So stellen Sie ein Projektteam zusammen

Projekte, unabhängig von Größe und Umfang, sind komplex. Wenn sie es nicht wären, könnten sie genauso gut nur Aufgaben auf einer To-do-Liste sein. Glücklicherweise ist die Projektplanung eine Teamleistung – für jedes Projekt gibt es ein Projektteam, das zusammenarbeitet, um die Ergebnisse Wirklichkeit werden zu lassen.

Wie kommen diese Teams zusammen? Nicht alleine! Es gibt viele Möglichkeiten, Projektteams zu bilden und viele Faktoren zu berücksichtigen.

Was ist ein Projektteam?

Ein Projektteam besteht aus Personen, die gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Dies können Führungskräfte, ein Projektmanager, Teamleiter aus verschiedenen Abteilungen und Teammitglieder sein. Wie dieses Team arbeitet, hängt von seiner Organisation ab, die die Form verschiedener Projektorganisationsstrukturen annehmen kann.

Innerhalb einer typischen Projektteamstruktur werden Projekte vom Projektmanager geleitet, können aber auch von einer Führungskraft geleitet werden, der der Projektmanager unterstellt ist. Das Hauptmerkmal dieser Art von Team ist, dass jeder dem Projektmanager oder einer anderen Person an der Spitze der Befehlskette unterstellt ist.

Der Projektmanager verwaltet häufig das Projekt, das Team und alle damit verbundenen Aufgaben in einer Projektmanagement-Software. Im Idealfall ermöglicht eine Projektmanagement-Software sowohl die Teamzusammenarbeit als auch die Planung, sodass Teams wie mit ProjectManager ihr Bestes geben können.

Was ist die Projektteamstruktur?

Eine Projektteamstruktur ist eine Art Projektorganisationsstruktur, in der das Projekt von einem Projektmanager mit vollständiger Kontrolle über das gesamte Projekt geleitet wird. Der Projektmanager erstellt einen Projektplan und Zeitplan, stellt ein Team zusammen, weist Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu und überwacht das Projekt bei jedem Schritt. Aus diesem Grund bezeichnen wir diese Art von Struktur als „projektiert“, da die Struktur des Teams von den Anforderungen des einzelnen Projekts bestimmt wird.

Stellen Sie sich eine Nahrungskette vor. Der Projektleiter steht an der Spitze, und verschiedene Teammitglieder bilden die verschiedenen Ebenen. Die zweite Stufe der „Lebensmittelkette“ wird von einer Handvoll Führungskräften mit jeweils eigenen Schwerpunkten (Marketingleiter, Produktleiter, Vertriebsleiter usw.) geführt.

Unter jedem Leiter besteht die nächste Stufe aus einer Gruppe von Teammitgliedern. Beispielsweise könnte die Ebene unterhalb eines Marketingleiters aus einem Inhaltsautor, einem Redakteur, einem E-Mail-Manager usw. bestehen. Diese Teammitglieder berichten an ihre jeweiligen Leiter, und die Leiter berichten an den Projektmanager an der Spitze.

Die Verwaltung all Ihrer Teammitglieder kann ein wenig überwältigend sein, muss aber nicht so sein. Heutzutage verwenden die meisten Projektmanager Projektplanungssoftware wie ProjectManager, um ihre Teams zu verwalten, Arbeitsabläufe zu automatisieren und mit Teammitgliedern in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

So stellen Sie ein Projektteam zusammen

Bei der Zusammenstellung eines Projektteams geht es ebenso um die Auswahl der Teammitglieder wie um die Ausgestaltung der Projektorganisationsstruktur. Unabhängig von der gewählten Organisationsstruktur müssen dazu Regeln und Verfahren aufgestellt, Erwartungen definiert und Kommunikation hergestellt werden. Wenn diese Dinge vor Beginn des Projekts nicht klar definiert sind, werden sie später unweigerlich zu Problemen führen.

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Drei wichtige Schritte zum Erstellen eines Projektteams

Wie gesagt, die Zusammenstellung eines Projektteams sieht je nach Projekt- und Organisationsstruktur unterschiedlich aus. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier ein paar allgemein hilfreiche Details, auf die Sie sich bei der Zusammenstellung Ihres Teams konzentrieren sollten.

