วิธีการประกอบทีมโครงการ

โครงการไม่ว่าขนาดและขอบเขตจะซับซ้อนเพียงใด หากไม่เป็นเช่นนั้น พวกเขาก็อาจเป็นแค่งานในรายการที่ต้องทำ โชคดีที่การวางแผนโครงการเป็นความพยายามของทีม สำหรับทุกโครงการ มีทีมงานโครงการที่ทำงานร่วมกันเพื่อทำให้ผลงานเป็นจริง

ทีมเหล่านี้มารวมกันได้อย่างไร? ไม่ใช่ของตัวเอง! มีหลายวิธีในการสร้างทีมโครงการและปัจจัยหลายอย่างที่ต้องนำมาพิจารณา

ทีมงานโครงการคืออะไร?

ทีมงานโครงการประกอบด้วยบุคคลที่ทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกัน ซึ่งอาจรวมถึงผู้บริหาร ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าทีมจากแผนกต่างๆ และสมาชิกในทีม วิธีการทำงานของทีมนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดระเบียบ ซึ่งสามารถอยู่ในรูปแบบของโครงสร้างองค์กรโครงการที่แตกต่างกัน

ภายในโครงสร้างทีมโครงการทั่วไป โครงการต่างๆ จะถูกนำโดยผู้จัดการโครงการ แม้ว่าจะสามารถนำโดยผู้บริหารที่ผู้จัดการโครงการรายงานได้ก็ตาม ลักษณะสำคัญของทีมประเภทนี้คือทุกคนรายงานต่อผู้จัดการโครงการหรือบุคคลอื่นที่ด้านบนสุดของสายการบังคับบัญชา

ผู้จัดการโครงการมักจะจัดการโครงการ ทีมงาน และงานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ตามหลักการแล้ว ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันในทีมได้เช่นเดียวกับการวางแผน ดังนั้นทีมจึงสามารถทำงานได้ดีที่สุด เช่นเดียวกับ ProjectManager

โครงสร้างทีมโครงการคืออะไร?

โครงสร้างทีมโครงการเป็นโครงสร้างองค์กรของโครงการประเภทหนึ่งซึ่งโครงการนำโดยผู้จัดการโครงการหนึ่งคนพร้อมการควบคุมทั้งหมดสำหรับโครงการทั้งหมด ผู้จัดการโครงการสร้างแผนโครงการและกำหนดการ รวมทีม มอบหมายงานและความรับผิดชอบ และดูแลโครงการทุกขั้นตอน ด้วยเหตุผลนี้ เราจึงกำหนดลักษณะโครงสร้างประเภทนี้เป็น "โครงงาน" เนื่องจากโครงสร้างของทีมถูกขับเคลื่อนโดยความต้องการของแต่ละโครงการ

ลองนึกภาพห่วงโซ่อาหาร ผู้จัดการโครงการอยู่ที่ด้านบนสุด และสมาชิกในทีมหลายคนประกอบขึ้นเป็นระดับต่างๆ ระดับที่สองของ "ห่วงโซ่อาหาร" นำโดยผู้นำจำนวนหนึ่ง ซึ่งแต่ละคนมีเป้าหมายของตนเอง (หัวหน้าฝ่ายการตลาด หัวหน้าฝ่ายผลิตภัณฑ์ หัวหน้าฝ่ายขาย ฯลฯ)

ด้านล่างผู้นำแต่ละคน ระดับถัดไปประกอบด้วยกลุ่มสมาชิกในทีม ตัวอย่างเช่น ระดับที่ต่ำกว่าผู้นำการตลาดอาจประกอบด้วยผู้เขียนเนื้อหา บรรณาธิการ ผู้จัดการอีเมล ฯลฯ สมาชิกในทีมเหล่านี้จะรายงานต่อผู้นำของตน และผู้นำรายงานต่อผู้จัดการโครงการที่ด้านบน

การจัดการสมาชิกในทีมทั้งหมดของคุณอาจเป็นเรื่องยาก แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น ในปัจจุบัน ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการ เช่น ProjectManager เพื่อจัดการทีมของตน ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ และทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมแบบเรียลไทม์

