Smartsheet vs. ProjectManager: Qual é o melhor software de gerenciamento de projetos?

Existem muitas soluções de gerenciamento de projetos bem conhecidas e muitos outros produtos de software menos conhecidos no mercado. Todos eles abordam pelo menos um aspecto do gerenciamento de um projeto, enquanto alguns afirmam uma abordagem holística ao gerenciamento de projetos.

Qual ferramenta atende melhor ao seu gerenciamento de projetos? Vejamos dois deles: Smartsheet e ProjectManager. Ambos afirmam ajudá-lo a gerenciar seu projeto, mas qual deles entrega as mercadorias? Vamos compará-los e ver qual é a melhor opção para suas necessidades.

O que é Smartsheet?

O Smartsheet é um software de gerenciamento de trabalho com o objetivo de fazer com que as equipes colaborem. Essa ferramenta baseada em nuvem possui recursos para complementar isso, como atribuição de tarefas, acompanhamento do andamento, calendários para capturar datas importantes e recursos de compartilhamento de documentos.

Sua interface simples parece uma planilha, com linhas e colunas que podem ser classificadas. Se as informações da planilha tiverem datas, elas também poderão ser visualizadas no calendário. Os arquivos podem ser anexados às linhas da planilha.

Como a colaboração é o principal objetivo do Smartsheet, as equipes podem dialogar e manter contato umas com as outras, não importa onde estejam. Eles são notificados quando um novo Smartsheet é criado ou algo é atualizado. Além disso, conforme as informações são atualizadas em um Smartsheet, elas são atualizadas automaticamente em todo o software.

O que é o Project Manager?

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que organiza tarefas, equipes e projetos. É um software baseado em nuvem que facilita não apenas a colaboração, mas também a tomada de decisões perspicaz devido ao acesso a dados em tempo real.

Criado por gerentes de projeto para gerentes de projeto e suas equipes, ele oferece um conjunto de recursos que abordam todas as fases de um projeto. Planejamento, monitoramento, relatórios, bem como gerenciamento de tarefas e recursos são abordados para ajudar as equipes a trabalhar da forma mais produtiva possível.

Existem ferramentas colaborativas que conectam equipes e permitem que stakeholders, subcontratados e fornecedores tenham acesso ao projeto. Os recursos de segurança limitam o acesso e permitem que pessoas de fora visualizem, mas não editem. Isso mantém todos informados enquanto evita mudanças acidentais que podem deixar o projeto de lado.

Recursos do Smartsheet

O Smartsheet se concentra principalmente em planilhas no estilo Excel, com ênfase na colaboração entre colegas de equipe. Veja a seguir os recursos do Smartsheet:

• Relatórios: obtenha dados e informações do projeto para uma ou várias planilhas e, em seguida, filtre para se aprofundar nas especificidades desejadas.
• Dashboard: Crie um dashboard para visualizar as principais métricas, atualizadas em tempo real.
• Gráficos de Gantt: desenhe seu projeto em uma linha do tempo que mostra tarefas, dependências e marcos.
• Cartões: veja as tarefas como cartões para organizar visualmente o fluxo de trabalho em diferentes vias e obter transparência no processo de trabalho.
• Calendários: colete datas importantes da sua planilha em um calendário, que pode ser sincronizado com o Google Agenda.

Recursos do gerenciador de projetos

O ProjectManager possui recursos que abordam todas as fases do projeto, desde o início até o encerramento. Vamos dar uma olhada em suas ofertas:

