Come assemblare un team di progetto

I progetti, indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata, sono complessi. Se non lo fossero, potrebbero anche essere solo attività in una lista di cose da fare. Fortunatamente, la pianificazione del progetto è un lavoro di squadra: per ogni progetto, c'è un team di progetto che lavora insieme per trasformare i risultati in realtà.

Come si uniscono queste squadre? Non da soli! Esistono molti modi per formare team di progetto e molti fattori di cui tenere conto.

Che cos'è un team di progetto?

Un team di progetto è composto da individui che lavorano insieme verso un obiettivo comune. Questo può includere dirigenti, un project manager, team leader di diversi dipartimenti e membri del team. Il modo in cui opera questo team dipende da come è organizzato, che può assumere la forma di diverse strutture organizzative del progetto.

All'interno di una tipica struttura del team di progetto, i progetti sono diretti dal project manager, sebbene possano anche essere guidati da un dirigente a cui il project manager fa capo. La caratteristica fondamentale di questo tipo di team è che ognuno riporta al project manager oa un altro individuo in cima alla catena di comando.

Il project manager gestisce spesso il progetto, il team e tutte le attività correlate nel software di project management. Idealmente, il software di gestione dei progetti consente la collaborazione e la pianificazione del team, in modo che i team possano dare il meglio di sé, come con ProjectManager.

Qual è la struttura del team di progetto?

Una struttura del team di progetto è un tipo di struttura organizzativa del progetto in cui il progetto è guidato da un project manager con il controllo totale dell'intero progetto. Il project manager crea un piano e una pianificazione del progetto, assembla un team, assegna compiti e responsabilità e supervisiona il progetto in ogni fase del processo. Per questo definiamo questo tipo di struttura come “progettata” perché la struttura del team è guidata dalle esigenze del singolo progetto.

Immagina una catena alimentare. Il project manager è al vertice e vari membri del team compongono i diversi livelli. Il secondo livello della "catena alimentare" è guidato da una manciata di leader, ciascuno con il proprio obiettivo (responsabile marketing, responsabile prodotto, responsabile vendite, ecc.).

Sotto ogni leader, il livello successivo è composto da un gruppo di membri del team. Ad esempio, il livello inferiore a un leader di marketing potrebbe essere composto da uno scrittore di contenuti, un editore, un gestore di posta elettronica, ecc. Questi membri del team riferiscono ai rispettivi leader e i leader riferiscono al project manager in alto.

Gestire tutti i membri del tuo team può essere un po' opprimente, ma non deve essere così. Oggi, la maggior parte dei project manager utilizza software di pianificazione dei progetti come ProjectManager per gestire i propri team, automatizzare i flussi di lavoro e collaborare con i membri del team in tempo reale.

Come assemblare un team di progetto

La formazione di un team di progetto riguarda tanto la selezione dei membri del team quanto il potenziamento della struttura organizzativa del progetto. Indipendentemente dalla struttura organizzativa scelta, ciò comporta l'impostazione di regole e procedure, la definizione delle aspettative e la definizione della comunicazione. Se queste cose non sono chiaramente definite prima dell'inizio del progetto, inevitabilmente porteranno a problemi lungo la strada.

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Tre passaggi chiave per creare un team di progetto

Come abbiamo detto, assemblare un team di progetto avrà un aspetto diverso a seconda del progetto e della struttura organizzativa. Con questo in mente, ecco alcuni dettagli universalmente utili su cui concentrarsi quando si mette insieme la propria squadra.

1. Considera le esigenze interdipartimentali: molti progetti richiedono la collaborazione di più dipartimenti per ottenere risultati. All'interno della struttura del team di progetto, ogni dipartimento coinvolto dovrebbe essere guidato da un leader che gestisce un team di individui nel proprio dipartimento. Quindi, prima di entrare nel nocciolo della questione di assemblare la squadra, decidi quali dipartimenti coinvolgere e chi li guiderà.
2. Creare pratiche di comunicazione: poiché la struttura del team di progetto coinvolge così tanti livelli di individui, è estremamente importante mantenere la comunicazione fluida. Altrimenti, il team inizierà a sentirsi come più reparti indipendenti che lavorano verso obiettivi diversi. Il modo migliore per evitare che ciò accada è impostare una cadenza per le riunioni, richiedere rapporti sullo stato, programmare il tempo di collaborazione interdipartimentale e un numero qualsiasi di altre idee.
3. Definire chiaramente le aspettative: il modo migliore per impostare la comunicazione per il successo e mantenere l'intero progetto in esecuzione senza intoppi è definire chiaramente le aspettative. I progetti di maggior successo sono guidati da project manager che stabiliscono regole di base e definiscono le aspettative fin dall'inizio. Queste regole possono anche includere confini chiari, quali passi intraprendere se qualcosa va storto e altro ancora. Raccomandiamo di arrivare al punto di mettere queste cose per iscritto e di conservare il documento in un punto in cui l'intero team può fare riferimento.

Come mappare le abilità dei membri del team per gli incarichi

Ora che hai gettato le basi della struttura del tuo team di progetto e assemblato il team, è tempo di iniziare a dare incarichi. Ma, prima di farlo, è estremamente vantaggioso valutare chi ha le capacità per affrontare al meglio determinati incarichi. Ognuno ha punti di forza e di debolezza e giocare ai punti di forza di un membro del team può migliorare notevolmente i risultati.

Per sapere quali membri del team sono più adatti per gli incarichi, un project manager o un team leader deve fare il punto sull'esperienza e sulle specialità di tutti. Questo viene fatto creando una matrice di abilità.