วิธีการประกอบทีมโครงการ

การประกอบทีมโครงการเป็นเพียงการเลือกสมาชิกในทีมมากพอๆ กับการสร้างโครงสร้างองค์กรของโครงการ ไม่ว่าคุณจะเลือกโครงสร้างองค์กรแบบใด สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการตั้งกฎเกณฑ์และขั้นตอน การกำหนดความคาดหวัง และการสร้างการสื่อสาร หากสิ่งเหล่านี้ไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนก่อนเริ่มโครงการ สิ่งเหล่านี้จะนำไปสู่ปัญหาตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตกฎบัตรของทีมฟรี

สามขั้นตอนสำคัญในการสร้างทีมโครงการ

อย่างที่เรากล่าวไป การประกอบทีมโครงการจะมีลักษณะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับโครงการและโครงสร้างองค์กร เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว ต่อไปนี้คือรายละเอียดที่เป็นประโยชน์ในระดับสากลบางส่วนที่ควรให้ความสำคัญเมื่อรวบรวมทีมของคุณ

1. พิจารณาความต้องการระหว่างแผนก: โครงการจำนวนมากต้องการหลายแผนกเพื่อทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ ภายในโครงสร้างทีมโครงการ แต่ละแผนกที่เกี่ยวข้องควรเป็นหัวหน้าโดยผู้นำที่จัดการทีมของบุคคลในแผนกของตน ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มเรื่องสำคัญในการรวบรวมทีม ให้ตัดสินใจว่าจะมีส่วนร่วมกับแผนกใดและใครจะเป็นผู้นำพวกเขา
2. สร้างแนวทางปฏิบัติในการสื่อสาร: เนื่องจากโครงสร้างทีมโครงการเกี่ยวข้องกับบุคคลหลายระดับ การรักษาให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง มิฉะนั้น ทีมจะเริ่มรู้สึกเหมือนมีหน่วยงานอิสระหลายแผนกที่ทำงานเพื่อเป้าหมายที่แตกต่างกัน วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นคือการกำหนดจังหวะสำหรับการประชุม ต้องการรายงานสถานะ การจัดกำหนดการเวลาการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก และแนวคิดอื่นๆ จำนวนเท่าใดก็ได้
3. กำหนดความคาดหวังอย่างชัดเจน: วิธีที่ดีที่สุดในการตั้งค่าการสื่อสารเพื่อความสำเร็จและทำให้โครงการทั้งหมดดำเนินไปอย่างราบรื่นคือการกำหนดความคาดหวังอย่างชัดเจน โครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดนำโดยผู้จัดการโครงการที่วางกฎพื้นฐานและกำหนดความคาดหวังตั้งแต่เริ่มต้น กฎเหล่านี้อาจรวมถึงขอบเขตที่ชัดเจน สิ่งที่ต้องทำหากมีสิ่งผิดปกติ และอื่นๆ เราขอแนะนำให้คุณเขียนสิ่งเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บเอกสารไว้ในที่ที่ทั้งทีมสามารถอ้างอิงได้

วิธีการแมปทักษะของสมาชิกในทีมสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย

เมื่อคุณได้วางรากฐานของโครงสร้างทีมโครงการและรวบรวมทีมแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มมอบหมายงาน แต่ก่อนที่คุณจะทำเช่นนั้น จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการประเมินว่าใครมีทักษะในการรับงานมอบหมายได้ดีที่สุด ทุกคนมีจุดแข็งและจุดอ่อน และการเล่นกับจุดแข็งของสมาชิกในทีมสามารถปรับปรุงผลลัพธ์ได้อย่างมาก

เพื่อเรียนรู้ว่าสมาชิกในทีมคนใดเหมาะสมที่สุดสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย ผู้จัดการโครงการหรือหัวหน้าทีมจำเป็นต้องรวบรวมประสบการณ์และความเชี่ยวชาญพิเศษของทุกคน ทำได้โดยการสร้างเมทริกซ์ทักษะ

เมทริกซ์ทักษะคืออะไร?

