Как собрать проектную команду

Проекты, независимо от размера и масштаба, сложны. Если бы это было не так, они могли бы быть просто задачами в списке дел. К счастью, планирование проекта — это командная работа: для каждого проекта есть проектная группа, работающая вместе, чтобы воплотить результаты в реальность.

Как объединяются эти команды? Не сами по себе! Существует множество способов формирования проектных команд и множество факторов, которые необходимо учитывать.

Что такое проектная команда?

Команда проекта состоит из людей, которые работают вместе для достижения общей цели. Это могут быть руководители, руководитель проекта, руководители групп из разных отделов и члены команды. То, как работает эта команда, зависит от того, как она организована, что может принимать форму различных организационных структур проекта.

В типичной структуре команды проекта проекты возглавляет менеджер проекта, хотя ими также может руководить руководитель, которому менеджер проекта подчиняется. Ключевой характеристикой этого типа команды является то, что каждый подчиняется менеджеру проекта или другому лицу, стоящему на вершине цепочки команд.

Менеджер проекта часто управляет проектом, командой и всеми связанными задачами в программном обеспечении для управления проектами. В идеале программное обеспечение для управления проектами позволяет работать в команде, а также планировать, чтобы команды могли работать наилучшим образом, как с ProjectManager.

Какова структура команды проекта?

Структура команды проекта — это тип организационной структуры проекта, в которой проект возглавляет один менеджер проекта с полным контролем над всем проектом. Менеджер проекта создает план и расписание проекта, собирает команду, назначает задачи и обязанности и наблюдает за проектом на каждом этапе. По этой причине мы характеризуем этот тип структуры как «проектируемый», поскольку структура команды определяется требованиями отдельного проекта.

Представьте пищевую цепь. Менеджер проекта находится наверху, а разные члены команды составляют разные уровни. Второй уровень «пищевой цепи» возглавляет несколько лидеров, каждый из которых занимается своим делом (руководитель отдела маркетинга, руководитель отдела продукта, руководитель отдела продаж и т. д.).

Ниже каждого лидера следующий уровень состоит из группы членов команды. Например, уровень ниже лидера по маркетингу может состоять из автора контента, редактора, менеджера электронной почты и т. д. Эти члены команды подчиняются своим соответствующим лидерам, а лидеры подчиняются руководителю проекта наверху.

Управление всеми членами вашей команды может быть немного утомительным, но это не обязательно должно быть так. Сегодня большинство менеджеров проектов используют программное обеспечение для планирования проектов, такое как ProjectManager, для управления своими командами, автоматизации рабочих процессов и совместной работы с членами команды в режиме реального времени.

Как собрать проектную команду

Сбор команды проекта — это не только выбор членов команды, но и конкретизация организационной структуры проекта. Независимо от выбранной вами организационной структуры, это влечет за собой установление правил и процедур, определение ожиданий и установление связи. Если эти вещи не будут четко определены до начала проекта, они неизбежно приведут к проблемам в будущем.

Связанный: Бесплатный шаблон устава команды

Три ключевых шага для создания проектной команды

Как мы уже говорили, сбор проектной команды будет выглядеть по-разному в зависимости от проекта и организационной структуры. Имея это в виду, вот несколько универсальных полезных деталей, на которые стоит обратить внимание при создании команды.

1. Учитывайте межведомственные потребности. Многие проекты требуют совместной работы нескольких отделов для достижения результатов. В структуре команды проекта каждый участвующий отдел должен возглавляться лидером, который управляет командой сотрудников своего отдела. Итак, прежде чем приступать к сбору команды, решите, какие отделы привлечь и кто их возглавит.
2. Создайте коммуникативные практики: поскольку структура команды проекта включает в себя очень много уровней людей, чрезвычайно важно поддерживать постоянную коммуникацию. В противном случае команда начнет ощущаться как несколько независимых отделов, работающих для достижения разных целей. Лучший способ предотвратить это — установить частоту встреч, потребовать отчеты о состоянии, запланировать время совместной работы между отделами и множество других идей.
3. Четко определите ожидания . Лучший способ настроить коммуникацию на успех и обеспечить бесперебойную работу всего проекта — это четко определить ожидания. Наиболее успешными проектами руководят менеджеры проектов, которые устанавливают основные правила и определяют ожидания с самого начала. Эти правила также могут включать четкие границы, какие шаги следует предпринять, если что-то пойдет не так, и многое другое. Мы рекомендуем зайти так далеко, чтобы изложить эти вещи в письменном виде и хранить документ где-нибудь, на который может ссылаться вся команда.

Как сопоставить навыки членов команды для заданий

Теперь, когда вы заложили основу структуры проектной команды и собрали команду, пришло время приступить к раздаче заданий. Но прежде чем вы это сделаете, чрезвычайно полезно оценить, у кого есть навыки, чтобы лучше всего выполнять определенные задания. У всех есть сильные и слабые стороны, и использование сильных сторон члена команды может значительно улучшить результаты.

