프로젝트 팀을 구성하는 방법

프로젝트는 규모와 범위에 관계없이 복잡합니다. 그렇지 않은 경우 할 일 목록에 있는 작업일 수도 있습니다. 다행히 프로젝트 계획은 팀의 노력입니다. 모든 프로젝트에는 결과물을 현실로 만들기 위해 협력하는 프로젝트 팀이 있습니다.

이 팀들은 어떻게 모이나요? 혼자가 아닙니다! 프로젝트 팀을 구성하는 방법에는 여러 가지가 있으며 고려해야 할 요소도 많습니다.

프로젝트 팀이란 무엇입니까?

프로젝트 팀은 공동의 목표를 위해 함께 일하는 개인으로 구성됩니다. 여기에는 임원, 프로젝트 관리자, 다른 부서의 팀 리더 및 팀 구성원이 포함될 수 있습니다. 이 팀이 운영되는 방식은 조직 방식에 따라 달라지며, 이는 다양한 프로젝트 조직 구조의 형태를 취할 수 있습니다.

일반적인 프로젝트 팀 구조 내에서 프로젝트는 프로젝트 관리자가 이끌지만 프로젝트 관리자가 보고하는 임원이 이끌 수도 있습니다. 이 유형의 팀의 주요 특징은 모든 사람이 프로젝트 관리자 또는 명령 체인의 최상위에 있는 다른 개인에게 보고한다는 것입니다.

프로젝트 관리자는 종종 프로젝트, 팀 및 프로젝트 관리 소프트웨어의 모든 관련 작업을 관리합니다. 이상적으로는 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 팀 협업과 계획을 수행할 수 있으므로 팀은 ProjectManager와 같이 최상의 상태를 유지할 수 있습니다.

프로젝트 팀 구조는 무엇입니까?

프로젝트 팀 구조는 전체 프로젝트를 완전히 제어하는 ​​한 명의 프로젝트 관리자가 프로젝트를 주도하는 일종의 프로젝트 조직 구조입니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 계획과 일정을 만들고, 팀을 구성하고, 작업과 책임을 할당하고, 모든 단계에서 프로젝트를 감독합니다. 이러한 이유로 팀의 구조가 개별 프로젝트의 요구에 의해 주도되기 때문에 이러한 유형의 구조를 "투영된" 구조로 특성화합니다.

먹이 사슬을 상상해보십시오. 프로젝트 관리자가 맨 위에 있고 다양한 팀 구성원이 다른 수준을 구성합니다. "먹이 사슬"의 두 번째 계층은 소수의 리더가 이끌고 있으며, 각각은 고유한 초점(마케팅 책임자, 제품 책임자, 영업 책임자 등)이 있습니다.

각 리더 아래에서 다음 계층은 팀 구성원 그룹으로 구성됩니다. 예를 들어, 마케팅 리더 아래 계층은 콘텐츠 작가, 편집자, 이메일 관리자 등으로 구성될 수 있습니다. 이러한 팀 구성원은 각자의 리더에게 보고하고 리더는 최상위 프로젝트 관리자에게 보고합니다.

모든 팀원을 관리하는 것은 다소 부담스러울 수 있지만 꼭 그렇게 해야 하는 것은 아닙니다. 오늘날 대부분의 프로젝트 관리자는 ProjectManager와 같은 프로젝트 계획 소프트웨어를 사용하여 팀을 관리하고 워크플로를 자동화하며 팀 구성원과 실시간으로 협업합니다.

프로젝트 팀을 구성하는 방법

프로젝트 팀을 구성하는 것은 프로젝트 조직 구조를 구체화하는 것만큼이나 팀 구성원을 선택하는 것과 관련이 있습니다. 선택한 조직 구조에 관계없이 여기에는 규칙 및 절차 설정, 기대치 정의 및 커뮤니케이션 설정이 포함됩니다. 프로젝트가 시작되기 전에 이러한 것들이 명확하게 정의되지 않으면 불가피하게 문제가 발생할 수 있습니다.

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프로젝트 팀을 만드는 3가지 주요 단계

앞서 말했듯이 프로젝트 팀을 구성하는 것은 프로젝트와 조직 구조에 따라 다르게 보일 것입니다. 이를 염두에 두고 다음은 팀을 구성할 때 집중할 수 있는 보편적으로 유용한 몇 가지 세부 정보입니다.