เมทริกซ์ทักษะคือตารางที่ใช้ในการหาจำนวนและแสดงทักษะ ประสบการณ์ และระดับความสนใจของสมาชิกในทีมแต่ละคน ผู้จัดการโครงการและ/หรือหัวหน้าทีมต้องวัดความสนใจของสมาชิกในทีมในงานที่ได้รับมอบหมายก่อน ความสนใจนี้จะเปรียบเทียบกับทักษะของพวกเขา จากนั้น การเปรียบเทียบนี้จะเพิ่มลงในตารางเพื่อเปรียบเทียบทักษะและความสนใจของสมาชิกในทีมทั้งหมด

ในการสร้างเมทริกซ์ที่แม่นยำ คุณต้องสร้างมาตราส่วนเพื่อ "ให้คะแนน" บุคคล เมื่อคะแนนเหล่านี้แสดงในตารางเดียว จะง่ายกว่าในการตัดสินใจที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการ นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการจดบันทึกความสนใจของแต่ละคนกับประสบการณ์ของพวกเขา และอาจให้โอกาสพวกเขามากขึ้นในอนาคต

ประโยชน์ของโครงสร้างทีมโครงการ

เมื่อทีมโครงการมีโครงสร้างแบบบนลงล่าง ทุกคนรู้ดีว่าต้องรายงานใคร ไม่ว่าจะเป็นการถามคำถาม การขออนุมัติ นำเสนอผลงานหรืออะไรก็ตาม ไม่มีความสับสนว่าสมาชิกทีมใดจะทำงานร่วมกัน

ประโยชน์อีกประการของโครงสร้างทีมโครงการคือ ขับเคลื่อนโดยความต้องการของโครงการทั้งหมด โครงการต่าง ๆ มีความต้องการที่แตกต่างกัน โครงสร้างองค์กรประเภทนี้ได้รับการปรับแต่งตามความต้องการเหล่านี้ นั่นไม่ได้หมายความว่าโครงสร้างทีมของโครงการจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเสมอไป มีข้อผิดพลาดที่อาจต้องระวัง

ข้อผิดพลาดของโครงสร้างทีมโครงการ

ข้างต้น เราได้พูดคุยกันถึงวิธีที่โครงสร้างทีมของโครงการถูกกำหนดโดยความต้องการของโครงการเฉพาะ แม้ว่าสิ่งนี้จะเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็สามารถทำให้เกิดของเสียได้เช่นกัน ยังไง? ในตอนเริ่มต้นของโครงการใหม่แต่ละโครงการ ต้องสร้างโครงสร้างทีมโครงการใหม่ แทนที่จะนำโครงสร้างจากโครงการก่อนหน้ามาใช้ซ้ำ

หลุมพรางอีกประการหนึ่งที่ต้องระวังคือศักยภาพที่ทั้งทีมจะไม่ปะติดปะต่อกัน หากผู้จัดการโครงการไม่ระมัดระวัง การสื่อสารระหว่างผู้นำอาจแตกสลายได้ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น การทำงานร่วมกันหยุดชะงักลง และสมาชิกในทีมก็เริ่มเหยียบย่ำกันและกัน

วิธีปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นทีม

การปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีมทำได้ง่ายกว่าทำ และสมมติว่าการทำงานร่วมกันที่สมบูรณ์แบบเกิดขึ้นทั้งหมดด้วยตัวของมันเองถือเป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ การทำงานร่วมกันเป็นทีมที่ประสบความสำเร็จคือจุดสุดยอดของกลยุทธ์ที่รอบคอบและการปรับตัวเข้ากับความท้าทาย หากคุณกำลังถามตัวเองว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้พิจารณาเคล็ดลับสามข้อนี้

