10 obszarów wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK)

Co musisz wiedzieć, aby odnieść sukces w zarządzaniu projektami? Wszystko! Chociaż w tym żartie jest trochę prawdy, nie jest on pomocny dla ucznia lub doświadczonego profesjonalisty, który szuka sposobu na zrozumienie niezliczonych obowiązków bycia kierownikiem projektu.

Szeroka gama narzędzi, terminów, umiejętności i wiedzy do zarządzania projektami, które znajdują się w jej dyscyplinie, może onieśmielać. Dlatego powstał PMBOK — aby pomóc ujednolicić i ujednolicić wiele części zarządzania projektami.

Czym jest PMBOK w zarządzaniu projektami?

PMBOK to skrót od Project Management Body of Knowledge. Jest to zbiór standardowej terminologii i wytycznych dotyczących zarządzania projektami publikowany i aktualizowany przez The Project Management Institute (PMI).

Obszary wiedzy o zarządzaniu projektami

Firma PMI podzieliła rozległą dziedzinę zarządzania projektami na 10 bardziej przyswajalnych części, które w swoim przewodniku A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) nazywa 10 obszarami wiedzy z zakresu zarządzania projektami.

Obszary wiedzy z zakresu zarządzania projektami pokrywają się z grupami procesów, którymi są inicjacja projektu, planowanie projektu, realizacja projektu, monitorowanie i kontrola oraz zamykanie projektu. Są to etapy chronologiczne, przez które przechodzi każdy projekt.

Obszary wiedzy mają miejsce w każdej z tych grup procesów. Możesz myśleć o grupach procesów jako o horyzontalnych, podczas gdy obszary wiedzy są pionowe. Obszary wiedzy to podstawowa tematyka techniczna, która jest niezbędna do efektywnego zarządzania projektami.

1. Zarządzanie integracją projektów

Co spaja projekt? Byłoby to zarządzanie integracją projektów, które obejmuje tak fundamentalne plany, jak opracowanie karty projektu, która jest tworzona w fazie inicjacji. Jest to dokument, który konfiguruje projekt i wyznacza kierownika projektu.

Innym aspektem tego obszaru jest plan zarządzania projektem, który jest opracowywany jako mapa drogowa projektu do pomyślnego zakończenia. Po utworzeniu plan projektu jest zatwierdzany przez interesariuszy i/lub sponsorów, a następnie jest monitorowany i śledzony w dzienniku zmian w miarę postępu projektu. Oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ProjectManager, może pomóc menedżerom śledzić te plany projektów.

Obszar integracji projektów obejmuje również kierowanie i zarządzanie pracą projektową, czyli produkcję jego produktów. Proces ten jest monitorowany, analizowany i raportowany w celu identyfikacji i kontroli wszelkich zmian lub problemów, które mogą wystąpić.

Przeprowadzona zostanie również wszelka kontrola zmian. Może to wymagać formularzy wniosków, zgody interesariuszy i/lub sponsorów lub innego administratora. Obszar ten jest również częścią zamknięcia projektu na koniec projektu.

2. Zarządzanie zakresem projektu

Zakres dotyczy pracy nad projektem. Obejmuje to zarządzanie zakresem planu, które jest częścią planu zarządzania projektem. To również wtedy, gdy zbierane są szczegółowe wymagania dotyczące produktu końcowego lub usługi.

Będziesz także musiał zdefiniować zakres w instrukcji zakresu. Jest to wszystko, od zdania do wypunktowanej listy, która jest wyczerpująca, aby zmniejszyć główne ryzyko projektu. Inną częścią tego obszaru jest struktura podziału pracy (WBS), która jest graficznym podziałem pracy projektowej.

Zweryfikuj zakres w trakcie projektu, co oznacza upewnienie się, że rezultaty są regularnie zatwierdzane przez sponsora lub interesariusza. Dzieje się to podczas monitorowania i kontrolowania grup procesów i polega na akceptowaniu wyników, a nie specyfikacji określonych podczas planowania.

Instrukcja zakresu prawdopodobnie zmieni się w trakcie projektu, aby kontrolować zakres, na przykład w przypadku opóźnienia projektu.

3. Zarządzanie czasem projektu

Zarządzanie czasem w projekcie jest, bez niespodzianki, czasochłonne. Projekt podzielony jest na zadania, które są zaplanowane z datami rozpoczęcia i terminami, a także budżetami dla każdego zadania. A rzeczy ciągle się zmieniają w fazach każdego projektu, co oznacza częste korygowanie tych rzeczy.

