Distribuez efficacement la charge de travail aux employés distants

Les employés à distance ne sont pas comme leurs homologues au bureau. Contrairement à ceux du bureau, les télétravailleurs sont moins encadrés et flexibles dans leur emploi du temps. Une telle « liberté » peut entraîner des problèmes tels qu'une répartition inéquitable de la charge de travail ou le non-respect des attentes de l'entreprise. Pour éviter de tels événements, essayez des outils et des techniques pour une compréhension plus complète et approfondie des processus de gestion de projet. En tant que débutant essayant d'acquérir une connaissance de base de la gestion des employés à distance, essayez les conseils suivants :

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1. Installer des outils de gestion de la charge de travail

Les planificateurs de charge de travail font partie des éléments essentiels pour toute entreprise, que ce soit pour le travail à distance ou pour une entreprise physique. Cependant, vous devez déterminer les applications ou les logiciels dont vous avez besoin. Par exemple, vous pouvez opter pour des outils de communication occasionnels tels que Slack et Skype. Pour la répartition de la charge de travail, vous pouvez choisir des trackers de projet, comme Asana ou Trello.

Une fois que vous avez choisi les applications de charge de travail dont vous avez besoin, évaluez s'il s'agit de la bonne application ou du bon logiciel pour une tâche particulière. Par exemple, vous devez donner une conférence sur l'efficacité des employés. Pour ce scénario, vous avez besoin d'une application qui permet à tout votre personnel distant de voir votre vidéo en temps réel.

2. Communiquer les objectifs généraux

Avant de discuter de la charge de travail avec vos employés distants, parlez-leur des objectifs généraux du projet. Cela aidera à établir ce que l'entreprise attend d'eux pour chaque objectif de tâche qui leur sera confié.

De plus, cela aidera vos employés à distance à comprendre qu'ils sont une partie précieuse de l'entreprise. Vous pouvez expliquer la mission de l'entreprise pour les motiver à créer un contenu de haute qualité. Cet acte peut les rendre autonomes et même leur faire sentir qu'ils ont ce qu'il faut pour répondre à ces attentes. Cela peut même les motiver à devenir des travailleurs productifs.

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3. Soyez clair sur les détails de leur travail

La plupart des employés distants n'acceptent le travail que pour un revenu supplémentaire et ne prévoient pas de travailler pour vous pendant une longue période. Il en va de même pour vous. Vos employés s'attendent peut-être à votre offre en tant qu'emploi régulier et vous n'en aurez peut-être besoin que pendant quelques mois. Pour éviter tout désagrément de part et d'autre, expliquez clairement les détails du travail à vos employés.

Donnez-leur des détails sur la charge de travail qui leur sera confiée et jusqu'à quand. Fournissez également des exemples possibles du travail que vous attendez d'eux. En plus de discuter de ces détails de charge de travail, obtenez une copie d'un contrat signé par vous deux.

4. Expliquez les attentes et les objectifs personnels

Une fois que vos télétravailleurs ont une idée claire du fonctionnement de l'entreprise, donnez-leur la possibilité de participer à la planification de la charge de travail. En tant que gestionnaire, définissez leurs attentes et examinez la répartition de la charge de travail au sein de l'équipe.

Laissez ensuite les membres de votre équipe partager leurs objectifs personnels pour leur charge de travail. Ce type de partage peut augmenter la productivité des employés et vous saurez exactement ce qu'il faut rechercher lors du suivi à distance des performances des employés.

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5. Instaurez la confiance et la flexibilité

Le suivi à distance des employés peut être difficile. Vous ne pouvez pas surveiller physiquement ce que font vos télétravailleurs ni comment ils accomplissent leurs tâches. Une gestion efficace des employés comprend la démonstration de votre confiance envers votre personnel à distance.

Vous devez également favoriser les compétences d'auto-leadership parmi vos travailleurs à distance. Par exemple, demandez leur avis sur leur charge de travail. Écoutez leurs suggestions et commentaires et intégrez-les dans votre processus d'équipe, le cas échéant. Demandez-leur quelles sont leurs heures de travail et quand ils se sentent le plus productifs pour travailler sur leurs objectifs de tâche donnés.

6. Établissez votre autorité

Donner la liberté à vos employés en télétravail sur comment et quand ils font leur travail peut encourager l'efficacité des employés. Trop de liberté, d'autre part, peut conduire à l'inefficacité. N'oubliez pas de leur imposer votre autorité. Soyez franc lorsque votre employé ne respecte pas les délais. Expliquez les conséquences de leurs actions et donnez-leur une chance ou un avertissement.

Aussi, évitez d'être trop amical ou trop familier avec vos employés. C'est bien d'être gentil avec eux, mais être trop familier peut leur donner l'impression qu'ils peuvent agir comme le patron.

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7. Créez de l'espace pour respirer

Même avec une charge de travail énorme, assurez-vous de donner de l'espace à vos employés distants pour respirer. Laissez-les faire de courtes pauses pendant la journée et profiter de leurs vacances. Cela les aidera à se remettre d'être submergés par le travail.

Faites attention à la façon dont vos employés en télétravail passent leurs pauses. Surveillez de près la durée de leurs pauses et rendez-les responsables de la façon dont ils passent leur temps. Rappelez-leur toujours l'équilibre travail-vie personnelle.

8. Donner des commentaires et demander leurs contributions

Vos employés à distance apprécieront grandement s'ils connaissent les avantages et les inconvénients de leur travail. Donnez-leur des commentaires sur ce que vous aimez dans leur travail et sur ce qu'ils doivent améliorer. Soyez concret en louant leurs compétences. Par exemple, félicitez l'excellente planification de la charge de travail de votre employée pour ses grands projets.

En plus de vos commentaires, assurez-vous également d'entendre leur point de vue. Demandez leur avis sur leur charge de travail et comment vous pouvez les aider. Soyez prêt à écouter ce qu'ils ont à dire et à travailler ensemble sur ces aspects.

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9. Donner les moyens de les aider à s'améliorer

La formation des employés à distance peut contribuer à accroître leur efficacité. Vos travailleurs apprécieront si vous leur donnez l'occasion d'en savoir plus sur la nature de leur charge de travail. Fournissez-leur des vidéos, des applications ou des séminaires auxquels assister pour les aider à améliorer leur métier. Cela augmentera considérablement votre efficacité dans la gestion des employés, car vos travailleurs à distance deviendront enthousiastes et motivés à travailler.

10. Si possible, établissez un horaire pour une grande rencontre

Trouvez des moyens de créer des liens avec les employés en télétravail, comme les rencontrer. Cela les aidera à développer la confiance et la confiance les uns envers les autres. Ils peuvent également parler en personne d'autres choses en dehors du travail.

Ajoutez du plaisir à votre grande rencontre en la transformant en une activité de team building. Demandez à vos employés distants ce qu'ils veulent faire lors de ladite rencontre.

La gestion des employés à distance n'est pas une tâche facile. Avec ces bonnes étapes et attitudes, vous pouvez sans aucun doute former les employés à être responsables et compétents. Après tout, les employés responsables sont comme des clients fidèles. Leurs excellentes performances se traduiront par une meilleure réputation de marque et des ventes pour votre entreprise.