توزيع عبء العمل بشكل فعال على الموظفين عن بعد

الموظفون عن بعد ليسوا مثل نظرائهم في المكتب. على عكس العاملين في المكتب ، فإن العمال عن بُعد أقل إشرافًا ومرونة في أوقاتهم. يمكن أن تؤدي هذه "الحرية" إلى قضايا مثل التوزيع غير العادل لأعباء العمل أو الفشل في تلبية توقعات الشركة. لمنع حدوث مثل هذه الحوادث ، جرب الأدوات والتقنيات من أجل فهم أكثر شمولاً وعمقًا لعمليات إدارة المشروع. كمبتدئ يحاول اكتساب المعرفة الأساسية بكيفية إدارة الموظفين عن بعد ، جرب النصائح التالية:

الصورة بإذن من PhotoMIX Ltd. عبر Pexels

1. تثبيت أدوات إدارة عبء العمل

يعد مخططو عبء العمل من بين الأساسيات لأي عمل ، سواء كان للعمل عن بُعد أو لشركة مادية. ومع ذلك ، تحتاج إلى تحديد التطبيقات أو البرامج التي تحتاجها. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام أدوات الاتصال غير الرسمية مثل Slack و Skype. لتوزيع عبء العمل ، يمكنك اختيار أدوات تعقب المشروع ، مثل Asana أو Trello.

بمجرد اختيار تطبيقات حمل العمل التي تحتاجها ، قم بتقييم ما إذا كان التطبيق أو البرنامج المناسب لمهمة معينة. على سبيل المثال ، تحتاج إلى إلقاء محاضرة عن فعالية الموظف. بالنسبة لهذا السيناريو ، تحتاج إلى تطبيق يتيح لجميع الموظفين عن بُعد مشاهدة الفيديو الخاص بك في الوقت الفعلي.

2. التواصل الأهداف العامة

قبل مناقشة عبء العمل للموظفين البعيدين ، أخبرهم بأهداف المشروع الإجمالية. سيساعد القيام بذلك في تحديد ما تتوقعه الشركة منهم لكل هدف مهمة سيتم إعطاؤها لهم.

أيضًا ، سيساعد هذا موظفيك عن بُعد على فهم أنهم جزء مهم من الشركة. يمكنك شرح مهمة الشركة لتحفيزهم على إنشاء محتوى عالي الجودة. هذا الفعل يمكن أن يجعلهم يصبحون مفوضين ويجعلهم يشعرون أن لديهم ما يلزم لتلبية هذه التوقعات. هذا قد يدفعهم حتى ليصبحوا عمال منتجين.

الصورة بإذن من Pixabay عبر Pexels

3. كن واضحا بشأن تفاصيل عملهم

قد يكون معظم الموظفين عن بعد يأخذون الوظيفة فقط للحصول على دخل إضافي ولا يخططون للعمل معك لفترة طويلة. وينطبق نفس الشيء بالنسبة لك. قد يتوقع العاملون لديك عرضك كعمل منتظم ، وقد تحتاجهم فقط لبضعة أشهر. لتجنب أي إزعاج من كلا الجانبين ، اشرح بوضوح تفاصيل العمل لموظفيك.

أعطهم تفاصيل عن حجم العمل الذي سيُمنحون إليه وإلى متى. قدم أيضًا عينات محتملة من العمل الذي تتوقع منهم القيام به. بصرف النظر عن مناقشة تفاصيل عبء العمل هذه ، قم بتأمين نسخة من العقد الموقع من قبل كلاكما.

4. اشرح التوقعات والأهداف الشخصية

بمجرد أن يكون لدى العاملين عن بُعد فكرة واضحة عن كيفية عمل الشركة ، امنحهم الفرصة للمشاركة في تخطيط عبء العمل. كمدير لهم ، حدد توقعاتهم وراجع توزيع عبء العمل بين الفريق.

ثم اسمح لأعضاء فريقك بمشاركة أهدافهم الشخصية فيما يتعلق بعبء العمل. يمكن أن يعزز هذا النوع من المشاركة إنتاجية الموظف ، وستعرف بالضبط ما الذي تبحث عنه أثناء تتبع الموظف عن بُعد لأداء العمل.

الصورة بإذن من مالكولم جاريت عبر Pexels

5. غرس الثقة والمرونة

يمكن أن يكون تتبع الموظف عن بُعد أمرًا صعبًا. لا يمكنك الإشراف جسديًا على ما يقوم به عمالك عن بُعد أو كيفية قيامهم بمهامهم. تتضمن الإدارة الفعالة للموظفين إظهار ثقتك لموظفيك عن بعد.