• Relatórios: relatórios de um clique sobre o status do projeto e portfólio, planilhas de horas, carga de trabalho e muito mais. Todos os relatórios podem ser compartilhados e filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja ver.
• Dashboard: Não há necessidade de configurar o dashboard, ele já está embutido na ferramenta, fornecendo dados em tempo real sobre custos, tempo e muito mais para uma visão de alto nível do seu progresso e desempenho.
• Gráfico de Gantt: Visualize o gráfico de Gantt ou apenas a visualização de planilha, que remove a linha do tempo para mostrar mais colunas. Totalmente personalizável, vincula tarefas dependentes, define marcos, filtra o caminho crítico, define uma linha de base para comparar o progresso planejado com o real.
• Quadros Kanban: Obtenha transparência em seu processo e realoque recursos para evitar que as equipes sejam bloqueadas. A visualização do quadro divide sua produção em colunas. As tarefas são representadas por cartões que arrastam e soltam pelo tabuleiro. As equipes podem gerenciar seu backlog e planejar sprints.
• Visualização de lista: Mais do que uma lista de tarefas, a visualização de lista organiza as tarefas, que podem ser filtradas por prioridade, responsável, projeto e muito mais. Veja a porcentagem concluída de cada tarefa em tempo real, adicione subtarefas e muito mais.
• Visualização de calendário: capture datas importantes e visualize seu projeto em uma grade de calendário. Inclui tarefas, datas de vencimento, duração e responsável. O calendário tem a mesma funcionalidade de outras visualizações de projetos, como porcentagem concluída, anexos, comentários e muito mais.
• Gerenciamento de recursos: mantenha a carga de trabalho de sua equipe equilibrada com um gráfico de carga de trabalho que mostra a alocação. Realoque o trabalho diretamente da página. Defina dias úteis, feriados e PTO. Obtenha visibilidade da disponibilidade de sua equipe a partir de qualquer visualização de projeto.
• Controle de tempo: planilhas de horas, painéis e relatórios funcionam para fornecer aos gerentes informações sobre quanto tempo as equipes estão trabalhando em suas tarefas e muito mais.

Preços do Smartsheet

O Smartsheet tem uma avaliação gratuita de 30 dias com uma quantidade limitada de recursos, além de vários níveis de planos de assinatura pagos:

• Starter: Este plano é gratuito para até três usuários planejarem, acompanharem e organizarem suas tarefas.
• Equipe: Este plano custa US$ 14 por usuário a cada mês quando pago anualmente, adicionando gráficos de Gantt, rastreamento de tempo e relatórios.
• Negócios: este plano custa US$ 25 por usuário a cada mês, quando cobrado anualmente.
• Enterprise: Este plano requer falar com um vendedor.

Preços do gerente de projeto

O ProjectManager é uma ferramenta baseada em assinatura com várias maneiras diferentes de acessar seus recursos, incluindo uma avaliação gratuita de 30 dias. Esses níveis de associação são os seguintes:

• Starter: Este plano é gratuito para até 3 usuários planejarem, acompanharem e organizarem seus projetos.
• Equipe: Este plano permite usuários ilimitados, $ 14 por usuário, por mês anualmente.
• Negócios: Este plano permite usuários ilimitados, $ 25 por usuário, por mês anualmente.
• Enterprise: Este plano requer que você resolva os termos com as vendas.

Prós e contras do Smartsheet

Sim, você pode gerenciar um projeto no Smartsheet. Isso não significa que você vai querer. Tudo depende do que é importante para você e do que não é. A verdade é que o Smartsheet faz um bom trabalho de gerenciamento de projetos usando uma interface de planilha, mas há áreas em que não é a ferramenta ideal.

Prós de usar o Smartsheet

• Colaboração: A colaboração é o maior ponto de venda do Smartsheet. O software facilita a colaboração por meio do compartilhamento de arquivos, comentários sobre tarefas e muito mais. Isso fornece transparência e mantém todos que trabalham no projeto em sincronia, estejam eles trabalhando no mesmo escritório ou remotamente.
• Múltiplas Visualizações: Embora tenha uma planilha em seu nome, há mais do que meras planilhas para atrair usuários. Essas planilhas fazem mais do que a variedade média do Excel. Você pode visualizar seu trabalho como quiser como planilha, calendário, gráfico de Gantt ou visualização de cartão.
• Relatórios: Qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos que valha esse nome terá recursos de relatórios e análises e, com essa ferramenta, você obtém relatórios para encontrar tendências, evitar problemas em um projeto e obter uma visão geral. As edições Enterprise e Premier obtêm proteção de dados, bem como a capacidade dos administradores de restringir o acesso àqueles que não desejam que tenham pleno uso da ferramenta.

