21 strumenti di collaborazione online per aumentare la produttività aziendale

Con l'avvento di Internet e della tecnologia mobile nel corso dei decenni, il mondo degli affari si è espanso rapidamente. Con questa crescita espansiva arrivano richieste eccezionali dei consumatori e per soddisfare questi requisiti, aumentare la produttività, stare al passo con la concorrenza e continuare ad andare avanti, è fondamentale per le aziende implementare gli strumenti, le applicazioni e le strategie appropriate nelle loro operazioni aziendali.

Fortunatamente, la forza lavoro di oggi è più flessibile che mai e le aziende stanno assumendo dipendenti remoti per distribuire parte del loro lavoro. Il risultato di questo: più lavoro completato in meno tempo con un budget accessibile.

Per avere successo con questa strategia aziendale, la collaborazione è fondamentale.

Che cos'è la collaborazione sul posto di lavoro?

Secondo la definizione di Merriam Webster, la collaborazione è "il lavoro e l'attività di un numero di persone che contribuiscono individualmente all'efficienza dell'insieme".

In parole povere, ciò significa lavorare insieme per raggiungere un obiettivo comune. Sul posto di lavoro, la collaborazione si riferisce ai membri del team che lavorano insieme online in tempo reale.

Perché la collaborazione sul posto di lavoro è così importante?

La produttività della tua azienda può aumentare dal 20 al 30% utilizzando vari strumenti di collaborazione web.

Con le vere soluzioni collaborative, non è più necessario essere nella stessa stanza contemporaneamente per lavorare allo stesso progetto. La collaborazione consente ai team di fare brainstorming, contribuire con idee e prospettive individuali, condividere risorse, prendere decisioni e raggiungere obiettivi insieme, il tutto da luoghi diversi. In breve, colma il divario tra discussione e azione come mai prima d'ora.

Ulteriori vantaggi della collaborazione includono:

• Più lavoro completato senza compromettere i risultati
• Decisioni critiche prese all'inizio del progetto
• Efficiente risoluzione dei problemi grazie a diverse aree di intelligence
• Individui più apprezzati in base a set di abilità uniche
• Coesione generale della squadra

Tipi di strumenti di collaborazione online

Il termine "software di collaborazione" non è solo un singolo prodotto onnicomprensivo. Esiste un'ampia gamma di app, strumenti e servizi che svolgono un ruolo nella collaborazione in team. Questo ha perfettamente senso considerando che i grandi team di marketing non richiedono gli stessi strumenti di collaborazione delle piccole start-up.

Quindi, prima di parlarvi di alcuni dei migliori software di collaborazione online sul mercato, è importante essere consapevoli dei diversi tipi. Sebbene la maggior parte delle persone sia a conoscenza dei tradizionali strumenti di collaborazione sui documenti, come G Suite e Microsoft Office Online, potrebbero non avere altrettanto familiarità con gli strumenti di collaborazione online più avanzati che rientrano in queste categorie:

• Comunicazione
• Design
• Condivisione di file
• Gestione del progetto
• Sviluppo software
• video

Esaminiamo ora alcuni dei migliori strumenti di collaborazione online unici per ciascuna categoria.

21 strumenti di collaborazione online

(Si prega di notare che molte di queste applicazioni si incrociano in più categorie e non si limitano a identificarsi solo con la categoria in cui rientrano in questo elenco.)

Comunicazione

1. Slack

Slack, una delle startup in più rapida crescita fino ad oggi, è un'altra potente app di messaggistica di squadra, utilizzata da milioni di membri di team remoti in tutto il mondo. Questo strumento di comunicazione in tempo reale opera in canali per rimanere meglio organizzato con vari progetti e dispone di impostazioni di notifica e promemoria per aiutare a tenere traccia delle conversazioni.

Puoi anche utilizzare gli hashtag per evidenziare le parole chiave durante le discussioni in modo che tu (e gli altri membri) possiate in seguito utilizzare la funzione di ricerca di Slack per trovare rapidamente le cronologie chat pertinenti. Con alcuni account a pagamento, tutti i messaggi vengono archiviati e archiviati all'interno della piattaforma.

Slack consente l'invio di messaggi diretti a una singola persona, a un gruppo di individui o all'intero team utilizzando @everyone. Supporta anche chiamate vocali e chat video con i membri del team. L'integrazione con servizi come Dropbox, Google Drive e Box consente la condivisione di file con funzionalità di trascinamento della selezione.

