Efektywnie rozdzielaj obciążenie pracą na zdalnych pracowników

Pracownicy zdalni nie są tacy jak ich odpowiednicy w biurze. W przeciwieństwie do pracowników w biurze, pracownicy zdalni są mniej nadzorowani i elastyczni w swoim czasie. Taka „wolność” może skutkować takimi problemami, jak niesprawiedliwe rozłożenie obciążenia pracą czy niespełnienie oczekiwań firmy. Aby zapobiec takim zdarzeniom, wypróbuj narzędzia i techniki pozwalające na bardziej kompleksowe i dogłębne zrozumienie procesów zarządzania projektami. Jako początkujący, próbujący zdobyć podstawową wiedzę na temat zarządzania pracownikami zdalnymi, wypróbuj następujące wskazówki:

Zdjęcie dzięki uprzejmości PhotoMIX Ltd. za pośrednictwem Pexels

1. Zainstaluj narzędzia do zarządzania obciążeniem

Planery obciążenia są jednym z podstawowych elementów każdej firmy, niezależnie od tego, czy jest to praca zdalna, czy firma fizyczna. Musisz jednak określić, jakich aplikacji lub oprogramowania potrzebujesz. Na przykład możesz wybrać zwykłe narzędzia komunikacyjne, takie jak Slack i Skype. W przypadku dystrybucji obciążenia możesz wybrać narzędzia do śledzenia projektów, takie jak Asana lub Trello.

Po wybraniu potrzebnych aplikacji do obsługi zadań oceń, czy jest to odpowiednia aplikacja lub oprogramowanie do określonego zadania. Na przykład musisz wygłosić wykład na temat efektywności pracowników. W tym scenariuszu potrzebujesz aplikacji, która umożliwi wszystkim pracownikom zdalnym oglądanie wideo w czasie rzeczywistym.

2. Komunikuj ogólne cele

Zanim omówisz obciążenie pracą zdalnych pracowników, powiedz im o ogólnych celach projektu. Pomoże to ustalić, czego firma od nich oczekuje w odniesieniu do każdego celu zadania, który zostanie im postawiony.

Pomoże to również Twoim zdalnym pracownikom zrozumieć, że są cenną częścią firmy. Możesz wyjaśnić misję firmy, aby zmotywować ich do tworzenia wysokiej jakości treści. Ten akt może sprawić, że staną się wzmocnieni, a nawet poczują, że mają to, czego potrzeba, aby spełnić te oczekiwania. Może to nawet zmotywować ich do zostania produktywnymi pracownikami.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Pixabay za pośrednictwem Pexels

3. Jasno określ szczegóły swojej pracy

Większość pracowników zdalnych może podjąć pracę tylko dla dodatkowego dochodu i nie planuje pracować dla Ciebie przez długi czas. To samo dotyczy ciebie. Twoi pracownicy mogą oczekiwać Twojej oferty jako zwykłej pracy i możesz jej potrzebować tylko przez kilka miesięcy. Aby uniknąć niedogodności po obu stronach, wyjaśnij szczegółowo szczegóły pracy swoim pracownikom.

Podaj im szczegółowe informacje o tym, ile pracy zostanie im przydzielony i do kiedy. Podaj także możliwe próbki pracy, której oczekujesz od nich. Oprócz omówienia tych szczegółów obciążenia, zabezpiecz kopię umowy podpisanej przez was oboje.

4. Wyjaśnij oczekiwania i cele osobiste

Gdy Twoi zdalni pracownicy będą mieli jasne pojęcie o tym, jak działa firma, daj im szansę na udział w planowaniu obciążenia pracą. Jako ich kierownik ustal ich oczekiwania i przejrzyj rozkład obciążenia pracą w zespole.

Następnie pozwól członkom zespołu podzielić się swoimi osobistymi celami dotyczącymi ich obciążenia pracą. Ten rodzaj udostępniania może zwiększyć produktywność pracowników, a Ty będziesz dokładnie wiedzieć, na co zwracać uwagę podczas zdalnego śledzenia wydajności pracy przez pracowników.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Malcolma garret via Pexels

5. Zaszczepić zaufanie i elastyczność

Zdalne śledzenie pracowników może być trudne. Nie możesz fizycznie nadzorować, co robią Twoi zdalni pracownicy ani jak wykonują swoje zadania. Skuteczne zarządzanie pracownikami obejmuje okazywanie zaufania pracownikom zdalnym.

