a membros da equipe trabalhando juntos online em tempo real.

Por que a colaboração no local de trabalho é tão importante?

A produtividade da sua empresa pode aumentar em 20 a 30% usando várias ferramentas de colaboração na web.

Com verdadeiras soluções colaborativas, não há mais necessidade de estar na mesma sala ao mesmo tempo para trabalhar no mesmo projeto. A colaboração permite que as equipes façam brainstorming, contribuam com ideias e perspectivas individuais, compartilhem recursos, tomem decisões e alcancem metas juntas - tudo em locais diferentes. Em suma, ele preenche a lacuna entre a discussão e a ação como nunca antes.

Os benefícios adicionais da colaboração incluem:

• Mais trabalho concluído sem comprometer os resultados
• Decisões críticas feitas no início do projeto
• Resolução de problemas eficiente devido a áreas de inteligência variadas
• Indivíduos mais valorizados com base em conjuntos de habilidades exclusivas
• Coesão geral da equipe

Tipos de ferramentas de colaboração online

O termo “software de colaboração” não é apenas um produto único e abrangente. Existe uma ampla gama de aplicativos, ferramentas e serviços, em que cada um desempenha uma função na colaboração da equipe. Isso faz todo o sentido, considerando que grandes equipes de marketing não exigem as mesmas ferramentas de colaboração que pequenas empresas iniciantes.

Portanto, antes de falarmos sobre alguns dos melhores softwares de colaboração online do mercado, é importante estar ciente dos diferentes tipos. Embora a maioria das pessoas conheça as ferramentas tradicionais de colaboração de documentos, como o G Suite e o Microsoft Office Online, elas podem não estar tão familiarizadas com as ferramentas de colaboração online mais avançadas que se enquadram nestas categorias:

• Comunicação
• Projeto
• Compartilhamento de arquivos
• Gerenciamento de Projetos
• Desenvolvimento de software
• Vídeo

Vamos agora examinar algumas das principais ferramentas de colaboração online exclusivas para cada categoria.

21 ferramentas de colaboração online

(Observe que muitos desses aplicativos se cruzam em várias categorias e não se limitam a apenas se identificar com a categoria em que se enquadram nesta lista.)

Comunicação

1. Folga

O Slack, uma das startups de crescimento mais rápido até hoje, é outro aplicativo de mensagens de equipe poderoso, usado por milhões de membros remotos da equipe em todo o mundo. Essa ferramenta de comunicação em tempo real opera em canais para se manter melhor organizado com vários projetos e apresenta configurações de notificação e lembrete para ajudar a controlar as conversas.

Você também pode usar hashtags para destacar palavras-chave durante as discussões para que você (e outros membros) possam usar o recurso de pesquisa do Slack para encontrar históricos de bate-papo relevantes rapidamente. Com certas contas pagas, todas as mensagens são armazenadas e arquivadas na plataforma.

O Slack permite o envio de mensagens diretas para uma única pessoa, um grupo de indivíduos ou toda a equipe usando @everyone. Ele suporta chamadas de voz e bate-papos com vídeo com membros da equipe também. A integração com serviços como Dropbox, Google Drive e Box permite o compartilhamento de arquivos com recursos de arrastar e soltar.

2. Yammer

Yammer, uma rede social corporativa com mais de 7 milhões de usuários, fornece uma plataforma para colegas colaborarem e se comunicarem com segurança e privacidade. Os funcionários devem ingressar na rede usando um endereço de e-mail da empresa e podem acessar a plataforma via desktop ou celular.

Os usuários podem ter conversas privadas com colegas individuais e chats públicos em grupos específicos. Eles também podem postar atualizações e “curtir” as atualizações de outros usuários (semelhante ao Facebook).

Agora de propriedade da Microsoft, o Yammer pode ser integrado ao SharePoint para uma colaboração de documentos fácil e conveniente. Além disso, os usuários podem colaborar com parceiros e clientes usando grupos externos do Yammer.