1. Berücksichtigen Sie abteilungsübergreifende Anforderungen: Viele Projekte erfordern die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, um Ergebnisse zu erzielen. Innerhalb der Projektteamstruktur sollte jede beteiligte Abteilung von einem Leiter geleitet werden, der ein Team von Einzelpersonen in seiner Abteilung leitet. Bevor Sie sich also an die Zusammenstellung des Teams machen, entscheiden Sie, welche Abteilungen Sie einbeziehen und wer sie leiten wird.
2. Erstellen Sie Kommunikationspraktiken: Da die Struktur des Projektteams so viele Ebenen von Einzelpersonen umfasst, ist es äußerst wichtig, die Kommunikation flüssig zu halten. Andernfalls fühlt sich das Team wie mehrere unabhängige Abteilungen an, die auf unterschiedliche Ziele hinarbeiten. Der beste Weg, dies zu verhindern, besteht darin, eine Kadenz für Besprechungen festzulegen, Statusberichte anzufordern, Zeit für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu planen und eine Reihe anderer Ideen.
3. Erwartungen klar definieren: Der beste Weg, die Kommunikation auf Erfolgskurs zu bringen und den reibungslosen Ablauf des gesamten Projekts zu gewährleisten, ist die klare Definition der Erwartungen. Die erfolgreichsten Projekte werden von Projektmanagern geleitet, die von Anfang an Grundregeln festlegen und Erwartungen definieren. Diese Regeln können auch klare Grenzen beinhalten, welche Schritte zu unternehmen sind, wenn etwas schief geht und mehr. Wir empfehlen, diese Dinge schriftlich festzuhalten und das Dokument an einem Ort aufzubewahren, an dem das gesamte Team nachschlagen kann.

So ordnen Sie die Fähigkeiten von Teammitgliedern Aufgaben zu

Nachdem Sie nun den Grundstein für Ihre Projektteamstruktur gelegt und das Team zusammengestellt haben, ist es an der Zeit, Aufgaben zu erteilen. Bevor Sie dies tun, ist es jedoch äußerst vorteilhaft, zu beurteilen, wer über die Fähigkeiten verfügt, bestimmte Aufgaben am besten zu übernehmen. Jeder hat Stärken und Schwächen, und das Ausspielen der Stärken eines Teammitglieds kann die Ergebnisse erheblich verbessern.

Um zu erfahren, welche Teammitglieder am besten für Aufgaben geeignet sind, muss ein Projektmanager oder Teamleiter eine Bestandsaufnahme der Erfahrungen und Spezialgebiete aller machen. Dies geschieht durch die Erstellung einer Kompetenzmatrix.

Was ist eine Kompetenzmatrix?

Eine Kompetenzmatrix ist eine Tabelle, die verwendet wird, um die Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen jedes Teammitglieds zu quantifizieren und zu veranschaulichen. Der Projektmanager und/oder Teamleiter muss zunächst das Interesse eines Teammitglieds an einer bestimmten Aufgabe einschätzen. Dieses Interesse wird dann mit ihren Fähigkeiten verglichen. Anschließend wird dieser Vergleich zu einer Tabelle hinzugefügt, in der die Fähigkeiten und Interessen aller Teammitglieder verglichen werden.

Um eine genaue Matrix zu erstellen, müssen Sie eine Skala erstellen, um Personen zu „bewerten“. Wenn diese Bewertungen alle in einer Tabelle angezeigt werden, ist es einfacher, objektive Entscheidungen zu treffen, die für das Projekt am besten sind. Es ist auch eine ausgezeichnete Gelegenheit, die Interessen einer Person im Vergleich zu ihrer Erfahrung zur Kenntnis zu nehmen und ihr vielleicht in Zukunft mehr Möglichkeiten zu bieten.

Vorteile einer Projektteamstruktur

Wenn ein Projektteam von oben nach unten aufgebaut ist, weiß jeder genau, wem er Bericht erstatten muss, sei es, um Fragen zu stellen, Genehmigungen einzuholen, Ergebnisse zu präsentieren oder irgendetwas anderes. Es gibt keine Verwirrung darüber, mit welchen Teammitgliedern zusammengearbeitet werden soll.

Ein weiterer Vorteil einer Projektteamstruktur besteht darin, dass sie vollständig von den Anforderungen des Projekts bestimmt wird. Unterschiedliche Projekte haben unterschiedliche Anforderungen. Diese Art der Organisationsstruktur ist auf diese Anforderungen maßgeschneidert. Das heißt aber nicht, dass eine Projektteamstruktur immer die richtige Wahl ist. Es gibt mögliche Fallstricke, die es zu beachten gilt.