2. Yammer

Yammer, un social network aziendale con oltre 7 milioni di utenti, fornisce una piattaforma per consentire ai colleghi di collaborare e comunicare in modo sicuro e privato. I dipendenti devono unirsi alla rete utilizzando un indirizzo e-mail aziendale e possono quindi accedere alla piattaforma tramite desktop o dispositivo mobile.

Gli utenti possono avere sia conversazioni private con singoli colleghi che chat pubbliche all'interno di gruppi specifici. Possono anche pubblicare aggiornamenti e mettere "mi piace" agli aggiornamenti di altri utenti (simile a Facebook).

Ora di proprietà di Microsoft, Yammer può essere integrato con SharePoint per una collaborazione sui documenti facile e conveniente. Inoltre, gli utenti possono collaborare con partner e clienti utilizzando i gruppi esterni di Yammer.

3. Chanty

Simile agli altri strumenti di comunicazione disponibili, Chanty consente una comunicazione e una collaborazione senza soluzione di continuità tra piccoli team. È dotato di messaggistica istantanea, chiamate audio e video, cronologia di ricerca illimitata con trascrizioni vocali, facile condivisione di file e opzioni di notifica.

Ciò che distingue Chanty dal resto è il suo algoritmo che prevede le risposte e ti fa risparmiare tempo prezioso.

Design

4. Instapage

Instapage è la soluzione collaborativa perfetta per la progettazione di landing page post clic, in quanto è l'unica piattaforma di landing page post clic che offre funzionalità di collaborazione integrate per team e agenzie di marketing.

Completamente integrata con il nostro generatore di pagine di destinazione post clic, la nostra soluzione di collaborazione consente ai membri del team e ai clienti di condividere e rispondere ai commenti, fornire feedback e risolvere i problemi, il tutto in tempo reale e direttamente all'interno della piattaforma della pagina di destinazione post clic.

Invece di occuparsi di schermate confuse e contrassegnate e comunicazioni sparse su più canali disconnessi, i professionisti del marketing possono ora progettare e costruire le loro pagine di destinazione post clic con un processo di revisione fluido e semplificato.

5. Schizzo

Sketch è un'app di collaborazione di progettazione di nicchia focalizzata sull'interfaccia utente destinata solo agli utenti Mac. È l'ideale per creare prototipi di design per dispositivi mobili, web e grafici in modo rapido e senza ingombri inutili. Poiché questo strumento di collaborazione online crea un collegamento diretto tra la fase di progettazione web e la fase di sviluppo web, è strettamente in linea con i framework front-end.

Una delle maggiori caratteristiche di Sketch è la possibilità di creare simboli o gruppi personalizzati che possono essere utilizzati su un numero qualsiasi di pagine. L'app può anche creare e salvare vari stili di testo per intestazioni, corpo del testo, pulsanti, ecc. e consente agli utenti di condividere questi stili in modo che i membri possano modificare rapidamente e facilmente un insieme di testo tutto in una volta.

Altre caratteristiche uniche di Sketch includono una comoda scalabilità, strumenti di misurazione facili da usare e una facile esportazione.

6. InVision

InVision è una piattaforma di collaborazione progettuale che consente ai team di gestire i progetti da un'unica dashboard. Innanzitutto, gli utenti caricano i loro progetti come prototipi interattivi con tutti i gesti, le transizioni, le animazioni, ecc., Quindi colleghi e clienti possono fornire un feedback istantaneo sotto forma di commenti.

Tutti i membri del team sono incoraggiati a rimanere aggiornati con i progetti in tempo reale con gli elenchi di cose da fare fruibili presenti sulla piattaforma.

7. RealtimeBoard

RealtimeBoard è un software popolare per le aziende SaaS per molte ragioni: una delle principali è che si integra con Sketch per consentire agli utenti di aggiungere le proprie tavole da disegno di Sketch alla propria RealtimeBoard senza dover caricare ogni immagine singolarmente.

Invece di far iniziare gli utenti con una tela completamente vuota (anche se questa è anche un'opzione), RealtimeBoard offre una selezione di modelli predefiniti per aiutare a strutturare e organizzare i progetti in modo più efficiente. Con tutte le tele, la navigazione è semplificata con controlli del mouse unici e dimensioni di frame specifiche. Gli utenti possono anche aggiungere post-it per scrivere idee e fornire feedback e, infine, migliorare la collaborazione con i colleghi.