Che cos'è una matrice delle abilità?

Una matrice delle competenze è una tabella utilizzata per quantificare e illustrare le competenze, l'esperienza e il livello di interesse di ciascun membro del team. Il project manager e/o il team leader devono prima valutare l'interesse di un membro del team per un determinato incarico. Questo interesse viene quindi confrontato con le loro capacità. Quindi, questo confronto viene aggiunto a una tabella che confronta le abilità e gli interessi di tutti i membri del team.

Per creare una matrice accurata, devi creare una scala per "puntare" gli individui. Quando questi punteggi vengono visualizzati tutti in una tabella, è più semplice prendere decisioni obiettive che sono le migliori per il progetto. È anche un'eccellente opportunità per prendere nota degli interessi di un individuo rispetto alla sua esperienza e forse dare loro più opportunità in futuro.

Vantaggi di una struttura del team di progetto

Quando un team di progetto è strutturato in modo top-down, tutti sanno esattamente a chi riferire, che si tratti di porre domande, ottenere approvazione, presentare risultati o qualsiasi altra cosa. Non c'è confusione su con quali membri del team collaborare.

Un altro vantaggio di una struttura di team di progetto è che è interamente guidata dalle esigenze del progetto. Progetti diversi hanno esigenze diverse. Questo tipo di struttura organizzativa è su misura per queste esigenze. Ora, questo non vuol dire che la struttura di un team di progetto sia sempre la scelta giusta. Ci sono potenziali insidie ​​di cui essere consapevoli.

Insidie ​​di una struttura del team di progetto

Sopra abbiamo discusso di come le strutture del team di progetto siano determinate dalle esigenze del progetto specifico. Anche se può essere un'ottima cosa, può anche comportare sprechi. Come? All'inizio di ogni nuovo progetto, è necessario creare una nuova struttura del team di progetto, anziché riutilizzare una struttura dei progetti precedenti.

Un'altra trappola di cui essere consapevoli è la possibilità che l'intera squadra diventi disarticolata. Se il project manager non è attento, la comunicazione tra i leader può andare in pezzi. Quando ciò accade, la collaborazione si interrompe bruscamente e i membri del team iniziano a pestarsi i piedi a vicenda.

Come migliorare la collaborazione in team

Migliorare la collaborazione in team è più facile a dirsi che a farsi e presumere che la perfetta collaborazione avvenga da sola è un grosso errore. Una collaborazione di squadra di successo è il culmine di strategie ponderate e di adattamento alle sfide. Se ti stai chiedendo da dove cominciare, considera questi tre suggerimenti.

• Scegli il tipo giusto di struttura organizzativa del progetto: abbiamo parlato del funzionamento interno e dei vantaggi di una struttura di team di progetto, ma ciò non significa che sia la soluzione giusta per ogni team o progetto. In effetti, se la collaborazione diventa un grosso problema, potrebbe essere il momento di fare un passo indietro e considerare la ristrutturazione. Non esiste una struttura organizzativa "d'oro" che funzioni perfettamente, il cento per cento delle volte.
• Creare un piano di comunicazione: uno dei primi passi per migliorare la collaborazione è mettere tutti d'accordo. All'interno della struttura di un team di progetto, ciò significa assicurarsi che i diversi team abbiano tutti le stesse informazioni con cui lavorare e sappiano esattamente come comunicare tra loro per porre domande, esprimere idee, ecc. Quando questo è il caso e il progetto è composto di vari team e team leader, un piano di comunicazione consente a tutti di sapere esattamente come lavorare insieme.
• Scegli le soluzioni Smart Team Management: i team crescono ogni giorno, ma ciò non significa che andiamo tutti nello stesso ufficio. Gli strumenti di gestione del team sono stati creati per potenziare il team moderno, composto da individui in diversi dipartimenti o anche con fusi orari diversi. A causa di questa evoluzione, abbiamo bisogno di una tecnologia che renda la collaborazione e la comunicazione più facili che mai. Gli strumenti di gestione del team creano uno spazio digitale in cui tutti possono collaborare e vedere a cosa stanno lavorando gli altri.

ProjectManager migliora il tuo team di progetto

ProjectManager offre le soluzioni di gestione del team più intelligenti in circolazione, connettendo tutti i membri del team, migliorando la collaborazione e riducendo la confusione. Ogni aspetto del nostro software di gestione dei progetti è stato creato pensando ai team di progetto e abbiamo semplificato la collaborazione su tutto ciò di cui hai bisogno, come attività, diagrammi di Gantt e altro ancora.

Hai bisogno di conoscere la persona giusta per fare una domanda? Usa la pagina Team per vedere a cosa stanno lavorando tutti i membri del tuo team e chi potrebbe avere la risposta. E quando crei un nuovo team per un progetto, osserva un elenco o più individui suddivisi in dipartimenti o filtra gli individui in base a determinate competenze.

Quando hai creato il tuo "dream team", comunica tramite commenti e tag, piuttosto che lunghe e disordinate catene di posta elettronica. Quando vieni menzionato in un commento, riceverai una notifica e un'e-mail in modo da non perdere mai una domanda o un aggiornamento.

ProjectManager è lo strumento perfetto per i team interni o distribuiti. Ci sono funzionalità che possono portare il tuo progetto dalla pianificazione alla creazione di un team di progetto, all'esecuzione, al monitoraggio e al reporting. Scopri tu stesso come il nostro software può aiutarti a gestire e supportare i tuoi team virtuali oggi provando ProjectManager gratuitamente.