Fallstricke einer Projektteamstruktur

Oben haben wir diskutiert, wie Projektteamstrukturen durch die Bedürfnisse des spezifischen Projekts bestimmt werden. Das kann zwar eine tolle Sache sein, aber auch zu Verschwendung führen. Wie? Zu Beginn jedes neuen Projekts muss eine neue Projektteamstruktur erstellt werden, anstatt eine Struktur aus früheren Projekten wiederzuverwenden.

Eine weitere zu beachtende Falle ist das Potenzial für das gesamte Team, unzusammenhängend zu werden. Wenn der Projektmanager nicht aufpasst, kann die Kommunikation zwischen den Führungskräften scheitern. Wenn dies passiert, kommt die Zusammenarbeit zum Erliegen und die Teammitglieder fangen an, sich gegenseitig auf die Füße zu treten.

So verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team

Die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team ist leichter gesagt als getan, und anzunehmen, dass eine perfekte Zusammenarbeit ganz von selbst geschieht, ist ein großer Fehler. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist der Höhepunkt durchdachter Strategien und der Anpassung an Herausforderungen. Wenn Sie sich fragen, wo Sie anfangen sollen, beachten Sie diese drei Tipps.

• Wählen Sie die richtige Art der Projektorganisationsstruktur: Wir haben über das Innenleben und die Vorteile einer Projektteamstruktur gesprochen, aber das bedeutet nicht, dass sie für jedes Team oder Projekt geeignet ist. Wenn die Zusammenarbeit zu einem großen Problem wird, ist es möglicherweise an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und eine Umstrukturierung in Betracht zu ziehen. Es gibt keine „goldene“ Organisationsstruktur, die hundertprozentig perfekt funktioniert.
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: Einer der ersten Schritte zur Verbesserung der Zusammenarbeit besteht darin, alle auf dieselbe Seite zu bringen. Innerhalb einer Projektteamstruktur bedeutet dies sicherzustellen, dass verschiedene Teams alle über die gleichen Informationen verfügen, mit denen sie arbeiten können, und genau wissen, wie sie miteinander kommunizieren können, um Fragen zu stellen, Ideen auszudrücken usw. Wenn dies der Fall ist und das Projekt abgeschlossen ist von verschiedenen Teams und Teamleitern, ein Kommunikationsplan lässt alle genau wissen, wie sie zusammenarbeiten sollen.
• Entscheiden Sie sich für intelligente Team-Management-Lösungen: Teams wachsen jeden Tag, aber das bedeutet nicht, dass wir alle in dasselbe Büro gehen. Teammanagement-Tools wurden entwickelt, um das moderne Team zu stärken – bestehend aus Personen in verschiedenen Abteilungen oder sogar verschiedenen Zeitzonen. Aufgrund dieser Entwicklung brauchen wir Technologien, die Zusammenarbeit und Kommunikation einfacher denn je machen. Teammanagement-Tools schaffen einen digitalen Raum, in dem alle zusammenarbeiten und sehen können, woran andere arbeiten.

ProjectManager macht Ihr Projektteam besser

ProjectManager bietet die intelligentesten Teammanagement-Lösungen, die alle im Team verbinden, die Zusammenarbeit verbessern und Verwirrung vermeiden. Jeder Aspekt unserer Projektmanagement-Software wurde mit Blick auf Projektteams entwickelt, und wir haben die Zusammenarbeit an allem, was Sie brauchen, wie Aufgaben, Gantt-Diagramme und mehr, einfach gemacht.

Sie müssen die richtige Person kennen, um eine Frage zu stellen? Verwenden Sie die Team-Seite, um zu sehen, woran alle in Ihrem Team arbeiten und wer möglicherweise die Antwort hat. Und wenn Sie ein neues Team für ein Projekt aufbauen, sehen Sie sich einen Dienstplan oder Personen an, die in Abteilungen aufgeschlüsselt sind, oder filtern Sie Personen nach bestimmten Fähigkeiten.

Wenn Sie Ihr „Dream Team“ aufgebaut haben, kommunizieren Sie über Kommentare und Tags, anstatt über lange, chaotische E-Mail-Ketten. Wenn Sie in einem Kommentar erwähnt werden, erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine E-Mail, damit Sie keine Frage oder Aktualisierung verpassen.

ProjectManager ist das perfekte Tool für interne oder verteilte Teams. Es gibt Funktionen, die Ihr Projekt von der Planung über die Zusammenstellung eines Projektteams bis hin zur Ausführung, Überwachung und Berichterstattung führen können. Überzeugen Sie sich selbst, wie unsere Software Ihnen helfen kann, Ihre virtuellen Teams noch heute zu verwalten und zu unterstützen, indem Sie ProjectManager kostenlos testen.