Dominando o cronograma de workback: 5 dicas essenciais

Você já ficou preso tentando agendar um projeto? Se você é como a maioria de nós, a resposta é sim. É o equivalente em gerenciamento de projetos ao bloqueio de escritor e pode retardar consideravelmente seu planejamento.

A boa notícia é que não faltam métodos projetados para situações complicadas de agendamento - seja falta de informação, inspiração ou qualquer outra coisa. Uma dessas soluções é o cronograma de workback.

O que é um cronograma de retorno?

Um agendamento de workback é um método de agendamento no qual o planejador atribui recursos a tarefas em ordem inversa, começando da última tarefa e indo para a primeira. Isso é melhor executado com a ajuda do software de programação de projetos. O ProjectManager permite agendar projetos, gerenciar recursos, colaborar no trabalho e acompanhar o progresso ao longo do caminho com painéis em tempo real. Comece hoje gratuitamente.

Quando usar um cronograma de workback

Usar um cronograma de workback é especialmente vantajoso quando não há muitos detalhes específicos sobre o projeto. Na verdade, às vezes há apenas entregas e uma data de vencimento. Nesse caso, planejar do início ao fim pode ser um verdadeiro desafio, e um plano de workback é a resposta.

Além disso, se o projeto tiver um prazo fixo, o uso de um cronograma de workback garante que tudo esteja programado para ocorrer dentro do ciclo de vida do projeto. O projeto é planejado especificamente para que não ultrapasse o cronograma.

Quando cumprir um prazo não é o aspecto mais importante de um projeto, usar um método diferente de programação pode ser mais apropriado. Dito isto, um cronograma de workback pode ser usado com a frequência ou com a menor frequência que o gerente de projeto desejar.

Os benefícios de um cronograma de Workback

Um cronograma de workback opera por meio de bookends: a data de início do projeto e a data de vencimento do projeto. Entre essas datas, o gerente de projeto tem a liberdade de agendar tarefas e alocar recursos como achar melhor, desde que essas tarefas sejam realizadas dentro do cronograma definido.

O principal benefício de usar um cronograma de workback é a garantia de que seus projetos não ultrapassarão as datas de vencimento críticas. Para muitos clientes e equipes, isso é o mais importante, e o projeto não pode ser um sucesso se as coisas se esgotarem. Quando cumprir um prazo é tão importante quanto as próprias entregas, os cronogramas de workback possibilitam a estruturação de todo o projeto de acordo.

Os riscos de um cronograma de workback

Um cronograma de workback vem com sua parcela de riscos. Mesmo os gerentes de projeto mais habilidosos experimentaram os desafios desse método, e entender esses desafios pode fazer a diferença entre o agendamento preciso e o impreciso.

Tudo parece mais simples no papel. Ao criar uma agenda de workback, estamos agendando a partir de uma data de vencimento para trás e atribuindo recursos às tarefas na ordem inversa. Isso abre a porta para a possibilidade de não distribuir os recursos de maneira uniforme o suficiente. Por exemplo, é possível atribuir tantos recursos ao final do cronograma que não há disponibilidade de recursos no início. Quando isso acontece, todo o cronograma precisa ser ajustado.

Um cronograma de workback também pode ser descartado por “soluços” que os projetos enfrentam ao longo do caminho. Como esse tipo de cronograma é melhor para projetos com data de vencimento firme, também significa que todo o cronograma é extremamente sensível a atrasos. Se, por exemplo, uma tarefa no início do projeto demorar uma semana a mais do que o previsto, o restante do cronograma deve se adaptar, mantendo a data de vencimento firme.

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Como criar um cronograma de retorno

Dependendo do tamanho e escopo do projeto, os cronogramas variam em complexidade. Dito isso, existem etapas que os gerentes de projeto podem usar para criar qualquer cronograma de workback. Comece concluindo cada uma dessas etapas e desenvolva sua programação a partir daí.

1. Definir datas de vencimento e dependências

Para criar um plano de workback, você deve pegar as tarefas da sua lista de tarefas e colocá-las no calendário. Mas, em que ordem eles devem entrar e quão próximos eles devem estar? Lembre-se de que esses fatores podem mudar à medida que você avança, mas o melhor lugar para mergulhar é definir datas de vencimento e determinar quais tarefas dependem umas das outras. Com essas informações, colocar as tarefas em um calendário de workback é muito mais simples.

2. Alocar Recursos

Agora que há uma ideia geral da ordem e dependências das tarefas, é hora de decidir quais recursos serão necessários para concluir essas tarefas. Isso pode incluir quantos membros da equipe cada tarefa exigirá, quanto dinheiro e horas de trabalho serão necessários etc. Algumas tarefas exigirão mais recursos do que outras, e alocá-las tarefa por tarefa é uma ótima maneira de garantir que cada uma tenha recursos suficientes sem “passar fome” por outras tarefas. Lembre-se de que esses recursos estão sujeitos a ajustes e alterações à medida que o cronograma de workback continua a tomar forma.

