如何組建項目團隊

項目，無論大小和範圍，都是複雜的。 如果不是，它們也可能只是待辦事項清單上的任務。 幸運的是，項目規劃是一個團隊的努力——對於每個項目，都有一個項目團隊一起工作，以使可交付成果成為現實。

這些團隊是如何走到一起的？ 不是靠自己！ 組建項目團隊的方式有很多種，需要考慮的因素也很多。

什麼是項目團隊？

項目團隊由為共同目標而共同努力的個人組成。 這可以包括高管、項目經理、來自不同部門的團隊領導和團隊成員。 這個團隊如何運作取決於它的組織方式，可以採取不同的項目組織結構的形式。

在典型的項目團隊結構中，項目由項目經理領導，但也可以由項目經理向其報告的主管領導。 這種團隊的主要特點是每個人都向項目經理或指揮鏈頂端的另一個人報告。

項目經理經常管理項目、團隊和項目管理軟件中的所有相關任務。 理想情況下，項目管理軟件允許團隊協作和計劃，因此團隊可以處於最佳狀態，就像 ProjectManager 一樣。

什麼是項目團隊結構？

項目團隊結構是一種項目組織結構，其中項目由一個項目經理領導，並完全控制整個項目。 項目經理制定項目計劃和時間表，組建團隊，分配任務和職責，並監督項目的每一步。 出於這個原因，我們將這種類型的結構描述為“項目化”，因為團隊的結構是由單個項目的需求驅動的。

想像一條食物鏈。 項目經理在最高層，各個團隊成員組成不同的層級。 “食物鏈”的第二層由少數領導者領導，每個人都有自己的重點（營銷主管、產品主管、銷售主管等）。

在每個領導者之下，下一層由一組團隊成員組成。 例如，營銷領導下的層級可能由內容編寫者、編輯、電子郵件經理等組成。這些團隊成員向各自的領導匯報，而領導向最高層的項目經理匯報。

管理您的所有團隊成員可能會有點讓人不知所措，但不一定非要如此。 如今，大多數項目經理使用 ProjectManager 等項目規劃軟件來管理他們的團隊、自動化工作流程並與團隊成員實時協作。

如何組建項目團隊

組建項目團隊既是選擇團隊成員，也是充實項目組織結構。 無論您選擇何種組織結構，這都需要製定規則和程序、定義期望並建立溝通。 如果這些事情在項目開始之前沒有明確定義，它們將不可避免地導致麻煩。

相關：免費團隊章程模板

創建項目團隊的三個關鍵步驟

正如我們所說，根據項目和組織結構，組建項目團隊看起來會有所不同。 考慮到這一點，在組建團隊時，這裡有一些普遍有用的細節需要關注。

1. 考慮跨部門的需求：許多項目需要多個部門共同努力以實現可交付成果。 在項目團隊結構中，每個涉及的部門都應由管理其部門中的個人團隊的領導者領導。 因此，在深入了解組建團隊的細節之前，先決定讓哪些部門參與進來，以及由誰來領導他們。
2. 創建溝通實踐：因為項目團隊結構確實涉及很多層級的個人，所以保持溝通順暢非常重要。 否則，團隊將開始感覺像是多個獨立部門朝著不同的目標工作。 防止這種情況發生的最好方法是設置會議節奏、要求狀態報告、安排部門間協作時間和任何數量的其他想法。
3. 明確定義期望：為成功建立溝通並保持整個項目順利運行的最佳方式是明確定義期望。 最成功的項目由項目經理領導，他們制定基本規則並從一開始就定義期望。 這些規則還可以包括明確的界限、出現問題時應採取的步驟等等。 我們建議盡可能將這些內容以書面形式寫下來，並將文檔保存在整個團隊可以參考的地方。

如何映射團隊成員的作業技能

現在您已經奠定了項目團隊結構的基礎並組建了團隊，是時候開始分配任務了。 但是，在你這樣做之前，評估誰最有能力完成某些任務是非常有利的。 每個人都有長處和短處，發揮團隊成員的長處可以大大改善結果。