Contras de usar o Smartsheet

• Não amigável ao usuário: Uma das maiores desvantagens do Smartsheet é que ele é difícil de usar, especialmente se você é novo na ferramenta. Não é uma interface amigável, o que frustrará os usuários que desejam obter análises. Os dados são coletados em uma planilha, o que não facilita a digitalização das informações, a menos que você gere um relatório.
• Rastreamento Limitado: Existe rastreamento, mas é limitado. Existem ações comuns que aparecem no log de atividades, como quem visualizou qual planilha, relatório ou painel. Ele também mostrará o que foi compartilhado, mas não há um acompanhamento aprofundado do dia a dia, como o componente básico de todo gerenciamento de projetos: o relatório de status. O que você pode rastrear geralmente também consome tempo.
• Não flexível: o gerenciamento de projetos tem várias abordagens ou metodologias diferentes e o Smartsheet não é ideal para alguns. Os cartões imitam os quadros kanban e devem ser adequados para equipes ágeis ou híbridas, mas essas equipes descobrirão que a funcionalidade a que estão acostumadas está ausente da ferramenta. Isso porque, independente de suas múltiplas visualizações, o Smartsheet é realmente uma planilha com funções extras coladas em cima daquela ferramenta antiquada.
• O rastreamento é um prêmio: embora o Smartsheet ofereça rastreamento de tempo, orçamento e gerenciamento de recursos, esses recursos custarão a você. Eles exigem a compra de software complementar, o que aumenta o preço básico da ferramenta.
• Tudo é um Premium: seu preço básico também pode ser um desligamento. O preço padrão parece ser um acordo, mas você não está recebendo todos os sinos e assobios dessa assinatura. Se você quiser usar todos os recursos que o Smartsheet está promovendo, isso lhe custará; e esse preço rapidamente não será tão competitivo quanto parecia em comparação com outros softwares de gerenciamento de projetos semelhantes no mercado.

ProjectManager é a melhor alternativa ao Smartsheet

Não é nenhum concurso. O ProjectManager oferece todos os recursos que o Smartsheet possui e adiciona facilidade de uso, controle de tempo e um gerente de contas dedicado. Se você não tem tempo para aprender uma ferramenta complexa de gerenciamento de projetos, seu orçamento não é ilimitado e você deseja que todos os recursos necessários sejam reunidos em um pacote dinâmico, provavelmente não ficará satisfeito com o Smartsheet .

ProjectManager é um software premiado que organiza suas tarefas, equipes e projetos sem complicações. Ele fornece a segurança que você precisa para proteger seus dados, como autenticação de dois fatores e logon único. Existem várias visualizações de projeto que compartilham dados para manter todos na mesma página e trabalhando com as ferramentas de sua preferência.

Se você estiver usando o Smartsheet ou estiver interessado nele, então você quer uma planilha e temos nossa visualização de planilha de projeto. Aqui você pode ver seu projeto em colunas e linhas personalizáveis ​​dispostas de forma clara e simples em uma grade. Use um de nossos modelos específicos do setor para iniciar ou importe sua planilha e todos os seus dados serão exibidos conforme você a formatou. Você pode definir tarefas, subtarefas, dependências e muito mais.

A visualização da planilha do projeto é como a visualização do gráfico de Gantt, que tem a mesma funcionalidade com a adição de uma linha do tempo visual, onde as tarefas dependentes são vinculadas para evitar gargalos, os marcos são definidos para dividir projetos maiores em bits mais gerenciáveis ​​e você pode calcule instantaneamente o caminho crítico e defina uma linha de base para comparar seu progresso real ao executar o projeto.

Equipes ágeis e híbridas obtêm todas as funcionalidades que desejam em nossa visualização de quadro kanban. Eles podem gerenciar seu backlog e planejar sprints juntos. Os gerentes obtêm transparência em seu trabalho e podem realocar recursos rapidamente para atender à sua capacidade e manter o fluxo de trabalho funcionando sem problemas.

Nossa ferramenta baseada em nuvem torna mais fácil para as equipes trabalharem juntas de forma mais produtiva. Eles podem comentar no nível da tarefa, marcar outros membros da equipe para trazê-los para a conversa, anexar arquivos e muito mais. Os gerentes podem descrever a tarefa, definir prazos e tags. À medida que as equipes atualizam seus status, esses dados são inseridos instantaneamente em nossa ferramenta, ajudando os gerentes a tomar decisões mais informadas.

Ao contrário do Smartsheet, temos ferramentas de orçamento, gerenciamento de recursos e controle de tempo incorporadas em nosso software. Crie orçamentos, equilibre a carga de trabalho de sua equipe e rastreie recursos não humanos. Use planilhas de horas seguras para otimizar o processo de folha de pagamento e acompanhar o tempo que sua equipe está gastando em suas tarefas, o que também ajuda no agendamento. O Smartsheet não possui nenhuma dessas funcionalidades.

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