8. GoVisually

GoVisually è un po' più avanzato di InVision, poiché questo strumento consente a clienti e collaboratori di lasciare commenti e contrassegnare annotazioni sui progetti. Le annotazioni possono essere applicate come ellittiche, rettangolari o lazo, e anche il colore e il peso possono essere personalizzati. Le revisioni del progetto possono essere facilmente visitate ed è semplice passare da una versione all'altra in qualsiasi momento.

Quando più membri del team lavorano sulla stessa pagina, vengono applicati livelli diversi per ciascun utente (simile a Photoshop). Questi livelli possono essere nascosti o visualizzati, il che è particolarmente utile quando si collabora con molti membri del team o vari reparti. I collaboratori sono illimitati con questo strumento.

9. Posta in arrivo dei concetti

Concept inbox consente a team e clienti di lasciare commenti e annotazioni in tempo reale sui progetti di design, con il pieno controllo sulla transizione tra le versioni. Gli utenti possono caricare i loro progetti come prototipi completamente attivi di alta qualità per mostrare esattamente come funzionerebbe un'app interattiva.

Altre funzionalità includono notifiche e-mail quando vengono lasciati commenti su un progetto, nonché condivisione di video, immagini e documenti.

Condivisione di file

10. Coda alta

Hightail è progettato per aiutare le aziende a gestire i propri progetti dall'inizio alla fine, consentendo agli utenti di condividere immagini, video, PDF e altro con altri membri del team. I client possono essere aggiunti in qualsiasi momento per fornire feedback sui file prima del completamento e tutte le modifiche vengono registrate e salvate. Inoltre, è possibile implementare la sicurezza a livello amministrativo per garantire la privacy di progetti specifici.

11. SugarSync

A differenza di altri strumenti di condivisione file che eseguono semplicemente il backup dei file, SugarSync esegue il backup dei file e della struttura delle cartelle esistente. Ciò significa che tutto si trova nella stessa posizione su tutti i dispositivi, quindi indipendentemente dal dispositivo da cui accedi ai tuoi file, sono facili e veloci da trovare.

Gestione del progetto

12. Wrike

Wrike è uno strumento di collaborazione web con cui i colleghi possono collaborare senza problemi. Questa app offre funzionalità di monitoraggio del tempo, pianificazione dettagliata del progetto con dashboard, panoramiche di facile lettura dei singoli carichi di lavoro e scadenze, flussi di attività in tempo reale e altro ancora.

Per ritenere responsabili tutti i membri del team, Wrike consente il monitoraggio dei progressi individuali e mostra il contributo complessivo al team. Per le agenzie e altre attività basate sui clienti, sono disponibili report personalizzati che mostrano quanto tempo e denaro vengono spesi su progetti specifici per garantire il rispetto delle scadenze e del budget.

13. Asana

Lanciata nel 2008, Asana è una delle piattaforme di collaborazione più antiche e conosciute sul mercato, utilizzata da aziende come Pinterest, Intel, Uber e TED.

Progettato per consentire alle aziende di tenere traccia del lavoro dei propri dipendenti, Asana consente agli imprenditori di creare elenchi di attività per progetti in corso, impostare promemoria per scadenze imminenti e inviare messaggi e richieste ai colleghi. Tutti i progetti possono essere organizzati in un elenco o in formato scheda e una funzione di ricerca consente agli utenti di individuare il lavoro passato in modo rapido e semplice.

14. Campo base

Dotato di un'intera suite di strumenti collaborativi per una comoda gestione dei progetti, Basecamp è utilizzato da migliaia di team di progetto in tutto il mondo.

Le sue caratteristiche principali includono progetti con assegnazioni di attività ed elenchi di cose da fare, condivisione di file, dashboard separati per singoli clienti, bacheche, notifiche e-mail e desktop e commenti in-app.

15. Trello

Trello è un altro degli strumenti di collaborazione per la gestione dei progetti più noti, che fornisce alle aziende un modo semplice per organizzare team, progetti e attività. Con l'uso di schede di progetto in stile Kanban e schede attività individuali (che sono essenzialmente come i post-it), l'intero team può rimanere aggiornato su tutti gli aspetti dei progetti con solo una rapida occhiata alla lavagna. Le schede possono essere facilmente modificate, eliminate e spostate e possono anche contenere elenchi di cose da fare e assegnazioni di attività specifiche.

