Como montar uma equipe de projeto

Projetos, não importa o tamanho e escopo, são complexos. Se não fossem, poderiam ser apenas tarefas em uma lista de tarefas. Felizmente, o planejamento do projeto é um esforço de equipe – para cada projeto, há uma equipe de projeto trabalhando em conjunto para tornar as entregas uma realidade.

Como essas equipes se reúnem? Não por conta própria! Há muitas maneiras de formar equipes de projeto e muitos fatores a serem levados em consideração.

O que é uma equipe de projeto?

Uma equipe de projeto é composta por indivíduos que trabalham juntos em direção a um objetivo comum. Isso pode incluir executivos, gerente de projeto, líderes de equipe de diferentes departamentos e membros da equipe. A forma como essa equipe opera depende de como ela está organizada, que pode assumir a forma de diferentes estruturas organizacionais do projeto.

Dentro de uma estrutura típica de equipe de projeto, os projetos são liderados pelo gerente de projeto, embora também possam ser liderados por um executivo ao qual o gerente de projeto se reporte. A principal característica desse tipo de equipe é que todos se reportam ao gerente de projeto ou outro indivíduo no topo da cadeia de comando.

O gerente de projeto geralmente gerencia o projeto, a equipe e todas as tarefas relacionadas no software de gerenciamento de projetos. Idealmente, o software de gerenciamento de projetos permite a colaboração em equipe, bem como o planejamento, para que as equipes possam estar no seu melhor, como no ProjectManager.

Qual é a estrutura da equipe do projeto?

Uma estrutura de equipe de projeto é um tipo de estrutura organizacional de projeto em que o projeto é liderado por um gerente de projeto com controle total de todo o projeto. O gerente de projeto cria um plano de projeto e cronograma, monta uma equipe, atribui tarefas e responsabilidades e supervisiona o projeto em todas as etapas. Por esse motivo, caracterizamos esse tipo de estrutura como “projetizada”, pois a estrutura da equipe é impulsionada pelas demandas do projeto individual.

Imagine uma cadeia alimentar. O gerente de projeto está no topo e vários membros da equipe compõem os diferentes níveis. A segunda camada da “cadeia alimentar” é liderada por um punhado de líderes, cada um com seu próprio foco (chefe de marketing, chefe de produto, chefe de vendas etc.).

Abaixo de cada líder, a próxima camada é composta por um grupo de membros da equipe. Por exemplo, a camada abaixo de um líder de marketing pode ser composta por um redator de conteúdo, um editor, um gerente de e-mail etc. Esses membros da equipe se reportam a seus respectivos líderes e os líderes se reportam ao gerente de projeto no topo.

Gerenciar todos os membros de sua equipe pode ser um pouco cansativo, mas não precisa ser assim. Hoje, a maioria dos gerentes de projeto usa softwares de planejamento de projetos, como o ProjectManager, para gerenciar suas equipes, automatizar fluxos de trabalho e colaborar com os membros da equipe em tempo real.

Como montar uma equipe de projeto

Montar uma equipe de projeto envolve tanto a seleção de membros da equipe quanto o detalhamento da estrutura organizacional do projeto. Independentemente da estrutura organizacional escolhida, isso implica estabelecer regras e procedimentos, definir expectativas e estabelecer comunicação. Se essas coisas não forem claramente definidas antes do início do projeto, elas inevitavelmente levarão a problemas no futuro.

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Três etapas principais para criar uma equipe de projeto

Como dissemos, montar uma equipe de projeto será diferente dependendo do projeto e da estrutura organizacional. Com isso em mente, aqui estão alguns detalhes universalmente úteis para se concentrar ao montar sua equipe.

1. Considere as necessidades interdepartamentais: muitos projetos exigem que vários departamentos trabalhem juntos para alcançar as entregas. Dentro da estrutura da equipe do projeto, cada departamento envolvido deve ser chefiado por um líder que gerencie uma equipe de indivíduos em seu departamento. Portanto, antes de entrar no âmago da questão de montar a equipe, decida quais departamentos envolver e quem os liderará.
2. Crie Práticas de Comunicação: Como a estrutura da equipe do projeto envolve muitos níveis de indivíduos, é extremamente importante manter a comunicação fluida. Caso contrário, a equipe começará a se sentir como vários departamentos independentes trabalhando em direção a objetivos diferentes. A melhor maneira de evitar que isso aconteça é definir uma cadência para reuniões, exigir relatórios de status, agendar tempo de colaboração entre departamentos e várias outras ideias.
3. Defina claramente as expectativas: A melhor maneira de preparar a comunicação para o sucesso e manter todo o projeto funcionando sem problemas é definir claramente as expectativas. Os projetos mais bem-sucedidos são liderados por gerentes de projeto que estabelecem regras básicas e definem as expectativas desde o início. Essas regras também podem incluir limites claros, quais medidas tomar se algo der errado e muito mais. Recomendamos ir tão longe a ponto de colocar essas coisas por escrito e manter o documento em algum lugar que toda a equipe possa consultar.

Como mapear as habilidades dos membros da equipe para atribuições

Agora que você estabeleceu as bases da estrutura da sua equipe de projeto e montou a equipe, é hora de começar a atribuir tarefas. Mas, antes de fazer isso, é extremamente vantajoso avaliar quem tem as habilidades para melhor assumir determinadas tarefas. Todo mundo tem pontos fortes e fracos, e jogar com os pontos fortes de um membro da equipe pode melhorar muito os resultados.