Wiąże się to z zarządzaniem harmonogramem planu, co polega na stworzeniu harmonogramu projektu i określeniu, kto jest za co odpowiedzialny. Oznacza to zdefiniowanie działań, co nie jest tym samym, co tworzenie WBS, ale podobne. Tworzysz więc listę zadań, która dotyka każdego aspektu projektu.

Powiązane: Strategie i narzędzia zarządzania czasem

Zadania te są następnie układane w sensownej kolejności i odnotowywane są wszelkie zależności między nimi. Te zależności są następnie określane jako zakończenie-rozpoczęcie (FS), zakończenie-zakończenie (FF), rozpoczęcie-rozpoczęcie (SS) lub rozpoczęcie-zakończenie (SF). Dotyczy to głównie większych projektów.

Gdy zadania są teraz uporządkowane, zasoby wymagane dla każdego z nich muszą zostać oszacowane i przydzielone. W tym momencie określany jest również czas trwania każdego zadania. Wszystko to doprowadzi do harmonogramu, najpierw określając ścieżkę krytyczną i pływając dla każdego zadania. Użyj wykresu Gantta, aby umieścić zadania na osi czasu, a następnie pracuj nad poziomowaniem zasobów, aby zrównoważyć użycie zasobów.

Po utworzeniu harmonogramu konieczne jest planowanie kontroli harmonogramu. Zarządzanie wartością wypracowaną odbywa się regularnie, aby upewnić się, że rzeczywisty plan przebiega zgodnie z planem.

4. Zarządzanie kosztami projektu

Obszar ten obejmuje budżet projektu, co oznacza posiadanie dobrych narzędzi szacowania, aby upewnić się, że fundusze pokrywają zakres projektu i są regularnie monitorowane w celu informowania interesariuszy lub sponsorów.

Powiązane: Darmowy szablon budżetu projektu dla programu Excel

Planowanie zarządzania kosztami określi metodę ustalenia budżetu, w tym jak i czy będzie się on zmieniał oraz jakie procedury będą stosowane do jego kontroli. Każde zadanie będzie musiało zostać oszacowane pod kątem kosztów, co oznacza uwzględnienie wszystkich zasobów, takich jak robocizna, materiały, sprzęt i wszystko inne potrzebne do wykonania zadania.

To określi budżet projektu, gdy weźmiesz wszystkie koszty zadania i je połączysz. Następnie pojawia się potrzeba kontrolowania tych kosztów poprzez analizę wartości wypracowanej. Odbywa się to regularnie w trakcie trwania projektu, aby upewnić się, że szacowane koszty są zgodne z rzeczywistymi wydatkami.

5. Zarządzanie jakością projektu

Projekt może przyjść na czas iw ramach budżetu, ale jeśli jakość nie jest zgodna ze standardem, projekt jest porażką. Zarządzanie jakością planu jest częścią ogólnego planu zarządzania projektem, chociaż może być samodzielnym dokumentem, jeśli zawiera specyfikacje jakościowe produktu lub usługi.

Proces ten musi obejmować zapewnienie jakości, co jest tylko sposobem na upewnienie się, że standardy jakości są przestrzegane. Dlatego, aby kontrolować jakość, produkty muszą być kontrolowane, aby upewnić się, że standardy określone w planie zarządzania jakością są przestrzegane.

6. Zarządzanie zasobami ludzkimi projektu

Zespół projektowy jest Twoim najważniejszym zasobem, dlatego ważne jest, aby zebrać najlepszy zespół i upewnić się, że są zadowoleni. Ale także musisz śledzić ich wydajność, aby upewnić się, że projekt przebiega zgodnie z planem. Plan zarządzania zasobami ludzkimi określi ich role i wymagania dotyczące tych stanowisk, a także ich dopasowanie do ogólnej struktury projektu.

Po ustaleniu opisów stanowisk nadszedł czas na obsadzenie tych stanowisk i pozyskanie zespołu projektowego. Można to zrobić wewnętrznie, korzystając z innych działów w organizacji, pozyskując nowych pracowników lub łącząc obie te metody. Zespół potrzebuje rozwoju, ewentualnie szkoleń i innych rzeczy, które uczynią go opłacalnym dla projektu.

Zarządzanie zespołem projektowym jest stałym obowiązkiem kierownika projektu. Zespół jest monitorowany, aby upewnić się, że pracuje wydajnie i nie ma wewnętrznych konfliktów, więc wszyscy są zadowoleni.