Trello vanta integrazioni con molte app, tra cui Slack, Google Drive, GitHub ed Evernote.

16. GanttPRO

GanttPRO Il software per diagrammi di Gantt può diventare una scelta per coloro che necessitano di una precisa pianificazione e monitoraggio del progetto. Allo stesso tempo, offre una serie di funzionalità di collaborazione che forniscono ai team di progetto modi semplici per collaborare all'interno dello strumento.

Il servizio consente di creare e assegnare attività ai membri del team e di monitorare i loro progressi. GanttPRO offre opportunità di comunicazione rapida direttamente all'interno di attività, allegati di file, menzione dei membri del team e notifiche in tempo reale. Grazie alle funzionalità di esportazione e condivisione, i progetti possono essere facilmente presentati alle parti interessate oa chiunque altro. Il carico di lavoro delle risorse e i calendari personali semplificheranno notevolmente i processi di gestione delle risorse.

Sviluppo software

17. GitHub

GitHub, uno dei repository di software più popolari sul Web, ha ospitato fino ad oggi oltre 9 milioni di progetti software. Questo strumento si concentra sul software open source e presenta un sistema di controllo della versione chiamato Git, in cui gli sviluppatori possono ospitare gratuitamente i loro progetti software e parlare di "codice" con altri sviluppatori.

18. Bitbucket

Bitbucket è un altro strumento di collaborazione software ampiamente utilizzato. Mentre GitHub si concentra sul software open source, Bitbucket è progettato per la collaborazione tra sviluppatori in aziende di grandi dimensioni. Inoltre, questa piattaforma di collaborazione offre repository privati ​​illimitati, mentre GitHub no.

19. Manoscritto

Manuscript si distingue dalla massa adottando un approccio più olistico alla creazione di software. Piuttosto che collaborare solo con altri sviluppatori, gli utenti di questa piattaforma possono collaborare con designer, esperti di marketing e personale di supporto. Questo strumento consente anche una facile comunicazione con i clienti su richieste di funzionalità e bug.

video

20. Recensione video Vimeo

All'inizio di quest'anno, Vimeo ha rilasciato il proprio strumento di collaborazione per la revisione dei video per consentire agli utenti di perfezionare i propri video prima di rilasciarli al mondo.

Questo strumento consente agli utenti di condividere le bozze dei loro video con clienti e revisori per raccogliere feedback da loro. In qualsiasi momento durante la visualizzazione, i revisori possono fare clic direttamente sul video per aggiungere una nota con codice temporale. Ciò fornisce un processo completo di creazione e modifica di video dall'inizio alla fine, facendo risparmiare tempo prezioso e denaro ai creatori.

21. Frame.io Enterprise

Frame.io Enterprise offre alle grandi organizzazioni, come le società di media e le agenzie pubblicitarie, una soluzione collaborativa con un'efficace gestione del team, sicurezza ottimale, supporto avanzato e altro ancora.

Per quanto riguarda la gestione del team, ai CEO viene fornita visibilità sull'intera azienda, mentre i singoli team possono concentrarsi sui propri progetti. Gli amministratori possono creare gruppi in base alle esigenze aziendali, gestire l'allocazione delle risorse e controllare l'accesso e la visibilità del team.

Per quanto riguarda la sicurezza, la piattaforma fornisce alle organizzazioni misure di sicurezza leader del settore. Poiché gli utenti possono accedere ai propri progetti da qualsiasi dispositivo, in caso di smarrimento o furto di un dispositivo, un membro amministrativo può disattivare rapidamente le sessioni attive, aiutando a proteggersi da una violazione della sicurezza.

Per fornire un supporto avanzato, Frame.io offre rappresentanti di account dedicati, assistenza clienti prioritaria e onboarding personalizzato.

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Con la forza lavoro sempre più dispersa che vediamo oggi, collaborare online è la chiave per ridurre la distanza tra i dipendenti e aumentare la produttività complessiva delle aziende. Con le varie soluzioni collaborative discusse sopra, i colleghi possono lavorare contemporaneamente su progetti, migliorare la comunicazione e ridurre il tempo sprecato.

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