Powinieneś także rozwijać umiejętności samodzielnego przywództwa wśród swoich zdalnych pracowników. Na przykład zapytaj ich o opinię na temat ich obciążenia pracą. Wysłuchaj ich sugestii i komentarzy i uwzględnij je w procesie swojego zespołu, jeśli ma to zastosowanie. Zapytaj ich o godziny pracy i kiedy czują się najbardziej produktywni w pracy nad wyznaczonymi celami zadań.

6. Ustanów swój autorytet

Zapewnienie pracownikom telepracy swobody w zakresie tego, jak i kiedy wykonują swoją pracę, może zwiększyć efektywność pracowników. Z drugiej strony zbyt duża wolność może prowadzić do nieskuteczności. Nie zapomnij narzucić im swojego autorytetu. Bądź szczery, gdy Twój pracownik nie dotrzymuje terminów. Wyjaśnij konsekwencje ich działań i daj im uczciwą szansę lub ostrzeżenie.

Unikaj także bycia zbyt przyjaznym lub zbyt zaznajomionym z pracownikami. W porządku jest być dla nich miłym, ale bycie zbyt znajomym może sprawić, że poczują, że mogą zachowywać się jak szef.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Christiny Morillo za pośrednictwem Pexels

7. Stwórz przestrzeń do oddychania

Nawet przy dużym obciążeniu pracą zapewnij swoim zdalnym pracownikom przestrzeń do oddychania. Niech robią sobie krótkie przerwy w ciągu dnia i cieszą się urlopem. Pomoże im to odzyskać siły po przytłoczeniu pracą.

Uważaj na to, jak Twoi telepracownicy spędzają przerwy. Zwracaj baczną uwagę na to, jak długo robią sobie przerwy i spraw, by odpowiadali za to, jak spędzają czas. Zawsze przypominaj im o równowadze między życiem zawodowym a prywatnym.

8. Przekaż opinię i poproś o wkład

Twoi zdalni pracownicy bardzo to docenią, jeśli będą znali zalety i wady swojej pracy. Przekaż im opinię na temat tego, co lubisz w ich pracy i co powinni poprawić. Bądź konkretny w chwaleniu ich umiejętności. Na przykład pochwal swojemu pracownikowi doskonałe planowanie obciążenia pracą przy jego dużych projektach.

Oprócz opinii koniecznie wysłuchaj również ich strony. Zapytaj ich o opinie na temat ich obciążenia pracą i jak możesz im pomóc. Bądźcie gotowi na wysłuchanie tego, co mają do powiedzenia i wspólnie pracujcie nad tymi aspektami.

Zdjęcie dzięki uprzejmości Luisa Quintero via Pexels

9. Zapewnij im środki, które pomogą im się doskonalić

Szkolenie pracowników zdalnych może pomóc w zwiększeniu ich efektywności. Twoi pracownicy docenią to, jeśli dasz im możliwość dowiedzenia się więcej o charakterze ich obciążenia pracą. Zapewnij im filmy, aplikacje lub seminaria, w których mogą uczestniczyć, aby pomóc im ulepszyć swoje rzemiosło. To znacznie zwiększy Twoją efektywność w zarządzaniu pracownikami, ponieważ Twoi zdalni pracownicy będą podekscytowani i zmotywowani do pracy.

10. Jeśli to możliwe, ustal harmonogram wielkiego spotkania

Znajdź sposoby na nawiązanie więzi z pracownikami telepracującymi, na przykład spotkanie z nimi. Pomoże im to w budowaniu wzajemnego zaufania i pewności siebie. Mogą też porozmawiać osobiście o innych sprawach poza pracą.

Połącz trochę zabawy podczas wielkiego spotkania, zmieniając je w zajęcia integracyjne. Zapytaj swoich zdalnych pracowników o to, co chcą robić podczas wspomnianego spotkania.

Zarządzanie pracownikami zdalnymi nie jest łatwym zadaniem. Dzięki tym właściwym krokom i postawom bez wątpienia możesz wyszkolić pracowników, aby byli odpowiedzialni i kompetentni. W końcu odpowiedzialni pracownicy są jak lojalni klienci. Ich doskonałe działanie przełoży się na lepszą reputację marki i sprzedaż dla Twojej firmy.