Cum se formează o echipă de proiect

Proiectele, indiferent de dimensiune și amploare, sunt complexe. Dacă nu ar fi, ar putea la fel de bine să fie doar sarcini pe o listă de lucruri de făcut. Din fericire, planificarea proiectelor este un efort de echipă - pentru fiecare proiect, există o echipă de proiect care lucrează împreună pentru a face livrabilele să devină realitate.

Cum se unesc aceste echipe? Nu pe cont propriu! Există multe modalități de a forma echipe de proiect și mulți factori de luat în considerare.

Ce este o echipă de proiect?

O echipă de proiect este compusă din indivizi care lucrează împreună pentru un obiectiv comun. Acestea pot include directori, un manager de proiect, lideri de echipă din diferite departamente și membri ai echipei. Modul în care funcționează această echipă depinde de modul în care este organizată, care poate lua forma diferitelor structuri organizatorice ale proiectului.

În cadrul unei structuri tipice de echipă de proiect, proiectele sunt conduse de managerul de proiect, deși pot fi conduse și de un director căruia îi raportează managerul de proiect. Caracteristica cheie a acestui tip de echipă este că toată lumea raportează managerului de proiect sau altui individ aflat în vârful lanțului de comandă.

Managerul de proiect gestionează adesea proiectul, echipa și toate sarcinile aferente în software-ul de management de proiect. În mod ideal, software-ul de gestionare a proiectelor permite colaborarea în echipă, precum și planificarea, astfel încât echipele să poată fi la cel mai bun grad, ca și în cazul ProjectManager.

Care este structura echipei de proiect?

O structură de echipă de proiect este un tip de structură organizatorică a proiectului în care proiectul este condus de un singur manager de proiect cu control total asupra întregului proiect. Managerul de proiect creează un plan și un program de proiect, formează o echipă, atribuie sarcini și responsabilități și supraveghează proiectul la fiecare pas. Din acest motiv, caracterizăm acest tip de structură drept „proiectată”, deoarece structura echipei este condusă de cerințele proiectului individual.

Imaginați-vă un lanț alimentar. Managerul de proiect este în vârf, iar diverși membri ai echipei alcătuiesc diferitele niveluri. Al doilea nivel al „lanțului alimentar” este condus de o mână de lideri, fiecare având propriul accent (șef de marketing, șef de produs, șef de vânzări etc.).

Sub fiecare lider, următorul nivel este format dintr-un grup de membri ai echipei. De exemplu, nivelul de sub un lider de marketing poate fi alcătuit dintr-un scriitor de conținut, un editor, un manager de e-mail etc. Acești membri ai echipei raportează liderilor respectivi, iar liderii raportează managerului de proiect din partea de sus.

Gestionarea tuturor membrilor echipei poate fi puțin copleșitoare, dar nu trebuie să fie așa. Astăzi, majoritatea managerilor de proiect folosesc software de planificare a proiectelor, cum ar fi ProjectManager, pentru a-și gestiona echipele, pentru a automatiza fluxurile de lucru și pentru a colabora cu membrii echipei în timp real.

Cum se formează o echipă de proiect

Adunarea unei echipe de proiect înseamnă la fel de mult despre selectarea membrilor echipei, pe cât de concretizează structura organizatorică a proiectului. Indiferent de structura organizatorică pe care o alegeți, aceasta presupune stabilirea de reguli și proceduri, definirea așteptărilor și stabilirea comunicării. Dacă aceste lucruri nu sunt clar definite înainte de începerea proiectului, ele vor duce inevitabil la probleme pe viitor.

Înrudit: șablon gratuit pentru Carta echipei

Trei pași cheie pentru a crea o echipă de proiect

După cum am spus, asamblarea unei echipe de proiect va arăta diferit în funcție de proiect și de structura organizațională. Având în vedere acest lucru, iată câteva detalii universal utile pe care să vă concentrați atunci când vă pregătiți echipa.

