커뮤니케이션 계획: 빠른 가이드

모든 프로젝트에는 이해 관계자 간의 의사 소통이 필요합니다. 이것은 충분히 간단해 보이지만 모든 사람과 정보를 명확하고 일관되게 공유하려면 계획이 필요합니다. 하나가 없으면 상황이 복잡해지고 이해 관계자가 혼란스럽고 불행해질 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획이 작동하는 곳입니다.

커뮤니케이션 기획이란?

의사 소통 계획은 프로젝트, 조직 또는 둘 다에 관계없이 팀 구성원과 이해 관계자 간의 의사 소통이 어떻게 이루어질 것인지 계획하는 프로세스입니다. 즉, 관리자는 정보 공유를 위한 공식 프로세스를 만들기 위해 커뮤니케이션 계획을 사용합니다.

여기에는 의사 소통 시스템 및 따라야 할 작업 순서 생성이 포함됩니다. 이것은 무미건조하게 들릴 수 있지만 궁극적으로 창의적인 과정이며 그렇게 다루어야 합니다.

커뮤니케이션 계획의 목적은 무엇입니까?

의사 소통 계획을 작성하면 관련 내용이나 공유 대상에 관계없이 정보를 공유하는 프레임워크를 제공합니다. 의사 소통이 간단하다고 가정하기 쉽습니다. 생각할 필요도 없습니다. 이것은 일반적인 실수입니다. 우리는 종종 의사소통이 자연스러운 것이라고 생각하기 때문에 비공식적이 되기 쉽습니다.

계획을 세우면 모든 사람이 메시지를 이해하고 필요한 경우 누구에게 질문해야 하는지 알 수 있도록 따라야 할 정확한 단계를 제공합니다. 커뮤니케이션 계획을 메시지 구조로 사용하면 모든 사람이 사용할 수 있는 신뢰할 수 있는 리소스가 생성됩니다.

누가 커뮤니케이션 기획에 집중해야 할까요?

커뮤니케이션 계획은 그룹의 노력이며 모든 이해 관계자는 가능한 최고의 조직 차원의 계획을 만들기 위해 협력해야 합니다. 부서나 프로젝트에 관계없이 일관성이 있어야 하기 때문에 모두가 이해하는 것이 중요합니다.

즉, 커뮤니케이션 계획은 개인이 주도할 때 가장 효과적입니다. 계획의 맥락에 따라(조직 전체에 적용할지 아니면 단일 프로젝트에 사용할지) 이 사람은 달라집니다. 예를 들어, 전체 조직에 대한 커뮤니케이션 계획은 HR 또는 리더십의 누군가가 만들 수 있습니다. 반면에 프로젝트에 대한 특별 계획은 프로젝트 관리자가 작성합니다.

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커뮤니케이션 계획의 단계는 무엇입니까?

커뮤니케이션 계획을 세울 때 잡초 속에서 길을 잃기 쉽습니다. 모든 기지를 덮으려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 커뮤니케이션 요구 사항 결정

가장 좋은 출발점은 특정 통신 요구 사항을 결정하는 것입니다. 예를 들어, 누가 의사소통을 할 것인지 생각하는 것이 도움이 됩니다. 다른 부서가 서로 통신합니까? HR이 조직 전체와 소통할 것인가? 이러한 모든 잠재적 시나리오를 고려해야 합니다.

2. 각 커뮤니케이션이 필요한 이유를 기술하십시오

의사소통 계획을 세울 때 고려해야 할 가장 중요한 것 중 하나는 그것이 왜 필요한가 하는 것입니다. 위에서 언급했듯이 의사 소통은 제 2의 천성처럼 보일 수 있습니다. 왜 우리는 계획이 필요합니까? 그러나 계획이 필요한 이유와 그 계획이 팀워크를 향상시키는 방법을 정확히 지적하면 효과적인 것을 만들고자 하는 동기가 부여됩니다.

3. 팀이 의사 소통하는 방법을 설정하십시오.

이 단계는 상당히 간단합니다. 누군가는 의사 소통이 어떻게 이루어질지 정확히 결정할 필요가 있습니다. 즉, 팀은 어떤 도구를 사용할 것입니까? 예를 들어 팀에서 일부 메시지에는 이메일을 사용하고 다른 메시지에는 Slack과 같은 타사 앱을 사용할 수 있습니다. 또한 작성 및 보관해야 하는 문서 및 보고서가 있을 수 있습니다.