Para saber quais membros da equipe são os mais adequados para as atribuições, um gerente de projeto ou líder de equipe precisa fazer um balanço da experiência e das especialidades de todos. Isso é feito criando uma matriz de habilidades.

O que é uma Matriz de Competências?

Uma matriz de habilidades é uma tabela usada para quantificar e ilustrar as habilidades, experiência e nível de interesse de cada membro da equipe. O gerente de projeto e/ou líder de equipe deve primeiro avaliar o interesse de um membro da equipe em uma determinada tarefa. Esse interesse é então comparado às suas habilidades. Em seguida, essa comparação é adicionada a uma tabela comparando as habilidades e interesses de todos os membros da equipe.

Para fazer uma matriz precisa, você deve criar uma escala para “pontuar” os indivíduos. Quando todas essas pontuações são exibidas em uma tabela, é mais simples tomar decisões objetivas que são melhores para o projeto. Também é uma excelente oportunidade para observar os interesses de um indivíduo versus sua experiência e, talvez, dar-lhes mais oportunidades no futuro.

Benefícios de uma estrutura de equipe de projeto

Quando uma equipe de projeto é estruturada de cima para baixo, todos sabem exatamente a quem se reportar, seja para fazer perguntas, obter aprovação, apresentar resultados ou qualquer outra coisa. Não há confusão sobre com quais membros da equipe colaborar.

Outro benefício de uma estrutura de equipe de projeto é que ela é totalmente orientada pelas necessidades do projeto. Projetos diferentes têm demandas diferentes. Esse tipo de estrutura organizacional é customizada para essas demandas. Agora, isso não quer dizer que uma estrutura de equipe de projeto seja sempre a escolha certa. Existem armadilhas potenciais para estar ciente.

Armadilhas de uma estrutura de equipe de projeto

Acima discutimos como as estruturas da equipe do projeto são determinadas pelas necessidades do projeto específico. Embora isso possa ser uma grande coisa, também pode resultar em desperdício. Como? No início de cada novo projeto, uma nova estrutura de equipe de projeto deve ser criada, em vez de reutilizar uma estrutura de projetos anteriores.

Outra armadilha a ser observada é o potencial de toda a equipe se desarticular. Se o gerente de projeto não for cuidadoso, a comunicação entre os líderes pode desmoronar. Quando isso acontece, a colaboração chega a um impasse e os membros da equipe começam a pisar nos calos uns dos outros.

Como melhorar a colaboração da equipe

Melhorar a colaboração da equipe é mais fácil falar do que fazer, e assumir que a colaboração perfeita acontece sozinha é um grande erro. A colaboração bem-sucedida da equipe é o culminar de estratégias ponderadas e adaptação aos desafios. Se você está se perguntando por onde começar, considere estas três dicas.

• Escolha o tipo certo de estrutura organizacional do projeto: Já falamos sobre o funcionamento interno e os benefícios de uma estrutura de equipe de projeto, mas isso não significa que seja o ajuste certo para cada equipe ou projeto. Na verdade, se a colaboração se tornar um grande problema, talvez seja hora de dar um passo atrás e considerar a reestruturação. Não existe uma estrutura organizacional “ouro” que funcione perfeitamente, cem por cento do tempo.
• Crie um plano de comunicação: um dos primeiros passos para melhorar a colaboração é colocar todos na mesma página. Dentro de uma estrutura de equipe de projeto, isso significa garantir que equipes diferentes tenham as mesmas informações para trabalhar e saibam exatamente como se comunicar umas com as outras para fazer perguntas, expressar ideias etc. de várias equipes e líderes de equipe, um plano de comunicação permite que todos saibam exatamente como trabalhar juntos.
• Escolha soluções inteligentes de gerenciamento de equipe: as equipes estão crescendo a cada dia, mas isso não significa que todos nós vamos para o mesmo escritório. As ferramentas de gerenciamento de equipe foram criadas para capacitar a equipe moderna – composta por indivíduos em diferentes departamentos ou mesmo em diferentes fusos horários. Por causa dessa evolução, precisamos de tecnologia que torne a colaboração e a comunicação mais fáceis do que nunca. As ferramentas de gerenciamento de equipe criam um espaço digital para que todos colaborem e vejam no que os outros estão trabalhando.

ProjectManager torna sua equipe de projeto melhor

O ProjectManager oferece as soluções de gerenciamento de equipe mais inteligentes, conectando todos na equipe, melhorando a colaboração e reduzindo a confusão. Todos os aspectos do nosso software de gerenciamento de projetos foram criados com as equipes de projeto em mente, e facilitamos a colaboração em tudo e qualquer coisa que você precisa, como tarefas, gráficos de Gantt e muito mais.

Precisa conhecer a pessoa certa para fazer uma pergunta? Use a página Equipe para ver no que todos da sua equipe estão trabalhando e quem pode ter a resposta. E quando você estiver montando uma nova equipe para um projeto, veja uma lista ou indivíduos divididos em departamentos ou filtre indivíduos por determinadas habilidades.

Quando você construir seu “time dos sonhos”, comunique-se por meio de comentários e tags, em vez de longas e confusas cadeias de e-mail. Quando você for mencionado em um comentário, receberá uma notificação e um e-mail para nunca perder uma pergunta ou atualização.

O ProjectManager é a ferramenta perfeita para equipes no escritório ou distribuídas. Existem recursos que podem levar seu projeto desde o planejamento até a formação de uma equipe de projeto, execução, monitoramento e relatórios. Veja você mesmo como nosso software pode ajudá-lo a gerenciar e dar suporte às suas equipes virtuais hoje mesmo, experimentando o ProjectManager gratuitamente.