1. Luați în considerare nevoile interdepartamentale: multe proiecte necesită mai multe departamente să lucreze împreună pentru a obține rezultate. În cadrul structurii echipei de proiect, fiecare departament implicat ar trebui să fie condus de un lider care conduce o echipă de persoane din departamentul lor. Așadar, înainte de a intra în esențialul adunării echipei, decideți ce departamente să implicați și cine le va conduce.
2. Creați practici de comunicare: Deoarece structura echipei de proiect implică atât de multe niveluri de indivizi, este extrem de important să mențineți comunicarea fluidă. În caz contrar, echipa va începe să se simtă ca niște departamente multiple, independente, care lucrează pentru obiective diferite. Cel mai bun mod de a preveni acest lucru este stabilirea unei cadențe pentru întâlniri, solicitarea de rapoarte de stare, programarea timpului de colaborare interdepartamentală și orice număr de alte idei.
3. Definiți clar așteptările: cel mai bun mod de a stabili comunicarea pentru succes și de a menține întregul proiect să funcționeze fără probleme este definirea clară a așteptărilor. Cele mai de succes proiecte sunt conduse de manageri de proiect care stabilesc regulile de bază și definesc așteptările de la început. Aceste reguli pot include, de asemenea, limite clare, ce pași să ia dacă ceva nu merge bine și multe altele. Vă recomandăm să mergeți atât de departe încât să puneți aceste lucruri în scris și să păstrați documentul undeva la care întreaga echipă poate face referire.

Cum să mapați abilitățile membrilor echipei pentru sarcini

Acum că ați pus bazele structurii echipei de proiect și ați asamblat echipa, este timpul să începeți să oferiți sarcini. Dar, înainte de a face acest lucru, este extrem de avantajos să evaluezi cine are abilitățile pentru a-și asuma cel mai bine anumite sarcini. Toată lumea are puncte forte și puncte slabe, iar jocul cu punctele forte ale unui membru al echipei poate îmbunătăți semnificativ rezultatele.

Pentru a afla care membri ai echipei se potrivesc cel mai bine pentru misiuni, un manager de proiect sau un lider de echipă trebuie să analizeze experiența și specialitățile fiecăruia. Acest lucru se realizează prin crearea unei matrice de competențe.

Ce este o matrice de competențe?

O matrice de abilități este un tabel folosit pentru a cuantifica și a ilustra abilitățile, experiența și nivelul de interes ale fiecărui membru al echipei. Managerul de proiect și/sau liderul echipei trebuie mai întâi să evalueze interesul unui membru al echipei pentru o anumită misiune. Acest interes este apoi comparat cu abilitățile lor. Apoi, această comparație este adăugată la un tabel care compară abilitățile și interesele tuturor membrilor echipei.

Pentru a face o matrice precisă, trebuie să creați o scală pentru a „punta” indivizi. Când toate aceste scoruri sunt afișate într-un singur tabel, este mai simplu să luați decizii obiective care sunt cele mai bune pentru proiect. Este, de asemenea, o oportunitate excelentă de a lua notă de interesele unui individ față de experiența sa și, poate, de a le oferi mai multe oportunități în viitor.

Beneficiile unei structuri de echipă de proiect

Când o echipă de proiect este structurată de sus în jos, toată lumea știe exact cui să raporteze, fie că este să pună întrebări, să obțină aprobare, să prezinte rezultate sau orice altceva. Nu există nicio confuzie cu privire la membrii echipei cu care să colaboreze.

Un alt avantaj al structurii unei echipe de proiect este că este condusă în întregime de nevoile proiectului. Proiectele diferite au cerințe diferite. Acest tip de structură organizațională este personalizată pentru aceste cerințe. Acum, asta nu înseamnă că o structură de echipă de proiect este întotdeauna alegerea potrivită. Există potențiale capcane de care trebuie să fii conștient.

Capcanele unei structuri de echipă de proiect

Mai sus am discutat cum structurile echipei de proiect sunt determinate de nevoile proiectului specific. Deși acest lucru poate fi un lucru grozav, poate duce și la risipă. Cum? La începutul fiecărui proiect nou, trebuie creată o nouă structură de echipă de proiect, mai degrabă decât reutilizarea unei structuri din proiectele anterioare.