يجب عليك أيضًا تعزيز مهارات القيادة الذاتية بين العاملين عن بُعد. على سبيل المثال ، اسألهم عن رأيهم حول عبء العمل عليهم. استمع إلى اقتراحاتهم وتعليقاتهم وقم بدمجها في عملية فريقك ، إن أمكن. اسألهم عن ساعات عملهم ومتى يشعرون أنهم أكثر إنتاجية للعمل على أهداف مهامهم المحددة.

6. قم بتأسيس سلطتك

إن منح الحرية لموظفيك الذين يعملون عن بُعد بشأن كيفية القيام بعملهم ووقت قيامهم به يمكن أن يشجع على فعالية الموظف. من ناحية أخرى ، يمكن أن تؤدي الحرية الزائدة عن الحد إلى عدم الفعالية. لا تنس أن تفرض سلطتك عليهم. كن صريحًا عندما لا يلتزم موظفك بالمواعيد النهائية. اشرح عواقب أفعالهم ومنحهم فرصة عادلة أو تحذير.

تجنب أيضًا أن تكون ودودًا جدًا أو مألوفًا جدًا مع العاملين لديك. من الجيد أن تكون لطيفًا معهم ، لكن كونك مألوفًا جدًا قد يجعلهم يشعرون أنه يمكنهم التصرف مثل الرئيس.

الصورة بإذن من كريستينا موريللو عبر Pexels

7. افسح مجالا للتنفس

حتى مع وجود قدر هائل من أعباء العمل ، تأكد من منح موظفيك عن بُعد مساحة للتنفس. دعهم يأخذوا فترات راحة قصيرة خلال النهار ويستمتعوا بإجازاتهم. القيام بذلك سيساعدهم على التعافي من إرهاق العمل.

ضع في اعتبارك كيف يقضي الموظفون العاملون عن بُعد فترات الراحة. راقب عن كثب المدة التي يستغرقونها في فترات الراحة واجعلهم مسؤولين عن الطريقة التي يقضون بها وقتهم. ذكرهم دائمًا بالتوازن بين العمل والحياة.

8. قدم ملاحظات واطلب مدخلاتهم

سيقدر الموظفون عن بُعد ذلك كثيرًا إذا كانوا يعرفون إيجابيات وسلبيات العمل الذي يقومون به. قدم لهم ملاحظات حول ما يعجبك في عملهم وما يحتاجون إلى تحسينه. كن ملموسًا في مدح مهاراتهم. على سبيل المثال ، امتدح تخطيط عبء العمل الممتاز لموظفك لمشاريعها الكبيرة.

بصرف النظر عن ملاحظاتك ، تأكد من سماع جانبهم أيضًا. اسأل عن آرائهم حول عبء العمل وكيف يمكنك مساعدتهم. كن مستعدًا للاستماع إلى ما سيقولونه والعمل على هذه الجوانب معًا.

الصورة بإذن من لويس كوينتيرو عبر Pexels

9. توفير الوسائل التي تساعدهم على التحسن

يمكن أن يساعد تدريب الموظفين عن بعد في زيادة فعاليتهم. سيقدر العاملين لديك ذلك إذا منحتهم فرصًا لمعرفة المزيد عن طبيعة عبء العمل الخاص بهم. وفر لهم مقاطع فيديو أو تطبيقات أو ندوات ليحضروها لمساعدتهم على تحسين حرفتهم. سيعزز هذا بشكل كبير فعاليتك في إدارة الموظفين لأن العاملين عن بُعد سيصبحون متحمسين ومتحمسين للعمل.

10. ضع جدولاً زمنيًا للقاء كبير ، إن أمكن

ابحث عن طرق للتواصل مع الموظفين العاملين عن بُعد ، مثل الاجتماع معهم. سيساعدهم ذلك على بناء الثقة في بعضهم البعض. يمكنهم أيضًا التحدث شخصيًا عن أشياء أخرى بخلاف العمل.

امزج بعض المرح في لقائك الكبير عن طريق تحويله إلى نشاط لبناء الفريق. اسأل موظفيك عن بعد عما يريدون القيام به أثناء الاجتماع المذكور.

إدارة الموظفين عن بعد ليست مهمة سهلة. من خلال هذه الخطوات والمواقف الصحيحة ، يمكنك بلا شك تدريب الموظفين ليكونوا مسؤولين وأكفاء. بعد كل شيء ، الموظفون المسؤولون مثل العملاء المخلصين. سيؤدي أدائهم الممتاز إلى تحسين سمعة العلامة التجارية والمبيعات لشركتك.