ProjectManager와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 경우 모든 프로젝트 계획, 프로젝트 커뮤니케이션 및 프로젝트 문서를 하나의 직관적인 온라인 플랫폼에서 관리할 수 있습니다.

4. 공식 커뮤니케이션의 빈도 결정

많은 계획은 메시지와 상관없이 의사 소통을 위한 구체적인 간격을 설정합니다. 이러한 커뮤니케이션은 "체크인"으로 간주될 수 있으며 모든 사람이 같은 페이지를 보고 정보를 받을 수 있도록 하는 역할을 합니다. 이것은 또한 과거의 서면 기록을 만듭니다.

5. 커뮤니케이션 책임 할당

계획을 만든 사람은 공유를 수행할 사람(부서장, 임원 등)을 결정할 책임도 있습니다. 그런 다음 이러한 개인은 잠재적으로 포괄적인 업데이트를 작성하거나 특정 방식으로 정보 형식을 지정하는 임무를 맡은 사람에게 메시지를 전달할 수 있습니다. 이러한 모든 책임을 고려하고 할당해야 합니다.

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커뮤니케이션 계획의 중요한 부분

의사소통 계획을 작성할 때 염두에 두어야 할 5가지 중요한 사항이 있습니다. 이 다섯 가지를 모두 고려할 때 모든 기반을 다뤘다는 확신을 가질 수 있습니다. 이러한 요소를 이해하는 가장 좋은 방법은 각각과 관련된 다음 질문에 답하는 것입니다.

청중

"이 메시지는 누구를 위한 것이며 한 명 이상의 청중이 있습니까?"

메시지의 청중을 설정하는 것은 의사 소통을 시작하는 가장 좋은 장소입니다. 예를 들어, 다른 부서, 임원, 외부 기관 등과 같이 누가 커뮤니케이션할 것인지 생각해 보십시오. 이 청중은 메시지와 전달 방식에 영향을 미칩니다.

메시지

"메시지 자체는 무엇이며 이 메시지는 명확합니까?"

메시지는 커뮤니케이션 계획을 이끄는 것입니다. 계획 작성을 시작하기 전에 가능한 가장 간단한 용어로 전달하려는 내용을 정확히 알아야 합니다.

메시지의 목적

“이 메시지를 나누는 것이 왜 중요한가요?”

메시지가 명확하고 필요한 모든 정보를 포함하도록 메시지의 정확한 목적을 결정합니다. 어떻게? 가능한 한 적은 단어로 메시지의 목적을 설명하십시오. 이것은 도전적인 연습이 될 수 있지만 메시지의 중요성을 향상시킵니다.

통신 방법

"메시지가 정확히 어떻게 공유되고 어떤 시스템이 사용될 것인가?"

커뮤니케이션 계획의 이 부분은 상당히 썰렁하고 건조합니다. 메시지를 작성하는 사람으로서 팀 구성원이 메시지의 출처와 응답 방법을 이해하도록 해야 합니다. 예를 들어 모든 메시지가 특정 여유 채널을 통해 전달되는 경우 이를 지정해야 합니다. 마찬가지로 프로젝트 관리 도구 내에서 모든 커뮤니케이션을 유지하려면 이를 명확하게 해야 합니다.

통신 타이밍

"얼마나 자주 의사소통을 해야 하고 가장 좋은 간격은 언제인가요?"

일부 메시지가 간단한 체크인일지라도 최상의 커뮤니케이션 계획은 커뮤니케이션이 살아있고 일관되게 유지되도록 설정됩니다. 최악의 계획은 거대한 발표만 전달하기 위해 만들어집니다. 이를 방지하는 한 가지 방법은 메시지가 나가는 간격을 설정하는 것입니다. 어떤 경우에는 매주, 매월 또는 매일이 될 수도 있습니다. 예를 들어, 일일 보고서를 작성하고 감독자와 공유하기 위한 지침이 포함될 수 있습니다.

커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하는 이유는 무엇입니까?

공식적인 커뮤니케이션 계획을 세울 때 템플릿을 사용하는 것이 매우 유리할 수 있습니다. 앞에서 살펴본 것처럼 복잡한 문서일 수 있으며 눈에 보이는 것보다 더 많은 것이 있습니다.

