Planejamento de comunicações: um guia rápido

Todos os projetos requerem comunicação entre as partes interessadas. Isso parece bastante simples, mas compartilhar informações com todos de forma clara e consistente requer um plano. Sem um, as coisas ficam confusas e as partes interessadas podem ficar confusas e infelizes.

É aí que entra o planejamento da comunicação.

O que é planejamento de comunicação?

O planejamento da comunicação é o processo de estabelecer como a comunicação ocorrerá entre os membros da equipe e as partes interessadas, seja em um projeto, em uma organização ou em ambos. Em outras palavras, os gerentes usam um plano de comunicação para criar um processo formal de compartilhamento de informações.

Isso inclui a criação de sistemas de comunicação e a ordem das operações a seguir. Isso pode parecer seco, mas, em última análise, é um processo criativo e deve ser tratado como tal.

Qual é o objetivo de um plano de comunicação?

A criação de um plano de comunicação fornece uma estrutura de compartilhamento de informações, não importa o que seja ou com quem esteja sendo compartilhada. É fácil supor que a comunicação é simples – um acéfalo. Este é um erro comum. Como muitas vezes assumimos que a comunicação é natural, é fácil se tornar informal.

A criação de um plano fornece as etapas exatas a serem seguidas para que todos entendam a mensagem e saibam a quem fazer perguntas, se necessário. Usar um plano de comunicação como estrutura para sua mensagem cria um recurso confiável para uso de todos.

Quem deve se concentrar no planejamento de comunicação?

O planejamento da comunicação é um esforço de grupo e todos os interessados ​​devem colaborar na criação do melhor plano possível para toda a organização. Como eles devem ser consistentes, não importa o departamento ou projeto, é importante que todos os entendam.

Dito isto, o planejamento de comunicação é mais eficaz quando liderado por um indivíduo. Dependendo do contexto do plano (se ele será instituído em toda a organização ou usado para um único projeto), essa pessoa pode variar. Por exemplo, um plano de comunicação para uma organização inteira pode ser criado por alguém do RH ou da liderança. Um plano especial para um projeto, por outro lado, seria criado pelo gerente do projeto.

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Quais são as etapas no planejamento de comunicação?

É fácil se perder no mato ao criar um plano de comunicação. Para garantir que você cubra todas as suas bases, siga estas etapas:

1. Determinar as necessidades de comunicação

O melhor lugar para começar é determinar seus requisitos específicos de comunicação. Por exemplo, é útil pensar em quem se comunicará. Os diferentes departamentos se comunicarão entre si? O RH estará se comunicando com toda a organização? Todos esses cenários potenciais devem ser considerados.

2. Explique por que cada comunicação é necessária

Uma das coisas mais importantes a considerar ao criar um plano de comunicação é por que ele é necessário. Como mencionamos acima, a comunicação pode parecer uma segunda natureza. Por que precisamos de um plano? Mas quando identificamos exatamente por que precisamos de um plano e como esse plano melhorará o trabalho em equipe, ficamos motivados a criar algo eficaz.

3. Estabeleça como a equipe se comunicará

Este passo é bastante simples. Alguém precisa decidir exatamente como a comunicação ocorrerá. Em outras palavras, quais ferramentas a equipe usará? Por exemplo, as equipes podem usar e-mail para algumas mensagens e aplicativos de terceiros, como o Slack, para outros. Também pode haver documentos e relatórios que precisam ser preenchidos e arquivados.

Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager, poderá gerenciar todos os seus planos de projetos, comunicações de projetos e documentação de projetos em uma plataforma online intuitiva.

4. Decida com que frequência a comunicação oficial ocorrerá

Muitos planos estabelecem intervalos concretos para comunicação, não importa a mensagem. Essas comunicações podem ser pensadas como “check-ins” e servem para manter todos na mesma página e se sentindo informados. Isso também cria um registro escrito do passado.

5. Atribuir responsabilidades de comunicação

Quem cria o plano também é responsável por decidir quem fará o compartilhamento - chefes de departamento, funcionários etc. Esses indivíduos podem, então, passar suas mensagens para alguém encarregado de montar uma atualização abrangente ou formatar as informações de uma determinada maneira. Todas essas responsabilidades precisam ser consideradas e atribuídas.

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Partes importantes de um plano de comunicação

Ao redigir um plano de comunicação, há cinco coisas importantes a serem lembradas. Quando todas essas cinco coisas são levadas em consideração, você pode se sentir confiante de que cobriu todas as suas bases. A melhor maneira de garantir que você entenda esses elementos é respondendo às seguintes perguntas relacionadas a cada um:

Público

“Para quem é esta mensagem e há mais de um público?”

Estabelecer o público da mensagem é o melhor lugar para iniciar a comunicação. Por exemplo, pense em quem estará se comunicando, como diferentes departamentos, executivos, agências externas, etc. Esse público afetará a mensagem e como ela será entregue.

Mensagem

“Qual é a mensagem em si e esta mensagem é clara?”

A mensagem é o que impulsiona um plano de comunicação. Antes de começar a criar seu plano, você deve saber exatamente o que está tentando comunicar, nos termos mais simples possíveis.