1. 부서 간 요구 사항 고려: 많은 프로젝트에서 결과물을 달성하기 위해 여러 부서가 함께 작업해야 합니다. 프로젝트 팀 구조 내에서 관련된 각 부서는 해당 부서의 개인 팀을 관리하는 리더가 지휘해야 합니다. 따라서 팀을 구성하는 핵심에 들어가기 전에 어떤 부서를 참여시키고 누가 그들을 이끌 것인지 결정하십시오.
2. 의사 소통 방식 만들기: 프로젝트 팀 구조에는 개인의 계층이 너무 많기 때문에 의사 소통을 원활하게 유지하는 것이 매우 중요합니다. 그렇지 않으면 팀이 서로 다른 목표를 위해 일하는 여러 독립 부서처럼 느껴지기 시작할 것입니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 하는 가장 좋은 방법은 회의의 주기를 설정하고, 상태 보고서를 요구하고, 부서 간 협업 시간 및 기타 여러 아이디어를 예약하는 것입니다.
3. 기대치를 명확하게 정의: 성공을 위한 커뮤니케이션을 설정하고 전체 프로젝트를 원활하게 실행하는 가장 좋은 방법은 기대치를 명확하게 정의하는 것입니다. 가장 성공적인 프로젝트는 기본 규칙을 설정하고 처음부터 기대치를 정의하는 프로젝트 관리자가 주도합니다. 이러한 규칙에는 명확한 경계, 문제가 발생할 경우 취해야 할 조치 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 사항을 서면으로 작성하고 전체 팀이 참조할 수 있는 곳에 문서를 보관하는 것이 좋습니다.

과제를 위해 팀원 기술을 매핑하는 방법

프로젝트 팀 구조의 기반을 마련하고 팀을 구성했으므로 이제 과제를 부여할 차례입니다. 그러나 그렇게 하기 전에 특정 과제를 가장 잘 수행할 수 있는 기술을 가진 사람을 평가하는 것이 매우 유리합니다. 누구에게나 강점과 약점이 있으며 팀원의 강점을 활용하면 결과를 크게 향상시킬 수 있습니다.

어떤 팀원이 과제에 가장 적합한지 알아보려면 프로젝트 관리자나 팀 리더가 모든 사람의 경험과 전문 분야를 파악해야 합니다. 이는 기술 매트릭스를 생성하여 수행됩니다.

스킬 매트릭스란?

기술 매트릭스는 각 팀 구성원의 기술, 경험 및 관심 수준을 수량화하고 설명하는 데 사용되는 표입니다. 프로젝트 관리자 및/또는 팀 리더는 먼저 특정 과제에 대한 팀원의 관심을 측정해야 합니다. 그런 다음 이 관심을 자신의 기술과 비교합니다. 그런 다음 이 비교가 모든 팀 구성원의 기술과 관심을 비교하는 테이블에 추가됩니다.

정확한 매트릭스를 만들려면 개인을 "채점"하는 척도를 만들어야 합니다. 이러한 점수가 모두 하나의 테이블에 표시되면 프로젝트에 가장 적합한 객관적인 결정을 내리는 것이 더 간단합니다. 또한 개인의 관심 대 경험을 기록하고 향후 더 많은 기회를 제공할 수 있는 좋은 기회이기도 합니다.

프로젝트 팀 구조의 이점

프로젝트 팀이 하향식으로 구성되면 질문을 하거나 승인을 받거나 결과를 발표하거나 그 밖의 무엇이든 누구에게 보고해야 하는지 정확히 알 수 있습니다. 어떤 팀원과 협업해야 하는지 혼란이 없습니다.

프로젝트 팀 구조의 또 다른 이점은 전적으로 프로젝트의 요구에 의해 주도된다는 것입니다. 프로젝트마다 요구 사항이 다릅니다. 이러한 유형의 조직 구조는 이러한 요구 사항에 맞게 조정됩니다. 그렇다고 해서 프로젝트 팀 구조가 항상 올바른 선택이라는 것은 아닙니다. 주의해야 할 잠재적인 함정이 있습니다.