3. Agendar e atribuir tarefas

Neste ponto, é hora de traçar tarefas em seu plano de workback, com os recursos e dependências de cada tarefa em mente. Ter essas informações em mãos facilita muito o agendamento das próprias tarefas, pois agora você conhece as restrições e os detalhes de cada uma. Ele também informa as decisões sobre quanta mão de obra cada tarefa requer. Algumas tarefas podem levar apenas um membro da equipe, enquanto outras precisam de três ou quatro. Esses membros da equipe ficam menos disponíveis para outras tarefas. Tal como acontece com os recursos, as tarefas devem ser atribuídas o mais uniformemente possível para evitar o esgotamento.

Agendar e atribuir tarefas é muito mais simples com a ajuda do software de agendamento de projetos. Saiba mais sobre os benefícios do software de agendamento no vídeo abaixo.

Cinco dicas essenciais para criar um cronograma de workback

Então você entende o conceito de um plano de retorno e como começar. Mas ainda há mais a aprender. A criação de um cronograma de workback é um processo diferenciado que geralmente requer tentativa e erro. Dito isso, essas cinco dicas essenciais o colocarão no caminho do sucesso.

1. Lembre-se das datas de vencimento das tarefas

Devido à ênfase na data de entrega final do projeto, pode ser fácil aceitar as datas de entrega das tarefas como garantidas ou não defini-las. Afinal, por que isso importa, desde que todo o projeto seja concluído no prazo? Essa linha de pensamento pode levar ao desastre.

Criar tarefas com trajetórias e prazos firmes é a base para terminar o projeto como um todo nos trilhos. E, se uma tarefa for excedida, saber sua data de vencimento original mostra exatamente como ajustar as tarefas futuras para compensar.

2. Distribua recursos de forma inteligente

Ao trabalhar de trás para frente, existe o risco de alocar recursos demais no final do projeto e não deixar o suficiente para o início. Quando isso acontece, o início do projeto sofre e pode apresentar muitos desafios para o resto do projeto.

Em vez disso, comece dividindo os recursos uniformemente e aloque-os da forma mais igualitária possível. Se houver recursos restantes no final das tarefas, eles sempre poderão ser realocados para outras tarefas no futuro.

3. Crie Planos de Contingência

Considere o pior cenário. As coisas deram errado, e há o risco de passar da data de vencimento. Assim, algumas tarefas com falha ou atrasadas podem afundar todo o projeto. O truque para evitar isso é criar vários planos de contingência que reagem a certas coisas que dão errado.

Se X acontecer, então Y também deve. Em um cronograma de workback, isso significa ter um plano para adaptar o cronograma, mantendo a mesma data de vencimento. Imagine que a data de início e a data de vencimento sejam marcadores. Tudo entre eles deve ser adaptável.

4. Tente Versões Diferentes da Agenda de Workback

Um dos maiores erros que um gerente de projeto pode cometer ao criar um cronograma de workback é tratá-lo como se fosse definitivo. O primeiro rascunho é apenas isso, e os melhores gerentes de projeto consideram muitas opções diferentes antes de solidificar um cronograma. Em um cronograma de workback, isso significa distribuir tarefas e alocar recursos de diferentes maneiras até encontrar a solução perfeita.

Sem esse período de “brincar”, é muito fácil ir com um cronograma menos do que perfeito. Em vez disso, crie uma matriz de modelos e compare-os. Esse processo é facilitado com ferramentas modernas de agendamento.

5. Use as ferramentas de software de agendamento

Como dissemos, é crucial “brincar” com um cronograma até que seja o melhor possível. Infelizmente, as ferramentas de agendamento antiquadas tornam isso um incômodo e impedem os usuários de criar versões diferentes de um agendamento. É como se os usuários estivessem escrevendo em marcador permanente, e não a lápis, e essa falta de liberdade criativa leva a erros fáceis de evitar.

Em vez disso, escolha um software de gerenciamento de projetos com ferramentas de agendamento feitas para criatividade e flexibilidade. As melhores ferramentas salvam todas as alterações e ajustes que você faz na nuvem, automaticamente, para que não haja medo de perder dados importantes ao fazer alterações. Procure recursos como gráficos de Gantt, cronogramas e calendários para garantir que você possa criar um plano de trabalho robusto.

Como o ProjectManager facilita o agendamento

ProjectManager é apenas o software que você precisa para acomodar qualquer método de agendamento. Conforme você começa a trabalhar para trás, use a lista de tarefas para criar tarefas e atribuir membros da equipe, fazer comentários, anexar documentos, definir prioridades, criar listas de tarefas e muito mais. Ter todas essas informações na ponta dos dedos torna mais fácil determinar onde plotar as tarefas no plano de workback.

Crie Cronogramas Dinâmicos em Várias Visualizações

Quando estiver satisfeito com suas tarefas, use uma variedade de ferramentas de agendamento para começar a trabalhar de volta. Não fique limitado por apenas uma ferramenta de agendamento. Em vez disso, escolha entre o gráfico de Gantt, a visualização de calendário e o quadro kanban para construir sua agenda do seu jeito.

O ProjectManager é uma ferramenta premiada que ajuda você a criar cronogramas de workback e fornece as ferramentas necessárias para mantê-lo no caminho certo. Desde compilar uma lista de suas tarefas até colocá-las em um gráfico de Gantt, você tem controle total sobre todo o seu trabalho. Organize tarefas, atribua recursos e monitore tudo em tempo real experimentando o ProjectManager gratuitamente por 30 dias.