O altă capcană de care trebuie să fii conștient este potențialul ca întreaga echipă să devină dezarticulată. Dacă managerul de proiect nu este atent, comunicarea dintre lideri se poate destrama. Când se întâmplă acest lucru, colaborarea se oprește zgomotos, iar membrii echipei încep să se calce unul pe celălalt.

Cum să îmbunătățiți colaborarea în echipă

Îmbunătățirea colaborării în echipă este mai ușor de spus decât de făcut și să presupunem că colaborarea perfectă se întâmplă de la sine este o mare greșeală. Colaborarea de succes în echipă este punctul culminant al strategiilor bine gândite și al adaptării la provocări. Dacă vă întrebați de unde să începeți, luați în considerare aceste trei sfaturi.

• Alegeți tipul potrivit de structură organizațională a proiectului: am vorbit despre funcționarea interioară și despre beneficiile unei structuri de echipă de proiect, dar asta nu înseamnă că este potrivită pentru fiecare echipă sau proiect. De fapt, dacă colaborarea devine o problemă importantă, poate fi timpul să facem un pas înapoi și să luăm în considerare restructurarea. Nu există o structură organizațională „de aur” care să funcționeze perfect, sută la sută din timp.
• Creați un plan de comunicare: Unul dintre primii pași către îmbunătățirea colaborării este ca toată lumea să fie pe aceeași pagină. În cadrul unei structuri de echipă de proiect, aceasta înseamnă să vă asigurați că echipele diferite au aceleași informații cu care să lucreze și știu exact cum să comunice între ele pentru a pune întrebări, a exprima idei etc. Când acesta este cazul, proiectul este alcătuit din diferite echipe și lideri de echipă, un plan de comunicare îi permite tuturor să știe exact cum să lucreze împreună.
• Alegeți soluții inteligente de management al echipelor: echipele cresc în fiecare zi, dar asta nu înseamnă că mergem cu toții la același birou. Instrumentele de management al echipei au fost create pentru a împuternici echipa modernă - formată din indivizi din diferite departamente sau chiar diferite fusuri orare. Din cauza acestei evoluții, avem nevoie de tehnologie care face colaborarea și comunicarea mai ușoare ca niciodată. Instrumentele de management al echipei creează un spațiu digital în care toată lumea să colaboreze și să vadă la ce lucrează alții.

ProjectManager Îmbunătățește echipa de proiect

ProjectManager oferă cele mai inteligente soluții de management de echipă din jur, conectând toți cei din echipă, îmbunătățind colaborarea și reducând confuzia. Fiecare aspect al software-ului nostru de gestionare a proiectelor a fost creat având în vedere echipele de proiect și am facilitat colaborarea la orice și tot ce aveți nevoie, cum ar fi sarcini, diagrame Gantt și multe altele.

Trebuie să cunoașteți persoana potrivită pentru a pune o întrebare? Utilizați pagina Echipa pentru a vedea la ce lucrează toată lumea din echipa dvs. și cine ar putea avea răspunsul. Și când construiești o nouă echipă pentru un proiect, vezi o listă sau persoane împărțite în departamente sau filtrează persoanele după anumite abilități.

După ce v-ați construit „echipa de vis”, comunicați prin comentarii și etichete, mai degrabă decât prin lanțuri de e-mail lungi și dezordonate. Când ești menționat într-un comentariu, vei primi o notificare și un e-mail, astfel încât să nu ratezi nicio întrebare sau o actualizare.

ProjectManager este instrumentul perfect pentru echipele din birou sau distribuite. Există caracteristici care vă pot duce proiectul de la planificare la formarea unei echipe de proiect, până la execuție, monitorizare și raportare. Vedeți singur cum software-ul nostru vă poate ajuta să vă gestionați și să vă susțineți echipele virtuale astăzi, încercând gratuit ProjectManager.