3. Chanty

Semelhante a outras ferramentas de comunicação disponíveis, o Chanty permite uma comunicação e colaboração contínuas entre pequenas equipes. Possui mensagens instantâneas, chamadas de áudio e vídeo, histórico de pesquisa ilimitado com transcrições de voz, compartilhamento fácil de arquivos e opções de notificação.

O que diferencia Chanty do resto é seu algoritmo que prevê respostas e economiza um tempo valioso.

Projeto

4. Instapage

Instapage é a solução colaborativa perfeita para o design da página de aterrissagem pós-clique, pois é a única plataforma de página de aterrissagem pós-clique que oferece recursos de colaboração integrados para equipes de marketing e agências.

Totalmente integrada com nosso construtor de página de aterrissagem pós-clique, nossa solução de colaboração permite que membros da equipe e clientes compartilhem e respondam a comentários, forneçam feedback e resolvam problemas - tudo em tempo real e diretamente na plataforma de página de aterrissagem pós-clique.

Em vez de lidar com capturas de tela confusas e marcadas e comunicação dispersa em vários canais desconectados, os profissionais de marketing agora podem projetar e construir suas páginas de destino pós-clique com um processo de revisão suave e simplificado.

5. Sketch

Sketch é um aplicativo de colaboração de design de nicho focado na IU, destinado apenas a usuários de Mac. É ideal para criar protótipos de design gráfico, web e móvel rapidamente e sem confusão desnecessária. Como essa ferramenta de colaboração online cria um link direto entre a fase de design da web e a fase de desenvolvimento da web, ela está intimamente alinhada com as estruturas de front-end.

Um dos maiores recursos do Sketch é a capacidade de criar símbolos ou grupos personalizados que podem ser usados ​​em qualquer número de páginas. O aplicativo também pode criar e salvar vários estilos de texto para cabeçalhos, corpo de texto, botões, etc., e permite que os usuários compartilhem esses estilos para que os membros possam rápida e facilmente alterar um conjunto de texto de uma só vez.

Outros recursos exclusivos do Sketch incluem escalabilidade conveniente, ferramentas de medição fáceis de usar e fácil exportação.

6. InVision

InVision é uma plataforma de colaboração de design que permite que as equipes gerenciem projetos a partir de um único painel. Primeiro, os usuários carregam seus designs como protótipos interativos com todos os gestos, transições, animações, etc., e então colegas e clientes podem fornecer feedback instantâneo na forma de comentários.

Todos os membros da equipe são incentivados a se manter atualizados com os projetos em tempo real com as listas de tarefas acionáveis ​​apresentadas na plataforma.

7. RealtimeBoard

O RealtimeBoard é um software popular para empresas de SaaS por muitos motivos - um dos principais é que eles se integram ao Sketch para permitir que os usuários adicionem suas pranchetas Sketch ao RealtimeBoard sem ter que carregar cada imagem individualmente.

Em vez de fazer os usuários começarem com uma tela completamente em branco (embora isso também seja uma opção), o RealtimeBoard oferece uma seleção de modelos predefinidos para ajudar a estruturar e organizar os projetos de forma mais eficiente. Com todas as telas, a navegação é facilitada com controles exclusivos do mouse e tamanhos de quadro específicos. Os usuários também podem adicionar post-its para anotar ideias e fornecer feedback e, por fim, melhorar a colaboração com os colegas.

8. GoVisually

GoVisually é um pouco mais avançado que o InVision, pois esta ferramenta permite que clientes e colaboradores deixem comentários e marquem anotações em projetos. As anotações podem ser aplicadas como elípticas, retangulares ou em laço, e a cor e o peso também podem ser personalizados. As revisões do projeto podem ser facilmente visitadas e é simples alternar entre as diferentes versões a qualquer momento.

Quando vários membros da equipe estão trabalhando na mesma página, camadas diferentes são aplicadas para cada usuário (semelhante ao Photoshop). Essas camadas podem ser ocultadas ou exibidas, o que é particularmente útil ao colaborar com muitos membros da equipe ou vários departamentos. Os colaboradores são ilimitados com esta ferramenta.