• เลือกประเภทที่เหมาะสมของโครงสร้างองค์กรของโครงการ: เราได้พูดถึงการทำงานภายในและประโยชน์ของโครงสร้างทีมของโครงการแล้ว แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าโครงสร้างนี้จะเหมาะสมกับทุกทีมหรือทุกโครงการ อันที่จริง หากการทำงานร่วมกันกลายเป็นปัญหาใหญ่ อาจถึงเวลาต้องถอยออกมาและพิจารณาปรับโครงสร้างใหม่ ไม่มีโครงสร้างองค์กรที่ "เป็นทอง" ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ร้อยเปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด
• สร้างแผนการสื่อสาร: หนึ่งในขั้นตอนแรกในการปรับปรุงการทำงานร่วมกันคือการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ภายในโครงสร้างทีมของโปรเจ็กต์ นี่หมายถึงการทำให้แน่ใจว่าทีมต่างๆ ต่างมีข้อมูลเดียวกันที่จะทำงานด้วย และรู้วิธีสื่อสารกันอย่างถ่องแท้เพื่อถามคำถาม แสดงความคิดเห็น ฯลฯ เมื่อเป็นเช่นนี้และโปรเจ็กต์จะถูกสร้างขึ้น ของทีมและหัวหน้าทีมต่างๆ แผนสำหรับการสื่อสารทำให้ทุกคนรู้วิธีทำงานร่วมกันอย่างแน่นอน
• เลือกโซลูชันการจัดการทีมอัจฉริยะ: ทีมเติบโตขึ้นทุกวัน แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราทุกคนจะไปที่สำนักงานเดียวกัน เครื่องมือการจัดการทีมถูกสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับทีมที่ทันสมัย—ประกอบด้วยบุคคลในแผนกต่างๆ หรือแม้แต่เขตเวลาที่แตกต่างกัน เนื่องจากวิวัฒนาการนี้ เราจึงต้องการเทคโนโลยีที่ทำให้การทำงานร่วมกันและการสื่อสารง่ายขึ้นกว่าที่เคย เครื่องมือการจัดการทีมสร้างพื้นที่ดิจิทัลสำหรับทุกคนในการทำงานร่วมกันและดูว่าคนอื่นกำลังทำอะไรอยู่

ProjectManager ทำให้ทีมโครงการของคุณดีขึ้น

ProjectManager นำเสนอโซลูชันการจัดการทีมที่ชาญฉลาดที่สุด เชื่อมต่อทุกคนในทีม ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และลดความสับสน ทุกแง่มุมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของเราสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงทีมโครงการ และเราทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกันในทุกๆ อย่างที่คุณต้องการ เช่น งาน แผนภูมิแกนต์ และอื่นๆ

ต้องการรู้จักบุคคลที่เหมาะสมในการถามคำถามหรือไม่? ใช้หน้าทีมเพื่อดูว่าทุกคนในทีมของคุณกำลังทำอะไรอยู่และใครอาจมีคำตอบ และเมื่อคุณกำลังสร้างทีมใหม่สำหรับโครงการ ดูรายชื่อหรือบุคคลที่แบ่งออกเป็นแผนกหรือกรองบุคคลตามทักษะบางอย่าง

เมื่อคุณสร้าง "ทีมในฝัน" ของคุณแล้ว ให้สื่อสารผ่านความคิดเห็นและแท็ก แทนที่จะใช้อีเมลที่ยาวและยุ่งเหยิง เมื่อมีคนพูดถึงคุณในความคิดเห็น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนและอีเมล เพื่อให้คุณไม่พลาดคำถามหรืออัปเดต

ProjectManager เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับทีมในสำนักงานหรือแบบกระจาย มีคุณสมบัติที่สามารถนำโปรเจ็กต์ของคุณได้ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการรวมทีมโปรเจ็กต์ ไปจนถึงการดำเนินการ การตรวจสอบ และการรายงาน ดูด้วยตัวคุณเองว่าซอฟต์แวร์ของเราสามารถช่วยคุณจัดการและสนับสนุนทีมเสมือนของคุณได้อย่างไรในวันนี้โดยลองใช้ ProjectManager ฟรี