Чтобы узнать, какие члены команды лучше всего подходят для выполнения заданий, руководитель проекта или руководитель группы должен оценить опыт и специализацию каждого. Это делается путем создания матрицы навыков.

Что такое матрица навыков?

Матрица навыков — это таблица, используемая для количественной оценки и иллюстрации навыков, опыта и уровня заинтересованности каждого члена команды. Менеджер проекта и/или руководитель группы должны сначала оценить интерес члена команды к определенному заданию. Этот интерес затем сравнивается с их навыками. Затем это сравнение добавляется в таблицу, в которой сравниваются навыки и интересы всех членов команды.

Чтобы сделать точную матрицу, вы должны создать шкалу для «оценки» отдельных лиц. Когда все эти оценки отображаются в одной таблице, проще принимать объективные решения, которые лучше всего подходят для проекта. Это также отличная возможность принять во внимание индивидуальные интересы и их опыт и, возможно, предоставить им больше возможностей в будущем.

Преимущества структуры команды проекта

Когда проектная команда структурирована сверху вниз, все точно знают, кому отчитываться, будь то задавать вопросы, получать одобрение, представлять результаты или что-то еще. Нет никакой путаницы в том, с кем из членов команды сотрудничать.

Еще одним преимуществом структуры команды проекта является то, что она полностью определяется потребностями проекта. У разных проектов разные требования. Этот тип организационной структуры адаптирован к этим требованиям. Это не означает, что структура команды проекта всегда является правильным выбором. Есть потенциальные подводные камни, о которых нужно знать.

Подводные камни структуры проектной команды

Выше мы обсуждали, как структуры команды проекта определяются потребностями конкретного проекта. Хотя это может быть отличной вещью, это также может привести к потерям. Как? В начале каждого нового проекта необходимо создавать новую структуру команды проекта, а не повторно использовать структуру из предыдущих проектов.

Еще одна ловушка, о которой следует помнить, — это возможность того, что вся команда может стать разрозненной. Если руководитель проекта не будет осторожен, общение между лидерами может развалиться. Когда это происходит, сотрудничество резко прекращается, и члены команды начинают наступать друг другу на пятки.

Как улучшить сотрудничество в команде

Об улучшении совместной работы в команде легче сказать, чем сделать, и предполагать, что идеальное сотрудничество происходит само по себе, — большая ошибка. Успешное командное сотрудничество является кульминацией продуманных стратегий и адаптации к вызовам. Если вы спрашиваете себя, с чего начать, рассмотрите эти три совета.

• Выберите правильный тип организационной структуры проекта: мы говорили о внутренней работе и преимуществах структуры команды проекта, но это не значит, что она подходит для каждой команды или проекта. На самом деле, если сотрудничество становится серьезной проблемой, возможно, пришло время сделать шаг назад и подумать о реструктуризации. Не существует «золотой» организационной структуры, которая работала бы идеально в 100% случаев.
• Создайте план коммуникации: один из первых шагов к улучшению совместной работы — это заставить всех быть на одной волне. В структуре команды проекта это означает, что все команды должны иметь одинаковую информацию для работы и точно знать, как общаться друг с другом, чтобы задавать вопросы, выражать идеи и т. д. Когда это так, и проект составлен различных команд и лидеров команд, план общения позволяет всем точно знать, как работать вместе.
• Выбирайте интеллектуальные решения для управления командой: команды растут с каждым днем, но это не значит, что мы все работаем в одном офисе. Инструменты управления командой были созданы для расширения возможностей современной команды, состоящей из людей из разных отделов или даже из разных часовых поясов. Из-за этой эволюции нам нужны технологии, которые делают совместную работу и общение проще, чем когда-либо. Инструменты управления командой создают цифровое пространство, где каждый может сотрудничать и видеть, над чем работают другие.

ProjectManager делает вашу проектную команду лучше

ProjectManager предлагает самые умные решения для управления командой, объединяя всех в команде, улучшая совместную работу и сокращая путаницу. Каждый аспект нашего программного обеспечения для управления проектами был создан с учетом проектных групп, и мы упростили совместную работу над всем, что вам нужно, например над задачами, диаграммами Ганта и многим другим.

Нужно знать нужного человека, чтобы задать вопрос? Используйте страницу «Команда», чтобы узнать, над чем работают все в вашей команде, и у кого может быть ответ. А когда вы создаете новую команду для проекта, просматривайте список или людей, разбитых на отделы, или фильтруйте людей по определенным навыкам.

Когда вы создали свою «команду мечты», общайтесь с помощью комментариев и тегов, а не длинных беспорядочных цепочек электронной почты. Если вас упомянули в комментарии, вы получите уведомление и электронное письмо, чтобы никогда не пропустить вопрос или обновление.

ProjectManager — идеальный инструмент для офисных или распределенных команд. Существуют функции, которые могут привести ваш проект от планирования к созданию команды проекта, к выполнению, мониторингу и отчетности. Убедитесь сами, как наше программное обеспечение может помочь вам управлять своими виртуальными командами и поддерживать их уже сегодня, попробовав ProjectManager бесплатно.