9. Caixa de entrada de conceito

A caixa de entrada de conceito permite que equipes e clientes deixem comentários e anotações em tempo real em projetos de design, com controle total sobre a transição entre as versões. Os usuários podem fazer upload de seus projetos como protótipos totalmente ativos de alta qualidade para mostrar exatamente como um aplicativo interativo funcionaria.

Outros recursos incluem notificações por email quando comentários são deixados em um design, bem como vídeo, imagem e compartilhamento de documentos.

Compartilhamento de arquivos

10. Hightail

O Hightail foi projetado para ajudar as empresas a gerenciar seus projetos do início ao fim, permitindo que os usuários compartilhem imagens, vídeos, PDFs e muito mais com outros membros da equipe. Os clientes podem ser adicionados a qualquer momento para fornecer feedback sobre os arquivos antes da conclusão, e todas as alterações são rastreadas e salvas. Além disso, a segurança de nível administrativo pode ser implementada para garantir a privacidade de projetos específicos.

11. SugarSync

Ao contrário de outras ferramentas de compartilhamento de arquivos que simplesmente fazem backup de seus arquivos, SugarSync faz backup de seus arquivos e sua estrutura de pastas existente. Isso significa que tudo está no mesmo local em todos os dispositivos, então não importa de qual dispositivo você está acessando seus arquivos, eles são rápidos e fáceis de encontrar.

Gerenciamento de Projetos

12. Wrike

Wrike é uma ferramenta de colaboração na web com a qual os colegas podem colaborar perfeitamente. Este aplicativo apresenta recursos de rastreamento de tempo, planejamento de projeto detalhado com painéis, visões gerais fáceis de ler de cargas de trabalho e prazos individuais, fluxos de atividades em tempo real e muito mais.

Para responsabilizar todos os membros da equipe, o Wrike permite rastrear o progresso dos indivíduos e mostra a contribuição geral para a equipe. Para agências e outros negócios baseados em clientes, existem relatórios personalizados que mostram quanto tempo e dinheiro está sendo gasto em projetos específicos para garantir que você esteja dentro do prazo e do orçamento.

13. Asana

Lançado em 2008, o Asana é uma das plataformas de colaboração mais antigas e conhecidas do mercado, utilizada por empresas como Pinterest, Intel, Uber e TED.

Projetado para que as empresas acompanhem o trabalho de seus funcionários, o Asana permite que os proprietários de negócios criem listas de tarefas para projetos em andamento, definam lembretes para prazos futuros e enviem mensagens e solicitações a colegas. Todos os projetos podem ser organizados em um formato de lista ou quadro, e uma função de pesquisa permite que os usuários localizem trabalhos anteriores de forma rápida e fácil.

14. Basecamp

Apresentando um conjunto completo de ferramentas colaborativas para gerenciamento de projeto conveniente, Basecamp é usado por milhares de equipes de projeto em todo o mundo.

Seus principais recursos incluem projetos com atribuições de tarefas e listas de tarefas, compartilhamento de arquivos, painéis separados para clientes individuais, painéis de mensagens, notificações de e-mail e desktop e comentários no aplicativo.

15. Trello

Trello é outra das mais conhecidas ferramentas de colaboração em gerenciamento de projetos, proporcionando às empresas uma maneira fácil de organizar equipes, projetos e tarefas. Com o uso de painéis de projeto no estilo Kanban e cartões de tarefas individuais (que são essencialmente como notas Post-It), toda a sua equipe pode se manter atualizada com todos os aspectos dos projetos com apenas uma rápida olhada no quadro. Os cartões podem ser facilmente editados, excluídos e movidos, e podem até conter listas de tarefas e tarefas específicas.

O Trello possui integrações com muitos aplicativos, incluindo Slack, Google Drive, GitHub e Evernote.