為了了解哪些團隊成員最適合分配，項目經理或團隊負責人需要評估每個人的經驗和專長。 這是通過創建技能矩陣來完成的。

什麼是技能矩陣？

技能矩陣是用於量化和說明每個團隊成員的技能、經驗和興趣水平的表格。 項目經理和/或團隊負責人必須首先衡量團隊成員對某項任務的興趣。 然後將這種興趣與他們的技能進行比較。 然後，將此比較添加到比較所有團隊成員的技能和興趣的表中。

要製作準確的矩陣，您必須創建一個量表來“評分”個人。 當這些分數都顯示在一張表中時，更容易做出最適合項目的客觀決策。 這也是一個很好的機會來記錄個人的興趣和他們的經驗，也許在未來給他們更多的機會。

項目團隊結構的好處

當項目團隊以自上而下的方式組織時，每個人都知道向誰報告，無論是提出問題、獲得批准、展示結果還是其他任何事情。 對於與哪些團隊成員協作，零混淆。

項目團隊結構的另一個好處是它完全由項目的需求驅動。 不同的項目有不同的需求。 這種類型的組織結構是根據這些需求量身定制的。 現在，這並不是說項目團隊結構總是正確的選擇。 有一些潛在的陷阱需要注意。

項目團隊結構的缺陷

上面我們討論了項目團隊結構是如何由特定項目的需求決定的。 雖然這可能是一件好事，但也可能導致浪費。 如何？ 在每個新項目開始時，必須創建一個新的項目團隊結構，而不是重用以前項目的結構。

另一個需要注意的陷阱是整個團隊可能會脫節。 如果項目經理不小心，領導者之間的溝通可能會破裂。 當這種情況發生時，協作會戛然而止，團隊成員開始互相踩踏。

如何提高團隊協作

改善團隊協作說起來容易做起來難，假設完美的協作完全靠自己發生是一個很大的錯誤。 成功的團隊協作是深思熟慮的戰略和適應挑戰的結晶。 如果您問自己從哪裡開始，請考慮以下三個技巧。

• 選擇正確的項目組織結構類型：我們已經討論了項目團隊結構的內部運作和好處，但這並不意味著它適合每個團隊或項目。 事實上，如果協作成為一個大問題，也許是時候退後一步考慮重組了。 沒有百分百的“黃金”組織結構可以完美運行。
• 創建溝通計劃：改善協作的第一步是讓每個人都在同一頁面上。 在項目團隊結構中，這意味著確保不同的團隊都有相同的信息可以使用，並且確切地知道如何相互溝通以提出問題、表達想法等。在這種情況下，項目就組成了對於不同的團隊和團隊領導，一個溝通計劃讓每個人都知道如何一起工作。
• 選擇智能團隊管理解決方案：團隊每天都在增長，但這並不意味著我們都去同一個辦公室。 創建團隊管理工具是為了增強現代團隊的能力——由不同部門甚至不同時區的個人組成。 由於這種演變，我們需要比以往任何時候都更容易協作和溝通的技術。 團隊管理工具創建了一個數字空間，供每個人協作並查看其他人的工作內容。

ProjectManager 讓您的項目團隊變得更好

ProjectManager 提供最智能的團隊管理解決方案，連接團隊中的每個人，改善協作並減少混亂。 我們的項目管理軟件的每個方面都是在考慮項目團隊的情況下構建的，並且我們可以輕鬆地在您需要的任何內容上進行協作，例如任務、甘特圖等。

需要知道合適的人來提問嗎？ 使用“團隊”頁面查看團隊中的每個人都在做什麼以及可能有答案的人。 當您為一個項目建立一個新團隊時，請查看將名單或個人分解為部門或按某些技能過濾個人。

當您建立了“夢寐以求的團隊”時，通過評論和標籤進行交流，而不是冗長、凌亂的電子郵件鏈。 當您在評論中被提及時，您會收到通知和電子郵件，這樣您就不會錯過任何問題或更新。

ProjectManager 是辦公室或分佈式團隊的完美工具。 有一些功能可以讓您的項目從規劃到組建項目團隊，再到執行、監控和報告。 立即免費試用 ProjectManager，親自了解我們的軟件如何幫助您管理和支持您的虛擬團隊。