Objetivo da Mensagem

“Por que é importante compartilhar esta mensagem?”

Determine o propósito exato da mensagem para ter certeza de que é clara e inclui todas as informações necessárias. Como? Tente descrever o propósito da mensagem com o mínimo de palavras possível. Este pode ser um exercício desafiador, mas melhora a relevância da mensagem.

Método de comunicação

“Como exatamente a mensagem será compartilhada e quais sistemas serão usados?”

Esta parte do planejamento de comunicação é bastante simples. Como a pessoa que está criando, você deve garantir que os membros da equipe entendam de onde as mensagens virão e como devem responder. Por exemplo, se todas as suas mensagens forem entregues por meio de um determinado canal do slack, isso precisa ser especificado. Da mesma forma, se você deseja manter todas as suas comunicações dentro de uma ferramenta de gerenciamento de projetos, isso precisa ficar claro.

Tempo de comunicação

“Com que frequência a comunicação deve ocorrer e qual é o melhor intervalo?”

Os melhores planos de comunicação são configurados para manter a comunicação viva e consistente, mesmo que algumas mensagens sejam simples check-ins. Os piores planos são criados para entregar apenas grandes anúncios. Uma maneira de evitar isso é estabelecer um intervalo para que as mensagens sejam enviadas. Isso pode ser semanal, mensal ou mesmo diário, em alguns casos. Por exemplo, um pode incluir instruções para criar e compartilhar um relatório diário com um supervisor.

Por que usar um modelo de plano de comunicação?

Na hora de criar um plano de comunicação oficial, usar um template pode ser extremamente vantajoso. Como mostramos, eles podem ser documentos complexos e são mais do que aparentam.

O uso de um modelo de plano de comunicação ajuda a protegê-lo de deixar de fora informações pertinentes ou criar um documento difícil de entender. Todos nós escrevemos algo que faz todo o sentido em nossa cabeça, mas não é tão claro para outros leitores. Os modelos de plano de comunicação são projetados especificamente para eliminar esse risco e estabelecer um formato confiável e consistente de comunicação.

Práticas recomendadas de planejamento de comunicação

O planejamento da comunicação vem com seu quinhão de desafios, como qualquer outra coisa. Essas práticas recomendadas podem ajudar a evitar soluços.

Crie um sistema de prestação de contas

Inevitavelmente, haverá momentos em que parecerá mais fácil “sair do roteiro” e esquecer de seguir um plano. Isso é especialmente verdadeiro quando uma mensagem é simples, mas ainda é tão importante seguir o plano por uma questão de consistência.

Por esse motivo, é útil estabelecer um sistema de responsabilidade que lembre a todos como é importante sempre usar o plano. Quando todos entendem essa importância, é menos provável que se desviem do plano.

Avalie regularmente a eficácia

Fazer o melhor plano de comunicação possível pode ser um trabalho em andamento, então não coloque o seu em uma prateleira para acumular poeira. Em vez disso, monitore sua eficácia e faça um brainstorming contínuo de novas maneiras de melhorar o plano. À medida que as organizações e os projetos crescem, os planos podem precisar se adaptar.

Se houver falhas de comunicação, talvez seja hora de avaliar por que elas aconteceram e o que poderia ter sido feito para evitá-las. Da mesma forma, os planos de comunicação podem precisar se adaptar à medida que as organizações e os projetos crescem para permanecerem eficazes.

Ouça o feedback das partes interessadas

O feedback das pessoas que realmente usam o plano é inestimável. Se os membros da equipe e as partes interessadas não gostarem muito do plano, é muito menos provável que o usem. Da mesma forma, se o plano de comunicação não está fazendo seu trabalho – compartilhando informações claramente – é hora de fazer mudanças. Se as partes interessadas não entenderem as informações, não há sentido em compartilhá-las.

Como o ProjectManager simplifica o planejamento da comunicação

Os planos de comunicação são documentos estáticos. O software de gerenciamento de projetos dá vida a eles e fornece aos membros da equipe as ferramentas exatas de que precisam para seguir o plano. Quando seu plano de comunicação e essas ferramentas estão no mesmo local, o plano em si é muito mais fácil de seguir.

O ProjectManager reduz o tempo e a energia necessários para criar um plano de comunicação e colocá-lo em prática. Se você usa um modelo ou faz um plano de comunicação do zero, carregue o documento no ProjectManager para que qualquer membro da equipe saiba exatamente onde encontrá-lo. Porque quando um plano de comunicação é fácil de encontrar e acessar, é muito mais provável que todos o usem.

Organize sua equipe e suas habilidades

Depois de criar seu plano de comunicação, é hora de colocá-lo em prática! O ProjectManager oferece todos os recursos necessários para inspirar e executar o plano de comunicação mais eficaz possível. Os membros da equipe podem deixar comentários nas tarefas e marcar uns aos outros, além de adicionar membros adicionais da equipe às tarefas. Essas tags e comentários tornam mais fácil fazer perguntas, obter respostas e fazer referência à comunicação no futuro.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que fornece à sua equipe uma plataforma colaborativa para planejar, acompanhar e relatar seu progresso. Veja como ele pode tornar seus projetos mais produtivos e eficientes experimentando o software gratuitamente hoje mesmo.