7. Zarządzanie komunikacją w projekcie

Wszystkie obszary zarządzania projektami są ważne, ale zarządzanie komunikacją może być najważniejsze, ponieważ informuje o każdym aspekcie projektu. Komunikacja informuje zespół i interesariuszy, dlatego potrzeba zaplanowania zarządzania komunikacją jest krytycznym krokiem w każdym projekcie.

Powiązane: Bezpłatny szablon planu komunikacji

W tym momencie określa się rozpowszechnianie komunikatów, w tym jak to się odbywa i z jaką częstotliwością. Celuj, kto czego potrzebuje i kiedy. Zwróć też uwagę, jak będzie przebiegać komunikacja, gdy w projekcie pojawią się problemy, takie jak zmiany.

Zarządzaj komunikacją, gdy projekt jest realizowany, aby upewnić się, że działa zgodnie z planem. Obejmuje to również kontrolowanie komunikacji poprzez regularne sprawdzanie ich skuteczności i dostosowywanie w razie potrzeby.

8. Zarządzanie ryzykiem projektu

Plany zarządzania ryzykiem będą określać, w jaki sposób ryzyka zostaną wyszczególnione, skategoryzowane i uszeregowane według priorytetów. Wiąże się to z identyfikacją ryzyk, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu poprzez sporządzenie rejestru ryzyk.

Przeprowadź jakościową analizę ryzyka po zidentyfikowaniu największych zagrożeń i sklasyfikowaniu ich według prawdopodobieństwa i wpływu. Następnie nadaj im priorytety. Następnie dokonaj analizy ilościowej pod kątem ich wpływu na projekt, np. jego budżetu, harmonogramu itp.

Teraz musisz zaplanować reakcje na ryzyko. Jeśli te zagrożenia faktycznie stają się problemami, wówczas odpowiedź musi być napisana z wyprzedzeniem, z właścicielem, który może upewnić się, że ryzyko jest właściwie zidentyfikowane i obsługiwane. Kontrolowanie ryzyka polega na regularnym przeglądaniu rejestru ryzyk i skreślaniu tych ryzyk, które nie będą już miały wpływu na projekt.

9. Zarządzanie zamówieniami projektowymi

Dotyczy to zamówień zewnętrznych, które są częścią większości projektów, takich jak zatrudnianie podwykonawców. Będzie to oczywiście miało wpływ na budżet i harmonogram. Planowanie zarządzania zamówieniami zaczyna się od określenia zewnętrznych potrzeb projektu i sposobu, w jaki ci wykonawcy będą zaangażowani.

Teraz przeprowadź te zamówienia, zatrudniając wykonawców, co obejmuje m.in. specyfikację prac, SIWZ, zapytanie ofertowe i wybór dostawcy. Będziesz chciał kontrolować proces zamówień poprzez zarządzanie i monitorowanie, a następnie zamykanie umów po wykonaniu pracy w sposób zadowalający wszystkich.

10. Zarządzanie interesariuszami projektu

Interesariusze muszą być zadowoleni, bo projekt został stworzony na ich potrzeby. Dlatego muszą być aktywnie zarządzane, jak każdą inną częścią projektu. Aby rozpocząć, należy zidentyfikować interesariuszy poprzez analizę interesariuszy. Nie zawsze jest to łatwe, ale jest to kluczowa część rozpoczynania każdego projektu, więc dowiedz się, kim są i jakie mają obawy.

Teraz zaplanuj zarządzanie interesariuszami, co oznacza wymienienie każdego interesariusza i ustalenie priorytetów, jakie są ich obawy i jak mogą wpłynąć na projekt. Doprowadzi to do zarządzania oczekiwaniami interesariuszy, aby upewnić się, że ich potrzeby są spełnione i że jesteś z nimi w kontakcie.

Przez cały czas trwania projektu kontroluj zaangażowanie interesariuszy. Zrób to, określając, czy potrzeby interesariuszy są uwzględniane. Jeśli nie, zastanów się, jakie zmiany należy wprowadzić, aby zaspokoić te potrzeby lub dostosować oczekiwania.

Obszary wiedzy o zarządzaniu projektami ożywiają projekt, ale życie może być chaotyczne i złożone, dlatego kierownik projektu potrzebuje narzędzia, które pomoże zarządzać wszystkimi ruchomymi częściami projektu. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami z pulpitami nawigacyjnymi w czasie rzeczywistym i wykresami Gantta, aby dokładnie monitorować projekt na wielu jego etapach. Zobacz, jak może pomóc Ci zarządzać projektami, korzystając z bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.