16. GanttPRO

GanttPRO O software gráfico de Gantt pode se tornar uma escolha para quem precisa de um planejamento e acompanhamento de projetos precisos. Ao mesmo tempo, oferece vários recursos de colaboração, fornecendo às equipes de projeto maneiras simples de colaborar dentro da ferramenta.

O serviço permite criar e atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar seu progresso. O GanttPRO oferece oportunidades de comunicação rápida diretamente nas tarefas, anexos de arquivo, menção de membros da equipe e notificações em tempo real. Graças aos recursos de exportação e compartilhamento, os projetos podem ser facilmente apresentados às partes interessadas ou a qualquer outra pessoa. A carga de trabalho de recursos e calendários pessoais simplificarão significativamente os processos de gerenciamento de recursos.

Desenvolvimento de software

17. GitHub

O GitHub, um dos repositórios de software mais populares da web, já hospedou mais de 9 milhões de projetos de software até o momento. Esta ferramenta se concentra em software de código aberto e apresenta um sistema de controle de versão chamado Git, onde os desenvolvedores podem hospedar seus projetos de software gratuitamente e conversar “código” com outros desenvolvedores.

18. Bitbucket

Bitbucket é outra ferramenta de colaboração de software amplamente usada. Enquanto o GitHub se concentra em software de código aberto, o Bitbucket foi projetado para colaboração entre desenvolvedores em empresas de grande escala. Além disso, esta plataforma de colaboração oferece repositórios privados ilimitados, enquanto o GitHub não.

19. Manuscrito

O Manuscrito se diferencia da multidão por ter uma abordagem mais holística para a construção de software. Em vez de apenas colaborar com outros desenvolvedores, os usuários desta plataforma podem colaborar com designers, profissionais de marketing e equipe de suporte. Essa ferramenta permite até mesmo uma comunicação fácil com os clientes sobre solicitações de recursos e bugs.

Vídeo

20. Vimeo Video Review

No início deste ano, o Vimeo lançou sua própria ferramenta de colaboração de revisão de vídeo para permitir que os usuários aperfeiçoem seus vídeos antes de lançá-los para o mundo.

Esta ferramenta permite aos usuários compartilhar cortes brutos de seus vídeos com clientes e revisores para coletar feedback deles. A qualquer momento durante a visualização, os revisores podem clicar diretamente no vídeo para adicionar uma nota codificada por tempo. Isso fornece um processo completo de criação e edição de vídeo do início ao fim, economizando tempo e dinheiro valiosos para os criadores.

21. Frame.io Enterprise

Frame.io Enterprise fornece a grandes organizações, como corporações de mídia e agências de publicidade, uma solução colaborativa com gerenciamento de equipe eficaz, segurança ideal, suporte aprimorado e muito mais.

Em relação à gestão de equipes, os CEOs têm visibilidade de toda a empresa, enquanto as equipes individuais podem se concentrar em seus projetos. Os administradores podem criar grupos com base nas necessidades de seus negócios, gerenciar a alocação de recursos e controlar o acesso e a visibilidade da equipe.

No que diz respeito à segurança, a plataforma oferece às organizações medidas de segurança líderes do setor. Uma vez que os usuários podem acessar seus projetos de qualquer dispositivo, se um dispositivo for perdido ou roubado, um membro administrativo pode desativar rapidamente as sessões ativas, ajudando a se proteger contra uma violação de segurança.

Para fornecer suporte aprimorado, Frame.io oferece representantes de contas dedicados, suporte prioritário ao cliente e integração personalizada.

Melhore seu fluxo de trabalho com ferramentas de colaboração online

Com a força de trabalho cada vez mais dispersa que vemos hoje, a colaboração online é a chave para diminuir a distância entre os funcionários e aumentar a produtividade geral das empresas. Com as várias soluções colaborativas discutidas acima, os colegas podem trabalhar simultaneamente em projetos, melhorar a comunicação e reduzir o tempo perdido.

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