프로젝트 팀 구조의 함정

위에서 우리는 프로젝트 팀 구조가 특정 프로젝트의 필요에 따라 어떻게 결정되는지 논의했습니다. 이것은 좋은 일이지만 낭비를 초래할 수도 있습니다. 어떻게? 각 새 프로젝트를 시작할 때 이전 프로젝트의 구조를 재사용하는 대신 새 프로젝트 팀 구조를 만들어야 합니다.

알아야 할 또 다른 함정은 전체 팀이 분열될 가능성이 있다는 것입니다. 프로젝트 관리자가 주의를 기울이지 않으면 리더 간의 의사소통이 단절될 수 있습니다. 이런 일이 발생하면 협업이 갑자기 중단되고 팀원들이 서로의 발을 밟기 시작합니다.

팀 협업을 개선하는 방법

팀 협업을 개선하는 것은 말처럼 쉽지만 완벽한 협업이 저절로 이루어진다고 가정하는 것은 큰 실수입니다. 성공적인 팀 협업은 사려 깊은 전략과 도전에 대한 적응의 절정입니다. 어디서부터 시작해야 하는지 스스로에게 묻는다면 이 세 가지 팁을 고려하십시오.

• 올바른 유형의 프로젝트 조직 구조 선택: 우리는 프로젝트 팀 구조의 내부 작동 및 이점에 대해 이야기했지만 이것이 모든 팀 또는 프로젝트에 적합하다는 의미는 아닙니다. 사실 협업이 큰 이슈가 된다면 한 발 물러서서 구조조정을 고려해야 할 때일 수도 있다. 100% 완벽하게 작동하는 "황금" 조직 구조는 없습니다.
• 의사소통 계획 수립: 공동 작업을 개선하기 위한 첫 번째 단계 중 하나는 모든 사람이 한 페이지에 모이도록 하는 것입니다. 프로젝트 팀 구조 내에서 이는 다른 팀이 모두 작업할 동일한 정보를 갖고 질문하고 아이디어를 표현하는 등 서로 의사 소통하는 방법을 정확히 알고 있는지 확인하는 것을 의미합니다. 이 경우 프로젝트가 구성됩니다. 다양한 팀과 팀 리더의 커뮤니케이션 계획을 통해 모든 사람이 함께 일하는 방법을 정확히 알 수 있습니다.
• 스마트 팀 관리 솔루션 선택: 팀은 매일 성장하고 있지만 그렇다고 해서 모두가 같은 사무실에 가는 것은 아닙니다. 팀 관리 도구는 다른 부서 또는 다른 시간대의 개인으로 구성된 현대적인 팀에 권한을 부여하기 위해 만들어졌습니다. 이러한 진화 때문에 협업과 커뮤니케이션을 그 어느 때보다 쉽게 ​​만들어 주는 기술이 필요합니다. 팀 관리 도구는 모든 사람이 협업하고 다른 사람들이 작업 중인 내용을 볼 수 있는 디지털 공간을 만듭니다.

ProjectManager는 프로젝트 팀을 향상시킵니다.

ProjectManager는 가장 스마트한 팀 관리 솔루션을 제공하여 팀의 모든 사람을 연결하고 협업을 개선하고 혼란을 줄입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어의 모든 측면은 프로젝트 팀을 염두에 두고 구축되었으며 작업, Gantt 차트 등과 같이 필요한 모든 것에 대해 쉽게 협업할 수 있도록 했습니다.

질문에 적합한 사람을 알아야 합니까? 팀 페이지를 사용하여 팀의 모든 사람이 무엇을 하고 있고 누가 답을 가지고 있는지 확인하십시오. 그리고 프로젝트를 위해 새 팀을 구성할 때 부서로 분류된 명단 또는 개인을 보거나 특정 기술에 따라 개인을 필터링합니다.

"드림 팀"을 구성했다면 길고 지저분한 이메일 체인보다 댓글과 태그를 통해 커뮤니케이션하세요. 댓글에서 멘션되면 알림과 이메일을 받게 되므로 질문이나 업데이트를 놓치지 마세요.

ProjectManager는 사무실 또는 분산된 팀을 위한 완벽한 도구입니다. 계획에서 프로젝트 팀 구성, 실행, 모니터링 및 보고에 이르기까지 프로젝트를 수행할 수 있는 기능이 있습니다. 지금 ProjectManager를 무료로 사용해 보고 당사 소프트웨어가 가상 팀을 관리하고 지원하는 데 어떻게 도움이 되는지 직접 확인하십시오.