커뮤니케이션 계획 템플릿을 사용하면 관련 정보를 누락하거나 이해하기 어려운 문서를 만드는 것을 방지할 수 있습니다. 우리는 모두 머리로는 완벽하게 이해되지만 다른 독자들에게는 명확하지 않은 것을 작성했습니다. 커뮤니케이션 계획 템플릿은 이러한 위험을 제거하고 신뢰할 수 있고 일관된 커뮤니케이션 형식을 설정하도록 특별히 설계되었습니다.

커뮤니케이션 계획 모범 사례

의사 소통 계획에는 다른 모든 것과 마찬가지로 도전 과제가 있습니다. 이러한 모범 사례는 딸꾹질을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

책임 시스템 만들기

필연적으로 "대본에서 벗어나고" 계획을 따르는 것을 잊어버리는 것이 더 쉬워 보이는 순간이 있을 것입니다. 이것은 메시지가 단순할 때 특히 사실이지만 일관성을 위해 계획을 따르는 것만큼이나 중요합니다.

이러한 이유로 항상 계획을 사용하는 것이 얼마나 중요한지 모든 사람에게 상기시키는 책임 시스템을 마련하는 것이 도움이 됩니다. 모든 사람이 이 중요성을 이해하면 계획에서 벗어날 가능성이 줄어듭니다.

정기적으로 효과 평가

최상의 의사 소통 계획을 세우는 것은 현재 진행 중인 작업일 수 있으므로 먼지를 모으기 위해 선반에 두지 마십시오. 대신 그 효과를 모니터링하고 계획을 개선하기 위한 새로운 방법을 지속적으로 브레인스토밍하십시오. 조직과 프로젝트가 성장함에 따라 계획을 조정해야 할 수도 있습니다.

잘못된 의사소통이 있는 경우 그러한 일이 발생한 이유와 이를 방지하기 위해 무엇을 할 수 있었는지 평가해야 할 때입니다. 유사하게, 커뮤니케이션 계획은 조직과 프로젝트가 성장함에 따라 효과를 유지하기 위해 조정해야 할 수도 있습니다.

이해관계자의 피드백을 들어라

실제로 플랜을 사용하는 사람들의 피드백은 매우 중요합니다. 팀 구성원과 이해 관계자가 계획을 매우 싫어하면 계획을 사용할 가능성이 훨씬 줄어듭니다. 마찬가지로, 의사 소통 계획이 제대로 작동하지 않으면(명확하게 정보 공유) 변경해야 합니다. 이해 관계자가 정보를 이해하지 못하면 공유할 가치가 없습니다.

ProjectManager가 커뮤니케이션 계획을 단순화하는 방법

커뮤니케이션 계획은 정적 문서입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 이를 실현하고 팀원들에게 계획을 따르는 데 필요한 정확한 도구를 제공합니다. 커뮤니케이션 계획과 이러한 도구가 같은 위치에 있으면 계획 자체를 따르기가 훨씬 쉽습니다.

ProjectManager는 커뮤니케이션 계획을 세우고 실행하는 데 걸리는 시간과 에너지를 줄여줍니다. 템플릿을 사용하든 처음부터 커뮤니케이션 계획을 세우든 모든 팀 구성원이 문서를 찾을 수 있는 위치를 정확히 알 수 있도록 문서를 ProjectManager에 업로드하십시오. 커뮤니케이션 계획을 쉽게 찾고 액세스할 수 있을 때 모든 사람이 이를 사용할 가능성이 훨씬 더 높기 때문입니다.

팀 및 기술 구성

커뮤니케이션 계획을 세웠으면 이제 실행할 시간입니다! ProjectManager는 가장 효과적인 커뮤니케이션 계획에 영감을 주고 실행하는 데 필요한 모든 기능을 제공합니다. 팀 구성원은 작업에 의견을 남기고 서로를 태그할 수 있을 뿐만 아니라 작업에 팀 구성원을 추가할 수 있습니다. 이러한 태그와 댓글은 질문을 하고, 답변을 쉽게 얻고, 향후 커뮤니케이션을 참조하는 것을 간단하게 만듭니다.

ProjectManager는 팀이 진행 상황을 계획, 추적 및 보고할 수 있는 협업 플랫폼을 제공하는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 지금 무료로 소프트웨어를 사용하여 프로젝트를 보다 생산적이고 효율적으로 만드는 방법을 알아보십시오.